Käyttövinkit

Ohjevideossa käydään läpi ohjelman käytön kannalta tärkeiden tietojen asettaminen ohjatusti.

Tulevaan alv-muutokseen liittyen on tehty työkalu, jolla yrityksen pääkäyttäjä pystyy päivittämään uuden alv-prosentin Fikuron perusrekistereihin (asiakas, toimittaja, tuote ja rakennetuote).    Työkalu löytyy Hallinta - Yrityksen oletusarvot sivulta, ALV-Päivitys välilehdeltä    Painamalla vihreää Päivitä-painiketta, järjestelmä käy läpi kaikki rekisterit ja muuttaa alv-prosentin 24% - 25,5%.    Huom! Tämä toiminto ei ole peruutettavissa!      Toiminto ei vaikuta jo kirjattuihin myynti- ja ostotilausriveihin.   

Tässä tiivistelmä Fikuron rajoitetun kevytkäyttäjän käyttöoikeuksista:   ROLE_WORKER: Pääsee seuraaviin toimintoihin: Tuntikirjaus, Kalenteri, Työajan seuranta. He näkevät omat kirjauksensa kalenterissa ja työajanseurannassa. ROLE_PROD_WORKER: Pääsee seuraaviin toimintoihin: Työjonon monitorointi, Työpisteet, Työkortin tilastot, Manuaalinen työ. Käyttäjä pääsee käsiksi työkortteihin ja voi tehdä valmistuskirjauksia. ROLE_WORKLOG_WORKER: Käyttäjällä on pääsy seuraaviin toimintoihin: Työajan seuranta, Aloita Työ, Lopeta työ. He näkevät omat kirjauksensa työajanseurannassa. ROLE_USER Pakollinen rooli kaikille käyttäjille.

Toimittajia käytetään ostotilauksilla. Lisäksi tuotteille ja rakennetuotteille voidaan määritellä toimittajakohtaisia hintoja ja koodeja. Toimittajakohtaisia toimitusehtoja, maksuehtoja ja toimitustapoja käytetään ostotilauksilla, kun ko. toimittaja on valittu.   Uusi toimittaja perustetaan Tiedot -> Toimittaja   Ja seuraavasta ikkunasta +Lisää uusi toimittaja   Täytä toimittajan tiedot ja lopuksi Tallenna  

Voit lisätä uuden asiakkaan Tiedot > Asiakas valikosta, ohje löytyy tästä linkistä https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Asiakkaan-perustaminen/ta-p/650461   . Voit lisätä asiakkaan myös suoraan myyntitilauksella, tarjouksella tai myyntilaskulla, klikkaamalla Lisää uusi -linkkiä.      

Asiakkaiden tiedot tulee tallentaa asiakasrekisteriin. Asiakkaille kannattaa määritellä ainakin yksilöllinen nimi sekä antaa yritysasiakkaille Y-tunnus. Koska yleensä käytössä on myös integraatio taloushallintojärjestelmään, niin on ensiarvoisen tärkeää määritellä asiakkaan laskutuskanava ja siihen liittyvät arvot. Esimerkiksi mikäli käytetään sähköistä laskutusta, on Einvoice operattoritunnus ja osoite määriteltävä. Jos laskutuskanavana käytetään sähköpostia, on tällöin sähköposti määriteltävä. Asiakastiedoissa on paljon tietoja, joita käytetään myyntejä kirjattaessa oletusarvoina. Näitä ovat mm. maksuehto, toimitusehto, toimitustapa, asiakkaan sopimusnro ja ostajan viite. Eli jos asiakkaalle esimerkiksi tehdään myyntitilaus, niin oletusarvot maksuehdoksi, toimitusehdoksi ja toimitustavaksi tulevat valitun asiakkaan takaa. Asiakkaalle voidaan määritellä kolme erilaista osoitetta: käynti-, laskutus- ja toimitusosoite. Laskutus- ja toimitusosoitteita käytetään mm. myynneissä, joten ne tulee asettaa kohdilleen kunkin asiakkaan osalta. Asiakkaalle voidaan määritellä myös laskuteksti, joka tuodaan automaattisesti myyntilaskun lisätiedot-kenttään. Fikurossa asiakas perustetaan valikosta Tiedot -> Asiakas     Lisää uusi asiakas     Syötä asiakkaan tiedot ja tallenna.      

Sähköpostilähetyksessä on  mahdollista käyttää vastausosoitteena yrityksen omaa sähköpostia tai määritellä sähköpostilähetykseen kokonaan oman sähköpostipalvelimen. Asetukset näkyvät yrityksen pääkäyttäjälle ja löytyvät "Hallinta"-valikon alta kohdasta "Sähköpostiasetukset".   Pääkäyttäjä pääsee muokkaamaan asetuksia klikkaamalla "Muokkaa"-painiketta. Vaihtoehtoja on siis kolme:   Fikuron sähköpostipalvelu: Tämä asetus on valittu oletuksena ja lähetys toimii kuten tähänkin asti. Vastaanottajalle näkyy siis lähettäjänä "no-reply.fikuro@visma.com" ja viesteihin ei voi vastata suoraan, koska paluuviestit menevät edellä mainittuun osoitteeseen.   Fikuron sähköpostipalvelu omalla osoitteella: Lähettäjänä näkyy oletuksena "Yrityksen nimi", ja sähköposteille voidaan määritellä vastausosoite, johon viestit palautuvat jos/kun asiakas vastaa viestiin. Näin vastausviestit saadaan käsiteltetäväksi yrityksen omaan sähköpostiin. Fikurosta lähteville viesteille voidaan määritellä myös CC ja BCC -kenttiin osoitteet, jolloin lähtevä sähköposti menee tiedoksi myös näihin osoitteisiin. Sähköpostiosoite, josta viestit lähetetään on edelleen "no-reply.fikuro@visma.com"   Oma sähköpostipalvelu: Mikäli yrityksellä on käytössään oma sähköpostipalvelu, voidaan sähköpostit ohjata lähtemään sen kautta. Tällöin myös lähettäjän sähköpostiksi voidaan määritellä haluttu oma osoite. Fikuroon pitää tässä yhteydessä määritellä myös sähköpostipalvelimen asetuksia, jotta lähetys tällä tavoin mahdollistuu.  

  Asiakkaan yhteyshenkilö Asiakkaalle voidaan määritellä useita yhteyshenkilöitä. Yksi niistä voidaan lisäksi valita asiakkaan oletusyhteyshenkilöksi. Yhteyshenkilöiden määrittely Klikkaa asiakaslistalta Näytä-nappia, siirry Yhteyshenkilöt-välilehdelle ja lisää yhteyshenkilöt yhteystietoineen (sähköposti & puhelin): Valitse asiakkaan oletusyhteyshenkilö Määrittele asiakkaan oletusyhteyshenkilö klikkaamalla Valitse-nappia asiakkaan muokkaustilassa:   Tämän jälkeen näet listalla aiemmin syöttämäsi yhteyshenkilöt. Valitse yksi näistä yhteyshenkilöistä klikkaamalla ko. rivin alussa olevaa ruutua (= merkitse valituksi) ja klikkaa sen jälkeen Valitse-nappia:   Nyt yhteyshenkilö on asetettu oletusyhteyshenkilöksi ko. asiakkaalle:   Tallenna lopuksi asiakkaan tiedot.