Totaaloverzicht organisatie, zonder filtering

[Evelien]

Graag bouwen wij een rapport van al onze afdelingen en hun manager, die we uit willen rollen voor alle medewerkers. Als we dit doen zal er altijd een filtering optreden waardoor mensen alleen hun eigen afdeling kunnen zien, wat niet wenselijk is. 

Is hier al een handige oplossing voor?

[Marc Struver]

Speelt bij ons ook. En ja, wij (mis)bruiken ook de gebruikersgroepen en toegang tot alle data hiervoor. Onze BHV groep moet bv bij calamiteiten bepaalde info snel ter beschikking hebben voor iedereen in de organisatie. De afdeling communicatie wil alle email adressen etc. Inderdaad moet je de AVG dan wel heel goed in je achterhoofd houden en de inhoud van de rapporten en het aantal rapporten beperken. Wij zouden liever een betere oplossing hebben maar zien die op dit moment nog niet. 

[Sven Beerents]

@Evelien : Je zou in Autorisatiebeheer de optie 'Toegang tot alle data (beheerders)' aan kunnen zetten (deze autoriseert iemand voor de hele organisatie, ongeacht de inrichting in Self Service), incl. 'Rapporten weergeven', 'Toegang tot Youforce Reporting' en een gebruikersgroep. Vervolgens wijs je het betreffende rapport toe aan die groep. Nu moet ik wel zeggen dat ik bij geen enkele klant ben tegengekomen dat ze een rapport voor alle medewerkers willen uitrollen. Daarnaast stapelen autorisaties op, dus managers die in een andere groep zitten met andere rapporten, zien daarin ook alle afdelingen. Je zou voor hen dan aparte accounts moeten aanmaken voor dit specifieke rapport. Ik heb wel vaker van klanten gehoord dat ze willen dat managers kunnen zien hoe hun resultaten afsteken tegen die van de hele organisatie. Ik zal dit bespreken met het ontwikkelteam

[BiancaSaul]

@Sven Beerents wij lopen hier ook tegenaan. Om het gewenste resultaat te bewerkstelligen moeten we nu telkens gebruikersgroepen gebruiken (lees: misbruiken) en deze zijn niet oneindig. We hebben verschillende medewerkers die buiten de hiërarchie om een extra (overkoepelende) rol hebben waardoor ze wel inzicht in bepaalde organisatiebrede gegevens nodig hebben, bijv. alle verpleegkundigen, alle medewerkers met kinderen, etc.

[Raymond_de_Rozario]

Hoi @Sven Beerents,

Voor beheerders en HR-medewerkers snap ik de toegevoegde waarde van "toegang tot alle data". Ik vraag mij of je dit buiten de HR-afdeling moet willen. De instelling geldt meteen voor alle rapportages. Dit kan je niet meer per rapportage uitzetten. Stel je hebt een rapportage voor een adressenbestand welke de manager alleen voor de eigen kostenplaatsen kan en mag inkijken, dan heeft deze meteen toegang tot alle adressen van de organisatie. Of dit volgens de AVG mag, vraag ik mij af.

[Raymond_de_Rozario]

Dus je wil een rapport maken waarin medewerkers van afdeling X ook de mensen en leidinggevenden zien van afdeling Y terwijl ze daar geen rechten voor hebben? Waarom zou je dat willen?

[Evelien]

Nee, we willen alle medewerkers alleen laten zien wie de managers van alle afdelingen zijn. 

[Raymond_de_Rozario]

Je moet niet willen dat medewerkers op een dusdanig niveau deze rechten hebben. Zoals eerder hierboven gemeld door @Sven Beerents en mijzelf zou je kunnen overwegen om de optie "toegang tot alle data" aan te zetten, maar dit is echt een optie die alleen voor beheerders aangezet zou moeten worden. Het is een optie die of aan of uit staat en niet per rapportage kan worden ingeregeld. 

Aangezien een manager van een afdeling (hopelijk) niet snel wijzigen, zou ik het zelf op een andere wijze oplossen. Maak een rapportage met de nodige informatie die door een beheerder periodiek wordt uitgedraaid en daarna op een intranet o.i.d. wordt geplaatst. Nog mooier is dat je de output van Beaufort laat synchroniseren met een Intranet en dat je dan via de telefoongids (als je daar gebruik van maakt) kan filteren op een titel als manager, teamleider enz.

[Evelien]

Dank voor het meedenken.

Ja, dat doen wij inderdaad al handmatig nu. 

Onze managers en teamnamen en organisatiestructuur wijzigen helaas zo vaak, dat het erg veel handwerk voor ons als beheerders is. 

[Raymond_de_Rozario]

@Evelien Je zou er nog voor kunnen kiezen om Robotics in te zetten als jullie daar gebruik van maken. Dan zou je de rapportage periodiek (1x per week?) geautomatiseerd kunnen exporteren. Dat bestand laten ophalen via de FileAPI en dan weer door jullie ICT geautomatiseerd laten inlezen in jullie Intranet. Dit doen wij met de Youforce Statistieken. Daarvoor heb ik een PowerBI dashboard voor gemaakt die mij exact toont wat er nog open staat, hoeveel meldingen er retour zijn gegaan, welke soort mutaties...

Er zijn mogelijkheden genoeg. Bij Visma m.b.t. Robotics kan je vragen naar Marco Vermaat (@MarcoV ). Hij kan je veel dingen hierover uitleggen. Mocht het nodig zijn, dan kan ik je via onze ICT Helpdesk mogelijk wel in contact brengen met de mensen die het voor mij hebben geautomatiseerd.