Käyttövinkit

Myyntihinnat   Myyntihintoja ja alennuksia voi syöttää ohjelmaan:   valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset myyntinimikkeen tiedoissa tai  asiakkaan tiedoissa. Ennen myyntihintojen ja alennusten lisäämistä, tulee määritellä Asiakasryhmät. Tämän pääset tekemään valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät. Asiakkaat tulee tämän jälkeen luokitella näiden ryhmien mukaisesti.     Myyntihinnat-taulukkoon voidaan syöttää tuotteiden hinta, joka on määritelty tietylle asiakkaalle, asiakasryhmälle tai kampanjalle. Lisäksi on mahdollista asettaa aikaväli, jolloin vastaavaa hintaa käytetään laskulla. On myös mahdollista määritellä, voidaanko kyseisestä hinnasta myöntää alennuksia tai onko se lopullinen myyntihinta.   Mikäli myyntihintojen taulukossa ei ole määritelty hintaa eikä myöskään alennusten taulukossa määritelty alennuksia, otetaan myyntilaskuun hinta ja mahdollinen alennus myyntinimikkeen tiedoista.   Kohderyhmät   Jos kohderyhmäksi valitaan “Asiakasryhmä“, tulee “Nimi“-sarakkeessa valita asiakasryhmän nimi. Asiakasryhmä tulee olla lisätty etukäteen ohjelman valikkoon Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja asiakasryhmä tulee olla määritelty asiakkaan tiedoissa.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Asiakas“, tulee “Nimi“-sarakkeessa olla asiakkaan nimi oikeassa muodossa eli sen tulee olla täsmälleen sama kuin ohjelmassa oleva asiakkaan nimi. Nimike tunnistetaan nimikkeen tunnuksen mukaan, joten nimikkeen tunnuksen tulee olla sama kuin ohjelmassa oleva nimikkeen koodi. Nimikkeen nimi on informatiivinen ja sitä ei ole pakko täyttää.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Kampanjat“, valitaan Myyntinimike, jota kampanja  koskee.     Päivämäärät   Taulukossa on myös mahdollista määritellä hintojen ja alennusten alkamis- ja päättymispäivä. Jos hinnan voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa hintaa jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Kampanjoihin on aina määriteltävä aloitus- ja lopetuspäivä.   Esimerkki: jos yrityksessä on käytössä tukkuhinnat ja vähittäishinnat, suosittelemme syöttämään vähittäishinnat suoraan nimikkeen tietoihin ja tukkuhinnat myyntihintojen taulukkoon (molemmat hinnat voidaan syöttää myös myyntihintojen taulukkoon).    Lisää ensin asiakasryhmät (Tukkumyynti ja Vähittäismyynti) valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja ryhmittele asiakkaat ryhmiin asiakkaiden tiedoissa.   Avaa sitten Myyntihinnat ja lisää rivi. Valitse myyntihintojen taulukossa kohderyhmäksi “Asiakasryhmä“, asiakasryhmäksi valitse “Tukkumyynti“, valitse nimike ja syötä siihen kyseiselle asiakasryhmälle määritelty hinta. Lisää tukkuasiakkaille asiakastietoihin asiakasryhmäksi “Tukkumyynti“.   Jos myyntihintojen taulukossa on esitetty lopulliset hinnat, joihin alennuksia ei enää myönnetä, ota rasti pois sarakkeesta “Alennus sallittu“.   Myyntihintojen sisäänluku   Jos myyntihintoja on paljon, voidaan hinnat tuoda ohjelmaan Excel-taulukosta. Myyntihinnat saat tuotua klikkaamalla painiketta Myyntihintojen siirto. Tämän jälkeen valitse hinnastoa koskeva tiedosto koneeltasi. Tuotujen rivien lisäksi voidaan hinnastoa täydentää juoksevasti lisäämällä seuraaville riveille uusia myyntihintoja asiakkaittain, asiakasryhmittäin tai kampanjoina. Myyntihintojen muuttamisen tai täydentämisen jälkeen paina Tallenna.   Voit tallentaa ohjelmassa olevan hinnaston Excel-muotoon klikkaamalla raportissa olevaa Excel-kuvaketta.   Hinnaston muokkaus   Ne rivit, joita myyntihintojen taulukossa ei enää tarvita, voidaan poistaa riveittäin klikkaamalla rivien päässä olevaa rastia. Hinnastoa päivittäessäsi poista olemassa olevat rivit klikkaamalla Poista kaikki rivit ja tuo Excel-tiedostosta ohjelmaan uusi hinnasto. Uuden hinnaston tuontitiedoston saat tallentaessasi vanhan hinnaston Exceliin. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla Excelissä samat kuin myyntihintojen taulukon otsikot: Kohderyhmä, Nimi, Tunnus, Nimikkeen nimi, A-hinta, Valuutta, Alennus sallittu, Alku, Päättymispäivä, Yksikkö.     Alennukset   Konkreettisten hinnastojen (jos niitä käytetään yrityksessä) lisäksi on mahdollista ottaa käyttöön alennukset valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset > Alennukset.   Alennusten taulukossa voidaan määritellä alennuksia asiakkaille/asiakasryhmille sekä nimikkeille/nimikeryhmille. Kun kohderyhmäksi on valittu ”Kampanjat”, voidaan lisätä alennuskampanjoita kaikille asiakkaille. Kampanjoissa tulee olla aina määritelty alkamis- ja päättymispäivä.   Jos alennuksen voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa alennusta jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Mikäli alennusten taulukossa ei ole määritelty alennuksia ja hintataulukossa on sallittu nimikkeiden alennukset, otetaan alennus myyntilaskuun myyntinimikkeen tiedoista.       Alennustaulukon muokkaaminen   Alennustaulukko voidaan tallentaa Exceliin klikkaamalla raportissa Excel-painiketta.   Kaikki tehdyt muutokset tulee tallentaa uusien alennusten tai kampanjoiden lisäämisen jälkeen painamalla Tallenna-painiketta. Alennusrivit, joita ei enää tarvita, voidaan poistaa rivi kerrallaan klikkaamalla rivin päässä olevaa roskakori-painiketta. Kaikki rivit voidaan poistaa yhdellä kertaa klikkaamalla Poista kaikki rivit-painiketta.   Hintojen ja alennusten siirtyminen laskuihin   Myyntihintoja tai alennuksia voidaan lisätä asiakkaan tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) ja nimikkeen tietoihin (Myynnit > Nimikkeet) klikkaamalla Myyntihinnat tai Alennukset. Jos asiakkaalle tai nimikkeelle on lisätty jo aikaisemmin myyntihintoja tai alennuksia, näkyvät myyntihintojen ja alennusten tiedoissa kyseiselle konkreettiselle asiakkaalle/nimikkeelle voimassaolevat aikaisemmat hinnastot ja alennukset. Mikäli hintojen/alennusten taulukossa on kampanjoita, käytetään laskuilla ensisijaisesti kyseisen kampanjan hintoja tai alennuksia. Jos hintojen/alennusten taulukossa on samalla asiakkaalla/asiakasryhmällä päällekkäisiä hintoja, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti asiakkaalle määritelty hinta. Jos alennusten taulukossa on samalle nimikkeelle/nimikeryhmälle päällekkäisiä alennuksia, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti nimikkeelle määriteltyjen alennusten mukainen hinta.   Jos ohjelmassa on samalla kaudella päällekkäisiä hintoja tai alennuksia, käytetään myyntilaskussa lyhyemmän ajanjakson hintoja tai alennuksia.   Esimerkki: Jos yhdelle asiakasryhmälle on määritelty kaksi hintaa: 1.1.2020–31.12.2020 ja 1.2.2020–8.2.2020 ja myyntilaskun päivämäärä on 1.2.2020, otetaan laskuun lyhyemmän ajanjakson hinta, eli kaudella 1.2.2020–8.2.2020 voimassa oleva hinta.   Myyntilaskua kopioitaessa laskun rivien myyntihintoja ei päivitetä viimeisimmän voimassaolevan hinnan mukaan. Eli uudelle laskulle otetaan ne hinnat, jotka ovat kopioitavassa laskussa.   Myyntilaskujen laadinta toistuvien laskujen pohjalta   Myyntihintojen ja alennusten tietoja voidaan käyttää laadittaessa myyntilaskuja toistuvien laskujen kautta (Pro- ja Premium-versioissa). Vastaava asetus tulee tehdä etukäteen valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Määrittele otetaanko hinta myyntilaskuun toistuvassa laskussa olevan hinnan mukaan vai myyntihintojen ja alennusten taulukosta.    

Tavaramyynti EU:n ulkopuolelle   Laadi laskut samalla tavalla kuin EU-asiakkaiden laskut. On tärkeää muistaa, että asiakkaan tietoihin on valittu oikea maa ja asiakastietoihin on syötetty asiakkaan arvonlisäverotunniste. Maan valinnasta riippuu se, että myynnin arvonlisävero tulostuu alv-laskelmassa oikealle kausiveroilmoituksen riville. Valitse laskun valuutta. Laskun riveille valitaan sopiva tavaranimike tai esim. Myynti ulkomaille tavara (kirjanpitotili 3380 tai 3400 Myynti yhteisön ulkopuolelle) tai jokin muu tavaranimike, ja tarkistetaan, että laskurivillä alv-kanta on 0 %.       Kun laskun tallentaa, ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3400 Myynti yhteisön ulkopuolelle   Arvonlisäveroilmoituksessa veroton summa tulostuu riville 309 (0-verokannan alainen liikevaihto).   Palvelumyynti EU:n ulkopuolelle   Laadi lasku, kuten tavaran myynnissä EU:n ulkopuolelle, mutta valitse nimikkeeksi esim. Palvelumyynti yhteisön ulkopuolelle tai jokin muu palvelunimike (tai luo uusi palvelumyyntinimike) ja tarkista, että laskurivillä alv-kanta on 0 %. Asiakkaan osoitetiedoissa tulee olla oikea EU:n ulkopuolinen maa valittuna.   Kun tallennat laskun, ohjelma tekee kirjauksen:   D 1701 Myyntisaamiset K 3390 Palvelumyynnit yhteisön ulkopuolelle   Ohjelma kirjaa EU:n ulkopuoliset palvelumyynnit nettomääräisenä alv-ilmoituksen riville 309 (0-verokannan alaiset myynnit).

Tulojen ja menojen yksityiskohtaiseen laskentaan käytetään ohjelmassa dimensioiden mahdollistamaa jakoa.   Ohjelman Standard- ja Pro-versioissa voidaan käyttää kahta dimensiota – projekteja ja kustannuspaikkoja. Premium-versiossa on projektien ja kustannuspaikkojen lisäksi mahdollista lisätä erilaisia dimensioita rajoituksetta. Myös osastoja voidaan käyttää, jos halutaan ottaa esim. osastokohtainen tuloslaskelma.   Pro- ja Premium-versioiden tilikartoissa voidaan määritellä dimension valinta tiettyä kirjanpitotiliä käytettäessä pakolliseksi. Jos esim. valitaan tilin tiedoissa projekti pakolliseksi, tulee jatkossa tapahtumia kyseiselle tilille kirjattaessa tai tiliin liittyvää nimikettä käytettäessä valita aina myös projekti. Ohjelma ei anna tallentaa tositetta ilman, että tositteen summa jaettaisiin eri projekteille. Jos tili liittyy aina tiettyyn projektiin, myös se voidaan merkitä dimension arvoksi. Kun tosite kirjataan kyseiselle tilille, tulee valittu projekti kirjaukseen automaattisesti.     Dimension oletusasetuksia voidaan muokata tilin tiedoissa tilikartassa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa.   Projektit Projektin avulla voidaan seurata tietyn projektin tuloja ja menoja. Projektiraporteista saadaan tietoa projektin tuottavuudesta. Projektissa on tuloperustainen laskenta eli projektin tuotto = tulot miinus kulut. Projektit voidaan lisätä tulojen ja menojen eriteltyä seurantaa varten valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot.   Uusi projekti lisätään klikkaamalla Lisää arvo-painiketta ja syöttämällä projektin tiedot.   Dimension tunnus – anna projektille jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita projekteja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä projektin nimi. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä projektin päättymispäivä vasta silloin, kun projekti on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä on tiedossa jo etukäteen. Jos ohjelmaan lisätään määräaikainen projekti, jonka päättymispäivä on tiedossa, voidaan päättymispäivä lisätä projektin tietoihin. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia projekteja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai jonka päättymispäivä on myöhempi kuin kirjauspäivä. Kaikki ohjelmaan lisätyt projektit saadaan näkymään klikkaamalla  Luettelo-painiketta. Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti luettelo voimassa olevista projekteista, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot.   Mikäli ohjelmaan on lisätty useita projekteja, tietyn projektin hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat projektiluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen sanaa tai päivämäärää. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki.   Uusi projekti lisätään ohjelmaan klikkaamalla dimension arvosarakkeessa Lisää arvo-painiketta. Olemassa olevaa projektia voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta kynän kuvasta. Ylimääräiset projektit, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakori rivin päässä).   Projektiluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo -sivulla PDF-painiketta. Dimensioluettelo voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa XLS.     Excel-taulukossa esitetään kaikkien dimensioiden arvot. Kustannuspaikat Yksityiskohtaisessa kustannuslaskennassa voidaan käyttää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikat lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot.   Uusi kustannuspaikka lisätään klikkaamalla Lisää arvo-painiketta ja syöttämällä kustannuspaikan tiedot.   Dimension tunnus - anna kustannuspaikalle jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita kustannuspaikkoja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä kustannuspaikan nimi. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia kustannuspaikkoja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai joiden päättymispäivä on myöhempi kuin tositteen päivämäärä. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä kustannuspaikan päättymispäivä vasta silloin, kun kustannuspaikan käyttäminen on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä tiedetään etukäteen. Kaikki ohjelmaan lisätyt kustannuspaikat saadaan näkymään klikkaamalla dimensioiden luettelo -sarakkeessa Luettelo-painiketta. Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti käytössä olevat kustannuspaikat, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot.   Mikäli ohjelmaan on lisätty useita kustannuspaikkoja, tietyn kustannuspaikan hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat kustannuspaikkaluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen hakusanaa tai päivämäärähakua. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki. Uusi kustannuspaikka lisätään ohjelmaan klikkaamalla dimension arvosarakkeessa Lisää arvo-painiketta. Olemassa olevaa kustannuspaikkaa voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta kynän kuvasta. Ylimääräiset kustannuspaikat, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakorin kuva rivin päässä). Kustannuspaikkaluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo-sivulla PDF-painiketta. Kaikkien dimensioiden arvot voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa  XLS. Muut dimensiot (Premium-versio) Premium-versiossa voidaan lisätä ohjelmaan rajoittamaton määrä dimensioita valikossa Asetukset > Dimensiot >Dimensiot klikkaamalla Uusi dimensio.   Lisättävän dimension osalta voidaan määritellä, onko se yksityiskohtainen vai yleinen. Yksityiskohtaiseen dimensioon voidaan lisätä arvoja ja määritellä mikä on kyseistä yksityiskohtaista dimensiota vastaava yleinen dimensio. Dimension tiedoissa voidaan myös määritellä, minkä merkkisenä dimensio näkyy pääkirjan kirjauksessa. Jos dimensio on tarkoitettu kulujen seurantaan (esim. kustannuspaikka), tulisi valita ”Summa debet-puolella positiivinen”. Jos dimensiota käytetään tulojen seurantaan (esim. projekti), ei kyseistä kohtaa tarvitse valita. Jos esimerkiksi projektissa halutaan käyttää myyjäperusteista laskentaa, lisää ohjelmaan uusi dimensio, jonka nimi on ”Myyjä”   ja määrittele sen arvoksi kaikki myyjät klikkaamalla dimensiorivillä Lisää arvo.   Lisätyn dimension valintaruutu tulee näkyviin kaikkiin sellaisiin tositteisiin, joissa dimension arvon valinta on mahdollista. Mikäli on tiedossa, että kyseinen myyjä asioi tietyn asiakkaan kanssa, voidaan kyseisen asiakkaan tietoihin määritellä vastaava myyjä.   Dimension oletusarvoja voidaan määritellä tilikartassa tilin tiedoissa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa. Ohjelmaan voidaan lisätä myös yleisiä dimensioita, joiden alatasoksi voidaan määritellä yksityiskohtaisia dimensioita.     Yksityiskohtaisen dimension voi määrittää yleisen dimension alatasoksi dimension tiedoissa kentässä ”Yleinen dimensio”. Kun raportteja laaditaan yleisestä dimensiosta, raporttiin tuodaan kaikki kyseiseen yleiseen dimensioon liittyvät yksityiskohtaiset dimensiot. Osastot Osastot mahdollistavat tuottojen ja kulujen seuraamisen esimerkiksi toimipaikoittain. Osasto voidaan määritellä myynti- ja ostolaskujen lisäksi pääkirjatositteisiin, käyttöomaisuushyödykkeen tietoihin (poistojen laskentaa varten), varastotapahtumiin sekä maksutapahtumiin. Osastot lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Osastot > Lisää osasto. Eri osastoille voidaan määritellä oma myyntilaskujen numerointi, laskuun tuleva osastokohtainen pankkitili sekä oma laskupohja.       Tunnus – osaston tunnus, joka voi olla esim. lyhenne osaston nimestä. Tämä helpottaa osaston hakua, mikäli niitä on paljon.   Nimi – osaston täydellinen nimi.   Osastokohtainen pankkitili myyntilaskussa – Mikäli eri osastoilla halutaan käyttää myyntilaskuissa osastokohtaisia pankkitilejä, voidaan se valita tässä.   Seuraavan myyntilaskun numero – tässä voidaan määritellä osaston seuraavan myyntilaskun numero, josta lähtien numeroidaan kyseisellä osastolla laaditut myyntilaskut. Jos tämä kenttä on osaston tiedoissa tyhjä, käytetään myyntilaskun yleisissä asetuksissa olevaa tositenumerointia. Eri osastoilla voi numerointi olla erilainen.   Etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron eteen.   Takaliite – takaliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron perään. Käyttäjään kytketty osasto/varasto Mikäli käytetään ohjelman varastolaskentaa ja ohjelmassa on useita käyttäjiä, voidaan käyttäjä kytkeä tiettyyn osastoon ja varastoon valikossa Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot > Minun tilini. Käyttäjä kytketään osastoon ja varastoon esimerkiksi silloin, jos myyntilaskujen laatija laatii laskuja aina vain tietyllä osastolla tai tietyssä varastossa. Siinä tapauksessa myyntilaskuun tulee automaattisesti aina oikea osasto tai varasto. Käyttäjään kytketty osasto ja varasto ei tarkoita sitä, etteikö käyttäjä voisi syöttää tietoja muihin varastoihin ja muille osastoille. Tämä mahdollisuus on tarkoitettu vain helpottamaan työskentelyä.   Myyntilaskuun kytketty osasto Ohjelman Pro- ja Premium -versiossa voidaan käyttää eri osastoilla erilaisia laskupohjia. Laskupohja voidaan tällöin kytkeä varastoon, asiakkaaseen tai asiakasryhmään. Esimerkiksi tilanteessa, jossa eri osastot myyvät eri tuotteita/palveluja, laaditaan myyntilasku vastaavan osaston laskupohjaa käyttäen. Osaston tietoihin voidaan tällöin valita oikea laskupohja valmiiksi.   Laskujen ylävalikossa valittu osasto tarjotaan kaikille laskuriveille. Ohjelman tarjoama osasto voidaan kuitenkin muuttaa laskun riveillä. Dimensioiden käyttäminen tapahtumia syötettäessä Syötettäviä tapahtumia voidaan kytkeä dimensioihin myyntilaskuissa, ostolaskuissa, kuluraporteissa, maksutapahtumissa, pääkirjatositteissa, varastotapahtumissa sekä käyttöomaisuushyödykkeiden tiedoissa. Jokaisessa tositteessa, jossa on mahdollista valita dimension arvo, on mahdollista lisätä uusi arvo klikkaamalla dimension arvojen valikossa painiketta Lisää arvo. Myynti- ja ostolaskuissa ja kuluraporteissa voidaan dimensio (tässä esimerkissä projekti) määritellä tositteen ylävalikossa tai nimikerivillä. Kun koko lisättävä tosite liittyy yhteen projektiin, valitaan projekti tositteen ylävalikossa. Silloin kytketään kaikki syötetyt rivit automaattisesti valittuun projektiin.   Jos syötetty tosite liittyy useampaan projektiin tai vain osa laskuriveistä liittyy johonkin projektiin, projektijako tulee tällöin tehdä laskurivien lopussa näkyvän Projekti-sarakkeen kautta.   Nimikerivillä summaa ei saa kytkettyä projektiin vain osittain eli koko summa on jaettava projekteille. Jos vain osa summasta liittyy projektiin, laskuun voidaan tällöin lisätä useampia laskurivejä: rivejä, jotka liittyvät projektiin sekä rivejä, jotka eivät liity projekteihin. Projekteihin liittyville riveille lisätään vastaava projektijako. Toinen mahdollisuus on lisätä ”apuprojekti”, joka ei liity projektilaskentaan, mutta jota voidaan käyttää apuna jaettaessa summaa projekteille.   Se osa summasta, joka ei liity mihinkään projektiin, voidaan kytkeä tähän ”apuprojektiin”. Projektilaskentaan kuulumattomia ”apuprojekteja” voidaan käyttää esim. myyntilaskuissa. Kun asiakkaalle myydään tavaraa/palvelua, joka liittyy osittain johonkin projektiin, samaa myyntinimikettä ei tarvitse lisätä kahdella eri rivillä myyntilaskulle (projektiin kuuluva ja kuulumaton rivi erikseen), vaan projektijako voidaan tehdä samalla nimikerivillä. Myös käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa voidaan käyttää apuprojektia, jotta saadaan otettua tarvittaessa osa käyttöomaisuushyödykkeestä projektilaskentaan mukaan. Pankki- ja kassatapahtumissa (valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat) voidaan projekteihin kytkeä tapahtumat, joiden tyyppinä on Muu tulo tai Muu meno. Projekti valitaan tiliin Projekti-sarakkeessa. Jos luetaan pankin tiliote ohjelmaan, voidaan lisätä sama dimensio (esim. projekti ja myös tili) kaikille suodatetuille riveille yhdellä kertaa. Tietoja voidaan suodattaa otsikkokentissä näkyvän pienen suurennuslasi-kuvakkeen avulla.    Kun suodatetuille riveille on valittu haluttu projekti, tulee painaa Tallenna suodatetuilla riveille. Varastotapahtumissa voidaan kytkeä projekteja varastoontulo- sekä varastostaotto-tapahtumiin. Projekti lisätään varastonimikkeen rivillä Projekti-sarakkeen kautta. Käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa määritelty projekti on kytketty kyseiseen hyödykkeeseen. Projektilaskenta tapahtuu käyttöomaisuushyödykettä koskevissa kirjauksissa samassa suhteessa kuin se on määritelty käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa, esimerkiksi poistoja laskettaessa. Dimensioiden raportit Dimensioraportit laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit / Dimensioiden kausiyhteenveto / Dimensioraportti toisesta dimensiosta. Raportteja voidaan tallentaa PDF- ja Excel-muotoon klikkaamalla raportissa vastaavaa kuvaketta PDF tai XLS. Dimensioraporttien lisäksi voidaan seuraavissa raporteissa suodattaa dimensioita ja niiden arvoja: Myynnit > Asiakkaiden laskut ja maksut, koontiraportti sekä Ostot > Toimittajien laskut ja maksut, koontiraportti. Dimensioiden raportit Dimensioraportteja voidaan laatia valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso - valitse ajanjakso tai syötä halutun kauden alku- ja päättymispäivät Ajanjakso-kenttiin. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista projekteista. Järjestys – tässä voidaan valita, esitetäänkö dimensioiden tiedot raportilla dimensioiden vai kirjanpitotilien mukaisessa järjestyksessä. Raportin tyyppi – yksityiskohtainen tai yleinen raportti. Yksityiskohtaisessa raportissa esitetään projektin käyttö pääkirjan tileittäin ja kirjauksittain. Yleisessä raportissa on tiedot projektista kirjanpitotileittäin. Yleinen raportti voidaan laatia projektien alkusaldoineen ja ilman 0-rivejä. Tällöin tulee ruksata kohdat ”Alkusaldoineen” ja ”Älä näytä 0-rivejä”. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Kun dimensioraportin kriteerit on valittu, voidaan laatia raportti painamalla Laadi raportti. Dimensioiden kausiyhteenveto Dimensioiden kausiyhteenveto laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden kausiyhteenveto. Tämän raportin avulla voidaan verrata dimensioita eri kausilla.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso – syötä tarkasteltavan ajanjakson pituus. Kausien määrä – syötä tarkasteltavien kausien määrä. Kauden päättymispäivä – syötä päivämäärä, joka on raportin viimeisen tarkasteltavan kauden päättymispäivä. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista dimensioista. Laske kaudet yhteen – valitse tämä, jos haluat raporttiin yhteenlaskettujen kausien tuloksen. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Tili – raportti voidaan laatia myös vian yhdestä pääkirjan tilistä. Dimensioraportti toisesta dimensiosta Kyseinen raportti laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioraportti toisesta dimensiosta ja se antaa tietoa esimerkiksi projekteista kustannuspaikoittain. Raporttiin otetaan kirjaukset, joissa on käytetty yhdellä ja samalla tositerivillä sekä kustannuspaikkoja että projekteja.   Ajanjakso – valitse kausi tai syötä halutun ajanjakson alkamis- ja päättymispäivä Ajanjakso-kenttiin. Ensimmäinen dimensio – valitse ensimmäinen tarkasteltava dimensio. Dimension 1 arvo – valitse konkreettisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Toinen dimensio – valitse toinen dimensio. Dimension 2 arvo – tarkenna toisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Osastojen raportit Myynti- ja ostolaskun ylävalikkoon merkityn osaston mukaan voidaan laatia osastokohtainen myynti- ja ostoraportti sekä myyntisaamiset- ja ostovelat-raportteja.       Jos osasto on valittu vain nimikkeen riville, siten jaettuja kuluja voidaan tarkastella pääkirjasta valikossa Kirjanpito > Pääkirja.   Ohjelmasta saa otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma.        

Kaikki myyntilaskut, myös tavara- ja palvelumyynnit muihin EU-maihin, lisätään valikosta Myynnit > Myyntilaskut.   Laadittaessa myyntilaskua toiseen EU-valtioon on tärkeää muistaa, että tietoihin on lisätty oikea maa ja asiakkaan arvonlisäverotunniste. Laskun riveille valitaan sopiva nimike ja alv-kannaksi 0 %.   Euroopan unionin sisäisten myyntilaskujen laadinnassa voidaan käyttää ohjelmasta valmiiksi löytyviä nimikkeitä EU-maat palvelu (kirjanpitotili 3340 Yhteisöpalvelumyynti) tai EU-maat tav (kirjanpitotili 3360 tai 3300 Yhteisötavaramyynti muut EU-maat). Myös muita tavara- tai palvelunimikkeitä voi käyttää. Kyseisissä nimikkeissä arvonlisäverokanta on 0 %.   Mikäli haluat tulostaa laskun englannin, ruotsin- tai vironkielisenä, valitse asiakkaan tiedoissa myyntilaskun kieleksi vastaava kieli.   Tavaran myynti muuhun EU-maahan   Tavaroiden myynnistä tehdään myyntilasku ja myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, tav (Yhteisötavaramyynti) tai jokin muu tavaranimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3360 Yhteisömyynti   Tavaran myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin.    Palvelujen myynti muuhun EU-maahan   Palvelujen myynnistä tehdään myyntilasku kuten tavaran myynnistä, mutta myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, palvelu (Yhteisöpalvelumyynti) tai jokin muu palvelunimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3340 Yhteisöpalvelumyynti.   Palvelujen myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 312 Palvelujen myynti muihin EU-maihin.   Yhteenvetoilmoitus   Euroopan unionin sisäinen myynti ilmoitetaan Omaveroon maittain ja asiakkaittain arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella kunkin kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Esimerkiksi syyskuun myynnit pitää ilmoittaa viimeistään lokakuun 20. päivä.   Yhteenvetoilmoitus tehdään Omaveroon käsin. Saat tiedot yhteenvetoilmoitusta varten, kun olet tallentanut alv-ilmoituksen (Kirjanpito > ALV-ilmoitus: Lisää ALV-ilmoitus, Tallenna) ja painat Raportit > Arvolisäveron yhteenvetoilmoitus. Yhteenvetoilmoituksen voi lähettää Verottajalle myös TXT-tiedostona Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Saat tiedoston Merit Aktivasta kun avaan ko. kauden alv-ilmoituksen ja painat Raportit > Yhteisömyynnin TXT.   Myynti Euroopan Unioniin ilmoitetaan myös ALV-ilmoituksen riveillä 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin tai 312 Palveluiden myynti muihin EU-maihin. Alv-ilmoitus tehdään Omaveroon alv-kautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Esimerkiksi, jos alv-kausi on kuukausi, ilmoitetaan syyskuun alv marraskuun 12. päivään mennessä. Mikäli alv-kausi on neljännesvuosi, ilmoitetaan heinä-syyskuun alv:t marraskuun 12. päivään mennessä.

Osamaksu ostolaskulla   Osamaksulla tai rahoitussopimuksella ostettaessa tulee ensin tehdä muutoksia kyseisen kirjanpidon velkatilien asetuksissa. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Mikäli maksetaan osamaksulla, avaa Osamaksuvelat-tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Jos osto on rahoitettu, avaa Rahoituslaina-tili. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään ostolaskuissa. Tallenna.     Jos et löydä tilikartastasi sopivaa tiliä, voit lisätä sen sinne itse. Huomaa, että Taseen/Tuloslaskelman erään tulee valita oikea taseen ryhmä, jotta osamaksu kirjautuu oikein Taseeseen.   Laadi sitten ostolasku tavalliseen tapaan valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Syötä laskulle tarvittavat tiedot, tarkista alv ja laskun summa. Klikkaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi Osamaksuvelat tai Rahoituslainat. Seuraavaksi syötä päivämäärä ja koko laskun summa. Tallenna lasku.     Ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen laskurivillä määritellylle kulutilille sekä taseen velkatilille sen mukaan, mikä tili maksutavassa on valittuna. Esimerkiksi: D Kulutili, K Osamaksuvelkatili.   Osamaksun lyhennys Kun osamaksua lyhennetään ja maksu näkyy pankin tiliotteella, tee maksusta maksutapahtuma valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma.   Valitse maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno ja syötä päivämääräksi se päivä, jolloin maksu on mennyt tililtä. Valitse ensimmäiselle riville tiliksi aiemmin käyttämäsi osamaksuvelka- tai rahoituslainatili ja syötä summaksi lyhennyksen osuus maksusta. Lisää uusi rivi ja valitse tiliksi sopiva kulutili mahdollisille käsittelymaksuille tms. kuluille ja syötä summa. Lisää vielä kolmannelle riville tiliksi sopiva korkokulutili ja summaksi koron osuus. (Tilien nimet ja numerot voivat vaihdella tilikarttasi mukaan). Tarkista, että alhaalla näkyvä Summa on sama summa, joka on mennyt tililtä.       Tallenna.   Maksutapahtuman tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan, jossa taseen osamaksuvelkaa on vähennetty ja korkojen ym. käsittelykulujen osuus on kirjattu tuloslaskelman kulutileille.   Voit halutessasi kirjata maksun myös pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite): K Pankkitili, D Osamaksuvelka, D Rahoituskulut, D Korkokulut. Käyttöomaisuuden osto osamaksulla   Kun ostat käyttöomaisuutta osamaksulla, toimi kuten tässä ohjeessa on neuvottu kirjanpidon velkatilin asetuksien muuttamisen osalta. Tämän jälkeen tee uusi ostolasku valikossa Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Laita valinta laskulla kohta "Käyttöomaisuuden osto" ja klikkaa nimike-kenttään ja "Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke". Anna käyttöomaisuuskohteen tiedot ja yksilöllinen inventaarinumero sekä oikea käyttöomaisuusryhmä. Tallenna.     Täytä laskun tiedot ja tarkista, että alv näkyy oikein laskulla. Paina "Kirjaa maksu“ -painiketta. Valitse maksutapa-kenttään: Osamaksuvelat-tili.   Tallenna ostolasku. Ohjelma kirjaa tällöin kaluston oston taseen kalustotilille ja velaksi Osamaksuvelat-tilille. Arvonlisävero kirjautuu tillile "Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV“. Voit tarkistaa kirjauksen klikkaamalla "Tosite OS-..." -painiketta. Ks. kohta Osamaksun lyhennys tästä ohjeesta.

Tässä ohjeessa käydään yleisesti läpi veroja ja verojen jaksottamista osakeyhtiön näkökulmasta, eli mistä tulovero lasketaan ja paljonko sitä tulisi tuloksen mukaan maksaa. Toiminimen verojaksotuksessa on otettava huomioon mahdolliset muut henkilökohtaiset tulot ja niistä maksetut verot.   Osakeyhtiön tuloksen verotus Suomessa   Suomessa yhteisöveroa eli yhteisön tuloveroa maksetaan osakeyhtiön tuloksesta. Tällä hetkellä yhteisöveron määrä on 20 prosenttia. Yritystoiminnan tuloksesta voidaan tilikauden aikana maksaa veroa ennakkoon ja tällöin puhutaan ennakkoverosta. Mikäli nämä ennakkoon maksetut verot eivät riitä kattamaan todellisen tuloksen vaatimaa veron määrää, osakeyhtiö täydentää puuttuvia veroja maksamalla lisäennakkoa. Jos yhteisö on maksanut liian vähän veroa ennakkoon eikä täydennä puuttuvia veroja maksamalla lisäennakkoa, verot on maksettava jälkikäteen jäännösverona. Jäännösverolle lasketaan myös korkoa.   Ennakkovero   Ennakkoverotus tarkoittaa sitä, että verottaja kerää tilikauden aikana etukäteen veroja yrityksen arvioidusta tuloksesta. Tästä etukäteen maksettavasta verosta puhutaan nimellä ennakkovero. Osakeyhtiön arvioitu tulos muodostuu joko edellisten tilikausien perusteella tai yritystoimintaa aloittaessa oman arviosi mukaan. Ennakkoveroa voidaan maksaa useammassa erässä pitkin tilikautta. Veron määrä riippuu siitä, mikä on yrityksen tilikauden arvioitu tulos.   Lisäennakko   Jos taas verovuoden aikana maksettu ennakonpidätys tai ennakkovero ei riitä kattamaan verovuoden veroja, maksetaan puuttuva osa jäännösverona lopullisen verotuksen yhteydessä. Mikäli puuttuva osa halutaan maksaa aiemmin, tulee hakea lisäennakkoa. Lisäennakkoa maksamalla voidaan pienentää jäännösveron ja sille laskettavan koron määrää. Henkilöasiakkailla (yksityishenkilöt, toiminimiyrittäjät) pienin mahdollinen lisäennakko on 170 euroa. Yhteisöillä pienin lisäennakko on 500 euroa. Tätä pienemmät summat tulee maksaa jäännösverona lopullisen verotuksen yhteydessä. Yhteisöt voivat hakea lisäennakkoa vasta, kun verovuosi on päättynyt. Henkilöasiakkaat (yksityishenkilöt, toiminimiyrittäjät) voivat hakea ja maksaa lisäennakkoa aina verovuoden joulukuusta verotuksen päättymiseen asti. Yleisesti verovuoden aikana veroja ei voi täydentää lisäennakolla, vaan silloin täytyy hakea ennakkoveroa tai muutosta ennakkoveroon. Verotettava tulo ja verojaksotus   Kun tilikauden kirjanpito on saatu valmiiksi eli kaikki tilikaudelle kuuluvat viennit ja toimenpiteet on tehty, voidaan tilikaudesta laatia verolaskelma. Laskelman avulla saadaan selville riittävätkö jo maksetut ennakkoverot tilikauden tuloksen veroihin, onko niitä maksettu liikaa vai tuleeko maksaa lisäennakkoa verojen kattamiseksi.   Verotettava tulo lasketaan siis tuloslaskelmalla olevasta tuloksesta ennen tilinpäätössiirtoja ja veroja. Tähän summaan lisätään vähennyskelvottomat kulut (esim. puolet edustuskuluista, sakot ja verohallinnon viivästyskorot ym.) ja vähennetään verottomat tulot (esim. verohallinnon maksama hyvityskorko).   Alla olevan esimerkin tulos on katsottu viimeisimmästä valmiista tuloslaskelmasta. Tulokseen tulee laskea mukaan Lisätään-kohtiin mahdollisesti kuuluvat tiedossa olevat summat tuloslaskelmasta sekä Vähennetään-kohtiin mahdollisesti kuuluvat tiedossa olevat summat tuloslaskelmasta.   Verojaksotuksen kirjaus   Kun verotettava tulo, sen perusteella määräytyvä tuloveron määrä sekä jaksotettavan veron määrä on selvitetty, kirjataan lisää maksettava vero tai takaisin saatava vero joko siirtovelkoihin (verovelat) tai siirtosaamisiin (verosaamiset).   Tee pääkirjatosite valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilikauden viimeinen päivä ja tee kirjaus.   Siirtovelaksi jaksotetaan, jos tuloverot > maksetut ennakkoverot.     Siirtosaamiseksi jaksotetaan, jos maksetut ennakkoverot > tuloverot.     Lopullisesta veropäätöksestä tulee muistaa aina tarkistaa, että verotettava tulos vastaa kirjanpidon tulosta. Tulos saattaa erota vähennyskelvottomien kulujen ja verottomien tulojen osalta.   Verojen maksu   Verovelka tai verosaaminen kirjataan maksetuksi aina maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Uusi maksutapahtuma.   Valitse uuden maksutapahtuman tyypiksi: Toimittaja ja toimittajaksi: Verohallinto. Päivämääräksi syötetään tiliotteella näkyvä todellinen maksupäivä. Tämän jälkeen klikataan maksuun liittyvä valintaruutu ja tallennetaan maksutapahtuma, jolloin ohjelma poistaa ko. summan veroveloista tai -saatavista.    

Ohjelman Premium-versiossa on toiminto ennakkolaskujen laatimiseen valikossa Myynnit > Tarjoukset. Kyseisessä valikossa voidaan tehdä tarjouksia, tilauksia ja ennakkolaskuja.   Standard- ja Pro-versiossa vastaavaa toimintoa ei ole, mutta voit tehdä ennakkolaskut tavallisten myyntilaskujen tapaan. Ennakkolasku Standard- ja Pro-versiossa   Lisää ennakkolaskua varten oma myyntinimikkeensä valikossa Myynnit > Nimikkeet. Anna nimikkeelle nimeksi “Ennakkomaksu“.     Syötä nimikkeen tietoihin:   Tyyppi: Palvelu Aktiivisuus: Myyntilaskuissa Myyntitili: Saadut ennakkomaksut (2753) ALV: 24%, 14%, 10% tai 0%   Mikäli tilikartasta puuttuu ennakkomaksujen tili (2753), lisää se valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta.     Täytä tilin tiedoissa kentät:   Tunnus: 2753 Nimi: Saadut ennakot (alv) Tilityyppi: Yksityiskohtainen Taseen/tuloslaskelman erä: Saadut ennakot ALV: 24%, 14%, 10% tai 0% ALV:n ilmoittaminen: Alv myynnistä Käytetään maksutapana: Ei käytetä maksutapana Pakollinen osasto, kustannuspaikka ja projekti: Määrittele, mikäli haluat seurata tuloja osastoittain, kustannuspaikoittain tai projekteittain     Laadi ennakkolasku samalla tavalla kuin laatisit myyntilaskun, mutta valitse Nimike-kenttään Ennakkomaksu, syötä Määrä ja A-hinta-kenttään arvonlisäveroton hinta.   Ennakkolaskun summa näkyy arvonlisäverolaskelman rivillä: Vero kotimaan myynnistä alv 24%.       Ennakkolaskun maksu   Kun ennakkolasku maksetaan, syötä maksukirjaus valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää uusi maksutapahtuma, valitse Maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas, valitse asiakas ja kirjaa ennakkomaksu maksetuksi laittamalla täppä valintaruutuun ko. laskun kohdalla.     Myyntilasku   Kun tavara tai palvelu on toimitettu asiakkaalle, laadi myyntilasku. Syötä laskun riveille myytävien tuotteiden/palvelujen nimikkeet ja lisää viimeiseksi nimike ”Ennakkomaksu“, syötä määrä miinusmerkkisenä ja anna hinnaksi arvonlisäveroton ennakkomaksun summa.              

Toistuvaa laskutusta suositellaan yrityksille, jotka lähettävät sisällöltään samanlaisia myyntilaskuja vakioasiakkailleen tietyin väliajoin (viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain). Toistuvien laskujen luettelolla voi pitää ajankohtaista seurantaa laskujen lähettämisen tarpeesta.    Toistuvia laskuja voi laatia ja lähettää ohjelman Pro- ja Premium-tason lisensseillä. Ohjeet asunto-osakeyhtiöille mittarilukemien syöttöön toistuville laskuille.    Toistuvan laskun lisääminen   Lisää laskupohja valikossa: Myynnit > Toistuvat laskut > Lisää toistuva lasku.      Asiakas – Valitse luettelosta olemassa oleva asiakas tai lisää tarvittaessa uusi. Valittuasi asiakkaan toistuvaan laskuun, voit avata tämän tarkemmat tiedot klikkaamalla nimen yläpuolella olevaa sinistä Asiakas-linkkiä. Asiakastiedoissa voit esimerkiksi tarkastella kommentteja tai lisätä niitä, katsoa asiakkaalle laadittuja laskuja ja maksuja sekä täydentää osoitetta ja yhteystietoja.   Osoite – lisätään automaattisesti laskuun asiakkaan tiedoista.   Seuraavan laskun päivämäärä – Pakollinen kenttä, jota ei siis voi jättää tyhjäksi. Automaattiset laskut laaditaan tämän päivämäärän perusteella.   Jos haluat laatia laskun kuluvalta tai seuraavalta kuukaudelta, syötä laskun päivämääräksi kuukauden ensimmäinen päivä. Jos haluat laatia laskun edelliseltä kaudelta, syötä laskun päivämääräksi kuukauden viimeinen päivä. Jos esimerkiksi laskusi koskee tammikuussa toimitettuja palveluja, määritä päivämääräksi 31.01.2020. Laskun eräpäivä – kuukauden päivä, joka tulee myyntilaskun eräpäiväksi.   Eräpäivä kuukausina – jos eräpäiväksi halutaan kuukauden jaksoa pidempi maksuaika, voidaan se lisätä tähän. Jos eräpäivä on maksupäivä +1 kuukausi, syötetään kyseiseen kenttään 1.    Esimerkki: laskutuskausi on kuukausi, lasku lähetetään kuluvalta kaudelta, laskun päivämäärä on 1.9.2020, johon halutaan lisätä 45 päivää maksuaikaa. Syötä toistuvaan laskuun ”Laskun eräpäivä” -kenttään 15 (eli eräpäivä on aina kuun 15. päivä) ja ”Eräpäivä kuukausina” -kenttään 1. (siirtää eräpäivää 1 kuukaudella eteenpäin eli lokakuun 15. päiväksi).   Sopimuksen numero – Syötä palvelujen tarjoamista koskevan sopimuksen numero tai jätä kenttä tyhjäksi.   Laskutusjakso – valitse kuukausi, vuosineljännes, vuosi tai viikko.   Jaksojen määrä – valitse jaksojen määrä yhdellä laskutuskaudella.   Jos esim. laskutusjakso on “kuukausi“ ja jaksojen määrä 2, lasku laaditaan kahden kuukauden välein. Tai jos laskutusjakso on esim. “viikko“ ja jaksojen määrä “3“, lasku laaditaan kolmen viikon välein.   Sopimus alkaa – jos tiedät, milloin asiakkaan kanssa on sovittu palvelujen toimittamisesta, syötä sopimuksen päivämäärä. Voit jättää kentän myös tyhjäksi tai kirjata siihen päivämäärän, jolloin toistuva laskutus on aloitettu.    Sopimus päättyy – jos asiakkaan kanssa on sovittu sopimuksen päättymisestä, kirjoita päättymispäivämäärä tähän kenttään. Jätä muussa tapauksessa kenttä tyhjäksi!   Lasku lähetetään – tämä valinta ratkaisee, mikä laskutuskausi laskuun merkitään. Kausi näkyy laskulla kommenttikentässä. 1. Kuluvalta kaudelta – laskuun tulostetaan automaattisesti kyseisen kauden alku- ja päättymispäivä, joka on laskun päiväyksen kanssa samalla kaudella. Jos esim. laitat seuraavan laskun päivämääräksi 31.10.2020 ja laskutusjaksoksi kuukausi, laskuun tulostetaan kaudeksi 1.10.2020–31.10.2020. Se sopii esim. taloyhtiöille. 2. Seuraavalta kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi laskun päivämäärää seuraavan kauden alku- ja päättymispäivä. 3. Laskun päivämäärästä lähtien – laskuun tulostetaan kausi, jonka alkupäivä on sama kuin laskun päivämäärä. (esim. jos laskun päivämäärä on 18.9.2020, tulee kaudeksi laskulle 18.9.2020 – 17.9.2021, jos kaudeksi on valittu vuosi tai 18.9.2020-17.10.2020 jos kaudeksi on valittu kuukausi) 4. Edelliseltä kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi edellinen kausi (esim. kuukausi tai vuosi) 5. Kuluva kausi miinus jaksojen määrä – tätä vaihtoehtoa käytetään silloin, kun on tarve esittää lasku kauden lopussa edelliseltä kaudelta. Esim. jos kauden pituus on kuukausi ja kausien määräksi syötetään 6, lasketaan kauden alkupäiväksi kuluvan kauden lopusta 6 kuukautta eteenpäin. Jos haluat laatia ensimmäisen laskun muulta jaksolta kuin kalenterikuukaudelta, sinun kannattaa määrittää kausi manuaalisesti ensimmäiseen laskuun ja jatkaa laskutusta sen jälkeen kuukausiperusteisesti.   Viitenumero – määritellään automaattisesti asiakkaan tiedoissa olevan viitenumerotiedon pohjalta. Jos asiakaskohtainen viitenumero ei ole tarpeen, jätä tämä kenttä tyhjäksi. Viitenumero muodostuu tällöin laskun numerosta.   Nimike – Toistuviin maksuihin sisällytettävät myyntinimikkeet: Suosittelemme, että linkität voimassaolevan hinnaston tuotetietoihin (valikossa Myynti > Nimikkeet). Näin toistuvien laskujen laatiminen sujuu helposti ja nopeasti. Laskuissa käytettävien nimikkeiden tyypit ovat Palvelu ja Tavara. Myös varastotavaroita voi kohdistaa toistuviin laskuihin.   Tallenna valmis lasku ja aloita uuden laskun laatiminen valitsemalla Tallenna ja Lisää.     Myyntilaskujen laatiminen toistuvien laskujen pohjalta Kun laadit myyntilaskun, syötä toistuvien laskujen luettelon lopussa olevaan Mihin asti laskut luodaan (pvm) -kenttään se päivämäärä, jolloin lasku laaditaan. Jos esimerkiksi haluat laatia kuukausilaskuja, joiden kautena on 1.9.2021 – 30.9.2021, syötä päivämääräksi 30.9.2021.   Napsauta sen jälkeen Esikatselu. Esikatseluikkunassa näkyvät laskut, joista ei ole vielä laadittu laskuja kyseisenä päivämääränä. Poista valintamerkit sellaisten laskujen kohdalta, joista et halua laatia myyntilaskua.  Voit laatia kaikki myyntilaskut kerralla napsauttamalla Laadi laskut. Kaikista esikatselussa valittuina olevista laskuista laaditaan myyntilasku. Tämän jälkeen ohjelma määrittelee automaattisesti toistuville laskuille uudet seuraavan laskun päivämäärät laskussa näkyvän kauden perusteella. Voit tarkastella laadittuja myyntilaskuja valitsemalla Myynti > Myyntilaskut. Myyntilaskujen luettelossa voit muokata, poistaa ja tulostaa laskuja sekä lähettää niitä asiakkaille sähköpostilla tai verkkolaskuina. Suosittelemme, että taloyhtiöt merkitsevät toistuvien laskujen riveille tiedot, joiden perusteella seuraavat myyntilaskut laaditaan.  Tietoja voi täydentää ja muuttaa toistuvien laskujen ikkunassa ennen seuraavan laskun lähettämistä. Jos haluat lähettää asiakkaalle viestin, kirjoita se Kommentti-kenttään tai Kommentti 2 -kenttään. Laskutuskausi lisätään automaattisesti Kommentti-kenttään kirjoittamasi tekstin edelle. Toistuvista laskuista myyntilaskuja laadittaessa on mahdollista määritellä myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset), laaditaanko myyntilasku toistuvassa laskussa olevan hinnan perusteella vai otetaanko hinta myyntilaskuun myyntihintojen ja alennusten taulukosta.      Myyntilaskujen joukkolähetys sähköpostitse / massatulostus Jos olet laatinut yhdellä kertaa paljon myyntilaskuja, voit lähettää ne yhdellä kertaa sähköpostitse tai tulostaa ne pdf-muotoon tai paperille. Napsauta myyntilaskujen luettelossa (Myynnit>Myyntilaskut) oikeassa yläreunassa olevaa Joukkolähetys-painiketta.    Valitse avautuvaan ikkunaan ajanjakso ja tulostustapa.   Ajanjakso - Syötä ajanjakso (alku- ja loppupäivä), jolta haluat lähettää laskut sähköpostitse tai verkkolaskuna tai tulostaa paperille.  Tulostus – Valitse mitä haluat myyntilaskuille tehdä:  S-posti – kaikki myyntilaskut lähetetään sähköpostitse osoitteeseen, joka on merkitty asiakkaan tietoihin. Jos sähköpostiosoite puuttuu, laskua ei lähetetä. Lähetä laskut klikkaamalla painiketta: Esikatselu ja sen jälkeen Lähetä laskut. Ennen kuin lähetät laskut sähköpostitse, lisää oman yrityksesi sähköpostiosoite valikkoon Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset kohtaan: Lähettäjän sähköpostiosoite. Joukkolähetystoiminnolla voit lähettää laskut sähköpostitse vain kerran. Joten jos lähetät laskuja sähköpostitse, joukkolähetyksenä jo lähetettyjä laskuja ei lähetetä enää uudelleen. Luettelossa näkyvät aina vain ne laskut, joita ei ole vielä lähetetty. 2. Tulostin (kaikki laskut) – kaikki valitut laskut tulostetaan PDF-tiedostoon. Tulosta laskut klikkaamalla ensin Esikatselu ja sen jälkeen Laadi koontitiedosto. 3. Tulostin (laskut, joissa ei ole s-postiosoitetta) - tulostetaan vain ne laskut, joissa ei ole lisätty asiakkaan tietoihin sähköpostiosoitetta. 4. Verkkolaskut – ohjelma laatii esikatselunäkymän verkkolaskuista. Esikatselussa näkyvät niiden asiakkaiden laskut, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Lähetä verkkolaskut klikkaamalla ensin Esikatselu ja sen jälkeen Lähetä verkkolaskuna. 5. S-posti (lukuun ottamatta lähetettyjä verkkolaskuja) – sähköpostilaskujen lähettämisen esikatseluikkunassa näkyvät vain ne laskut, joita ei ole lähetetty asiakkaille verkkolaskuina. 6. Asiakastietojen asetus – Mikäli olet valinnut asiakaskortilla asiakkaillesi Massalähetyksen tuloste -kohtaan laskujen lähetystavan (sähköposti, tulostin tai verkkolasku), lähetetään näille asiakkaille laskut ko. tapaa käyttäen. Paina Esikatselu, jolloin näet luettelon lähetettävistä laskuista. Jos et jostain syystä halua lähettää joitain luetteloon kuuluvia laskuja tai tulostaa niitä, ota pois ruksi kyseisen laskun edessä olevasta ruudusta. Tulosta laskut PDF-tiedostoksi painamalla ”Laadi koontitiedosto” tai lähetä laskut painamalla ”Lähetä sähköpostitse” tai ”Lähetä verkkolaskuna” tai ”Lähetä Laskut” (kun valittuna on Asiakastietojen asetus). Kun laskut on lähetetty näet lähetyspäivämäärään laskulistauksessa (Myynnit > Myyntilaskut) kentissä: ”Lähetetty s-postitse” ja/tai ”Lähetetty verkkolasku”.              

Myyntilaskun ulkoasun muokkaaminen   Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata ohjelman lisenssitasosta riippuen eri tavoin:   Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille.  Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle.   Myyntilaskun muotoilu Premium-versiossa, kun halutaan käyttää vakiolomakkeesta poikkeavaa laskulomaketta (vakiolomakkeeseen voidaan muuttaa vain väriä ja lisätä logoja):    Lisää uusi laskulomake (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu). Klikkaa vasemmalla uutta laskulomaketta, anna laskulomakkeelle nimi ja paina Lisää uusi. Tämän tuloksena kopioidaan oletuksena tarjottavan vakiolomakkeen ulkoasu uudelle lomakkeelle. Muutokset tulee tehdä uuteen lisättyyn lomakkeeseen. Klikkaa aktiiviseksi se lomake, johon haluat tehdä muutoksia.   Uudella laskulomakkeella voidaan muuttaa tietokenttien sijaintia, muuttaa fonttien kokoja ja värejä, poistaa laskun numeron kehykset ja väri, lisätä vaakaviivoja (vaakaviivat voidaan lisätä myös kuvana) ja vapaata tekstiä; muokata laskun ulkonäköä lisäämällä useita logoja. Laskun rivien sisältöä ja sarakkeiden sijaintia ei voida muuttaa. Voit lisätä ja poistaa kenttiä raahaamalla ne hiirellä pois laskulta tai laskun päälle. (Huom! Premium-versiossa) Laskulomakkeella näytetään oman yrityksenne tiedot. Jos olette aloittava yritys, suosittelemme täyttämään yrityksen tietoihin (Asetukset > Yrityksen tiedot) kaikki tiedot, jotta näette miten ne sijoittuvat laskulomakkeelle. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen). Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. Laskulomakkeen oikealla puolella on erilaisia tietokenttiä, joita voidaan käyttää laskulomakkeella. Vedä hiiren avulla haluamasi kenttä laskulle ja muuta tarvittaessa kentän asetuksia. Yhtä ja samaa kenttää voi käyttää laskussa useammassa paikassa. Jos esim. haluat lisätä laskuun useita logoja, vedä logokenttä haluamaasi kohtaan ja valitse logo. Tai jos haluat näyttää yhden tietokentän sisältämiä tietoja (esim. Yhteystiedoissa puhelin, s-posti, verkkosivu) laskun eri kohdissa, ota tietokentän asetuksissa vastaavat tiedot käyttöön tai pois käytöstä. Muuta tietokenttää klikkaamalla hammaspyöräpainiketta. Tehtyäsi tarvittavat muutokset sulje ikkuna rastista ja klikkaa ruudun alaosan Tallenna-painiketta. Voit lisätä laskuun vapaata tekstiä raahaamalla Vapaa teksti -kentän laskulomakkeella, jos tietokenttiin sisältyvät tiedot eivät riitä. Vapaa teksti voi olla mitä tahansa laskulla esitettävää tekstiä. Vapaana tekstinä voit syöttää myös yrityksen tietoja. Vapaana tekstinä ei voida syöttää yrityksen pankkitilin tietoja, sillä pankkitilin tiedot tulevat laskuun aina kyseisen pankkitilin asetuksista: joko pankkiluettelosta laskuun tulostettava pankki, osaston tiedoissa esitetty pankki tai asiakkaan tietoihin lisätty pankki. Suosittelemme tallentamaan tiedot jokaisen tehdyn muutoksen jälkeen. Mikäli haluat käyttää muutettua laskulomaketta oletuslaskulomakkeena, ruksi kyseisen laskulomakkeen valintaruutu:   Aputoiminimen laskupohja    Aputoiminimet laskuttavat omalla nimellään, mutta myynnit tulee kirjata pääyrityksen kirjanpitoon. Ohjelman Premium-versiolla voit luoda aputoiminimelle oman laskulomakkeen. Laadi ensin uusi laskulomakepohja painamalla Plus-merkkiä vakiolomakepohjan alla. Anna lomakkeelle nimi, esim. Aputoiminimi. Muokkaa laskun ulkoasu tarpeesi mukaiseksi. Valitse laskulomakkeella Yrityksen nimi -kenttä ja napsauta hiirellä hammaspyörän kuvaketta. Ota pois ruksit kaikista kohdista, jolloin pääyrityksen nimi jää piiloon.   Poista ensin yrityksen nimi -kenttä laskulomakkeelta vetämällä se lomakkeen ulkopuolelle. Vedä sitten hiirellä oikealta Vapaa teksti -kenttä pääyrityksen piilossa olevan nimen päälle. Klikkaa Vapaa teksti -kentän hammaspyörän kuvaketta ja kirjoita aputoiminimen nimi avautuvaa ikkunaan.   Tee samoin laskulomakkeen alaosaan.   Tallenna laskulomake ja ota se käyttöön aputoiminimen laskuilla. Suosittelemme laatimaan aputoiminimelle osaston valikossa: Asetukset > Dimensiot > Osastot ja määrittelemään ko. osastolla käytettäväksi laskupohjaksi luomasi aputoiminimen laskupohjan. Kun sitten laadit myyntilaskun, voit valita laskulle osastoksi Aputoiminimen ja ohjelma luo laskut ko. pohjaa käyttäen. Kun määrittelet aputoiminimen osastoksi, saat otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen) Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. 

Yrityksen kirjanpitoa tekevän on hyvä perehtyä Suomen kirjanpitolakiin: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336   ja ainakin seuraaviin lain kohtiin:   2 luku, Liiketapahtumien kirjaaminen kirjanpitoon ja kirjanpitoaineisto   4 § (30.12.2015/1620) Kirjausjärjestys ja -ajankohta Kirjanpito on järjestettävä siten, että kirjauksia voidaan tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava viipymättä päiväkohtaiseen järjestykseen. Muut kirjaukset ja osakirjanpitojen yhdistelmäkirjaukset pääkirjanpitoon saadaan tehdä kuukausikohtaisesti tai muulla vastaavalla jaksotuksella, jollei ajallisesti tarkemmin kohdistettua kirjaamista edellytetä muussa laissa tai sen nojalla annetuissa säännöksissä.   3 luku, Tilinpäätös ja toimintakertomus (30.12.2004/1304)   1 § (30.12.2015/1620) Tilinpäätöksen sisältö   Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, joka sisältää: 1) tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa kuvaavan taseen; 2) tuloksen muodostumista kuvaavan tuloslaskelman; 3) varojen hankintaa ja niiden käyttöä selvittävän rahoituslaskelman, jos kirjanpitovelvollinen on suuryritys tai yleisen edun kannalta merkittävä yhteisö; sekä 4) taseen, tuloslaskelman ja rahoituslaskelman liitteenä olevat tiedot (liitetiedot). Kustakin taseen, tuloslaskelman ja rahoituslaskelman erästä on esitettävä vastaava tieto viimeistä edelliseltä tilikaudelta (vertailutieto). Jos taseen, tuloslaskelman tai rahoituslaskelman erittelyä on muutettu, on vertailutietoa mahdollisuuksien mukaan oikaistava. Samoin on meneteltävä, jos vertailutieto ei muun syyn takia ole käyttökelpoinen. Tilinpäätökseen kuuluvien ja siihen liitettyjen asiakirjojen on oltava selkeitä ja niiden on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus.   2 § (29.12.2016/1376) Tilinpäätöksen antama oikea ja riittävä kuva   Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta olennaisuusperiaatteen mukaisesti ottaen huomioon kirjanpitovelvollisen harjoittaman toiminnan laatu ja laajuus. Jollei muualla tässä laissa säädettyjen velvoitteiden noudattaminen aikaansaa 1 momentissa tarkoitettua oikeaa ja riittävää kuvaa, kirjanpitovelvollisen on ilmoitettava sitä varten tarpeelliset seikat liitetiedoissa ottaen huomioon, mitä 2 a §:ssä säädetään. Kirjanpidon raportit löytyvät ohjelmasta valikosta: Kirjanpito >     Pääkirja Kirjanpito > Pääkirja Pääkirja on päiväkirjan ohella keskeisimpiä kirjanpitokirjoja. Pääkirja esittää valitun ajanjakson kirjaukset tileittäin ja aikajärjestyksessä. Valitse tai syötä haluamasi Ajanjakso (voit käyttää myös yläosan pikalinkkejä ajanjakson valintaan). Ruksi valintaruutu: Saldoineen, mikäli haluat nähdä tilin saldon kunkin tapahtuman jälkeen. Jos haluat raportin vain tietystä tilistä, valitse kyseinen tili Tili-sarakkeeseen. Mikäli se jätetään tyhjäksi, laaditaan raportti kaikista tileistä. Osasto - Määritä osasto, josta haluat laatia raportin. Mikäli se jätetään tyhjäksi, laaditaan raportti kaikista osastoista.   Mikäli haluat tallentaa raportin pdf- tai Excel-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Tiliote Kirjanpito > Tiliote Tiliote-raportilla esitetään halutulta ajanjaksolta kirjanpitotilien debet- ja kredit-kirjausten yhteissummat. Raportin alku- ja loppupäivän on oltava samalla tilikaudella. Valitse tai syötä haluamasi Ajanjakso (voit käyttää myös yläosan pikalinkkejä ajanjakson valintaan) ja napsauta painiketta Laadi raportti.   Liikevaihtoa koskevat tiedot jakautuvat kahteen osaan: taseen tiedot ja tulo- ja menotilien tiedot. Mikäli haluat tallentaa raportin pdf- tai Excel-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Päiväkirja Kirjanpito > Päiväkirja Päiväkirja on pääkirjan ohella keskeisimpiä kirjanpitokirjoja. Päiväkirja näyttää kirjanpitoon tehdyt kirjaukset päivämäärän mukaisessa järjestyksessä ja tositteittain.   Valitse tai syötä haluamasi Ajanjakso ja napsauta painiketta Laadi raportti. Jos haluat raportin vain tietystä tositelajista, valitse se kohtaan Tositelaji. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, laaditaan raportti kaikista tositelajeista. Kohdassa: Järjestys määritellään, listataanko kirjaukset päivämäärän vai tositelajin mukaisesti. Mikäli haluat tallentaa raportin pdf- tai Excel-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Tase Kirjanpito > Tase Tase kertoo yrityksen omaisuuden ja velkojen arvon tiettynä ajankohtana. Taseen pari on tuloslaskelma, joka mittaa yrityksen tuottoja, kuluja ja voittoja tai tappiota tietyn ajanjakson aikana.  Ohjelma laatii taseen niiden tilikartan tilien saldoista, joille on tilikartassa valittu oikea taseen erä. Kaikki tilikartan tilit on sidottu tiettyyn taseen tai tuloslaskelman erään, jonka perusteella tilien liikevaihdot tai saldot ohjautuvat raporttien oikeille riveille. Näin varmistetaan automaattisesti, että minkään tilin tapahtumat eivät jää lisäämättä raporttiin.   Valitse ajanjakso (kausi), syötä kausien määrä ja syötä tasepäivä. Tase voidaan laatia usealta kaudelta ja kausia voidaan vertailla eri tilikausittain. Erilaisia vaihtoehtoja on lukemattomia. Huom! Mikäli valitset ajanjaksoksi: ”Sama päivä edellisinä vuosina”, näyttää ohjelma taseen saldot tasepäivää edeltävältä 12 kuukaudelta (myös Tilikauden tulos). Mikäli haluat taseen pyöristettynä kokonaisluvuiksi, valitse Pyöristys-kohtaan: Kokonaisluvuiksi. Kun ruksit valintaruudun: Yksityiskohtainen, laatii ohjelma tilikohtaisen taseraportin, jossa jokainen tase-erä on esitetty eriteltynä. Paina Laadi raportti. Tilikohtaisessa raportissa jokainen tase-erä esitetään tilikohtaisesti eriteltynä. Kun laadit raportin tilikohtaisesti, voit porautua taseen eriin klikkaamalla hiirellä sinisellä näkyviä summia.   Mikäli raporttia ei laadita tilikohtaisena raporttina, laaditaan raportti tiliryhmätasolla. Ryhmän sisältöä voidaan katsella tili- ja tapahtumatasolla napsauttamalla ensin hiirellä sinisellä näkyvää tase-erän riviä ja napsauttamalla sen jälkeen tilin riviä.   Mikäli haluat tallentaa raportin pdf-, Excel- tai Word-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Tuloslaskelma Kirjanpito > Tuloslaskelma Tuloslaskelma esittää tilikaudelle kuuluvat tulot ja menot sekä tilikauden voiton tai tappion. Tuloslaskelmasta nähdään tulojen määrä, mihin rahaa on kulunut ja tilikauden tulos. Tuloslaskelman pari on tase, joka mittaa omaisuuden ja velkojen arvoa tiettynä ajankohtana. Ohjelma laatii tuloslaskelman niiden tilikartan tilien saldoista, joille on tilikartassa valittu oikea tuloslaskelman erä. Kaikki tilikartan tilit on sidottu tiettyyn taseen tai tuloslaskelman erään, jonka perusteella tilien liikevaihdot tai saldot ohjautuvat raporttien oikeille riveille. Näin varmistetaan automaattisesti, että minkään tilin tapahtumat eivät jää lisäämättä raporttiin.   Valitse ajanjakso (kausi), syötä kausien määrä ja syötä kauden päättymispäivä. Tuloslaskelma voidaan laatia usealta kaudelta ja kausia voidaan vertailla eri tilikausittain. Erilaisia vaihtoehtoja on lukemattomia. Mikäli haluat tuloslaskelman pyöristettynä kokonaisluvuiksi, valitse Pyöristys-kohtaan: Kokonaisluvuiksi. Kun ruksit valintaruudun: Yksityiskohtainen, laatii ohjelma tilikohtaisen tuloslaskelman, jossa jokainen tuloslaskelman erä on esitetty eriteltynä. Voit myös halutessasi ruksia valintaruudun: Laske kaudet yhteen, jolloin ohjelma laskee kausien summat yhteen raportin viimeiseen sarakkeeseen. Tuloslaskelman voi laatia myös osastoittain, mikäli osastot on määritelty asetuksissa (Asetukset > Dimensiot > Osastot), ja niitä on käytetty kirjauksia tehdessä. Valitse Osasto, mikäli haluat laatia osastokohtaisen tuloslaskelman. Ohjelma näyttää silloin tuloslaskelmalla vain ko. osastolle kuuluvat tulot ja menot. Paina Laadi raportti. Tilikohtaisessa raportissa jokainen tuloslaskelman erä esitetään tilikohtaisesti eriteltynä. Kun laadit raportin tilikohtaisesti, voit porautua tuloslaskelman eriin klikkaamalla hiirellä sinisellä näkyviä summia.   Mikäli raporttia ei laadita yksityiskohtaisena raporttina, laaditaan raportti tiliryhmätasolla.   Mikäli haluat tallentaa raportin pdf-, Excel- tai Word-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta. Tilinpäätös Kirjanpito > Tilinpäätös Tilinpäätöksen ohje  Maksuperusteinen kassavirtalaskelma Kirjanpito > Maksuperusteinen kassavirtalaskelma Maksuperusteista kassavirtalaskelmaa voivat käyttää toiminimiyrittäjät kassaperusteisen kirjanpidon tekemiseen. Laskelmaan otetaan kaikki kirjaukset, joissa on käytetty rahan liikkumiseen liittyviä tilejä  eli kassa-, pankkitilejä. Laskelmassa näytetään kuluvan kauden laskuja maksettaessa käytetyt tulo- ja menotilit.  Alkusaldoihin syötettyjen laskujen maksut esitetään velkojen maksuna. Laskelma ei sisällä tulojen ja menojen oikaisuvientejä, jotka on syötetty pääkirjatositteina. Jos olet kirjannut pääkirjavienteinä myös yhdistelmävientejä, joissa on debet- tai kredit-puolella sekä kassa- ja pankkitilejä että muita tilejä, raportin tulos saattaa olla virheellinen. Kirjanpidon asiakirjojen arkistointi Kaikki Merit Aktivaan syöttämäsi tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti ja ne säilyvät ohjelmassa vähintään lakisääteisen ajan. Sinulla on pääsy kirjanpitoosi, vaikka lopettaisit lisenssin tilaamisen. Suosittelemme kuitenkin tallentamaan tilinpäätöksen tehtyäsi ko. tilikauden aineistot myös itsellesi talteen. Näin ne säilyvät sinulla vaikka joskus päättäisit poistaa yrityksen ohjelmasta. Saat ladattua kirjanpitoaineistoa valikossa: Kirjanpito > Arkistointi. Lue lisää ohjeesta: Arkistointi   Dimensioiden raportit Dimensioiden raportti laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit. Lue lisää dimensioiden määrityksestä ja käytöstä ohjeesta: Dimensiot. Dimensioiden raporteissa voidaan tarkastella Projekteille, Kustannuspaikoille ja muille dimensioille kirjattuja eriä.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso - valitse ajanjakso tai syötä halutun kauden alku- ja päättymispäivät Ajanjakso-kenttiin. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista projekteista. Järjestys – tässä voidaan valita, esitetäänkö dimensioiden tiedot raportilla dimensioiden vai kirjanpitotilien mukaisessa järjestyksessä. Raportin tyyppi – yksityiskohtainen tai yleinen raportti. Yksityiskohtaisessa raportissa esitetään projektin käyttö pääkirjan tileittäin ja kirjauksittain. Yleisessä raportissa on tiedot projektista kirjanpitotileittäin. Yleinen raportti voidaan laatia projektien alkusaldoineen ja ilman 0-rivejä. Tällöin tulee ruksata kohdat ”Alkusaldoineen” ja ”Älä näytä 0-rivejä”. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Kun dimensioraportin kriteerit on valittu, voidaan laatia raportti painamalla  Dimensioiden kausiyhteenveto Dimensioiden kausiyhteenveto laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden kausiyhteenveto. Tämän raportin avulla voidaan verrata dimensioita eri kausilla.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso – syötä tarkasteltavan ajanjakson pituus. Kausien määrä – syötä tarkasteltavien kausien määrä. Kauden päättymispäivä – syötä päivämäärä, joka on raportin viimeisen tarkasteltavan kauden päättymispäivä. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista dimensioista. Laske kaudet yhteen – valitse tämä, jos haluat raporttiin yhteenlaskettujen kausien tuloksen. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Tili – raportti voidaan laatia myös vian yhdestä pääkirjan tilistä.  Dimensioraportti toisesta dimensiosta Kyseinen raportti laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioraportti toisesta dimensiosta ja se antaa tietoa esimerkiksi projekteista kustannuspaikoittain. Raporttiin otetaan kirjaukset, joissa on käytetty yhdellä ja samalla tositerivillä sekä kustannuspaikkoja että projekteja.   Ajanjakso – valitse kausi tai syötä halutun ajanjakson alkamis- ja päättymispäivä Ajanjakso-kenttiin. Ensimmäinen dimensio – valitse ensimmäinen tarkasteltava dimensio. Dimension 1 arvo – valitse konkreettisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Toinen dimensio – valitse toinen dimensio. Dimension 2 arvo – tarkenna toisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Muita raportteja Myynnin raportit löytyvät valikosta: Myynnit > Ostojen raportit löytyvät valikosta: Ostot > Varastoraportit löytyvät valikosta: Varasto > Käyttöomaisuuden raportit löytyvät valikosta: Käyttöomaisuus > Osastojen raportit Myynti- ja ostolaskun ylävalikkoon merkityn osaston mukaan voidaan laatia osastokohtainen myynti- ja ostoraportti sekä myyntisaamiset- ja ostovelat-raportteja.       Jos osasto on valittu vain nimikkeen riville, siten jaettuja kuluja voidaan tarkastella pääkirjasta valikossa Kirjanpito > Pääkirja.   Ohjelmasta saa otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma.          

Kaikki ostolaskut, myös tavara- ja palveluostot EU:n ulkopuolelta, lisätään valikosta Ostot > Ostolaskut.   Toimittajan tiedoissa on tärkeää valita oikea EU:n ulkopuolinen maa. Maa-asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Maat) on määritelty, onko kyseessä EU:n ulkopuolinen maa vai ei. Tämän perusteella ohjelma laskee käänteisen arvonlisäveron ja valitsee automaattisesti ostolaskun arvonlisäveron summaksi nollan riippumatta laskun riveillä käytetystä ALV-prosentista. Ostolaskuun lisättyjen nimikkeiden ALV-prosentin tulee olla ostajan maan alv-kanta, esim. 24 %.   Tavaraostot EU:n ulkopuolelta Valitse toimittajan tiedoissa maaksi muu kuin EU-maa ja laskun riveille sopiva ostonimike tai esim. Ostot tuonti (kirjanpitotili 4130 Ostot tuonti). Voit myös halutessasi käyttää jotakin muuta nimikettä ja kulutiliä (varmista, että nimikkeen tyyppi on Tavara). Tarkista että laskurivillä alv-kanta on 24 %, 14 % tai 10 %.    Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 4130 Ostot tuonti K 2871 Ostovelat D 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv Ostolaskun summa ja veron osuus ilmoitetaan ostajan maan alv-kannan mukaisesti (esim. 24 %) ja ne kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 310 Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta 304 Vero tavaroiden maahantuonnista EU:n ulkopuolella  307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  Palveluostot EU:n ulkopuolelta Tee palveluostoista EU:n ulkopuolelta ostolasku samoin kuin tavaraostoista EU:n ulkopuolelta (oikean EU:n ulkopuolisen maan valinta on tärkeää toimittajan tiedoissa), mutta valitse nimikkeeksi esim.4470 Yhteisöpalveluhankinnat tai 4490 Muut ulkopuoliset palvelut. Voit myös käyttää jotakin muuta nimikettä ja kulutiliä (varmista, että nimikkeen tyyppi on Palvelu). Tarkista, että alv-kanta laskurivillä on 24 %.   Kun laskun tallentaa, ohjelma kirjaa oston ja siihen liittyvän käänteisen arvonlisäveron: D 4490 Muut ulkopuoliset palvelut K 2760 Ostovelat D 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv Veron osuus ilmoitetaan ostajan maan alv-kannan mukaisesti (esim. 24%) ja se kirjautuu arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 301 Vero kotimaan myynnistä ja 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  Tullattavat tavarat, joissa veron peruste eroaa ostolaskun summasta Edellinen ohje sopii sellaisten lähetysten kirjaamiseen, joita ei tarvitse tullata (esim. tietovälineelle tallennetut tietokoneohjelmat).  Jos on kyse tullattavasta tavarasta, maahantuonnin arvonlisäveron perusteen laskennassa käytetään lähtöarvona yleensä tullausarvoa, johon on lisätty  AVL 91§, 93§ ja 93a§:ssä tarkoitetut erät (kuljetus EU:hun saapumispaikkaan saakka, lastaus-, purkaus- ja vakuutuskulut, muut maahantuontiin liittyvät kulut sekä verot, tullit, tuontimaksut ja muut maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa). Veron perusteen laskemiseen tarvitaan tullauspäätös. Seuraavassa esimerkissä on ohje, jolla saadaan ohjelman arvonlisäverolaskelmassa näkymään maahantuonnin arvonlisävero oikein arvonlisäverolaskelmalla, eli oikea veron peruste rivillä "Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta" ja siitä laskettu "laskennallinen" arvonlisävero riveillä " Vero tavaroiden maahantuonnista EU:n ulkopuolelta" sekä "Kohdekauden vähennettävä vero".  Esimerkissä veron perusteeksi on laskettu 1173,55 euroa.   Käänteisestä arvonlisäveron osuudesta tehdään oma erillinen "ostolaskunsa" sille kuulle, jolloin maahantuonnin alv tulee ilmoittaa. Valitse laskuun Toimittaja, jonka maana on EU:n ulkopuolinen maa. Syötä laskun riveille tiedot esimerkin mukaisesti (huomaa alv-kannat riveillä). Ostolaskun summaksi muodostuu 0, joten tuloslaskelmaan sillä ei ole vaikutusta. Tämä ei siis vaikuta maksettavaan arvonlisäveroon, mutta sen mukaan ohjautuu vähennettävä ja suoritettava alv vastaavan kuukauden alv-laskelmaan ja veron peruste (1173,55€) näkyy rivillä Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta. (huomaa, että toisella rivillä on määräsarakkeessa -1)   Tästä muodostuu pääkirjaan kirjaus: D 2936 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv 281,65 K 2935 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv 281,65   2. Itse kauppalasku voidaan kirjata ostolaskuna (tai pääkirjatositteena). ALV-kenttään tulee valita: ei veronalainen (-). Tällöin laskun summa ei tule lainkaan alv-laskelmaan, mutta se kirjautuu kuluksi tuloslaskelmaan. Kaikki rahtilaskut, huolintakulut, valmisteverot voidaan tällöin kirjata tavalliseen tapaan ostolaskuina.  Ennakkomaksut Jos tavarat tilataan ja maksetaan ennakkoon, voidaan ennakkomaksut kirjata ostoreskontraan kyseiselle toimittajalle ennakkomaksuina.  Kirjauksen voi tehdä Maksutapahtumat-valikossa valitsemalla Maksutapahtuman tyypiksi: Toimittaja ja Toimittaja-kenttään kyseisen toimittajan. Toimittajan tietoihin kannattaa laittaa valmiiksi oikea maa. Maksettu summa syötetään Ennakkomaksu-riville. Tällöin ennakkomaksu näkyy taseen Vastaavaa-puolella Ennakkomaksut-tilillä. Ennakkomaksulaskun voi lisätä kirjaukseen liitteeksi esim. pdf-muodossa (skannattuna) paperiliittimen kuvaketta klikkaamalla.   Kun varsinainen ostolasku aikanaan saapuu, tulee se listätä ohjelmaan ostolaskuna, jotta maksettu ennakkomaksu voidaan kohdistaa ostoreskontrassa ko. laskuun. Maksun kohdistus tehdään valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus. Vaihtoehtoisesti, ennakkomaksu voidaan syöttää myös ostolaskuna. Tällöin laskun rivillä Tili-kenttään valitaan oikea ennakkomaksutili, esim. 1381 Ennakkomaksut, aineelliset hyödykkeet ja ALV-kannaksi ”Ei veronalainen”. Varsinainen ostolasku ja ennakkomaksulasku voidaan kuitata myöhemmin keskenään Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus -valikossa.      

Kaikki ostolaskut, myös tavara- ja palveluostot muista EU-maista, lisätään valikosta Ostot > Ostolaskut.   Toimittajan tiedoissa on tärkeää valita oikea maa. Maa-asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Maat) on määritelty, onko kyseessä toinen EU:n jäsenmaa vai ei. Tämän perusteella ohjelma laskee käänteisen arvonlisäveron ja valitsee automaattisesti ostolaskun arvonlisäveron summaksi nollan.    Mikäli toimittaja on arvonlisäverovelvollinen, toiseen EU-maahan rekisteröity toimittaja, tarkista, että laskurivillä on valittuna ALV-kannaksi ostajan alv-prosentti, esim. 24 %.   Mikäli toisen EU-maan toimittaja ei ole arvonlisäverovelvollinen, laskun riveillä ALV-prosentti muutetaan nollaksi. Tällöin käänteistä arvonlisäveroa ei lasketa.   Tavaraostot muista EU-maista (=Yhteisöhankinnat) Valitse toimittajan tiedoissa maaksi muu EU-maa kuin Suomi ja ostolaskun riveille nimikkeeksi Yhteisöhankinnat (kirjanpitotili 4110 Yhteisötavarahankinnat). Voit valita myös jonkin muun kulutilin. Varmista silloin, että nimikkeen tyyppinä on Tavara. Tarkista, että laskurivin Alv-kohdassa olla Suomen alv-prosentti. Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen:    4110 Yhteisötavarahankinnat 2871 Ostovelat 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv   Lisättyjen ostolaskujen summat kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 313 Tavaraostot muista EU-maista 305 Vero tavaraostoista muista EU-maista 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.   Jos ostetaan tavaraa muista EU-maista, voit valita ostonimikkeeksi myös suoraan ohjelmassa valmiina olevan kulunimikkeen. Näin ohjelma kirjaa kulun suoraan oikealle kulutilille, mutta ottaa silti huomioon EU-oston alv-laskelmalla.  Palveluostot muista EU-maista Tee palveluostolasku kuten tavaraostolasku, mutta valitse nimikkeeksi 4470 Yhteisöpalveluhankinnat. Voit valita myös jonkin muun kulutilin. Varmista silloin, että nimikkeen tyyppinä on Palvelu. Anna Alv-kohdassa olla Suomen alv-kanta.   Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen:  D 4470 Yhteisöpalveluhankinnat K 2871 Ostovelat D 29396 EU-ostoista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista suoritettava alv Lisättyjen ostolaskujen summat kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 314 Palveluostot muista EU-maista 306 Vero palveluostoista muista EU-maista 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.   Säilytyksen ja arkistoinnin järjestäminen kuuluu juridisesti yrityksen johdon vastuulle. Yrityksen vastuulla on huolehtia, että tarvittaessa kirjanpitoaineistoa voidaan lukea joko paperilta tai tietokoneen ruudulta.   Kirjanpitoaineisto koostuu tositteista, niiden perusteella laadituista kirjauksista sekä tilinpäätöksestä ja ne voidaan säilyttää paperilla, tiedostoina (esimerkiksi pdf- tai html-muodossa) tai kirjanpitojärjestelmän tietokannassa. Usein aineistoa säilytetään myös näiden tapojen yhdistelmänä.   Jos kirjanpito arkistoidaan paperilla tai tiedostoina, huolehdi tämän aineiston oikeanmukaisesta säilytyksestä.  Jos kirjanpito arkistoidaan kirjanpito-ohjelman tietokannassa, varmista, että kirjanpito-ohjelmisto on käytettävissä niin kauan kuin kirjanpitoaineiston arkistointiaika on voimassa. Jos ohjelmisto on poistumassa yrityksen käytöstä, tulee aineisto ajaa joko tiedostoiksi tai tulostaa paperille.   Kirjanpidon arkistointiin kuuluu myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Siinä luetellaan tositelajit (esimerkiksi myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet jne) sekä lakitermein ”tilinpäätöksen perustana olevat kirjanpidot”. Lisäksi luettelossa on hyvä kuvata myös kirjanpitoaineiston säilytystavat.  Kirjanpitoaineiston säilytysajat Eri kirjanpitoaineistolle on laissa säädetty vähimmäissäilytysajat: Tilinpäätös: 10 vuotta Toimintakertomus: 10 vuotta Kirjanpidot: 10 vuotta Tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: 10 vuotta Muu kuin yllä mainittu kirjanpitoaineisto: 6 vuotta Tilikauden tositteet: 6 vuotta Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta Edellä mainittu kuuden vuoden vähimmäissäilytysaika voi kuitenkin olla pidempi. Tämä johtuu siitä, että muualla lainsäädännössä voi olla asetettu pidempiä määräaikoja säilytykseen, joita tällöin tulee noudattaa. Kirjanpidon hävittämisellä säilytysajan päätyttyä ei siis kannata hätäillä.   Aineiston arkistointi    Kaikki tiedot, jotka olet syöttänyt ohjelmaan, varmuuskopioidaan automaattisesti ja ne säilyvät ohjelmassa vähintään lakisääteisen ajan. Sinulla on pääsy kirjanpitoosi, vaikka lopettaisit lisenssin tilaamisen. Suosittelemme kuitenkin tallentamaan tilinpäätöksen tehtyäsi ko. tilikauden aineistot myös itsellesi talteen. Näin ne säilyvät sinulla vaikka joskus päättäisit poistaa yrityksen ohjelmasta.   Liitteiden lataaminen  Jos myynti- tai ostolaskuihin, maksutapahtumiin tai pääkirjatositteisiin on lisätty alkuperäisiä tositteita tai muita liitteitä, tulee ne ladata erikseen.  Jokaisesta em. valikosta löytyy Lataa liitteet -painike, jota painamalla voit ladata liitteet halutulta kaudelta.    Avaa jokainen valikko yksitellen: Myynnit > Myyntilaskut, Ostot > Ostolaskut, Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Maksuluettelo ja/tai kirjanpito > Pääkirjatosite. Valitse ajanjakso, jolta haluat ladata liitteet, painamalla Päivämääräsarakkeessa olevaa suurennuslasin kuvaketta. Syötä ajanjakson alku- ja loppupäivät, esim. tilikauden alku ja loppu. Paina Suodata.     Paina tämän jälkeen Lataa liitteet -painiketta:    Ohjelma hakee liitteet suodattimien perusteella ja tallentaa ne zip-pakettiin, kun painat Tallenna. Kirjanpitoaineiston tallentaminen Ohjelman valikosta Kirjanpito > Arkistointi, pääset luomaan varmuuskopiot kirjanpitoaineistoista.     Ajanjakso voidaan valita suoraan ylävalikosta olevista pikalinkeistä tai Ajanjakso-alasvetovalikon kautta. Syötä päivämäärä, esim. tilinpäätöspäivä tai kuukauden viimeinen päivä.  Pyöristys-valikosta voit valita, tulostetaanko raportit pyöristämättöminä vai kokonaislukuina. Ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, mikäli haluat tilikohtaisen taseen ja tuloslaskelman. Valitse halutut raportit. Voit lähettää aineiston sähköpostitse haluamaasi osoitteeseen, tai tallentaa zip-tiedostona.  Zip-tiedoston tallennuksen muodostama tiedosto vaatii purkamisen, jotta näet sen sisällä olevat tiedostot.   Pura tiedosto haluamaasi kohteeseen / kansioon tietokoneellesi tai muistitikulle ja arkistointi on valmis.            

Kulut voidaan jaksottaa automaattisesti MeritPasselissa syöttämällä kulut ostolaskuina valikossa Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Luo ostolasku, kuten mikä tahansa ostolasku (ks. ohje: Ostot). Syötä tarvittavat tiedot (toimittaja, laskun päivä, eräpäivä, kirjauspäivä, laskun numero jne.) Valitse laskuriville nimikkeeksi ohjelmasta valmiina löytyvä Jaksotus -nimike. Tämä ohjaa kulut Siirtosaamiset-tilille.   Syötä Selite-kenttään haluamasi tiedot sekä täytä määrä ja a-hinta -kentät normaalisti. Tarkista, että alv-kentässä on oikea arvonlisäverokanta (ei veronalainen, 0%, 14% tai 24%).   Tallenna lasku.   Kulujen jaksotus-nimike ei välttämättä löydy vanhemmista lisensseistä, mutta sen voi tehdä tilillä 1849 muut siirtosaamiset.    Laskulle ilmestyy tallentamisen jälkeen "Jaksota kulut"-painike. Sitä painamalla pääset määrittelemään jaksotuskauden, jaksotuskausien määrän, jaksotuskauden alkamispäivän ja käytettävän kulutilin. Paina sen jälkeen "Jaksota"-painiketta. Kun jaksotus tallennetaan, ohjelma laatii jakoa vastaavat pääkirjatositteet.   Kulujen jaksotus voidaan tarvittaessa purkaa (klikkaa laskulla Poista jaksotus -painiketta) ja laatia jaksotus uudelleen.

Tilinpäätös ja veroilmoitus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiöillä tilinpäätös on aina pakollinen, mutta yksityiset elinkeinonharjoittajat joutuvat laatimaan tilinpäätökseen vain, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella ylittyy kaksi seuraavista rajoista:   taseen loppusumma yli 350 000 euroa liikevaihto yli 700 000 euroa tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin vähintään 10 henkilöä Useimmat toiminimiyrittäjät eivät näin ollen ole velvoitettuja tilinpäätöksen laatimiseen, mutta veroilmoitus on silti annettava. Veroilmoitukseen vaaditut tiedot ovat samantyyppisiä kuin tilinpäätöksenkin tiedot, joten tilinpäätös kannattaa laatia myös omaan käyttöön, vaikka laki ei sitä vaatisikaan. Tilinpäätös ja veroilmoitus kannattaa laatia samanaikaisesti, kun luvut ovat vielä tuoreessa muistissa. Tuloslaskelma, tase ja tilinpäätösviennit   Ennen kuin laadit tilinpäätöstä, tarkista aina tuloslaskelman ja taseen saldot. Ota raportit valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma ja Kirjanpito > Tase tai Tuloslaskelma. Valitse ajanjaksoksi ”Päättynyt ja edellinen tilikausi (Tase)/ Vertailu edellisiin tilikausiin (Tuloslaskelma)” tai ”Vuosi” ja kausien määräksi ”2”, syötä kauden päättymispäiväksi tilinpäätöspäivä ja ruksi ruutu: ”Yksityiskohtainen”, jotta näet tarkemmin mistä saldot koostuvat. Tuloslaskelma Tarkastele tuloslaskelmaa ja vertaa päättyneen tilikauden saldoja edellisen kauden saldoihin. Onko niissä tapahtunut suuria muutoksia ja onko muutokseen jokin syy? Mikäli huomaat, että joltakin tililtä puuttuu saldo tai tuloslaskelmalla on saldoja tileillä, joilla ei ollut edellisellä tilikaudella saldoa, mieti ovatko nuo saldot todellisia vai oletko kirjannut saldot väärille tileille. Pääset porautumaan tuloslaskelman saldoihin ja tarkistamaan, mistä kirjauksista ne koostuvat, kun klikkaat sinisellä näkyvää summaa. Mikäli huomaat, että jotakin puuttuu tai jokin kirjaus on mennyt väärin, laadi tilinpäätösvienti pääkirjatositteella valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilinpäätöspäivä ja laadi kirjaus. Tilinpäätösvientejä voivat olla esim. saldojen siirto tililtä toiselle, kulujen tai tulojen jaksotus, verojen jaksotus, alarajahuojennuksen kirjaus jne. Tase Tarkista aina, että taseessa ei ole miinusmerkkisiä eriä. Taseen erien on oltava aina plussan puolella. Myös Vastaavaa ja Vastattavaa puolten saldojen tulee olla samat. Tarkista kaikkien taseen saldojen oikeellisuus. Ovatko myyntisaamiset ja ostovelat todellisia vai olisiko siellä saamisia, jotka pitäisi kirjata myynnin luottotappioiksi, tai ostolaskuja, jotka on jo maksettu, mutta näkyvät edelleen ostoveloissa? Vertaa pankkitilin saldoa pankin tiliotteen saldoon, täsmääkö se? Onko kalustosta tehty poistot? Onko varastonmuutoskirjaus tehty? Jne. Jokaiselle taseen saldolle tulee löytyä selitys, mistä summista ne koostuvat. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä mahdollisesti tarvittavista tilinpäätösvienneistä sekä tarkistettavista saldoista. Vastaavaa Aineettomat ja aineelliset hyödykkeet / Käyttöomaisuus Tarkista, oletko tehnyt käyttöomaisuudesta poistot. Tee koneista ja kalustosta poistot viimeistään tilinpäätösvaiheessa. Jos sinulla on käytössäsi Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskenta, laadi poistot valikossa: Käyttöomaisuus > Poistojen laskenta > Lisää käyttöomaisuuden poistolaskenta. Ohjelma laatii automaattisesti poistokirjauksen pääkirjaan. Lisäohjeita Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskentaan:  Käyttöomaisuus ja poistojen laskenta  Mikäli yrityksesi ei käytä Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskentaa, laadi poistot pääkirjatositteella valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilinpäätöksen päivä ja tee poistokirjaus: D Tuloslaskelman Poistot ja arvonalennukset -tili, K Taseen Käyttöomaisuustili. Varasto Laadi varastostasi inventaari ja tee varastonmuutoskirjaus pääkirjatositteella: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Mikäli varaston arvo on kasvanut edellisvuoteen nähden: D Varasto, K Varaston muutos. Jos varaston arvo on pienentynyt: D Varaston muutos, K Varasto. Mikäli sinulla on käytössäsi Passeli Meritin varastolaskenta, lue ohjeet:  Varastolaskenta  Saamiset Tarkista, että yrityksesi saamiset ovat todellisia, esim. myyntisaamisisissa ei ole sellaisia saamisia, jotka pitäisi kirjata luottotappioiksi. Ohje luottotappioiden kirjaamiselle: Luottotappion kirjaaminen  Tarkista myös, että mahdolliset arvonlisäverosaamiset tai verosaamiset vastaavat todellisuutta. Kirjaudu Omaveroon ja katso sieltä mikä tilanne on verojen osalta tilinpäätöspäivänä. Laadi tarvittaessa alarajahuojennuskirjaus. Tee tarvittavat kulujen jaksotukset siirtosaamisiin. Nämä kannattaa jaksottaa jo tilikauden aikana Passeli Meritin jaksotustoiminnolla.  Tarkista, myös että edellisvuoden jaksotukset on purettu. Jaksotuksia ei tarvitse purkaa, jos käytit Passeli Meritin jaksotustoimintoa laskuja syöttäessäsi. Rahat ja pankkisaamiset Tarkista, että sinulta löytyy kassakirja ja kassasta rahaa juuri sen verran, mitä kassakirjaan on merkattu. Kassa ei saa koskaan olla miinuksella. Jos kassaan on kirjattu saldoa, tulee tuo määrä löytyä myös käteisenä kassasta. Tarkista, että pankkitilin saldo taseessa tilinpäätöspäivänä vastaa pankin tiliotteen saldoa samana päivänä. On myös hyvä pyytää pankista saldotodistus tilinpäätöstä ja tase-erittelyjä varten, mikäli olet tilinpäätösvelvollinen. Jos pankin tai kassan saldot eivät vastaa kirjanpidossa tiliotteen tai kasssakirjan saldoja, ota pääkirja valikossa: Kirjanpito > Pääkirja ja etsi, missä kuussa ero on syntynyt. Yleensä jokin kirjaus puuttuu tai jonkin kirjaus on tehty tuplasti. Pankkiin tehdyt kirjaukset tulisi aina kirjata juuri niin kuin ne näkyvät tiliotteellakin. Varsinkin pankkitilin saldo kannattaa täsmätä tiliotteen saldon kanssa vähintäänkin kerran kuussa, jotta tilinpäätöksessä ei tarvitsisi käydä koko vuoden kirjauksia läpi. Vastattavaa Tarkista myös kaikki taseen Vastattavaa-puolen saldot. Oma pääoma Osakepääoma, mahdolliset rahastot, edellisten tilikausien tulos ja tilikauden tulos jne. Vieras pääoma Ota mahdollisista lainoista ja osamaksuveloista saldotodistukset ja tarkista, että kirjanpidossa on saman verran vierasta pääomaa jäljellä kuin todellisuudessakin. Tarkista, että ostovelat ovat todellisia. Onko jokin lasku maksettu, mutta näkyy vielä ostovelkana? Tarkista, että mahdollista ennakonpidätysvelkaa ja sairausvakuutusmaksuvelkaa on vain ko. tilinpäätöskuukauden verran jäljellä. Ennakonpidätykset ja sairausvakuutusmaksut tulisi maksaa Verohallinnolle aina palkanmaksukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä, joten tilinpäätöksessä pitäisi näkyä velkana vain ko. yhden kuukauden ennakonpidätysvelka ja sairausvakuutusmaksuvelka. Tarkista muut mahdolliset palkkojen sivukuluista aiheutuneet velat. Tarkista alv-velka ja mahdollinen verovelka. Arvonlisäverovelkaa tulisi tilinpäätöksessä olla vain kahden viimeisen kuukauden yhteenlasketun arvonlisäverovelan verran. Eli jos tilinpäätöspäivä on 31.12. tulisi alv-velassa olla vain joulukuun ja marraskuun alv-velat, mikäli alvit on maksettu aina ajallaan. Tarkista Omaverosta, mikä tilanne verovelan suhteen pitäisi olla myös kirjanpidossa. Siirtovelat Tarkista mahdolliset palkkoihin liittyvät siirtovelat: palkkavelat, lomapalkkavelat jne. Tee siirtovelkoihin myös tarvittavat tulojen ja verojen jaksotukset. Tilinpäätös tase-erittelyllä Kun olet tarkistanut kaikki tuloslaskelman ja taseen saldot sekä tehnyt tarvittavat tilinpäätösviennit, on aika laatia tilinpäätös. Tämä siis koskee vain tilinpäätösvelvollisia. Useimmille toiminimiyrittäjille riittää, että he tarkistavat tilinpäätöspäivänä tuloslaskelmansa ja taseensa sekä tekevät veroilmoituksen.   Passeli Meritillä voi laatia pohjat tilinpäätökselle ja tase-erittelyille, mutta molempia on vielä muokattava Wordissä. Suosittelemme katsomaan esimerkiksi tästä tilinpäätösmallista, missä muodossa tilinpäätös ja tase-erittely tulee esittää: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf Tase-erittely Taseen tilien tarkka sisältö on selvennettävä tilinpäätöksen yhteydessä. Tase-erittely on pakollinen osa osakeyhtiön tilinpäätöstä, mutta se ei ole kuitenkaan julkista tietoa. Tase-erittelyiden avulla tilien tarkka sisältö selkenee yhtiön ulkopuolisellekin henkilölle, esim. tilintarkastajille. Erittelyssä on hyvä esittää jokaisen erän arvo tilikauden alussa, tilikauden aikainen muutos sekä arvo tilikauden lopussa. Lisäksi erien tarkemmat tiedot on hyvä ilmoittaa – mitä tarkemmin sitä parempi. Myyntisaamisista voidaan esimerkiksi erotella asiakkaan nimi, myyntipäivä, laskun numero jne. Laadi pohja tase-erittelyille valikossa: Kirjanpito > Tilinpäätös > Uusi raportti.  Valitse päättynyt tilikausi ja ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, kun laadit tase-erittelyjä. Tase-erittelyt kannattaa laatia ennen tilinpäätöstä, koska usein siinä kohtaa voi huomata vielä jotakin korjattavaa kirjanpidossa. Paina Lisää.  Voit klikata Yleisiä tietoja, Tase, Tuloslaskelma ja LIITETIEDOT -välilehtiä nähdäksesi, mitä niiden alle haettiin kirjanpidosta.   Huomaa, että jos teet muutoksia kirjanpitoon sen jälkeen, kun olet laatinut tilinpäätösraportin, tulee sinun hakea tiedot tilinpäätökseen uudelleen Taseeseen ja Tuloslaskelmaan painamalla raportin alaosassa olevaa painiketta ”Laske tiedot uudelleen”. Päivitä tiedot sekä Taseen että Tuloslaskelman välilehdiltä. Luvut eivät päivity automaattisesti! Ota kohdasta LIITETIEDOT pois kaikki ruksit valintaruuduista. Näitä tarvitaan tilinpäätökseen, ei tase-erittelyihin. Liitetietotositteet Tase-erittelyihin lisätään aina liitetietotositteet, jotka todentavat taseessa näkyvän saldon oikeaksi ja avaavat tarkemmin, mistä kukin taseen erä koostuu. Esimerkiksi myyntisaamisista ja ostoveloista otetaan raportit tase-erittelyjen liitteeksi, joista nähdään, mitkä laskut ovat avoinna tilinpäätöshetkellä. Pankkitilin saldo sekä lainojen saldot todennetaan pankilta saatavilla todistuksilla jne. Saat tarvittavat kirjanpidon raportit ohjelmasta. Osakeyhtiön tase-erittelyt pitävät sisällään myös paljon muita dokumentteja ja todistuksia, jotka yhtiön on hankittava. Näitä ovat esimerkiksi: Varastoinventaari Avustukset/tukiprojektit Matkalaskut Käteiskassan saldo tilinpäätöspäivänä ja kassavastuullisen henkilön allekirjoitus Ennakkoverolippu ja ennakkoverojen riittävyyden tarkistus Verotuspäätös viimeksi vahvistettu verotus Saldotodistukset (korkosaatavineen) kaikista yhtiön pankkitileistä Arvopaperiote Saldotodistukset lainoista ja osamaksuista Osakaslainojen ehdot ja vakuudet Luettelo kiinnityksistä, annetuista panteista, takauksista ja muista vastuista Leasing-sopimusten kopiot Yhtiökokouspöytäkirjat (oy) Hallituksen/yhtiömiesten kokouspöytäkirjat Liitä liitetietotositteet myös Passeli Merittiin painamalla ylhäällä oikealla olevaa paperiliittimen kuvaketta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CNTRL-näppäintä pohjassa.   Laadi tase-erittelyistä Word-pohja painamalla ylhäällä oikealla olevaa Word-painiketta. Muokkaa tase-erittelyt esimerkiksi tämän mallin mukaisesti: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf Ja lisää liitetietotositteet tase-erittelyihin manuaalisesti.       Tilinpäätös   Tilinpäätös on julkinen asiakirja, jossa esitetään tuloslaskelman ja taseen luvut yleisellä tasolla, ilman tilikohtaisia tietoja. Tilinpäätökseen lisätään myös liitetiedot, jotka täsmentävät ja täydentävät tuloslaskelman ja taseen tietoja. Laadi pohja Tilinpäätökselle valikossa: Kirjanpito > Tilinpäätös > Uusi raportti. Valitse tilikausi ja ota ruksi pois ruudusta: Tilikohtainen. Paina Lisää. Voit klikata Yleisiä tietoja, Tase, Tuloslaskelma ja LIITETIEDOT -välilehtiä nähdäksesi, mitä niiden alle haettiin kirjanpidosta. Huomaa, että jos teet muutoksia kirjanpitoon sen jälkeen, kun olet laatinut tilinpäätösraportin, tulee sinun hakea tiedot tilinpäätökseen uudelleen Taseeseen ja Tuloslaskelmaan painamalla raportin alaosassa olevaa painiketta ”Laske tiedot uudelleen”. Päivitä tiedot sekä Taseen että Tuloslaskelman välilehditä. Luvut eivät päivity automaattisesti! Avaa välilehti LIITETIEDOT ja ruksi valintaruudut niistä kohdista, jotka yrityksesi tulee esittää tilinpäätöksessään. Tallenna valinta.   Voit kirjoittaa Liitetietojen otsikoiden alle yritystäsi koskevat tiedot painamalla ensin sivun alaosassa olevaa Muuta-painiketta. Tiedot kannattaa tallentaa ohjelmaan, jotta ne olisivat käytössäsi seuraavaa tilinpäätöstä tehdessäsi. Jos olet laatinut aiempia tilinpäätöksiä Passeli Meritillä, voit kopioida tekstit uuteen tilinpäätökseen painamalla: Kopioi testit edellisestä tilinpäätöksestä. Näet esimerkiksi tästä mallista, miten liitetiedot tulee esittää tilinpäätöksessä: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf   Laadi tilinpäätöksestä Word-pohja painamalla ylhäällä oikealla olevaa Word-painiketta ja muokkaa tilinpäätös em. mallin mukaiseksi. Veroilmoitus Kun olet saanut valmiiksi tilinpäätöksen, laadi veroilmoitus Omaverossa. Käytä apunasi Tuloslaskelmaa ja Tasetta. Jokaisen tuloslaskelman ja taseen saldon tulisi löytää paikkansa Omaveron veroilmoituksella. Huomioi vähennyskelvottomat erät. Veroilmoitus ja kirjanpito voivat erota näiden osalta toisistaan. Kun saat Verohallinnolta verotuspäätöksen, vertaa päätöksessä olevaa tulosta tilinpäätöksen tulokseen ja tarkista, että ne vastaavat toisiaan. Huomaa, että kirjanpidon tulos voi erota vähennyskelvottomien erien osalta verotuspäätöksen tuloksesta. Sulje tilikausi Suosittelemme sulkemaan tilikauden, kun olet saanut tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tehtyä, jotta tiedot eivät muuttuisi myöhemmin, esimerkiksi jos tallennat joskus vahingossa tositteen väärälle kaudelle. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet. Klikkaa suljettava tilikausi auki ko. kauden riviltä ja ota ruksi pois ruudusta: Aktiivinen. Tallenna. Aineiston arkistointi Kaikki Merit Aktivaan syöttämäsi tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti ja ne säilyvät ohjelmassa vähintään lakisääteisen ajan. Sinulla on pääsy kirjanpitoosi vaikka lopettaisit lisenssin tilaamisen.   Suosittelemme kuitenkin tallentamaan tilinpäätöksen tehtyäsi ko. tilikauden aineistot myös itsellesi talteen. Näin ne säilyvät sinulla vaikka joskus päättäisit poistaa yrityksen ohjelmasta. Jos poistat yrityksen, poistuvat myös kaikki yrityksen kirjanpitoaineistot.    

Passeli Meritin kanssa integroitujen sovellusten ja ohjelman automatiikan käyttö tehostaa ja nopauttaa kirjanpitoaineiston käsittelyä. Manuaalisen työn määrä vähenee ja säästyy niin aikaa kuin rahaa. Paperiton kirjanpito mahdollistaa myös etätyöt.   Kuittien ja ostolaskujen digitointi Ohjelmassa on myös ostolaskujen ja vahvistamattomien ostolaskujen automaattinen tunnistusjärjestelmä, joka tunnistaa kuitista tietyt kentät (laskun tai kuitin numeron, summan, päivämäärän jne.), jolloin niitä ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Kyseessä on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv. Digitointipalvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ, mutta esitämme laskun palvelun käytöstä ohjelman pääkäyttäjälle (Passeli Meritin kuukausilaskun yhteydessä). Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset > Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina: Paina avautuvasta ikkunasta: Aktivoi. Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu kuvantunnistuksen avulla muutamassa sekunnissa. Tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku.   Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.  Verkkolaskut Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla www.apix.fi valikossa Kirjaudu palveluihin > Rekisteröidy. Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä erikseen. Tarkista, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä Yrityksen tietoihin. Valitse sen jälkeen valikosta laskutusohjelmistoksi valikosta “MeritAktiva“. Valitse palveluiksi Lähetä (mikäli haluat lähettää verkkolaskuja ohjelmasta) ja Vastaanota (jos haluat vastaanottaa ostolaskuja suoraan ohjelmaan sekä muut haluamasi palvelut. Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Kun olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi ja ostanut Apixin verkkokaupasta verkkopostimerkkejä, syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana Passeli Meritin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset > Verkkolaskuoperaattori Apix. Valitse Verkkolaskuoperaattori Apix Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana.   Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu Verkkolaskun lähetys Myyntilaskuja voi lähettää verkkolaskuina, kun asiakkaan tietoihin on lisätty Y-tunnus ja asiakas vastaanottaa verkkolaskuja. Asiakkaan tietoihin pääset kohdasta Myynnit > Asiakkaat. Ohjelma hakee y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta ko. yrityksen verkkolaskuosoitteen Mikäli yrityksellä on vain yksi verkkolaskuosoite, ei verkkolaskuosoitetta tarvitse välttämättä syöttää asiakastietoihin.   Jos asiakkaalla on useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite.   Luo myyntilasku normaaliin tapaan. Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tarkistaa automaattisesti Y-tunnuksen tai asiakastietoihin syötetyn verkkolaskuosoitteen perusteella, onko asiakas verkkolaskujen vastaanottaja. Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja ja tiedot löytyvät valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta, laskulle ilmestyy E-lasku-painike. Lähetä verkkolasku napsauttamalla kyseistä painiketta.   Näet verkkolaskujen lähetyspäivät myyntilaskujen listauksesta valikossa: Myynnit > Myyntilaskut kohdassa: Lähetetty verkkolaskuna. Jos em. sarakkeessa ei näy päivämäärää, ei verkkolasku ole lähtenyt asiakkaalle. Parerilaskujen lähettäminen Apixin kautta (Tulostuspalvelu) Mikäli haluat lähettää paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaa laskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.   Mikäli haluat ohjata laskun automaattireititykselle, jolloin laskulle etsitään ensisijaisesti verkkolaskuosoitetta ja jos sitä ei löydy, niin se ohjataan vastaanottajalle kirjeenä, syötä Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU. Tällöin Apix tarkistaa automaattisesti, onko lasku menossa kuluttajalle e-laskuna vai kirjeenä tai yritykselle verkkolaskuna. E-laskujen lähetys kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin Mikäli laskun vastaanottaja on kuluttaja-asiakas, joka haluaa saada laskun omaan verkkopankkiinsa e-laskuna, tulee laskujen lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus ja palauttaa se täytettynä Apixille. Kun Apix on käsitellyt sopimuksen, laskuttajalle avataan e-laskutusprofiili ja kaikkiin suomalaisiin pankkeihin lähetetään laskuttajailmoitukset. E-laskupalvelu on käytettävissä 4–5 pankkipäivän jälkeen. Asiakkaan tietoihin tulee syöttää ohjelmassa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat e-laskuina asiakkaan omaan verkkopankkiin. E-laskusopimuksesta lisätietoja: www.apix.fi. Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin. Verkkolaskujen vastaanotto Voit vastaanottaa ohjelmaan verkkolaskuja, kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja. Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Meritiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut. Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin. Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi. Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.  Kuittisovellus Costpocket Miten aloitan CostPocketin käyttämisen Passeli Meritissa?  Ohjeet palvelun käyttöön löydät täältä.  Kuittisovellus eTasku Passeli Merit rajapinnan käyttöönotto eTaskussa: Ohjeet palvelun käyttöönottoon löydät täältä.  Tulorekisterin varmenne - Alv-ilmoitusten lähetys Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä, jos haet tarvittavat varmenteet Tulorekisteristä ja syötät ne ohjelmaan. Huom.! Toistaiseksi ohjelmasta voi lähettää vain kuukausi-ilmoitukset. Neljännesvuosi- ja vuosi-ilmoitukset on vielä syötettävä Omaveroon manuaalisesti tai lähetettävä ohjelmassa tallennettu TXT-tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Tarkista ensin, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin y-tunnuksen, osoitteen ja puhelinnumeron valikkoon Asetukset > Yrityksen tiedot. 1. Hae varmennetta tulorekisteristä Yrityksen allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön tai riittävät Suomi.fi-valtuudet omaavan henkilön tulee ensin hakea Tulorekisteristä varmenne. Jos sinulla ei ole asianmukaista toimielinroolia yritykseen, sinulla tulee olla Suomi.fi:n valtuus valtuusasialla: "Tulotietoihin liittyvien loki-, rajapinta- ja ilmoitustietojen käsittely". ⦁ Kirjaudu tulorekisteriin: https://www.vero.fi/tulorekisteri/ ⦁ Avaa valikko: Tekninen rajapinta ja varmenteet. Klikkaa: Hae uutta varmennetta. ⦁ Valitse varmenteen tyypiksi: Palkkatiedon tuottaja Webservice. ⦁ Syötä varmenteen kuvaus: esim. Alv-ilmoitus. ⦁ Syötä yhteystiedot henkilölle, jolle Tulorekisteri lähettää varmenteen. ⦁ Paina: Lähetä. Varmenteen yhteyshenkilö saa sähköpostiinsa ja tekstiviestillä ohjeet, varmenteen noutamisesta.   Lisäohjeita varmenteen hakemisesta löytyy tulorekisterin verkkosivuilta: https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/sahkoisen-asiointipalvelun-kayttoohjeet/yleinen-asiointi/tekninen-rajapinta-ja-varmenteet/uuden-varmenteen-hakemus/ Voit myös katsoa ohjeet Tulorekisterin videolta: https://www.youtube.com/watch?v=W73PA1SxNG4 2. Syötä varmenne Passeli Meritiin ⦁ Avaa Tulorekisteristä saamasi sähköpostiviesti. Tarvitset viestin avaamiseen sinulle tekstiviestillä lähetetyn PIN-koodin. Sähköpostiviestissä on Siirtotunnus ja kertakäyttöinen salasana, jotka tulee syöttää Passeli Meritiin. ⦁ Avaa ohjelman valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne. ⦁ Klikkaa painiketta: Syötä tunnus ja salasana ⦁ Syötä avautuvaan ikkunaan Tulorekisteristä saamastasi sähköpostiviestistä Siirtotunnus ja Kertakäyttöinen salasana. Tallenna.   3. Poista vanha varmenne, mikäli hait ohjelmaan uuden varmenteen. Klikkaa harmaana näkyvää riviä, jossa näkyy vanha varmenne. Roskakori-kuvakkeen avulla saat poistettua vanhan varmenteen. Kun varmenteet on tallennettu onnistuneesti, ilmestyy valikkoon Aktivoitu-teksti.   Tulorekisterin varmenteet ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Hae uudet varmenteet hyvissä ajoin ennen varmenteiden vanhentumista. Näet ohjelmasta milloin varmenteet on haettu viimeksi (valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne).  Ohjelmointirajapinta API (Pro ja Premium -versiot) Ohjeet rajapinnan käyttöön löydät täältä.

Passeli Meritin Varasto-valikossa voidaan syöttää varaston alkusaldot, varastoon sisääntulot ja varastosta otot, varastojen keskinäiset siirrot sekä laatia erilaisia raportteja tavaran liikkumisesta ja varastosaldoista.       Varastolaskenta aloitetaan tavara- ja materiaaliluettelon laadinnasta. Luettelo lisätään valikosta: Varasto > Nimikkeet. Varastolaskentaan käytetään nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara. Tämän jälkeen lisätään varaston alkusaldo valikosta: Varasto > Varastotapahtumat.   Varaston sisääntulot (tavaroiden ja materiaalien ostot) lisätään ostolaskuina; varaston otot (myynti) kirjataan myyntilaskuina; tavaroiden ja materiaalien menekki yrityksen käyttöön, tuotannon kirjaamiset ja inventaarion yli- ja alijäämät ja eri varastojen keskinäiset siirrot lisätään Varastotapahtumina.   Passeli Meritin varastolaskennan voi ottaa käyttöön syöttämällä ohjelmaan tiedot varastotavaroista ja materiaaleista, joista pidetään varastolaskentaa. Ne voidaan siirtää ohjelmaan myös Excel-taulukon muodossa. Sen jälkeen tulee syöttää erikseen varastotuotteiden saldot. Mikäli on kyse aloittavasta yrityksestä, ei varaston alkusaldoja tarvitse syöttää, vaan tavara siirtyy varastoon ostolaskujen ja varastotapahtumatositteiden kautta.    Varastotavaroiden tuonti Excel-taulukosta Varastotavaroiden eli -nimikkeiden tiedot saa tuotua ohjelmaan Excel-taulukosta valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tietojen tuonti > Nimikkeiden tuonti. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Excel-tiedoston sarakkeiden otsikoiden tulee olla tietyssä muodossa, johon löydät ohjeet ja esimerkkitiedostot täältä. Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä. Varastotavaroiden alkusaldot Koska ohjelmaan voidaan siirtää taulukosta vain varastonimikkeiden nimet (ilman määriä), varastotavaran määrät tulee syöttää käsin (Varasto > Varastotapahtumat, Lisää varastotapahtuma).  Varaston saldot syötetään varastoon sisääntulona valikossa Varasto > Varastotapahtumat. Varastotapahtuman päivämääräksi syötetään alkusaldon päivämäärää seuraava päivä. Esimerkiksi jos syötit alkusaldot 31.12.2020, varastotapahtuman päivämääräksi tulee 01.01.2021.  Varastotapahtuman tyypiksi valitse Tulo. Lisää kaikki varastossa olevat nimikkeet määrineen yksi toisensa perään ja valitse kirjanpitotiliksi oikea varastotili esim. 1531 (ohjelma tarjoaa tiliä 4000 ja tämä tili tulee muuttaa).     Kun varastotavaroiden rahallinen arvo on syötetty alkusaldoissa pääkirjakirjauksena varastotilille valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot, muodostaa ohjelma kirjauksen: D 1531 Varasto, K 1531 Varasto.     Vertaa varastoon tulona kirjattua varaston alkusaldoa pääkirjan varastotilin alkusaldoon tulostamalla ”varastoraportti” (Varasto > Varastoraportti tileittäin). Päivämääräksi syötä sama päivä kuin on varastolaskennan aloituspäivä.  Useita varastoja (Pro- ja Premium-versiossa) Passeli Meritin Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista pitää useamman varaston laskentaa. Varastot voidaan lisätä valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot. Uusi varasto lisätään ohjelmaan klikkaamalla Lisää varasto - painiketta ja täyttämällä varaston tiedot.   Tunnus – syötä varaston tunnus.   Nimi – syötä varaston nimi.    Varastoon sisääntulon, varastosta oton ja varastojen välisen tapahtuman etuliite – lisää varastojen välisen tapahtuman tositenumeroon lisättävä etuliite.    Seuraava varastoon sisääntulon, varastosta oton ja varastojen välisen tapahtuman numero – määrittele seuraavan varastotapahtuman numero. Ohjelma antaa silloin seuraavaksi numeroksi automaattisesti kyseisen numeron.   Varastotapahtumat   Varastotapahtumina syötetään tuotteiden alkusaldot, tavaroiden varastoon tulo vai varastosta otto (mikäli sitä ei syötetä ostolaskulta), tuotannosta varastoon tulo ja raaka-aineiden kirjaaminen kuluksi sekä inventaariossa havaitut erot. Syötä varastosta ottona (tyyppinä: Meno) myös varastotuotteiden omaan käyttöönotto.    Syötä varastotuotteiden ostot valikossa Ostot > Ostolaskut ja myynnit valikossa Myynnit > Myyntilaskut. Nimike-riville valitse nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara (V). Kun käytetään ostolaskulla nimikettä, jonka tyyppinä on varastotavara, kyseinen tavara näkyy heti varastossa. Kun käytetään myyntilaskulla nimikettä, jonka tyyppinä on varastotavara, kyseinen tuote kirjautuu heti varastosta otoksi.   Varastotuotteiden omakustannushinnan laskenta tapahtuu ohjelmassa FIFO-periaatteella. Jotta varastosaldo pysyisi ohjelmassa oikeana, tee jokaisesta varastotuotteesta oma nimikkeensä, valitse nimikkeen tyypiksi Varastotavara ja syötä tuotteiden lukumäärä oikein tapahtumia kirjattaessa.   Tuotteiden ja materiaalien kirjaaminen kuluksi Lisää inventaarion yhteydessä muodostuneista yli- ja alijäämästä sekä tavaroiden ja materiaalien kuluksi kirjaamisesta varastotapahtuma, jonka tyyppinä on ”Meno”.  Lisää tavaroita kuluksi kirjattaessa kommenttikenttään selite ja syötä nimikkeen riville varastosta otetun tavaran määrä ja muuta tarvittaessa tiliä, jota haluat käyttää kulutilinä.  Tuotannon siirtäminen varastoon Tuotannon siirto varastoon tapahtuu varastosta oton ja varastoon sisääntulon kautta. Varastosta ottona kirjataan raaka-aineet ja materiaalikulut, joka kuluivat valmiin tuotteen valmistamiseen.   Varastosta ottoa koskevan tositteen tallentamisen jälkeen, tarkista varastosta kirjattujen materiaalien hinta klikkaamalla varastotapahtuman tositenumeroa, esim.   Määrittele varastosta oton summan perusteella valmiin tuotteen yksikköhinta. Jaa materiaalikustannukset valmistettujen tuotteiden kappalemäärällä, jolloin saat yhden valmiin tuotteen muodostamat materiaalikustannukset.  Ota valmis tuotanto varastoon varastoontulotapahtumana (tyyppinä: Tulo). Valitse nimikeriville valmistetun varastotuotteen nimike, syötä määräksi valmistettujen tuotteiden määrä ja hinnaksi yhden valmiin tuotteen hinta (joka on laskettu materiaalikustannusten perusteella).    Varastojen väliset siirrot (vain Pro- ja Premium versiot) Lisää varastojen välinen siirto uutena varastotapahtumana. Valitse varastotapahtuman tyypiksi ”Varastojen väliset tapahtumat” ja määrittele varastot, joiden välillä tuotteet siirtyivät. Lisää Nimikeriville tuotteet ja määrät, jotka siirrettiin yhdestä varastosta toiseen.    Varastotavaroiden hyvityslaskut Laatiessasi varastotavaroiden myyntilaskuun hyvityslaskua, voit tehdä hyvityslaskun avaamalla näytölle alkuperäisen laskun ja painamalla sen jälkeen vasemmassa alareunassa olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta. Tai voit myös tehdä hyvityslaskun manuaalisesti, laatimalla samanlaisen myyntilaskun ja syöttämällä Määrä-kenttään miinusmerkkisen luvun, esimerkiksi -1 (riippuen palautetun tavaran määrästä). Paina sen jälkeen laskun rivillä Hyvitettävä lasku -kenttää ja merkkaa siihen, miltä laskulta tuotteen palautus varastoon tapahtuu.   Ostolaskun hyvityslaskun voi laatia avaamalla näytölle alkuperäisen hyvityslaskun ja painamalla Laadi hyvityslasku -painiketta. Laskun voi myös laatia manuaalisesti lisäämällä uuden ostolaskun, valitsemalla saman ostonimikkeen ja syöttämällä laskun rivillä Määrä-kenttään miinusmerkkisen luvun, esim. -1 (riippuen palautettujen tuotteiden määrästä) ja syöttämällä tuotteen hinnan.   Muista kohdistaa laatimasi hyvityslaskut alkuperäisiin laskuihin valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskun keskinäinen kuittaus > Lisää maksutapahtuma. Ks. lisäohjeet: Hyvityslaskut.  Tarkista tämän jälkeen, että varastoraportin saldo vastaa taseessa olevaa varaston arvoa. Mikäli saldot eroavat, kirjataan ero varaston muutoksena valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Voit tehdä tämän kirjauksen jokaisen hyvityslaskun jälkeen tai viimeistään tilinpäätöksessä.  - Mikäli varaston arvo taseessa on pienempi kuin varastoraportilla, tee kirjaus: D Varaston muutos, K Varasto. - Jos varaston arvo on taseessa suurempi kuin varastoraportilla, tee kirjaus: D Varasto, K Varaston muutos.  Nimikkeet Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Palvelu- ja Tavara-nimikkeitä käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Mikäli myyntilaskut lähetetään toiseen EU-maahan, myynti esitetään nimikkeen tyypin perusteella Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus -raportissa tavaramyyntinä.  Jos ohjelmassa käytetään varastolaskentaa, tulee osto- ja myyntilaskuissa sekä varastotapahtumissa käyttää vastaavia tuotenimikkeitä, jotta varaston saldo pysyy ohjelmassa oikeana. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä ohjelmaan.  Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara. Varastotavarat lasketaan määrällisesti. Kun ostolaskuissa käytetään nimikkeitä Varastotavara, tavarat lisätään varastoon ostolaskua tallennettaessa. Kun myyntilaskuissa käytetään nimikkeitä Varastotavara, tavarat poistetaan varastosta myyntilaskua tallennettaessa. Näin pidetään varastolaskentaa ja voidaan laatia varastotilannetta koskevia raportteja.  Uusi nimike lisätään napsauttamalla Lisää varastonimike -painiketta.  Tunnus – tunnuksessa voi olla sekä numeroita että kirjaimia. Mikäli tavaraa ostetaan samoilta toimittajilta, tunnuksena voidaan käyttää myös toimittajan tavaran koodia (tarvittaessa toimittajan koodia lyhennetään). Tavaran tunnusta voidaan myöhemmin muuttaa. Tällöin tunnus muuttuu myös aiemmin lisätyissä tositteissa. Nimi – lisää tavaran nimi.    Nimi englanniksi – jos ohjelman käyttökieleksi on valittu englanti, englanniksi käännetyt nimikkeet näytetään nimikeluettelossa englanninkielisinä. Uusia nimikkeitä lisättäessä tulee nimet kääntää itse.    Nimi ruotsiksi – jos ohjelman käyttökieleksi on valittu ruotsi, ruotsiksi käännetyt nimikkeet näytetään nimikeluettelossa ruotsinkielisinä. Uusia nimikkeitä lisättäessä tulee nimet kääntää itse.    Tyyppi – oletusasetuksena tarjotaan tyypiksi Varastotavara. Tätä ei tarvitse muuttaa.    Aktiivisuus – ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Myynti- ja ostolaskuissa. Tätä ei yleensä tarvitse muuttaa. Mikäli nimike on poistettava valinnoista, valitaan Ei-aktiivinen.    Yksikkö – lisää nimikkeen mittayksikkö. Yksikön määrittely on pakollista. Myyntihinta – lisää tavaran arvonlisäveroton myyntihinta. Tarvittaessa myyntilaskun nimikkeen hintaa voidaan muuttaa tai käyttää laskuun, nimikkeeseen tai asiakkaaseen perustuvaa alennusta.    Viimeinen ostohinta – ohjelma muodostaa hinnan automaattisesti viimeisen ostolaskun mukaisesti. Jos nimikkeellä ei ole pysyvää ostohintaa, jätä Viimeinen ostohinta -kenttä tyhjäksi.  Alennus-% - Laskua laadittaessa alennusprosentti lisätään laskuriveille. Laskua sellaiselle asiakkaalle laadittaessa, jolle on määritelty kiinteä alennus, ohjelmisto ei käytä nimikkeen tiedoissa olevaa alennusta.    Hankintahinta – ohjelma laskee hankintahinnan automaattisesti. Hinta lasketaan FIFO-menetelmällä (first in, first out).    Nykyinen tila – tavaran juokseva määrällinen varastotilanne, joka määritellään seuraavasti: nimikkeen alkusaldo + kaikkien tulojen määrät (ostetut määrät + varastotapahtumien tulot) päivämäärästä riippumatta – kaikkien ottojen määrät (myydyt määrät + varastotapahtumien otot) päivämäärästä riippumatta.    Raha-arvo – määritellään seuraavasti: nimikkeen omakustannusarvo x nimikkeen määrällinen varastotilanne.    Myyntitili – valitse myyntitulojen tili (3...), johon kyseisen nimikkeen myynti halutaan lisätä.    Varastotili – lisää vaihto-omaisuuden tili (15..), jota käytetään kyseisten tavaroiden varastolaskentaan. Ohjelmisto käyttää varastotiliä myyntilaskun automaattiseen kirjaamiseen eli myyntitulojen kirjauksen lisäksi tehdään automaattisesti myös myytyjen tavaroiden omakustannusarvon kirjaus. Koska varastotiliä ei saa muuttaa automaattisissa kirjauksissa, ontärkeää, että kyseinen tili on määritelty oikein.    Myyntikustannustili – lisää myydyn tavaran hankintahinnan kustannusten tili (4...). Myyntitilin ja myyntikustannustilien erotus vastaa myydystä tavarasta saatua voittoa. Varastotavaroiden myyntivoittoa voidaan katsella raportista Myynti > Myyntiraportti. Mikäli tilejä muutetaan myöhemmin nimikkeen tiedoissa ja kyseistä nimikettä on jo käytetty sekä osto- että myyntilaskuissa, näiden laskujen pääkirjan kirjausten tilejä ei muuteta automaattisesti. Tätä varten osto- ja myyntilaskut on tallennettava uudelleen. Varastotilanneraportissa käytetään nimikkeen tiedoissa määriteltyjä tilejä.  Lisää kokoonpano – Ohjelman Premium-version toiminto. Lue erillinen ohje: Mittayksiköiden muunnokset ja lopputuotteen kokoonpano.  Nimikkeen haku luettelosta Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja suodattimia. Näiden valitsemiseksi napsautetaan sarakkeiden otsikoita taulukon ylärivillä. Taulukon saraketta Tunnus napsautettaessa nimikkeet kuvataan tunnuksen mukaisessa järjestyksessä ja saraketta Nimi napsauttamalla nimikkeet kuvataan nimijärjestyksessä.  Myynti- ja ostotilien Tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti. Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta. Varastoraportti Varastoraporttia laadittaessa voidaan katsoa tietyn varaston tilannetta tai kaikkien varastojen yhteistä varastotilannetta. Syötä päivämäärä ja valitse varasto, jonka tilannetta haluat katsoa. Jos haluat nähdä kaikkien varastojen yhteistilanteen, jätä varaston suodatin tyhjäksi.  Raportissa on esitetty varastotuotteet nimikkeittäin, tuotteiden määrä varastossa, yhden tuotteen a-hinta sekä varastossa olevien tuotteiden yhteishinta.   Ruksaa Näytä nollarivit -ruutu, jos haluat nähdä varastoraportissa tuotteet, joiden määrä on 0. Varastoraporttia, jossa näkyvät nollarivit, tarvitaan tuotteiden tilaamiseen eli jos tuotteen määrä on 0, tulee sitä tilata lisää. Jos tarjoukseen (laadittu valikossa Myynnit > Tarjoukset) on otettu käyttöön tuotteiden varaaminen   voi Passeli Meritin Premium-versiossa laatia varastoraportin varastosta varattuine määrineen.    Varastotapahtumien erittely Varastotapahtumien erittely luo katsauksen tietyn varastotavaran liikkumisesta sekä kappalemäärittäin että rahamäärittäin. Valitse varastonimike ja varasto (mikäli on useita varastoja) ja syötä kausi, jolta haluat tulostaa raportin.   Raportti voidaan tallentaa PDF- tai Excel-tiedostoksi ja tulostaa.    Varastotapahtumien erittelyssä näkyvät kaikki tarkasteltavan varastotuotteen liikkumiset: varastoon tulot sekä varastosta otot määrittäin ja hinnoittain.    Varastotuotteiden omakustannushinnan laskenta tapahtuu FIFO-menetelmällä eli oletetaan, että ensimmäisenä varastoon tulleet tuotteet myös myydään ensimmäisenä. FIFO-menetelmään perustuvaa varastolaskentaa osoittaa Jäännösmäärä-sarake, jossa näkyy minkälaisista ostolaskuista ja varastoon otoista muodostuu varaston jäännösarvo.  Varastoraportti tileittäin  Varastosta otoista ja varastoon sisääntuloista tehdään automaattisesti kirjaus nimikkeille määritellyn varastotilin mukaan. Kun tilit on määritelty oikein varastonimikkeissä ja varastotapahtumissa, pääkirjan tilin saldon tulee olla sama kuin Varastoraportti tileittäin -raportissa.  

Huom. Ilmoita aina seuraavista käyttäjiin liittyvistä asioista tukeemme (sähköpostitse pääkäyttäjän sähköpostiosoitteesta osoitteeseen support@passelimerit.com): - pääkäyttäjän vaihdosta jotta voimme kytkeä lisenssin uudelle pääkäyttäjälle - lisäkäyttäjän poistamisesta, jotta tieto päivittyy sopimukselle ja sitä myötä laskutukseen.   Passeli Merittiin voidaan lisätä rajoittamaton määrän ilmaisia käyttäjiä, joilla on katseluoikeus ohjelman Myynnit-valikkoon .  Mikäli uusi käyttäjä tarvitsee enemmän oikeuksia yritykseen, tulee pääkäyttäjällä olla ostettuna Passeli Meritin Pro- tai Premium-versio sekä tarvittava määrä lisäkäyttäjiä. Lisenssitasoa voidaan tarvittaessa päivittää ja maksullisia lisäkäyttäjiä voi tilata suoraan ohjelman sisältä klikkaamalla Tilaa lisää -painiketta tai ottamalla yhteyttä Passeli Meritin asiakastukeen. Lisäkäyttäjällä voi olla samat oikeudet kuin pääkäyttäjälläkin tai hänen oikeuksiaan voidaan tarvittaessa rajata.    Myös yrityksen pääkäyttäjä voidaan tarvittaessa vaihtaa. Ilmoita aina pääkäyttäjän vaihdoksesta Passeli Meritin asiakastukeen, jotta voimme kytkeä lisenssin uudelle pääkäyttäjälle.   Käyttäjät tulee lisätä ohjelmaan yrityskohtaisesti. Eli jos sama käyttäjä halutaan useampaan yritykseen, tulee ko. käyttäjä lisätä jokaiseen yritykseen yksitellen.     Ilmaisen käyttäjän lisääminen Ilmaisella käyttäjällä on rajoitetut oikeudet. Hänellä on katseluoikeus ohjelman Myynnit-valikkoon.   Lisätäksesi ilmaisen käyttäjän, kirjaudu ohjelmaan pääkäyttäjänä. Avaa valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät. Paina Lisää käyttäjä ja syötä avautuvaan kenttään uuden käyttäjän sähköpostiosoite. Paina Lisää käyttäjä. Ohjelma lähettää uudelle käyttäjälle sähköpostin, jonka viestissä olevaa linkkiä klikkaamalla hän vahvistaa käyttäjyytensä ko. yrityksessä, ja ohjeita seuraamalla luo käyttäjätunnukselleen (käyttäjätunnus on sähköpostiosoite) salasanan.  Lisäkäyttäjän lisääminen Maksullisella lisäkäyttäjällä voi olla lähes samat oikeudet kuin pääkäyttäjälläkin. Oikeuksia voidaan tarvittaessa rajata. Maksullisen lisäkäyttäjän voi tilata suoraan ohjelman sisältä klikkaamalla Tilaa lisää -painiketta tai ottamalla yhteyttä Passeli Meritin asiakastukeen. Lue myös ohje: Laskujen kierrätys. Lisätäksesi Passeli Merittiin lisäkäyttäjän, kirjaudu ohjelmaan pääkäyttäjänä. Avaa valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät. Paina Lisää käyttäjä ja syötä avautuvaan kenttään uuden käyttäjän sähköpostiosoite. Paina Lisää käyttäjä. Huomaa, että Uusi käyttäjä näkyy vielä tässä vaiheessa rajoitettuna käyttäjänä. Ohjelma lähettää uudelle käyttäjälle sähköpostin, jonka viestissä olevaa linkkiä klikkaamalla hän vahvistaa käyttäjyytensä ko. yrityksessä, ja ohjeita seuraamalla luo käyttäjätunnukselleen (käyttäjätunnus on sähköpostiosoite) salasanan. Uutta käyttäjää ei voi vaihtaa lisäkäyttäjäksi ennen kuin hän on klikannut sähköpostissaan olevaa linkkiä ja luonut itselleen salasanan käyttäjätunnukselleen. Kun uusi käyttäjä on klikannut sähköpostissa saamaansa linkkiä, kirjaudu jälleen pääkäyttäjänä ohjelmaan ja avaa valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät. Klikkaa uuden käyttäjän tiedot auki ja paina Muuta. Vaihda valintaruudun ruksi “Rajoitetusta käyttäjästä” >“Lisäkäyttäjäksi”. Voit halutessasi rajata lisäkäyttäjän oikeuksia tässä samassa valikossa. Tallenna.    Pääkäyttäjän vaihtaminen Yrityksen pääkäyttäjä voi tarvittaessa vaihtaa pääkäyttäjän tai vaihtaa pääkäyttäjän sähköpostiosoitetta. Toimintaperiaate on sama. Kirjaudu ensin ohjelmaan vanhalla pääkäyttäjän osoitteella. Avaa valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät. Paina Lisää käyttäjä ja syötä avautuvaan kenttään uuden käyttäjän sähköpostiosoite. Paina Lisää käyttäjä. Tähän lisättyyn osoitteeseen lähetetään sähköposti, jonka linkkiä klikkaamalla käyttäjä vahvistaa käyttäjyytensä ko. yrityksessä. Seuraa ohjeita ja luo uudelle käyttäjätunnukselle salasana.   Kirjaudu tämän jälkeen vielä kerran vanhalla pääkäyttäjän s-postiosoitteellasi ohjelmaan ja avaa jälleen valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät. Klikkaa uuden käyttäjän tiedot auki ja paina Muuta. Vaihda valintaruudun ruksi “Rajoitetusta käyttäjästä” > “Pääkäyttäjäksi”.   Ohjelman vanha pääkäyttäjä muuttuu nyt rajoitetuksi käyttäjäksi ja uusi käyttäjä pääkäyttäjäksi. Nyt uusi pääkäyttäjä voi kirjautua ohjelmaan sähköpostiosoitteellaan ja halutessaan poistaa vanhan pääkäyttäjän käyttäjäluettelosta. Kun käyttäjä poistetaan, poistuu häneltä myös katselu- ja muokkausoikeus ko. yritykseen. Huom. Ilmoita aina pääkäyttäjän vaihdoksesta Passeli Meritin asiakastukeen, jotta voimme kytkeä lisenssin uudelle pääkäyttäjälle.   Huom. Ilmoita aina seuraavista käyttäjiin liittyvistä asioista tukeemme (sähköpostitse pääkäyttäjän sähköpostiosoitteesta osoitteeseen support@passelimerit.com): - pääkäyttäjän vaihdosta jotta voimme kytkeä lisenssin uudelle pääkäyttäjälle - lisäkäyttäjän poistamisesta, jotta tieto päivittyy sopimukselle ja sitä myötä laskutukseen.

Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä, jos haet tarvittavat varmenteet Verohallinnon varmennepalvelusta ja syötät ne ohjelmaan. Huom.! Toistaiseksi ohjelmasta voi lähettää vain kuukausi-ilmoitukset. Neljännesvuosi- ja vuosi-ilmoitukset on vielä syötettävä Omaveroon manuaalisesti tai lähetettävä ohjelmassa tallennettu TXT-tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Tarkista ensin, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin y-tunnuksen, osoitteen ja puhelinnumeron valikkoon Asetukset > Yrityksen tiedot.   1. Hae varmennetta verohallinnon varmennepalvelusta Yrityksen allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön tai riittävät Suomi.fi-valtuudet omaavan henkilön tulee ensin hakea varmenne. Jos sinulla ei ole asianmukaista roolia yritykseen, sinulla tulee olla Suomi.fi:n valtuus valtuusasialla: "Tulotietoihin liittyvien loki-, rajapinta- ja ilmoitustietojen käsittely".   https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/kehittaja/varmennepalvelu/varmenteen-noutaminen/   1. Kirjaudu Verohallinnon varmennepalveluun: https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/kehittaja/varmennepalvelu/ 2. Avaa valikko: Tekninen rajapinta ja varmenteet. Klikkaa: Hae uutta varmennetta. 3. Valitse varmenteen tyypiksi: Palkkatiedon tuottaja Webservice. 4. Syötä varmenteen kuvaus: esim. Alv-ilmoitus. 5. Syötä yhteystiedot henkilölle, jolle varmenne lähetetään. 6. Paina: Lähetä. Varmenteen yhteyshenkilö saa sähköpostiinsa ja tekstiviestillä ohjeet varmenteen noutamisesta.   2. Syötä varmenne Passeli Meritiin ⦁ Avaa saamasi sähköpostiviesti. Tarvitset viestin avaamiseen sinulle tekstiviestillä lähetetyn PIN-koodin. Sähköpostiviestissä on Siirtotunnus ja kertakäyttöinen salasana, jotka tulee syöttää Passeli Meritiin.   ⦁ Avaa ohjelman valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne. ⦁ Klikkaa painiketta: Syötä tunnus ja salasana ⦁ Syötä avautuvaan ikkunaan saamastasi sähköpostiviestistä Siirtotunnus ja Kertakäyttöinen salasana. Tallenna.   3. Poista vanha varmenne, mikäli hait ohjelmaan uuden varmenteen. Klikkaa harmaana näkyvää riviä, jossa näkyy vanha varmenne. Roskakori-kuvakkeen avulla saat poistettua vanhan varmenteen. Kun varmenteet on tallennettu onnistuneesti, ilmestyy valikkoon Aktivoitu-teksti.     Varmenteet ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Hae uudet varmenteet hyvissä ajoin ennen varmenteiden vanhentumista. Näet ohjelmasta milloin varmenteet on haettu viimeksi (valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne).

Kun olet syöttänyt kaikki kauden tapahtumat kirjanpitoon, laadi arvonlisäveroilmoitus valikossa Kirjanpito > ALV-ilmoitus, Lisää ALV-ilmoitus -painikkeella. Ensimmäistä arvonlisäveroilmoitusta laadittaessa ohjelma kysyy ilmoitusjakson alkupäivää eli ensimmäisen kauden alkupäivää, jolta ilmoitus laaditaan. Jatkossa ohjelma ei enää tätä kysy, vaan ohjelma laatii ilmoituksen automaattisesti seuraavalta kaudelta, joka on valittu ohjelman asetuksissa (Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot > ALV-kausi)     Tallenna.   Raportit - PDF -Tällä toiminnolla voit tallentaa arvonlisäverolaskelman PDF-muotoon. Jos olet kirjanpitäjä, voit lähettää PDF-muotoisen raportin yrittäjälle, mikäli hän ilmoittaa arvonlisäveron itse Omaveroon. Syötä tällöin Toimittajalle Verohallinto valmiiksi viitenumero ja pankkitili (Ostot > Toimittajat). Syötä Verohallinnon viitenumero kansallisessa muodossa eli jätä kansainvälisestä RF-viitteestä neljä ensimmäistä merkkiä pois (esimerkiksi RF55).   - Tarkistusraportti - Tarkistusraportista voit tarkistaa mistä kunkin alv-ilmoituksen rivin summa koostuu. Voit myös klikata laskelmalla sinisenä näkyvää summaa, josta saat avattua kyseisen rivin tarkistusraportin.   - Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus – Mikäli kyseisenä kautena on ollut tavara- tai palvelumyyntiä muihin EU-maihin, saa yhteenvetoilmoituksen laadittua tällä painikkeella.   - Yhteisömyynnin TXT ja Arvonlisäverolaskelma TXT – mikäli käytetään Ilmoitin.fi-palvelua, ohjelma laatii tietuekuvausten mukaiset TXT-tiedostot Ilmoitin.fi-palvelua varten. Arvonlisäveroilmoituksen lähetys Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan ohjelmasta tai halutessasi syöttää tiedot manuaalisesti Omaveroon. HUOM! Toistaiseksi Passeli Meritistä voi lähettää vain kuukausi-ilmoitukset. Neljännesvuosi- ja vuosi-ilmoitukset on vielä syötettävä Omaveroon manuaalisesti tai lähetettävä Passeli Meritistä saatava TXT-tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitusten tiedot on syötettävä Omaveroon käsin tai lähetettävä Merit Aktivasta saatava TXT-tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla.   Arvonlisäveroilmoituksen lähetys ⦁ Laadi arvonlisäveroilmoitus valikossa: Kirjanpito > ALV-ilmoitus, ja tarkista sen tiedot. ⦁ Jos olet syöttänyt ohjelmaan Tulorekisterin varmenteet, lähetä ilmoitus Verohallinnolle klikkaamalla Lähetä ilmoitus -painiketta tai syötä tiedot manuaalisesti Omaveroon. Jos lähetät ilmoituksen ohjelmasta suoraan, näet arvonlisäveroilmoituksen tiedot Omaverossa seuraavana päivänä. Verohallinnolle kirjautuu lähetysajankohta, joten arvonlisäveroilmoitus ehtii ajoissa, jos lähetät sen viimeistään kuukauden 12. päivä. Näet arvonlisäveroilmoitusten lähetysajan valikossa: Kirjanpito > ALV-ilmoitus, sarakkeessa: XML:n lähetyspäivä. Korjaavan ilmoituksen lähetys Mikäli sinun tulee tehdä muutoksia kaudelle, jonka arvonlisäveroilmoituksen olet jo lähettänyt, tee muutokset kirjanpitoon ja päivitä ko. arvonlisäveroilmoitus: ⦁ Avaa ko. arvonlisäveroilmoitus. Klikkaa painiketta: Muuta ja heti perään painiketta: Tallenna. Ohjelma päivittää viimeisimmät tiedot arvonlisäveroilmoitukselle. ⦁ Tarkista arvonlisäveroilmoituksen tiedot. Lähetä arvonlisäveroilmoitus klikkaamalla Lähetä ilmoitus -painiketta. Ohjelma lähettää Omaveroon uuden arvonlisäveroilmoituksen ja näet ilmoituksen tiedot Omaverossa seuraavana päivänä. Huomaa, että korjauksen syy tulee ilmoittaa vielä erikseen Omaverossa. Kirjaudu Omaveroon, avaa alv-ilmoitus ja paina Korjaa. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen lähetys Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus on laadittava Omaverossa manuaalisesti Passeli Meritistä saatavan raportin pohjalta tai lähettämällä ohjelmasta saatava Yhteisömyynnin TXT -tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla Omaveroon. Avaa alv-ilmoitus, vie hiiren kursori Raportit-painikeen päälle. Valitse alasvetovalikosta Arvonlisäveron yhteenvetoilmotus (tai Yhteisömyynnin TXT).