Käyttövinkit

Jos verkkolaskua ei voida toimittaa, laskuhallinnassa laskun lähetyksen tilana näkyy "Virhe". Näet virheen syykoodin Laskuhallinnasta klikkaamalla laskuriviä ja valitsemalla "Laskun lähetyksen tiedot"-välilehden.       Virheilmoituksista on mahdollista tilata sähköposti-ilmoitukset suoraan sähköpostiin kirjautumalla Maventan sivuille -> Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskuilmoitukset.   Syitä sille, ettei laskua voida lähettää verkkolaskuna voivat ovat esimerkiksi:   Laskulle ei löydy toimitusreittiä Jos lasku on lähetetty verkkolaskuna, verkkolaskuosoite saattaa olla virheellinen. 1. Tarkista tiedot joko asiakkaalta tai esimerkiksi verkkolaskuosoitteistosta. 2. Korjaa osoite asiakaskortille.  Huomaathan, että asiakas tulee valita laskulle uudelleen ennen lähettämistä, jotta laskulle päivittyy ajantasaiset tiedot asiakaskortista. Tämä tapahtuu laskuhallinnasta laskurivin päästä -> avaa lasku muokkaustilaan kynän kuvasta -> poista asiakas ja valitse uudelleen. 3. Lähetä lasku uudelleen   Jos lasku on on lähetetty  kirjeenä, tulee Maventan tulostuspalvelu olla aktivoituna. 1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> Maventa tulostuspalvelu. 2. Ota tulostuspalvelu käyttöön, ja valitse kirjeluokka sekä haluatko käyttää väritulostusta. Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella. 3.  Kun tulostuspalvelu on aktivoitu, voit lähettää laskun kirjeenä. Myyjän ALV-tunnus puuttuu Lasku on jäänyt virheeseen, koska se ei läpäise EU-standardin mukaista validointia. Laskulta puuttuu myyjän, eli sinun, ALV-tunnus. 1. Lisää ALV-tunnus kohdassa Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> ALV-tunnus. 2. Avaat virheessä oleva laskun laskuhallinnasta. Laskun tiedoissa alimpana kohtana on Yrityksen tiedot. Jos tässä on nyt "käytä alkuperäisen laskun tietoja", vaihda siihen "käytä yrityksen tietoja", niin ALV-tunnus päivittyy myös tälle laskulle, ja näet sen esikatselussa oikealla. 3. Lähetä lasku uudelleen.  Pankkiverkkoa ei ole aktivoitu Pankkiverkkoyhteys pitää aktivoida ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa pankkiverkosta. Jos  verkkolaskut.fi-tilisi on avattu 28.6.2022 tai sen jälkeen pankkiverkko on aktivoitu automaattisesti reskiteröitymisen yhteydessä tehtävällä tunnistautumisella.  Jos tilisi on avattu ennen 28.6.2022, pankkiverkko tulee aktivoida erikseen.  1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> pankkiverkkoyhteys. 2. Suorita pankkiverkon aktivointi ohjeiden mukaisesti. 3. Kun olet saanut erillisen sähköpostivahvistuksen pankkiverkon aktivoimisesta, voit valita pankin operaattoriksi ja lähettää laskun onnistuneesti. Eräpäivään ei ole riittävästi aikaa Pankkiverkkoon lähettäessä laskuilla tulee olla vähintään neljä pankkipäivää eräpäivään. 1. Avaa lasku laskuhallinnasta muokkaustilaan kynän kuvasta. 2. Muokkaa eräpäivä. 3. Lähetä lasku.    

Voit lisätä laskulle näkyväksi myös tuotekoodin sekä kirjoittaa vapaasti tuotekohtaista lisätietoa.

Edunsaajalla tarkoitetaan rahanpesulaissa henkilöä, joka joko omistaa yrityksen tai muuten käyttää määräysvaltaa siinä.

Rivikohtaisen alennuksen pystyy antamaan alennus%-sarakkeessa.      

Verkkolaskut.fi uudistus webinaari pidettiin perjantaina 26.6.2020. Webinaarissa käsitelliin mm. taustoja uudistuksen tekemiselle, katsottiin hieman tulevaan ja tietysti käytiin läpi ohjelman keskeimmät ominaisuudet. Alla on nauhoite webinaarista:  

Kun Visma Payn hakemus verkkomaksuja varten on hyväksytty, tulee sinun syöttää API-avaimet. API-avaimet tulee  syöttää verkkolaskut.fi-palveluun, jotta verkkomaksut saadaan toimimaan. 1. Kirjaudu kauppiasportaaliin osoitteessa vismapay.com. Tunnukset portaaliin olet saanut tervetulo-viestin yhteydessä, kun hakemuksesi on hyväksytty. Samassa viestissä on mainittu tilitysten ja korttimaksujen aktivoimisesta, mutta verkkolaskut.fi-palvelun asiakkaana tätä ei tarvitse tehdä, vaan tili on aktiivinen välittömästi hakemuksen hyväksymisen jälkeen.     2. Mene Alikauppiaat-välilehdelle. Täältä löydät Alikauppiastunnuksen sekä yksityiset avaimet.     3. Kirjaudu verkkolaskut.fi-palveluun ja mene Asetukset ->Visma Pay-asetukset.   4. Kopioi kauppiasportaalista löytämäsi avaimet ja alikauppiastunnus niille kuuluviin kenttiin. 5. Klikkaa "Ota käyttöön"-painiketta.

Maksumuistutusten ja perinnän tarvetta voi ehkäistä tarkistamalla asiakkaan luottotiedot jo myyntiprosessin alussa. Verkkolaskut.fi-palvelussa on mahdollista tarkistaa luottotiedot  suomalaisilta yritysasiakkailta. Luottotietojen tarkistamisen lisäksi on mahdollista ladata riskimittari, jolla saa tarkempaa analyysia asiakkaan taloudellisesta tilanteesta. Tiedot haetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä.   Voit tarkistaa luottotiedot laskun kirjauksen yhteydessä tai asiakaskortilta. Jotta toiminto on käytettävissä, tulee asiakaskortille olla tallennettuna y-tunnus.   Laskun kirjaus: Kun laskulle on valittu asiakas, tulee asiakkaan nimen alle "Tarkista luottotiedot"-painike.     Tämän jälkeen saat valittua joko maksuhäiriöt tai riskimittarin.   Asiakaskortti: Laskut -> Asiakkaat -> Luottotiedot-välilehti.       Asiakaskortilta voit tarkastella aiemmin haettuja luottotietoja ja riskimittareita.    

Laskun lähetystapa on mahdollista valita sen mukaan, mitä tietoja asiakkaasta on annettu. Lähetystavan saa vaihdettua lähetyspainikkeen oikealla puolella olevasta nuolesta.     Verkkolaskuna Jotta laskun voi lähettää verkkolaskuna, tulee sekä verkkolaskuosoite että operaattoritieto olla asetettuna.  Tiedot voi asettaa joko asiakaskortille tai suoraan laskulle asiakkaan tietoihin. Tarkempi ohje verkkolaskuosoitteiden asettamisesta löytyy täältä.         Jos verkkolaskuosoitteita ei ole saanut suoraan asiakkaalta, voi niitä etsiä myös Tieken julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.   Sähköpostilla Kun asiakaskortille tai laskulle asiakkaan tietoihin on lisätty sähköpostiosoite, voi laskun lähettää sähköpostilla. Asiakas saa sähköpostiviestin, jossa on linkki laskulle. Mikäli olet ottanut käyttöön Visma Payn verkkomaksutavat, on laskulla myös maksupainike.     Täältä näet tarkemmin, miten vastaanottaja näkee saapuvan laskun.     Kirjeenä Kun Maventan tulostuspalvelu on otettu käyttöön, (Asetukset-> Maventa-asetukset -> Maventa tulostuspalvelu)  voit lähettää laskun myös kirjeenä. Silloin lasku tulostetaan ja postitetaan puolestasi tulostuspalvelussa. Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.       Lähetystapa asiakaskortilla Asiakaskortille on mahdollista tallentaa asiakkaalla oletuksena käytössä oleva lähetystapa.  Valittu lähetystapa tulee silloin oletuksena valituksi kun kirjaat laskua. Lisäksi valittua lähetystapaa käytetään kun lasku lähetetään automaattisesti Lähetä laskupäivänä-toiminnolla tai toistuvaislaskuna. Jos tässä kentässä on valinta Oletus, päättelee ohjelma lähetystavan asiakkaalle annettujen tietojen perusteella.  

  Visma Pay on verkkomaksupalvelu, joka tarjoaa älykkäät verkkomaksut helposti ja turvallisesti, ilman aloitusmaksuja. Ottamalla Visma Pay:n käyttöösi, voit lähettää sähköpostilla laskuja jotka sisältävät maksulinkin, jonka avulla asiakkaasi voivat maksaa laskun heti. Maksupalvelun avulla tarjoat kaikki suosituimmat maksutavat asiakkaillesi.   Aloita käyttöönotto-painike käynnistää ohjatun käyttöönoton, jonka avulla saat palvelun helposti käyttöösi. Ohjatun toiminnon suorittaminen vie noin 5 minuuttia. Normaalitilanteessa saat palvelun käyttöösi kahdessa arkipäivässä.   Maksamisen palvelumaksut ovat 0,35 EUR + 2,80% maksutapahtumaa kohden. Jos olet jo Visma Pay-asiakas, tapahtuu hinnoittelu nykyisen sopimuksesi mukaisesti.       YRITYKSEN TIEDOT Y-tunnus tulee automaattisesti omista asetuksistasi. Tarkista ja päivitä tarvittaessa yrityksen tiedot niin että ne ovat kuten ne on ilmoitettu kaupparekisterissä, sekä valitse liiketoiminnan tyyppi.    LASKUTUSTIEDOT Ensisijaisena laskutustapana käytetään verkkolaskua. Jos yrityksellänne ei ole verkkolaskuosoitetta, syötä sähköpostiosoite sähköpostilaskua varten. Muistathan päivittää laskutustiedot Visma Payn kauppiasportaalissa niiden muuttuessa.     YHTEYSTIEDOT Täytä tähän yrityksen maksuasioista vastaavan henkilön yhteystiedot. Sähköpostiosoite on kirjautumista, tilitysraportteja ja tiedotuksia varten. Tässä ilmoitettu sähköposti toimii kirjautumistunnuksena kauppiasportaaliin.     OMISTUS Syötä yrityksen tosiasialliset edunsaajat. Jos yrityksellä ei ole tosiasiallisia edunsaajia, syötä kenttiin vaihtoehtoiset edunsaajat. Vaihtoehtoisina edunsaajina pidetään hallitusta, toimitusjohtajaa tai muita vastaavassa asemassa olevia henkilöitä. Voit lukea edunsaajien määrittelystä tarkemmin täältä.       MAKSULIIKENTEEN TIEDOT Tarkista että ohjelman lasketut maksuliikenteen arviot ovat oikein ja tarvittaessa päivitä tiedot. Myytävät tuotteet ja palvelut: Yleinen kuvaus myymistänne tuotteista sekä palveluista. Arvioitu liikevaihto: Täytä kenttään koko yrityksen arvioitu liikevaihto Arvio palvelun maksuliikenteestä: Arvioi karkeasti euroina kuinka paljon myynnistäsi menisi verkkomaksupalvelun kautta. Keskimääräisen laskun summa: Arvio laskun keskimääräisestä summasta viimeisen 2kk ajalta. Arvio suurimman laskun summasta: Arvioi suurimman laskun summa viimeisen 2kk ajalta. Edellä mainitun suurimman laskun tuotesisältö: Mistä tuotteista/palveluista kalleimmaksi määrittelemänne lasku koostuu? Tähän voitte listata esimerkiksi kalleimmat yksittäiset tuotteenne.        VIIMEISTELE Viimeistele hakemus syöttämällä allekirjoittajat. Hakemus täytyy olla allekirjoitettu siten, että yrityksen edustamisoikeudet täyttyvät. Edustamisoikeudet voi tarkastaa esimerkiksi kaupparekisteriotteesta. Allekirjoittajat saavat sähköpostiin linkin allekirjoitusta varten. Hakemus on allekirjoitettavissa 30 vuorokautta allekirjoittamisen aloittamisesta. Valitse PEP/RCA-valinta vain, jos ehdot täyttyvät. Voit lukea aiheesta tarkemmin täältä.         Kun sopimus on allekirjoitettu, siirtyy hakemus käsiteltäväksi. Normaalitilanteessa saat palvelun käyttöösi kahdessa arkipäivässä.   Kun hakemus on hyväksytty, tulee sinun syöttää API-avaimet. Löydät API-avaimet kirjautumalla Visma Payn Kauppiasportaaliin ja menemällä Alikauppiaat-välilehdelle. Syötä sieltä löytyvä Yksityinen salausavain ja Yksityinen rajapinta-avain niille varattuihin kenttiin ja kilkkaa Ota käyttöön-painiketta.           Kun palvelu on käytössä, kaikille sähköpostilla lähetetyille laskuille lisätään laskun tietojen lisäksi maksupainike, jolla asiakkaasi voivat maksaa laskunsa helposti suoraan sähköpostista. Mikäli sinulla on asiakkaita, joille et halua lisätä maksupainiketta sähköpostilaskuihin, voit kytkeä ominaisuuden pois asiakaskohtaisesti Asiakkaat-toiminnossa. Siellä otat asiakkaan muokkaukseen ja valitset Kyllä kohtaan Estä maksutapojen käyttö.

Kohdassa Asetukset -> Laskutuksen asetukset saat asetettua kirjanpitäjän sähköpostiosoitteen.    Saat valittua kirjanpitäjän kielen (suomi, ruotsi, englanti) sekä missä tilanteissa haluat kopion hänelle lähtevän. Myyntilaskuista ilmoituksen voi asettaa lähtemään joko laskun tulostuksen tai lähetyksen yhteydessä, tai suorituksen kirjaamisen yhteydessä. Ostolaskuista ilmoituksen voi asettaa lähtemään joko hyväksymisen tai maksun yhteydessä, tai maksun yhteydessä.      Kirjanpitäjä saa sähköpostiviestin, josta voi  valita lataako laskun pdf- vai xml- tiedostona.  

Asiakkaita ei ole pakko tallentaa asiakasrekisteriin, vaan tiedot voi syöttää myös manuaalisesti suoraan laskulle. Jos laskutat useamman kerran samaa asiakasta, kannattaa asiakkaan tiedot tallentaa, jolloin asiakkaan voi valita listasta ja tallennetut osoitetiedot tulevat laskulle automaattisesti. Asiakkaan voi tallentaa asiakasrekisteriin joko suoraan laskun luonnista, tai Laskut -> Asiakkaat-kohdassa.   Asiakkaan tallentaminen suoraan laskulta   Kun klikkaat asiakkaan nimi-kenttää, aukeaa alasvetovalikko jo tallennetuista asiakkaista. Ylimpänä on vaihtoehto +Uusi asiakas, jonka valitsemalla aukeaa ponnahdusikkuna asiakastietojen täyttämistä varten.  Voit myös täyttää asiakkaan tiedot ensin laskulle, ja sen jälkeen valita Lisää asiakkaaksi, jolloin jo syötetyt tiedot ovat asiakaskortilla.  Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html   Ponnahdusikkunana aukeavaan asiakaskorttiin voit täydentää loput tiedot, ja tallentaa ne. Jo tallennettujen asiakkaiden osoitetietoja on myös mahdollista muokata ja päivittää suoraan laskun luontinäkymästä.   Asiakkaan tallentaminen asiakaskortiston kautta Voit luoda uusia asiakaskortteja myös menemällä suoraan Laskut -> Asiakkaat -> Uusi asiakas. Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html    

Kun asiakas on maksanut laskunsa käyttäen Visma Payn verkkomaksupainiketta, maksujen suoritustiedot luetaan suoraan Visma Payn verkkomaksupalvelusta rajapinnan avulla verkkolaskut.fi-ohjelmaasi.   Suoritus näkyy palvelussa noin 15 minuutin viiveellä, ja suoritus päivitetään automaattisesti vastaamaan tapahtumaa. Tämä tarkoittaa sitä, että laskun suorituksella näkyy suoritettu summa sekä Visma Payn komissiokulu eriteltyinä. Laskun tila ja lähetyksen tila on laskuhallinnassa "Maksettu".     Jos toimitat kirjanpitäjällesi suoritusraportin kuukausittain, kirjanpitäjäsi pystyy kirjaamaan tältä raportilta suoritukset ja komissiokulut vaivattomasti.     Visma Pay nopeuttaa myös kassavirtaa tilittämällä tulleita suorituksia päivittäin pankkitilillesi.  Tilityksen viive on kuitenkin maksutapahtuman varmistamiseksi 3 päivää kaikille maksutapahtumille. Esimerkiksi lauantaina tehdyt tapahtumat tilitetään siis tiistaisessa tilityksessä, ja maanantaiset tapahtumat torstaisessa tilityksessä. Aiemmin tilitykset on tehty ainoastaan jokaisen viikon ensimmäisenä arkipäivänä.   Päivittäistilitykset aktivoituvat kaikille asiakkaille automaattisesti. Mikäli haluat käyttää jotain muuta tilityssykliä, niin olethan yhteydessä Visma Payn asiakaspalveluun helpdesk@vismapay.com .

Myyntilaskuille on mahdollista lisätä sisäisiä kommentteja. Kommentteja ei lähetetä asiakkaalle laskun mukana. Sisäisiä kommentteja voi lisätä, muokata ja poistaa laskun kirjausikkunassa sekä laskuhallinnassa.    Laskua luodessa sisäiset kommentit-osio avautuu liitteiden alapuolelle.   Kun kommentti on tallennettu, sitä saa muokattua kynän kuvasta ja poistettua roskakorin kuvasta.   Laskuhallinnassa tunnistat laskut, joilla on sisäisiä kommentteja, puhekuplan kuvasta. Laskun sisäiset kommentit-välilehdellä voit luoda uusia kommentteja, sekä muokata ja poistaa olemassa olevia kommentteja.    

Ottamalla Visma Pay :n verkkomaksutavat käyttöösi, voit lähettää sähköpostilla laskuja jotka sisältävät maksulinkin, jonka avulla asiakkaasi voivat maksaa laskun heti.    Kun maksutavat on otettu käyttöön ja API-avaimet on syötetty, sähköpostilla lähetetyille laskuille lisätään laskun tietojen lisäksi maksupainike, jolla asiakkaasi voivat maksaa laskunsa suoraan sähköpostista. Laskun luonti-ikkunassa on lähetyspainikkeen vieressä maininta Visma Payn käytössä olosta.     Mikäli et jollekin asiakkaalle halua lisätä maksupainiketta, saat poistettua sen asiakaskortilta. Mene Laskut -> Asiakkaat -> muokkaa asiakasta kynän kuvasta.  

Tuotteita ei ole pakko perustaa tuoterekisteriin, vaan ne voi lisätä laskulle myös vapaasti kirjoittaen.   Jos laskutat usein samoja tuotteita tai palveluja, voi kuitenkin olla kätevää luoda tuotekortti. Saat luotua tuotekortin kohdassa Laskut -> Tuotteet -> Uusi tuote.   Pakollisia tietoja ovat tuotteen nimi, yksikkö, veroton hinta, ALV % ja verollinen hinta. Riittää, että syötät jomman kumman hinnan, jolloin ohjelma laskee puuttuvan hinnan valitun alv-kannan mukaan.  Halutessasi saat lisättyä tuotekoodin ja kuvauksen.

Laskun lähetys on mahdollista ajastaa halutulle päivälle. Laskun luontinäkymässä laskun tiedoissa on "Lähetä laskupäivänä"-vaihtoehto.   Kun valitset tähän Kyllä, ohjelma lähettää laskun laskun automaattisesti laskun päiväyksen mukaan kun lasku tulostetaan tai tallennetaan. Jos lasku lähetetään Lähetä-painikkeella, se lähtee heti.    

Kun käytössäsi on Visma Payn verkkomaksutavat, voi asiakas maksaa laskunsa helposti ja luotettavasti laskun mukana olevan maksupainikkeen avulla. Lasku toimitetaan asiakkaasi sähköpostiin, josta hän pääsee avaamaan lähettämäsi laskun.   Viestin lähettäjänä näkyy lasku@mail.vismapay.com. Viestissä näkyy laskun perustiedot, ja valitsemalla "Katso lasku" avautuu lasku selaimessa uuteen välilehteen.   Linkin saa avattua myös alla olevasta sinisestä linkistä. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella saa painikkeen tai linkin takaa myös kopioitua linkin osoitteen, ja avattua sen haluamallaan tavalla. Kun lasku avautuu, näkyy vasemmalla laskun tiedot, ja oikealla laskun kuva.    Maksutapoina on valittavissa korttimaksu, suomalaiset verkkopankit tai mobiilimaksu. Asiakas voi valita haluamansa maksutavan, ja siirtyä maksamaan.    Kun asiakas on maksanut laskun, hän saa sähköpostiinsa maksuvahvistuksen. Kun laskun nyt avaa sähköpostin kautta uudelleen, ei maksupainiketta enää ole. Maksupainike poistuu asiakkaalta myös silloin, jos merkitset laskulle manuaalisesti verkkolaskut.fi-palvelussa suorituksen.