Zelf besluiten welke persoonsgegevens een medewerker kan wijzigen

[Rianne van der Linden]

Wij maken al gebruik van de nieuwe mogelijkheden in het profiel. Voor wat betreft het wijzigen van de persoonsgegevens is het - wanneer je dit activeert - voor de medewerker mogelijk om het volgende te wijzigen: 

- roepnaam 

- gewenst naamgebruik

- burgerlijke staat

- naam partner

Zie ook onderstaande bericht van Remco te Ronde:

Update aanstaande uitbreidingen profiel - Visma Community 

Echter, het is in onze organisatie niet wenselijk dat medewerkers zomaar hun roepnaam wijzigen, omdat dit consequenties heeft voor het zakelijke mailadres.

De andere onderdelen van de persoonsgegevens zouden wij wel graag willen activeren. Heel klantvriendelijk juist. 
Graag zouden wij daarom de mogelijkheid zien om zelf te bepalen welke van de persoonsgegevens wel en welke niet gewijzigd mogen worden. 

Daarbij zou het wel prettig zijn bij het muteren van de burgerlijke staat (bij geselecteerde waarden) een extra stap voor de Personeelsadministratie zou kunnen volgen i.v.m. het toekennen van een bijzonder verlof.

[Remco te Ronde]

Hoi @Rianne van der Linden,

Bedankt voor het idee. We hebben er naar gekeken en er zijn meerder nuances en vervolgvragen waarop ik graag meer informatie van jou en andere beheerders  ontvang. 

Allereerst is een belangrijke nuance dat we alle onderdelen van profiel ontwikkeld om generiek van toepassing te zijn op alle gebruikers van Youforce. Dat betekent een standaard oplossing voor alle organisaties. Als er een gegronde reden is om inrichting mogelijk te maken dan doen we dit. Zo mag een medewerker bij de ene organisatie wel zijn werk-emailadres updaten en bij een andere organisatie doet ICT het. Daarom kun je dat onderdeel instellen als beheerder.

Argumenten om 'roepnaam' en 'gewenst naamgebruik' niet instelbaar te maken

Rondom de 'roepnaam' en 'gewenst naamgebruik' zie ik dat anders. Een medewerker heeft wettelijk het recht om zijn 'roepnaam' en 'gewenst naamgebruik' aan te passen. Ik sta open voor argumenten om tot een andere mening te komen. Maar dat het lastig is voor ICT/mailadres als iemand een andere naam gaat kiezen vind ik nu nog niet overtuigend genoeg.

Hoe om te gaan met burgerlijke staat

Eerst hier ook de belangrijke nuance. Onderzoek van alle data in Self Service liet zien dat sommige organisaties weinig registeren (niks of alleen burgerlijke staat) en andere organisaties heel veel (tot aan geboortedatum en geslacht van de partner). De huidige werkwijze bij veel organisaties verschilt dus nogal. Als Visma|Raet hebben wij gekozen voor het minimale.

De burgerlijke staat wordt uitgevraagd zonder datum. De reden om de burgerlijke staat uit te vragen is het feit dat de overheid regels stelt wanneer je ''elkaars achternaam'' mag gebruiken (lees: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/trouwen-samenlevingscontract-en-geregistreerd-partnerschap/...)

Inmiddels hebben we gespreken lopen dat dit, ondanks bovenstaande, toch onvoldoende zogenaamde 'doelbinding' geeft om de burgerlijke staat uit te vragen. Simpel gezegd als werkgever moet je jouw medewerkers kunnen vertrouwen als ze kiezen voor de 'naam partner' dat dit past bij hun 'burgerlijke staat'. Volgens sommigen mag je dus als werkgever nooit en te nimmer de burgerlijke staat uitvragen.

Daarop volgende zou je dus ook kunnen zeggen dat het toekennen van extra verlof dus ook onvoldoende basis is om het vast te leggen. Ook al geeft de cao Gehandicaptenzorg bijvoorbeeld recht op extra verlof bij trouwen of 25- en 40-jarig huwelijk is dat onvoldoende basis om het vast te leggen in het HR systeem. De medewerker kan immers ook zelf gewoon een verlofdag aanvragen (op een verlofregeling waar geen saldo op zit). Degene die de verlof aanvraag goedkeurt kan op dat moment een relevant bewijs vragen/controleren (zoals de trouwkaart), maar dat zou niet het recht geven om het vast te leggen in het HR-systeem.

Kortom: hoe zou jij (en alle andere beheerders) er over denken dat we überhaupt volledig stoppen met het registeren van burgerlijke staat?

[Rianne van der Linden]

@Remco te Ronde  Hierbij reageer ik op jouw onderste vraagstelling aan ons (en aan alle andere beheerders): we moeten hier even over nadenken. Op zich staan we er niet afwijzend tegenover om de burgerlijke staat niet meer te registeren. Alleen wordt op dit moment bij een huwelijk of geregistreerd partnerschap - als service naar de medewerker - extra verlof toegekend aan de medewerker in onze Verlof-applicatie (niet Visma). Die service zou dan komen te vervallen en zouden we geheel bij de  medewerker zelf neer moeten leggen. Dat is even een andere manier van denken / werken. 
Kortom: het ligt hier even "in de week". Ik kom er later op terug. 

[Remco te Ronde]

Fijn dat jij @Rianne van der Linden (en hopelijk veel andere beheerders) ons van input willen voorzien. Want het is inderdaad voor ons ook een punt waar we de voor- nadelen goed moeten afwegen.

Alvast bedankt voor de input.

[linyezhang]

Hoi Remco, 

Kortom: hoe zou jij (en alle andere beheerders) er over denken dat we überhaupt volledig stoppen met het registeren van burgerlijke staat?

>> Voor ons zal dit ervoor zorgen dat we de app kunnen gebruiken. We willen degebruikers niet de kans geven in de app om de burgerlijke staat te veranderen/zien. 

@Remco te Ronde 

@Anonymous   

[Remco te Ronde]

Hoi @linyezhang,

Bedankt voor je aanvulling. Super fijn dat je dit deelt. Je ziet inderdaad bij verschillende organisaties verschillende meningen. Onder andere de volgende voorbeelden die ik tegen kom:

• We hebben niks te maken met de ''burgerlijke staat''. Verwijder daarom dit veld helemaal.
• We hebben de burgerlijke staat (en datum) nodig vanwege de CAO / Bedrijfsregelement. Denk aan een extra verlofdag op de dag van bruiloft of 25-jarig jubileum.
• We hebben de burgerlijke staat (en datum) nodig voor iets leuks (b.v. cadeautje op dag van de bruiloft).

We gebruiken dit idee om input te krijgen van meerdere beheerders. In zijn algemeenheid zijn we voorstander van eenduidigheid in de app. Dus óf voor alle organisaties ''burgerlijke staat'' behouden óf voor alle organisaties verwijderen. Instelbaarheid per organisaties wordt pas relevant als we geen duidelijke meerderheid kunnen vinden voor een van de oplossingen.

We wachten dus meer feedback van andere beheerders af op dit punt.

[linyezhang]

@Anonymous 

Dank je wel Remco

[FBB Zorgboog]

Hoi Remco, 

Jouw vraag: hoe zou jij (en alle andere beheerders) er over denken dat we überhaupt volledig stoppen met het registeren van burgerlijke staat?

Reactie: ivm de mogelijkheid voor een medewerker om het gewenste naamgebruik aan te passen lijkt het mij niet meer dan logisch in ieder geval de optie naam partner en bij voorkeur ook burgerlijke staat beschikbaar te houden.  Wel zouden wij heel graag de mogelijkheid hebben bij een aanpassing een melding/waarschuwing te tonen dat een dergelijke aanpassing niet automatisch leidt tot een aanpassing van het zakelijke emailadres cq AD-account.

De mogelijkheid om de roepnaam te wijzigen heeft niet onze voorkeur maar begrijp dat dit een wettelijk recht is. Ook in zo'n geval zou de eerder genoemde melding/waarschuwing veel vragen en onduidelijkheden kunnen voorkomen.

[Erna Boxma-Kremer]

@Remco te Ronde  ik weet niet of ik het hieronder ook kwijt kan maar bij wijzigen bankgegevens kun je geen kopie van je bankpas toevoegen en een goedkeurings workflow starten. Wij controleren namelijk of de bankpas op naam staat van de medewerker.

[Erna Boxma-Kremer]

@Remco te Ronde  Bij waarschuwen igv nood: dit hebben wij nu ingericht in self service, volgens mij zijn dit dus andere rubrieken dan in de APP. Kan ik de gegevens van de APP ook tonen in de medewerkerkaart in self service?

[Remco te Ronde]

Hoi @Erna Boxma-Kremer ,

Als je voor "contactpersonen bij nood" nu nog eigen rubrieken gebruikt dan moet je inderdaad over gaan naar de standaard rubrieken.

Hoe je dit doet lees je in  Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood   

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Erna Boxma-Kremer ,

Wat bereft je vraag rondom bankpas, hiervoor hebben we eerder het volgende idee ontvangen:

Youforce App Profiel > betalingsgegevens

In dat idee lees je meer informatie over de status van dat idee.

[Remco te Ronde]

Hoi @Rianne van der Linden ,

Dit idee krijgt de status 'realisatie onwaarschijnlijk'. We hebben inmiddels gezien dat de standaard opzet van 'persoonlijke gegevens wijzigen' voor veel organisaties goed werkt. Daarnaast zijn er organisaties die juist meer flexibiliteit wensen. Bij de ene is dat bijvoorbeeld nog het vastleggen van de datum 'burgerlijke staat' (vanwege bijvoorbeeld extra verlofdag 25 jarig huwelijk). Terwijl een andere organisatie bijvoorbeeld absoluut de 'burgerlijke staat' niet wil vastleggen (ook niet vrijwillig).

Hoe simpel het ook klinkt, zou achter de schermen het volgende betekenen:

• Configuratiescherm voor de beheerder om dit in te stellen
• Logica dat als je een extra veld aan zet (b.v. datum burgerlijke staat) dat alle gegevens uit HR Core Beaufort -> App goed worden gesynchroniseerd
• Logica dat als een medewerker het scherm 'persoonlijke gegevens' opent de instellingen van die zijn ingesteld worden geladen

Allemaal zaken die inderdaad realisseerbaar zijn. Maar het huidige alternatief (géén rechten geven op 'persoonlijke gegevens wijzigen' & een organisatie specifieke workflow die te gebruiken is via Mijn Youforce) zal in de meeste gevallen voldoende zijn. Omdat we maar één keer onze tijd kunnen besteden focussen we ons ons voor het onderdeel 'Profiel' liever op de innovaties die we bouwen in het onderdeel 'Uploaden en aanvragen'.

Om daarin transparant te zijn krijgt het idee de status 'realisatie onwaarschijnlijk'.