Begin en einddatum self service proces ICM Mijn Youforce

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Wij hebben een proces welke we elke maand openzetten van de 25e tm de 10e. 

Hoe werkt dit door in mijn Youforce? houdt deze de dagen aan zoals je ze daar neerzet? of gaat het met de nachtverwerking? Dus dan zou het in mijn Youforce pas op de 26e zichtbaar zijn en pas op de 11e niet meer?

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Remco te Ronde 

• Is het gebruiken van ''gewerkte dagen'' niet veel eenvoudiger voor jullie medewerkers dan een Self Service workflow?

Dat zou inderdaad veel eenvoudiger zijn, het is alleen niet mogelijk om medewerkers hiervan uit te sluiten. In self service kunnen we dat wel. We hebben namelijk ongeveer 500 medewerkers waarvan we de reis en thuiswerkdagen via een roosterpakket ontvangen. Zij mogen dus niet zelf de dagen doorgeven.

• Als Self Service toch de beste oplossing is, waarom mag iemand het niet indienen op de 12e van de maand?

Op de 11e zetten wij de declaraties dicht van de maand. Het is alleen mogelijk om de dagen van de maand ervoor door te geven.

• Als het écht niet mag tussen de 11e en 24ste, waarom gebruik je geen 'controle' op je formulier? Dan kunnen de medewerkers nog steeds bij de workflow, maar krijgen zien ze in de controle waarom indienen niet is toegestaan. Mogelijk beter begrijpbaar voor medewerkers en zeker minder beheerswerkzaamheden voor jezelf.

Het is elke maand een ander formulier. Tussen 25 september en 11 oktober gaat het om de reisdagen van september

[Remco te Ronde]

Hi @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Bedankt voor de toelichting. Zoals ik aangaf  zou het  'theoretisch' moeten werken. Maar we hebben het nooit meegenomen als test scenario. Wil jij ons laten weten als het goed werkt, maar ook als het niet werkt?

Inhoudelijk nog een aanvullende vraag over:

''We hebben namelijk ongeveer 500 medewerkers waarvan we de reis en thuiswerkdagen via een roosterpakket ontvangen.''

In Autorisatiebeheer introduceerden we eerder de mogelijkheid om rechten toe te kennen op basis van organisatorische eenheden.  Verder kennen we op de Community het idee Autorisatiebeheer uitbreiden naar arbeidsrelatie. 

Is een van beide opties voor Gemeente Leiden voldoende om rechten toe te kennen aan ''de 500 medewerkers met een rooster''? Of herken jij die medewerker op basis van een ander gegeven/rubriek?

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Remco te Ronde 

Het stopzetten van de workflow gaat goed. Op 25 september weten we of het starten ook goed gaat.

Beide opties die je voorsteld voor de rechten zijn helaas niet werkbaar voor ons. Het is niet iets wat we op basis van afdeling of arbeidsrelatie kunnen filteren.

De optie die bij Uitbreiding verbijzondering declaraties - Visma Community wordt vermeld zou daarintegen wel werkbaar zijn, ik hoop dus ook dat deze verder wordt uitgerold dan alleen de declaratiemodule

[Remco te Ronde]

Hi @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Fijn dat stoppen goed werkt.

En bedankt voor de aanvullende achtergrond informatie. Hoe helderder de input op ideeën hoe beter wij als Visma|Raet kunnen besluiten hoe we verbeteringen kunnen doorvoeren in onze software.  

[Remco te Ronde]

Hi @Bas Menken - Gemeente Leiden,

Jeetje wat een creatieve implementatie van Self Service. Ben het wel eens tegengekomen dat b.v. de vakbondscontributie één keer per jaar mag worden gedeclareerd tussen september - december. Maar maandelijks een workflow aan/uitzetten heb ik nooit eerder gezien.

Theoretisch zou het moeten werken. Iedere avond/nacht levert Self Service de workflows aan Mijn Youforce aan. Het is een ander onderwerp, maar het principe is uitgelegd in:

Wat gebeurt er in Mijn Youforce als ik de naam van een workflow in Self Service aanpas?

Theoretisch kan jij dus op de 24ste van de maand om 10:00 uur 's ochtends de gegevens wijzigen. Dan wordt het in de avond/nacht van 24ste op 25ste aangeleverd aan Mijn Youforce. 's ochtends de 25ste kunnen de medewerkers er bij.

Maar het woord 'theoretisch' laat zien dat we dit niet specifiek hebben ontworpen en getest. Dus je zult zelf moeten wachten tot de 24ste van deze maand om het te kunnen testen.

Maar omdat het vrijdag is (en ik van nature nieuwsgierig ben):

• Is het gebruiken van ''gewerkte dagen'' niet veel eenvoudiger voor jullie medewerkers dan een Self Service workflow?
• Als Self Service toch de beste oplossing is, waarom mag iemand het niet indienen op de 12e van de maand?
• Als het écht niet mag tussen de 11e en 24ste, waarom gebruik je geen 'controle' op je formulier? Dan kunnen de medewerkers nog steeds bij de workflow, maar krijgen zien ze in de controle waarom indienen niet is toegestaan. Mogelijk beter begrijpbaar voor medewerkers en zeker minder beheerswerkzaamheden voor jezelf.