RO en IC account

[Sandra11]

Tot heden was het gebruikelijk dat je een RO nummer had als medewerker en daarnaast een IC nummer als professional, hiermee was privé en zakelijk duidelijk gescheiden.

Doordat er nu gewerkt wordt met rollen vanuit Beaufort komt de rol als professional op het RO nummer van de medewerker.  De medewerker wilt privé en zakelijk graag gescheiden houden, hoe is dit op te lossen?

[Sandra11]

Dank je wel Marcel voor je reactie. 

Ik zou graag van Visma Raet een toelichting ontvangen waarom er, met name in deze tijd waar we overal aan moeten voldoen (wet privacy, Avg en accountant)  er geen scheiding meer is tussen een zakelijke en privé account.  

[Remco te Ronde]

Goedemiddag @Sandra11,

Het is super mooi om te zien dat jullie als beheerders samen dit forum gebruiken om kennis uit te wisselen. Dus heel fijn dat jij, @Marcel Bouman en @Bas Menken - Gemeente Leiden samen kennis uitwisselen. Daarvoor is het forum bedoeld. Als Visma|Raet lezen we graag mee, maar primair is het om onderling kennis uit te wisselen. Maar omdat jij specifiek vraagt voor achtergrondinformatie vanuit Visma|Raet:

We zien inderdaad dat er verschillend wordt omgegaan met dit onderwerp. Ik zal proberen wat context te schetsen en een advies te geven.

Lang geleden werkte je als professional met Youforce (toen nog Raet Online). Daar had je bijvoorbeel Gemal of Webforms. Op je eigen netwerk stond Beaufort geinstalleerd met Impromptu. Youforce was dus enkel en alleen voor de HR-Professionals (Personeel- en Salarisadministratie).

Veelal was de introductie van de "digitale salarisstrook" de eerste actie om medewerkers toegang te geven tot Youforce. Alle medewerkers, inclusief de HR-professionals, kregen een account voor Youforce. Veelal bleven de HR-Professionals een IC-account gebruiken voor "werk" en het RO-account voor eigen medewerker gegevens.

Door de loop van de jaren is wat een medewerker kan doen in Youforce  natuurlijk enorm uitgebreid. Denk aan inzicht in eigen dossier, Self Service, Declareren, Toegang tot eigen ziekte gegevens etc. etc.

De zogenaamde handmatig aangemaakte IC-accounts hebben meerdere nadelen, namelijk:

• Het is niet herleidbaar naar een natuurlijk persoon (je vult wel een naam in, maar je kunt ook een IC-account aanmaken met naam Mickey Mouse en fictieve geboortedatum)
• Het is niet gekoppeld aan dienstverband gegevens. Als bijvoorbeeld een Salarisadministrateur uitdienst gaat moet je zelf extra goed opletten dat je het handmatige IC-account opheft
• Als je een HR-professional zowel een IC-account als RO-account geeft kan je maar één van beiden koppelen aan het ICT-netwerk account
• Iemand met een IC-account en een appart RO-account moet vaak uitloggen en inloggen om te switchen tussen accounts

Maar over het algemeen is de heersende opvatting "je bent maar één uniek men's, dus je wil ook maar één account hebben  in Youforce". Voor zover ik mij kan herinneren is daf zeker sinds 2018 de meest voorkomende opvatting. Mogelijk is daarom @Bas Menken - Gemeente Leiden  niet anders gewend. Omdat iedere organisatie die sindsdien is gestart met Youforce op die manier is begeleid door onze consultants.

Kortom, mijn inziens is het logisch verklaarbaar hoe het werkt binnen jouw organisatie afhankelijk van wanneer jullie met Youforce (of destijds Raet Online) zijn gestart.

In jullie interne afweging zou ik vooral de herleidbaarheid laten meewegen (je wil een Youforce account kunnen koppelen aan een natuurlijk persoon). Daarnaast is het gebruiksgemak voor de HR-Professional mogelijk een relevant argument (je wil niet 2 accounts en wachtwoord moeten onthouden). 

[Sandra11]

Bij Beaufort in huis was een certificaat nodig en het advies van Visma was om dit nooit via een RO account te regelen. 

Een argument was ook dat wanneer je op vakantie inlogt het niet de bedoeling is dat alles zichtbaar zou zijn van andere medewerkers, dat is nu wel het geval en wordt dit dan los gelaten?

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Wij hebben nooit gewerkt met de IC nummers voor professionals. Zou dit niet gewoon iets zijn waar ze aan moeten wennen?

Anders zou je denk ik een dummy persoon moeten aanmaken in beaufort en deze een @onyouforce account geven.

[Marcel Bouman]

Het is niet alleen een kwestie van wennen, maar heeft mijn inziens ook met een zorgvuldige scheiding van rollen te maken. Als professional heb je verregaande bevoegdheden, als medewerker veel beperkter. En het kan dan zij dat je per abuis (ongemerkt) als professional iets voor jezelf muteert, terwijl je intentie was in de rol van medewerker te werken. Om dat te voorkomen is een scheiding van deze rollen in accounts dus vooral zorgvuldig en wenselijk, maar dit is helaas in de nieuwe situatie niet meer goed toe te passen.