formulieren van medewerker uitdienst verwijderen

[mcheung]

Het zou fijn zijn als je bij de tegel 'formulieren verwijderen' ik ook kan selecteren om de medewerkers die al uit dienst zijn, daarbij de formulieren te verwijderen. Dit zorgt namelijk voor veel vervuiling in self service

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Wil je van de medewerker uit dienst alle formulieren verwijderen of alleen openstaande?

Als je alle wilt dan kan dat volgens mij door in beaufort P05009 op V te zetten. Je verwijdert dan de persoon uit self service, volgens mij verwijder je daarmee ook alle eerder ingediende formulieren.

Wij verwijderen openstaande formulieren na een half jaar. Dus begin februari 2023 verwijderen we de openstaande formulieren tm juli 2022. Dit doen we elke maand

Verwerkte formulieren verwijderen wij na 7 jaar. Dat doen we 1 keer per jaar.

[Ellie van der Heide]

Het is een grote wens om ofwel de kolom in dienst te kunnen filteren in de te doen lijst om zo oude formulieren die openstaan te kunnen verwijderen bij inmiddels werknemers uit dienst OF omdat aangegeven werd dat de kolom dan wel heel breed werd … visueel zichtbaar te maken (kleur / cursief) dat iemand inmiddels geen actief dienstverband meer heeft. Dat scheelt enorm veel handmatig uitzoek werk. 

[Christiaan Sluis]

Beste @mcheung en @Ellie van der Heide ,

Zoals @Bas Menken - Gemeente Leiden aangeeft zijn er verschillende manieren om dit aan te vliegen.

Wij zien ook dat er in de praktijk diverse werkwijzen worden gehanteerd. Zo heeft de ene organisatie het beleid om structureel oude, onafgeronde mutaties te schonen ongeacht de status van dienstverbanden , terwijl een andere organisatie dit alleen voor dienstverbanden uit dienst doet, ongeacht de leeftijd van de mutaties. Er kunnen nog diverse andere factoren meespelen in complexiteit, zoals de toegangstermijn tot HRSS na uitdiensttreding, te late verlengingen van dienstverbanden en de samenloop van meerdere dienstverbanden.

Tegenover deze complexiteit staat dat het vaak maar gaat om enkele mutaties per medewerker en dat er op dit moment al wel de functie beschikbaar is om in bulk te verwijderen. Met de ontwikkelingen dit jaar op Mijn Youforce de notificatie-service zullen er ook steeds minder mutaties open blijven staan.

Alle voortgang over over Mijn Youforce en de nieuwe inbox oplossing is te lezen in de community van het Youforce Portaal. 

[HansD1]

@Bas Menken - Gemeente Leiden @Christiaan Sluis @mcheung @Ellie van der Heide 

Volgens mij is de optie om via Verwijderen vanuit de Tactische modules de medewerker uitdienst uit Self Service te verwijderen een hele gevaarlijke.

Zeker voor grotere organisaties met een lang verleden in Beaufort is dat van toepassing. Als een medewerker niet voorkomt in Self Service, maar wel in Beaufort en de toekenning van automatische persoonsnummers wordt gebruikt, dan kan het voorkomen dat er een persoonsnummer wordt toegekend wat al in gebruik is geweest, met alle gevolgen van dien.

Het zou prettig zijn dat V/R daar een mooie oplossing voor zou hebben. Nu exporteer je de medewerker naar HRSS en zet je tonen op Ja, anders komt de medewerker niet binnen. 

De oplossing zou zijn dat altijd alle medewerkers worden geëxporteerd naar HRSS (voor het voorkomen van toekenning van een onjuist persoonsnummer) en dat je met tonen Ja de medewerker in HRSS zichtbaar kunt laten zijn of niet (inclusief formulieren uit het verleden).