Käyttövinkit

Mikäli Fikurossa halutaan seurata tuotteiden varastosaldoja, on tätä varten luotava vähintään yksi varasto ja sen alle yksi varastopaikka. Katso täältä miten uusi varasto perustetaan.    

Lue täältä miten myyntitilaus toimitetaan Fikurossa 

Asiakkaiden tiedot tulee tallentaa asiakasrekisteriin. Asiakkaille kannattaa määritellä ainakin yksilöllinen nimi sekä antaa yritysasiakkaille Y-tunnus. Koska yleensä käytössä on myös integraatio taloushallintojärjestelmään, niin on ensiarvoisen tärkeää määritellä asiakkaan laskutuskanava ja siihen liittyvät arvot. Esimerkiksi mikäli käytetään sähköistä laskutusta, on Einvoice operattoritunnus ja osoite määriteltävä. Jos laskutuskanavana käytetään sähköpostia, on tällöin sähköposti määriteltävä. Asiakastiedoissa on paljon tietoja, joita käytetään myyntejä kirjattaessa oletusarvoina. Näitä ovat mm. maksuehto, toimitusehto, toimitustapa, asiakkaan sopimusnro ja ostajan viite. Eli jos asiakkaalle esimerkiksi tehdään myyntitilaus, niin oletusarvot maksuehdoksi, toimitusehdoksi ja toimitustavaksi tulevat valitun asiakkaan takaa. Asiakkaalle voidaan määritellä kolme erilaista osoitetta: käynti-, laskutus- ja toimitusosoite. Laskutus- ja toimitusosoitteita käytetään mm. myynneissä, joten ne tulee asettaa kohdilleen kunkin asiakkaan osalta. Asiakkaalle voidaan määritellä myös laskuteksti, joka tuodaan automaattisesti myyntilaskun lisätiedot-kenttään. Fikurossa asiakas perustetaan valikosta Tiedot -> Asiakas     Lisää uusi asiakas     Syötä asiakkaan tiedot ja tallenna.      

Työajan seuranta on yksinkertainen työkalu, jolla käyttäjät voivat kirjautua töihin ja pois töistä. Fikuro laskee töissä ollun ajan ja antaa ne tiedot esimerkiksi esimiehelle Excel-tiedostona jatkokäsittelyä varten.

Tuotteista/rakennetuotteista, jotka ovat varastotuotteita, voidaan laskea varastoarvo. Kullakin tuotteella/rakennetuotteella kerrotaan, mitä hintaa varastoarvon laskennassa käytetään. Vaihtoehdot ovat: kustannushinta, ostohinta tai lisähinta1. Tämä hinta sitten kerrotaan varastosaldon arvolla. Mikäli varastopaikassa oleva määrä on negatiivinen, niin silloin arvon laskennassa käytetään nollaa varastosaldona. Eli varastosaldo ei vähene negatiivisen varaston myötä. Varaston arvoa laskettaessa yhdistetään kaikki siihen kuuluvat tuotteet/rakennetuotteet varastopaikoittain.   Varaston arvo voidaan katsoa myös takautuvasti aiemmilta päiviltä. Tällöin katsotaan varastokirjanpidossa, paljonko valittuna päivänä on ollut tuotteita ja kerrotaan määrä valitulla hinnalla. HUOM! Hinta katsotaan tuotteen takaa siltä päivältä joka on valittuna.  

Sähköpostilähetyksessä on  mahdollista käyttää vastausosoitteena yrityksen omaa sähköpostia tai määritellä sähköpostilähetykseen kokonaan oman sähköpostipalvelimen. Asetukset näkyvät yrityksen pääkäyttäjälle ja löytyvät "Hallinta"-valikon alta kohdasta "Sähköpostiasetukset".   Pääkäyttäjä pääsee muokkaamaan asetuksia klikkaamalla "Muokkaa"-painiketta. Vaihtoehtoja on siis kolme:   Fikuron sähköpostipalvelu: Tämä asetus on valittu oletuksena ja lähetys toimii kuten tähänkin asti. Vastaanottajalle näkyy siis lähettäjänä "no-reply.fikuro@visma.com" ja viesteihin ei voi vastata suoraan, koska paluuviestit menevät edellä mainittuun osoitteeseen.   Fikuron sähköpostipalvelu omalla osoitteella: Lähettäjänä näkyy oletuksena "Yrityksen nimi", ja sähköposteille voidaan määritellä vastausosoite, johon viestit palautuvat jos/kun asiakas vastaa viestiin. Näin vastausviestit saadaan käsiteltetäväksi yrityksen omaan sähköpostiin. Fikurosta lähteville viesteille voidaan määritellä myös CC ja BCC -kenttiin osoitteet, jolloin lähtevä sähköposti menee tiedoksi myös näihin osoitteisiin. Sähköpostiosoite, josta viestit lähetetään on edelleen "no-reply.fikuro@visma.com"   Oma sähköpostipalvelu: Mikäli yrityksellä on käytössään oma sähköpostipalvelu, voidaan sähköpostit ohjata lähtemään sen kautta. Tällöin myös lähettäjän sähköpostiksi voidaan määritellä haluttu oma osoite. Fikuroon pitää tässä yhteydessä määritellä myös sähköpostipalvelimen asetuksia, jotta lähetys tällä tavoin mahdollistuu.  

  Asiakkaan yhteyshenkilö Asiakkaalle voidaan määritellä useita yhteyshenkilöitä. Yksi niistä voidaan lisäksi valita asiakkaan oletusyhteyshenkilöksi. Yhteyshenkilöiden määrittely Klikkaa asiakaslistalta Näytä-nappia, siirry Yhteyshenkilöt-välilehdelle ja lisää yhteyshenkilöt yhteystietoineen (sähköposti & puhelin): Valitse asiakkaan oletusyhteyshenkilö Määrittele asiakkaan oletusyhteyshenkilö klikkaamalla Valitse-nappia asiakkaan muokkaustilassa:   Tämän jälkeen näet listalla aiemmin syöttämäsi yhteyshenkilöt. Valitse yksi näistä yhteyshenkilöistä klikkaamalla ko. rivin alussa olevaa ruutua (= merkitse valituksi) ja klikkaa sen jälkeen Valitse-nappia:   Nyt yhteyshenkilö on asetettu oletusyhteyshenkilöksi ko. asiakkaalle:   Tallenna lopuksi asiakkaan tiedot.

Myyntitilauksen kirjaaminen Myyntitilaus voidaan kirjata manuaalisesti järjestelmään tai se on voitu generoida myyntitarjouksesta. Lisäksi järjestelmään on mahdollista tuoda myyntitilauksia excel-tiedoston avulla. Myyntitilaukselle valitaan asiakas ja kirjataan tilausrivit. Lisäksi tilaukselle on hyvä antaa arvioitu toimituspäivämäärä, koska tätä kenttää hyödynnetään tuotannon ja varaston puolella. Toimituspäivämäärä toimittajalta kenttää hyödynnetään EDI-ominaisuuksiin, se kertoo milloin tilatut tuotteet olisivat asiakkaalla. Myyntitilaukselle tulee asiakastiedoista oletustietoja kuten esim. maksuehto, ALV-käsittely ja tilaajan viite. Mikäli näitä ei ole määritelty asiakkaan taakse, käytetään oletusarvoja, jotka on syötetty yrityksen oletusarvot näkymään. Myyntitilauskohtaisesti on mahdollista antaa asiakkaan ostotilausnumero ja asiakkaan yhteyshenkilö. Mikäli myyntitilaus liittyy johonkin projektiin, annetaan myös projektitieto.  Mikäli myyntitilaukselle halutaan käyttää jonkin tietyn hinnaston hintoja, tulee hinnasto valita myyntitilauksen lisätietoihin ennen rivien syöttämistä.        Myyntitilauksen lisätiedot  Myyntitilauksen lisätiedot välilehdellä on tilaukseen liittyviä tarkentavia tietoja. Lisätiedot -välilehdellä voi esimerkiksi määritellä myyntitilaukselle myyjätiedon. Mikäli myyntitilauksen hinnoittelussa halutaan käyttää jotain tiettyä hinnastoa valitaan se hinnasto kenttään. Hinnaston valitseminen tilausrivien syötön jälkeen ei päivitä rivien hintoja hinnaston mukaisiksi.        Myyntitilauksen vahvistaminen  Kun myyntitilaus on kirjattu ja tallennettu järjestelmään, tulee se vielä vahvistaa. Vain vahvistetuista myyntitilauksista on mahdollista muodostaa työkortteja tuotannon puolelle. Lisäksi myyntitilauksen tulee olla vahvistettu, jotta siitä voi muodostaa toimituksen. Huom! Vahvistettuja myyntitilauksia ei voi poistaa järjestelmästä. Myyntitilaus vahvistetaan painamalla alareunan Vahvista-painiketta.        Myyntitilauksen tila Myyntitilauksen tilan tarkoitus on kertoa käyttäjälle missä tilassa myyntitilaus kulloinkin on. Oletuksena myyntitilaus on tilassa AVOIN Kun käyttäjä vahvistaa myyntitilauksen se muuttuu tilaan VAHVISTETTU. Tällöin oletetaan, että myyntitilauksesta myös lähetetään asiakkaalle tilausvahvistus. Kummallakin osapuolella on tällöin yhteinen näkemys siitä mitä on tilattu. Tämän jälkeen myyntitilausta ei voi enää poistaa. Mutta siihen voidaan tehdä vielä muutoksia. Vahvistamisen jälkeen voidaan aloittaa laskuttaminen tai toimittaminen käyttäjän tarpeiden mukaan. Eli ne voidaan tehdä kummassa tahansa järjestyksessä. Tämän vuoksi myyntitilaus voi olla samaan aikaan sekä TOIMITETTU että ”HYVÄKSYTTY LASKUTUKSEEN” -tilassa Tilattujen tuotteiden toimittamisessa suosittelemme käyttämään Toimita -näkymää. Kun kaikki rivit on toimitettu, niin myyntitilaus on TOIMITETTU tilassa. Myyntitilaus siirtyy ”HYVÄKSYTTY LASKUTUKSEEN” -tilaan kun sen kaikki rivit on laskutettu eli riveistä on muodostettu myyntilaskut. Oletuksena näitä myyntilaskuja ei vielä ole kuitenkaan lähetetty loppuasiakkaalle. Myyntitilaukselle voidaan tehdä vielä lisäyksiä. Myyntitilaus voidaan sulkea, kun se on käsitelty kokonaan. Sen jälkeen siihen ei enää voida tehdä mitään muutoksia. Suljetut tilaukset eivät vaikuta tilauskantaan (laskuttamattomaan tai toimimittamattomaan summaan). Suljetut tilaukset eivät vaikuta myöskään varastoennusteisiin. Suosittelemme käytäntöä, jossa loppuun käsitellyt myyntitilaukset suljetaan lopuksi.          

Tarjoukset Myyntitarjoukselle tulee määritellä vähintäänkin asiakas ja tuoterivit. Jo tarjousvaiheessa kannattaa asettaa myös muut tiedot (verokanta, maksuehto, alv-käsittely yms.) kohdalleen, koska tällöin ne tulevat kohdalleen myös tarjouksen perusteella luoduille myyntitilauksille (ja myyntitilauksista luoduille myyntilaskuille). Tarjouksen tila Tarjouksen tilan tarkoitus on kertoa käyttäjälle missä tilassa tarjous kulloinkin on. Oletuksena tarjoukset ovat tilassa AVOIN Kun tarjous halutaan lähettää asiakkaalle, niin klikataan ”Merkitse lähetetyksi”. Tällöin tarjouksen tilaksi muuttuu LÄHETETTY. Tarjousta voi vielä muuttaa tässä tilassa. Jos tarjous hyväksytään, niin käyttäjän tulee valita ”Merkitse hyväksytyksi”. Tällöin tarjous muuttuu tilaan HYVÄKSYTTY, eikä sitä voi enää muokata eikä poistaa. Tällöin siitä voidaan kuitenkin muodostaa myyntitilaus klikkaamalla ”Muodosta myyntitilaus” -nappia. Yhdestä tarjouksesta voidaan muodostaa useita myyntitilauksia. Muodostetuille myyntitilauksille pääsee siirtymään tarjoukselta ylälaidassa olevan nuolinäkymän kautta.   Nuolinäkymässä pystytään nopeasti liikkumaan toisiinsa liitetyillä myyntitarjouksilla, myyntitilauksilla ja myyntilaskuilla. Klikkaa hiirellä esimerkiksi Myyntitilauksen ”Näytä kaikki” -linkkiä ja näet mitä myyntitilauksia tarjouksesta on tehty. Näin nähdään helposti mistä tarjouksesta esimerkiksi tietty myyntilasku on peräisin ja toisaalta mitä myyntilaskuja tai -tilauksia tietystä tarjouksesta on luotu.