Release 2025-05 - Verlofaanvragen komend jaar afboeken obv verlofsaldo ipv op prioriteit

[PaulvanAchteren]

Goedemiddag,

Medio 2024 hebbe wij de mogelijkheid voor onze medewerkers open gesteld om verlofaanvragen voor 2025 reeds in te kunnen dienen.
Voorheen deden we dit pas na de verlof jaarovergang en kon men pas rond de 10e van januari verlofaanvragen voor het nieuwe jaar indienen.
Dit is niet langer houdbaar. Verlofaanvragen dienen tijdig en vooraf ingediend te (kunnen) worden.

Een aantal jaren geleden hadden we het nieuwe verlofjaar ook al eens eerder open gesteld, maar dat ging toen uiteindelijk niet goed met de afboekingen in het nieuwe jaar, welke reeds voordat het verlofjaar open werd gesteld waren ingediend.

In onze verlofregeling hadden wij een prioritering in de verlofsoorten en ik dacht dat dit hiermee te maken had. Wij hebben de prioritering er dan ook afgehaald, want in feite is alleen de vervaldatum van belang. Alles heeft nu eenzelfde prioritering (99).

Nu blijkt echter wederom dat ook nu de verlofaanvragen welke reeds in 2024 voor 2025 zijn gedaan niet op de juiste wijze worden afgeboekt:
- Aanvragen worden van het verkeerde potje afgeboekt;
- In sommige gevallen wordt er meer afgeboekt van een verlofpotje dan het saldo wat er in dat potje is, terwijl er wel nog verlofsaldi in andere potjes zitten.

Bovenstaande kan niet de bedoeling zijn en willen wij voor 2026 en komende jaren voorkomen. Wel is het noodzakelijk dat wij medio jaar X de mogelijkheid voor het aanvragen van verlof voor jaar Y open zetten.

De vraag is dan ook. Wat dienen wij te doen, zodat de afboeking wel op de juiste wijze zal plaatsvinden?

Vanuit Visma heb ik het volgende terug gekregen:

"Als je gaat boeken in een toekomstig jaar kijkt het systeem juist naar de prioritering dit is dan ook de oorzaak dat de afboekingen fout gaan. In toekomst mutaties kijkt het systeem alleen naar prioriteit en die zijn voor alle verlofsoorten gelijk. Het systeem kijkt in de toekomst niet naar vervaldata."

Er dient naar mijn mening een aanpassing hierop te komen. Er dient altijd te worden gekeken naar de vervaldatum. Voor ons is een prioritering in verlofsoorten niet van belang, alleen de vervaldatum is leidend.

Als je het hebt over de vervaldata van het toekomstig verlof dan zou het systeem dit kunnen weten alleen is de werking nu niet zo daarom is het van belang dat je de prioriteit aangeeft"

Vanuit Visma is ook de volgende opmerking gemaakt hierover:  "Als je het hebt over de vervaldata van het toekomstig verlof dan zou het systeem dit kunnen weten, alleen is de werking nu niet zo". 

Aangeven dat de werking nu niet zo is, volstaat niet naar mijn mening. Visma is als leverancier verantwoordelijk voor het leveren van een goedwerkend systeem. Dit is nu niet het geval en zou m.i. aangepast dienen te worden, aangezien je als leverancier richting je klanten wilt garanderen dat het systeem op de juiste wijze werkt. Zoals het systeem nu werkt, wordt er van verkeerde potjes afgeboekt, wat weer als consequentie kan hebben dat er uren bij medewerkers onterecht vervallen. Het lijkt mij dat je hier als verantwoordelijke (leverancier) van de applicatie niet verantwoordelijk voor wilt zijn. 

Ik zou graag zien dat de applicatie hierop wordt aangepast en ook voor verlofboekingen in toekomstig jaar kijkt naar vervaldata.

[Nathalie Scheidt]

Je wens heeft de status "Gerealiseerd" gekregen. Tot ons genoegen kunnen we mededelen dat de gewenste functionaliteit reeds gereleased is. De realisatie is onderdeel van Release 2025-05.

Releasenotes:

Verlof - Verlofsaldi herverdelen in de juiste potjes (Core)

Oorzaak

Het kon voorkomen dat bij een verlofaanvraag of verlof intrekking met terugwerkende kracht, de opgenomen verloven onterecht uit een potje met een latere expiratiedatum waren opgenomen. Hierdoor was het mogelijk dat een verlofsaldo onterecht (op een eerdere datum) verviel. Deze verkeerde manier van afboeken hebben wij in deze release opgelost. 

Oplossing

Na deze release wordt bij elke verlofaanvraag (welke op automatisch afboeken is gezet) of verlof intrekking bij een medewerker gecontroleerd of de opname uit het juiste verlofpotje wordt gedaan. Dit is het potje dat als eerste vervalt. Uiteraard is dit alleen van toepassing op verlofsoorten binnen de regeling waarbij is aangegeven dat deze automatisch afgeboekt mogen worden. Ook als een nieuw verlofjaar wordt gestart, zullen de reeds gedane verlof opnames voor het nieuwe jaar worden getoetst en vanuit het juiste potje worden afgeboekt.

Indien een verlofaanvraag niet op automatisch afboeken is gezet, maar bewust een verlofsoort is gekozen, zal deze altijd van de gekozen verlofsoort worden afgeboekt. Voor aanvragen die op automatisch afboeken gebeurt dit altijd uit het potje met de expiratiedatum die als eerste vervalt voor deze verlofsoort. Hierdoor kan het dus nog wel voorkomen dat er verlofsaldo beschikbaar is uit een ander verlofsoort-potje, met een vroegere expiratiedatum. 

Reeds bestaande verlofaanvragen worden niet automatisch herverdeeld. Dit gebeurt alleen bij een nieuwe verlofopname of een verwijdering. Op de pagina Medewerker > Verlof > Verlofsaldo is de knop ‘herverdelen’ geïntroduceerd. Met deze knop kunnen alle verlofaanvragen van een medewerker vanaf het gekozen verlofjaar opnieuw worden beoordeeld en herverdeeld. Dit geldt voor het geselecteerde jaar en de daaropvolgende jaren voor deze medewerker. Let op: na de herverdeling kan dit niet meer ongedaan worden gemaakt.

Ook is het mogelijk om het huidige verlofjaar te corrigeren voor een bedrijf. Dit kan door op de plus knop te klikken en vervolgens te kiezen voor ‘Huidig verlofjaar corrigeren’ bij: Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen. Hierdoor zullen alle verlofaanvragen van de medewerkers van dit bedrijf worden beoordeeld en herverdeeld. Deze actie kan enige tijd in beslag nemen. Tijdens dit proces is het mogelijk dat een verlofsaldo bij een medewerker tijdelijk op 0 staat, omdat de herberekening wordt uitgevoerd. Als er op datzelfde moment vanuit de app of vanuit Self Serve een verlofopname wordt toegevoegd, zal deze uitvallen omdat er geen saldo beschikbaar is. Wij adviseren dan ook om deze actie uit te voeren op een moment wanneer de kans op nieuwe verlofaanvragen minimaal is.