Selectie verwijderen formulieren

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

Dit idee is al vaker ter sprake geweest en met alternatieve oplossingen afgehandeld. (zie Bij verwijderen formulierinstanties filter toevoeg... - Visma Community)

Graag wil ik hem weer ter sprake brengen.

Vanuit het Archief beleid is de standaard bewaar termijn 7 jaar, echter er worden ook formulieren aangemaakt die een kortere bewaartermijn hebben (bijvoorbeeld werkgevers verklaring). 

Maar het is soms ook gewenst om een oud afgesloten formulier die nog open staat bij gebruikers collectief te verwijderen.

Om deze redenen zou het wenselijk zijn om te verwijderen met selecties.

De huidige selectie op status zou uitgebreid moeten worden met de formuliernaam.

Mogelijk zijn er nog meer selectie wensen, maar ik kan er niet meer bedenken.

[Jeroen Coret Kennemerhart]

@Paul Wevers - Gemeente EHV ,

Helemaal eens dat een uitgebreidere selectie zou helpen. Graag zou ik bv een kenmerk zien of de medewerkers uit dienst is.

Een andere aanpassing die ik graag zou zien is een aanvink mogelijkheid om alle formulier op de betreffende pagina aan te vinken. Nu kun je alleen alle mutaties die in de totale selectie zitten aan- of uitvinken.

[Lieke Sterk Huis]

ik ben het eens met zowel @Paul Wevers - Gemeente EHV  als @Jeroen Coret Kennemerhart.

Is het ook mogelijk om in het overzicht te zien of dit een eerste stap is of dat het formulier al in een 2e/3e stap is geweest en retour is gegaan? 

Soms wordt een formulier aangeklikt om alleen te kijken en verder niet verwijderd als een werknemer hier niets mee doet. 

[Christiaan Sluis]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV, @Jeroen Coret Kennemerhart en @Lieke Sterk Huis,

Bedankt voor het idee en de verdere toevoegingen. We gaan het onderzoeken op haalbaarheid omdat we jullie als beheerders graag meer controle hierover willen geven. Daarbij plaats ik wel meteen de kanttekening dat er veel goede ideeën zijn om te onderzoeken en af te wegen.

@Paul Wevers - Gemeente EHV kan je voor nu nog uit de voeten met het sorteren op formuliernaam? Dat is niet zo snel of makkelijk als filteren erop, maar het kan al helpen.

@Jeroen Coret Kennemerhart de indicatie uitdienst is wel een lastige, omdat je dan dienstverbandgegevens moet ophalen die niet uit dezelfde dataset komen (namelijk die van mutatie). Vanuit gebruikersoogpunt snap ik zeker wel de toegevoegde waarde en we moeten dan beoordelen of dat invloed heeft op de performance.

@Lieke Sterk Huis ik begrijp waar deze wens vandaan komt maar ben bang dat dit niet goed zal lukken. Er is namelijk geen makkelijk onderscheid te maken tussen het insturen en retour krijgen of het zelf klikken op Opslaan en terugkrijgen in de eigen activiteit. Ook moet de tabel overzichtelijk blijven dus weinig extra gegevens bevatten. Uiteraard staat het je vrij om deze informatie vanuit de Statistieken te verzamelen.

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

@Christiaan Sluis :

Dank voor je bericht. Oplossing is bekend, maar soms een monnikenwerk.

[Ellen van Rijckevorsel]

Deze functionaliteit willen wij ook!

De mogelijkheid om bestaat om alle formulierinstanties van een workflow te verwijderen. En de mogelijkheid bestaat om formulieren (ongeacht van welke workflow) binnen een bepaalde periode met een bepaalde status te verwijderen. Dit is onvoldoende. 

Wat wij behoefte aan hebben is: 

• Self Service mutaties te kunnen verwijderen van medewerkers die langer dan x periode uit dienst zijn.
• Self Service mutaties te kunnen verwijderen van mutaties waarop langer dan x tijd geen activiteit meer is geweest.
• Self Service mutaties te kunnen verwijderen van medewerkers in dienst, die langer dan x  periode zijn afgerond.
• Automatisch verwijderen van mutaties in een bepaalde status bijv. Concept of *Verwijderd (dit is nu voor ons wekelijks een handmatige actie)

[Christiaan Sluis]

Hoi @Ellen van Rijckevorsel,

Bedankt voor je input. Het klinkt alsof jullie erg grondig opschonen. Ik ben bang dat een deel van je verzoeken te complex is voor de functionaliteit. Zoals controles over dienstverbanden heen of medewerkers helemaal uit dienst zijn. Hier kan ook per organisatie weer verschillende mee worden omgegaan, met name voor openstaande mutaties. Omdat weg ook echt weg is, zien we hier ook een risico in voor minder ervaren beheerders.

Maar als wij ons gaan buigen over deze functionaliteit zullen we dit wel meenemen in onze afwegingen.

[Ellie van der Heide]

Ik ondersteun deze wens volledig! Is bij ons al jaren een bron van ongenoegen. Ofwel de inbox is sterk vervuild met taken ofwel je bent er erg druk mee om uit te zoeken of er wat verwijderd kan worden doordat handige selecties niet te maken zijn. 

ik ben bang - om maar ik dezelfde termen te spreken - dat de ontwikkelaars echt  niet goed in de gaten hebben hoeveel impact en gemak dit zou opleveren voor elke klant - ondanks dat niet elke klant de moeite neemt om hier aandacht voor te vragen. 

Wij zouden ook graag een reminder / waarschuwing  kunnen sturen aan WN voordat we gaan verwijderen om gedoe te voorkomen. 
Bijvoorbeeld alle retour gezonden declaraties voor datum X  willen wij verwijderen maar niet zonder signaal naar werknemer. 

of alle openstaande uitvraag voor overheids dienst jaren ter bepaling van overheids jubileum data. 
werknemer krijgt een signaal  - welke vorm even buiten beschouwing latend - zonder reactie handelen wij het formulier af op uitsluitend het dienstverband bij ons als werkgever. 

[Marianne Marsman]

@Christiaan Sluis

Het alternatief wat aangegeven is op mijn idee Bij verwijderen formulierinstanties filter toevoeg... - Visma Community is niet werkbaar, dit kost nog ontzettend veel tijd om het 1 voor 1 aan te vinken wat je verwijderd wilt hebben.

Ik zou toch graag zien dat er meer filteropties komen.

o.a. workflownaam en persoonsnummer medewerker zal al erg veel helpen.

[Lieke Sterk Huis]

@Christiaan Sluis, wat is de status van dit idee? zie ook Aanvraag #52819372 | Visma | Raet - Customers Account 

[Christiaan Sluis]

Dag @Lieke Sterk Huis ,

Zoals je vast hebt gezien in de nieuwsberichten zijn wij bezig met dit onderdeel. Het zoeken op persoonsnummer, dienstverband of in/uitdienst gaan wij niet doen. Dit omdat de relatie lastig te leggen is (over dienstverbanden heen).

Waar wij wel mee bezig zijn is het zoeken op workflow. Wij zullen het via Nieuws delen wanneer dit beschikbaar is.

[Christiaan Sluis]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV 

Inmiddels hebben wij een release uitgebracht waarin wij het zoeken op workflow hebben toegevoegd. Daarmee verander ik de status van dit idee in "Gerealiseerd".

Ik weet dat er aanvullende wensen zijn geopperd in de opmerkingen over uitgebreide opties rondom uitdienst (moeilijk vast te stellen) of meervoudige verbandscontroles. Dat zit nu en in de voorzienbare toekomst niet in scope.

[Lieke Sterk Huis]

@Christiaan Sluis , super fijn dat we nu op Workflow kunnen filteren.

Is het ook nog mogelijk om een filter toe te voegen met Actief ja/nee? Nu kan er alleen op de activiteit gesorteerd worden. Dit zou ook ontzettend helpen bij het opschonen van het systeem.

[Christiaan Sluis]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Nee, dat is voor nu niet mogelijk. Op dit moment heeft dat ook niet de prioriteit. Maar het staat je vrij om dit als nieuw idee te opperen zodat wij dit later opnieuw kunnen evalueren.