Käyttövinkit

Laskua kirjatessa on mahdollista valita kirjaustavaksi netto, brutto tai veroton. Jos valittu asiakas on henkilöasiakas, on oletusasetuksena brutto, ja yritysasiakkailla netto. Laskun tiedoissa on kuitenkin mahdollista valita mikä tahansa kirjaustapa, asiakastyypistä riippumatta.   1. Kun kirjaustapana on netto, nimikkeen hinta syötetään ilman veroja. Ohjelma laskee tähän lisäksi automaattisesti verojen osuuden valitun ALV-kannan mukaan.   2. Kirjaustavan ollessa brutto hinta sisältää veron, ja nimikkeen hinta syötetään siis verollisena. Ohjelma laskee tällöin hinnasta valitun ALV-kannan mukaiseseti verottoman hinnan.       3. Kirjaustavan ollessa veroton, ei hintaan lisätä eikä siitä vähennetä veroja.    

Kohdasta Asetukset -> Laskutuksen asetukset -> Laskutuloste -> voit valita haluatko käyttää perinteistä vai tilisiirrollista laskutulostetta.    Kun valitset laskutulosteen muodoksi "Tilisiirto", saat laskutulosteelle sekä viivakoodin, että QR-koodin.   Mikäli et halua laskulle viivakoodia, voit valita laskutulosteelle perinteisen ilmeen:   

Verkkolaskut.fi-palvelusta muodostuu lasku toteutuneen käytön mukaan(esimerkiksi luotujen, lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen mukaan). Lasku muodostetaan laskutettavan summan ollessa yli 10€. Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot. Tarkempi ohje laskutustietojen asettamiseen löytyy täältä.  Hinnaston löydät oikeasta yläkulmasta avautuvasta alasvetovalikosta.     Voit seurata yrityksen tapahtumahistoriaa ja laskun muodostumista. Valitse oikealta yläkulmasta avautuvasta valikosta "Laskutustapahtumat". Näet erittelyssä luodut ja lähetetyt tapahtumat sekä niiden tapahtumahetken. Tapahtumat on eritelty per lasku, tai jos laskua ei vielä ole muodostettu, näkyvät ne omanaan. Tapahtumat summataan myös, jotta voi arvioida tulevan laskun suuruutta.     Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot.

Maksumuistutusten ja perinnän tarvetta voi ehkäistä tarkistamalla asiakkaan luottotiedot jo myyntiprosessin alussa. Verkkolaskut.fi-palvelussa on mahdollista tarkistaa luottotiedot  suomalaisilta yritysasiakkailta. Luottotietojen tarkistamisen lisäksi on mahdollista ladata riskimittari, jolla saa tarkempaa analyysia asiakkaan taloudellisesta tilanteesta. Tiedot haetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä.   Voit tarkistaa luottotiedot laskun kirjauksen yhteydessä tai asiakaskortilta. Jotta toiminto on käytettävissä, tulee asiakaskortille olla tallennettuna y-tunnus.   Laskun kirjaus: Kun laskulle on valittu asiakas, tulee asiakkaan nimen alle "Tarkista luottotiedot"-painike.     Tämän jälkeen saat valittua joko maksuhäiriöt tai riskimittarin.   Asiakaskortti: Laskut -> Asiakkaat -> Luottotiedot-välilehti.       Asiakaskortilta voit tarkastella aiemmin haettuja luottotietoja ja riskimittareita.    

Palvelusta on mahdollista tulostaa raportit avoimista laskuista, myyntilaskuista sekä suorituksista.   Avoimet laskut   Avoimet laskut saat lajiteltua laskunumeron, asiakkaan nimen tai eräpäivän mukaan, ja järjestettyä ne nousevasti tai laskevasti.    Valmis raportti latautuu pdf-tiedostona. Raportille tulostuvat ne laskut, jotka raportin tulostushetkellä ovat avoimia osittain tai kokonaan.  Raportin lopussa on yhteenveto avoimista summista alv-kannoittain.     Myyntilaskut Myyntilaskut-raportin saa lajiteltua laskunumeron, asiakkaan nimen tai eräpäivän mukaan, ja järjestettyä ne nousevasti tai laskevasti.  Aikavälinä on oletuksena edellinen kalenterikuukausi, mutta saat valittua haluamasi aikavälin.     Raportilta näet muun muassa laskujen tilan, päiväyksen, eräpäivän ja alv-osuuden. Raportin lopussa on alv-erittelyn yhteenveto alv-kannoittain.     Suoritukset Suoritukset-raportin saa lajiteltua laskunumeron, asiakkaan nimen tai eräpäivän mukaan, ja järjestettyä ne nousevasti tai laskevasti.  Aikavälinä on oletuksena edellinen kalenterikuukausi, mutta saat valittua haluamasi aikavälin.     Raportilta näet suorituspäivän ja -summan. Jos suorituksen yhteydessä on merkitty oikaisu, se näkyy oikaisu-sarakkeessa.      

Kun olet siirtynyt verkkolaskutukseen ja haluat myös vastaanottaa laskut verkkolaskuina, tulisi sinun ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi. Näet sen täältä: Asetukset-> Maventa-asetukset -> Verkkolaskujen vastaanotto.     Verkkolaskujen välittävänä operaattorina toimii Maventa.    Voit ladata valmiin tiedotteen verkkolaskuosoitteestasi kohdasta Ostolaskut -> Verkkolaskutiedote. 

Laskunumeroa voi muokata kahdella tavalla, menemällä Asetukset -> Laskutuksen asetukset: 1. Jos käytössäsi on automaattisesti juokseva laskunumerointi, voit muokata seuraavan laskun numeroa manuaalisesti:     Muista tallentaa tekemäsi muutokset "Tallenna"-painikkeesta. Tämän jälkeen numerointi jatkuu asettamastasi laskunumerosta jälleen juoksevana.   2. Ottamalla käyttöön ulkoisen laskunumeroinnin, saat syötettyä haluamasi laskunumeron jokaiselle laskulle laskun kirjausikkunassa.     Tallenna asetuksiin tekemäsi muutokset.

Yrityksen perustiedot on välilehti, johon määrittelet oman yrityksesi tiedot. Nämä tiedot tulevat näkyviin laskulle.

Kun asiakkaan tiedoissa on sähköpostiosoite, voit valita laskun lähetystavaksi  sähköpostin.    Kun lasku on lähetetty, asiakas saa sen sähköpostiinsa:    Viestin lähettäjänä näkyy [email protected]. Viestissä näkyy laskun perustiedot, ja valitsemalla "Katso lasku" avautuu lasku selaimessa uuteen välilehteen. Lasku on katsottavissa linkin/painikkeen kautta 180 päivää eräpäivän jälkeen. Linkin saa avattua myös alla olevasta sinisestä linkistä. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella saa painikkeen tai linkin takaa myös kopioitua linkin osoitteen, ja avattua sen haluamallaan tavalla.   Kun lasku avautuu, näkyy vasemmalla laskun tiedot, ja oikealla laskun kuva. Laskun tiedot sekä virtuaalinen viivakoodi ovat kopioitavissa, jolloin tietoja ei tarvitse manuaalisesti naputella. Oikeasta yläkulmasta asiakas saa halutessaan laskun myös tulostettua tai ladattua omalle laitteelleen. Laskulla mukana olevat liitteet saa ladattua laskun tietojen alta.        Jos laskun kuva ei mahdu näkymään, saa sen ja liitteet ladattua sivun alaosasta.    

Määrittelet laskulla näkyvät huomautuskulut, viivästyskoron ja muut kulut ohjelman kohdasta Asetukset -> Laskutuksen asetukset

Mikäli operaattori ei pysty toimittamaan laskua vastaanottajalle, jää lasku virhe-tilaan.

Laskut-välilehdellä klikkaa “Toistuvaislaskut” ja Uusi toistuvaislasku.    Toistuvaislasku luodaan kuten tavallinenkin lasku.     Muistat vain: Valita laskun alkamis- ja pättymisajankohda Valita laskutusvälin   Tallenna lasku. Tulevat toistuvaislaskut muodostuvat automaattisesti, kun käytössä on juokseva laskunumerointi. Jos käytössä on ulkoinen laskunumerointi, muodostuu lasku keskenräisiin laskuihin. Saat lähetettyä laskun valitsemaasi reittiä pitkin, kun olet syöttänyt sille haluamasi laskunumeron.    Laskun muodostuksessa on mahdollista käyttää myös tiettyjä muuttujia, jossa: %D = laskutuspäivämäärä (esim. 1.2.2020) %y = laskutusvuosi (esim. 2015) %m = laskutuskuukausi (esim. 2) %d = laskutuspäivä (esim. 1) %sD = Laskutuskauden ensimmäinen päivä - laskutusväli %eD = laskutuskauden viimeinen päivä   Kun lasku luodaan, nämä muuttujat muutetaan lähetyshetkeä vastaavaksi arvoksi. Esimerkkejä: 'Kuukausimaksu %m/%y’, jolloin 1.2.2020 luodulle laskulle tämä muuntuu muotoon 'Kuukausimaksu 2/2020’.   %sD tarkoittaa, että jos laskutuskausi on 1kk ja alkupäivä on 24.11., niin tulosteella näkyy 24.10.   %sD = Laskutuskauden ensimmäinen päivä - laskutusväli. Tähän tulee siis laskutuskauden ensimmäinen päivä josta vähennetään laskutuskausi. Esimerkiksi, jos laskutusväli on 1kk ja laskutuskauden alkupäivä 1.12 niin arvoksi tulosteelle tulee 1.11. Vastaavasti jos laskutuskausi on 6kk ja Laskutuskauden alkupäivä 1.12 niin tulosteella arvoksi 1.6.   Koodin voi laittaa tuote- tai tuotteen kuvaus-kenttiin, saatteeseen sekä viitteemme tai viitteenne-kenttiin.            

Ostolaskujen käsittelyssä voit suodattaa ja lajitella laskuja haluamillasi kriteereillä. Voit valita haluatko tarkastella kaikkia laskuja, avoimia laskuja vai pelkkiä maksettuja laskuja. Lisäksi voit lajitella laskut laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, summan, eräpäivän, tilan tai viitenumeron mukaan joko nousevasti tai laskevasti.   Kun valitset ostolaskun, jota haluat käsitellä, löydät maksutiedot ja laskuerittelyn.   Tulosta ostolasku pdf-muotoon ja pääset tarkastelemaan sitä. Kun merkitset laskun maksetuksi, se näkyy Maksetut-välilehdellä.       Ostolaskun hylkääminen   Ostolasku on mahdollista hylätä toimintovalikosta. Ostolaskujen poistaminen ei ole mahdollista.  Toiminto ei peruuta laskua viestin vastaanottajan järjestelmästä, ainoastaan ilmoittaa sähköpostitse hylkäyksestä.   Vastaanottaja saa hylkäyksestä ilmoituksen sähköpostiinsa:  

Edunsaajalla tarkoitetaan rahanpesulaissa henkilöä, joka joko omistaa yrityksen tai muuten käyttää määräysvaltaa siinä.

Mikä on PEP/RCA? Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö ("PEP-henkilö") tarkoittaa luonnollista henkilöä joka toimii, tai on toiminut viimeisen 12 kuukauden aikana, merkittävässä julkisessa tehtävässä kuten: valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä parlamentin jäsenenä; poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä; ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta; tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä; keskuspankin johtokunnan jäsenenä; suurlähettiläänä tai asiainhoitajana; puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina; valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenellä tarkoitetaan PEP-henkilön: aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon; lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania; ja vanhempia. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön yhtiökumppaneilla tarkoitetaan PEP-henkilön: kaikkia luonnollisia henkilöitä, joiden tiedetään olevan yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yhteisomistajia ja edunsaajia tai joilla tiedetään olevan mikä tahansa muu läheinen liikesuhde poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen kanssa; ja kaikkia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat sellaisten yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yksinomistajia ja edunsaajia, joista tiedetään, että ne on tosiasiassa perustettu poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen eduksi.

Tulostuspalvelun avulla ulkoistat laskujesi tulostamisen ja postittamisen.  Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.   Asetuksen löydät kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset > Maventa tulostuspalvelu. Laskut tulostetaan aina yön aikana ja ne lähtevät postin kuljetettavaksi seuraavana arkipäivänä valitun kirjeluokan mukaan.    Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella.  

Saat lisättyä laskulle liitteen laskun kirjauksessa Liitteet-kohdassa. Liitteen voi valita tiedostosta tai raahata sille varattuun tilaan.   Liitteitä voi lisätä useamman kerrallaan, tai yksitellen. Liitteitä voi lisätä luonnoksena olevalle laskulle, sekä avoimena olevalle tulostetulle laskulle. Jo lähetetylle laskulle liitteiden lisääminen ei ole mahdollista.   Liitteiden maksimimäärä on 9 kappaletta.  Liitteen nimessä saa olla vain kirjaimet a-z, numerot 1-9, sekä merkit . ja _ eli tiedoston nimessä ei saa esiintyä välilyöntejä, erikoismerkkejä, eikä kirjaimia å,ä,ö. Tiedostonimen pituus saa olla max 50 merkkiä. Tarvittaessa ohjelma muuttaa lisätyn liitteen nimen sallittuun muotoon. Mikäli nimessä on esimerkiksi ä-kirjain, ohjelma muuttaa sen a:ksi.  Tiedoston maksimikoko on 10 MB. Sallitut tiedostomuodot ovat *.pdf; *.doc; *.xls; *.tif; *.jpg; *.gif; *.txt; *.xsl; *.html; *.htm.     Laskulle lisätyt liitteet ovat nähtävissä laskuhallinnassa laskun tiedoissa Liitteet-välilehdellä. Liitteet on mahdollista myös ladata myöhemmin uudelleen tarkasteltavaksi.

Kun asiakas on maksanut laskunsa käyttäen Visma Payn verkkomaksupainiketta, maksujen suoritustiedot luetaan suoraan Visma Payn verkkomaksupalvelusta rajapinnan avulla verkkolaskut.fi-ohjelmaasi.   Suoritus näkyy palvelussa noin 15 minuutin viiveellä, ja suoritus päivitetään automaattisesti vastaamaan tapahtumaa. Tämä tarkoittaa sitä, että laskun suorituksella näkyy suoritettu summa sekä Visma Payn komissiokulu eriteltyinä. Laskun tila ja lähetyksen tila on laskuhallinnassa "Maksettu".     Jos toimitat kirjanpitäjällesi suoritusraportin kuukausittain, kirjanpitäjäsi pystyy kirjaamaan tältä raportilta suoritukset ja komissiokulut vaivattomasti.     Visma Pay nopeuttaa myös kassavirtaa tilittämällä tulleita suorituksia päivittäin pankkitilillesi.  Tilityksen viive on kuitenkin maksutapahtuman varmistamiseksi 3 päivää kaikille maksutapahtumille. Esimerkiksi lauantaina tehdyt tapahtumat tilitetään siis tiistaisessa tilityksessä, ja maanantaiset tapahtumat torstaisessa tilityksessä. Aiemmin tilitykset on tehty ainoastaan jokaisen viikon ensimmäisenä arkipäivänä.   Päivittäistilitykset aktivoituvat kaikille asiakkaille automaattisesti. Mikäli haluat käyttää jotain muuta tilityssykliä, niin olethan yhteydessä Visma Payn asiakaspalveluun [email protected] .

Jos verkkolaskua ei voida toimittaa, laskuhallinnassa laskun lähetyksen tilana näkyy "Virhe". Näet virheen syykoodin Laskuhallinnasta klikkaamalla laskuriviä ja valitsemalla "Laskun lähetyksen tiedot"-välilehden.       Virheilmoituksista on mahdollista tilata sähköposti-ilmoitukset suoraan sähköpostiin kirjautumalla Maventan sivuille -> Asetukset -> Laskuasetukset -> Laskuilmoitukset.   Syitä sille, ettei laskua voida lähettää verkkolaskuna voivat ovat esimerkiksi:   Laskulle ei löydy toimitusreittiä Jos lasku on lähetetty verkkolaskuna, verkkolaskuosoite saattaa olla virheellinen. 1. Tarkista tiedot joko asiakkaalta tai esimerkiksi verkkolaskuosoitteistosta. 2. Korjaa osoite asiakaskortille.  Huomaathan, että asiakas tulee valita laskulle uudelleen ennen lähettämistä, jotta laskulle päivittyy ajantasaiset tiedot asiakaskortista. Tämä tapahtuu laskuhallinnasta laskurivin päästä -> avaa lasku muokkaustilaan kynän kuvasta -> poista asiakas ja valitse uudelleen. 3. Lähetä lasku uudelleen   Jos lasku on on lähetetty  kirjeenä, tulee Maventan tulostuspalvelu olla aktivoituna. 1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> Maventa tulostuspalvelu. 2. Ota tulostuspalvelu käyttöön, ja valitse kirjeluokka sekä haluatko käyttää väritulostusta. Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella. 3.  Kun tulostuspalvelu on aktivoitu, voit lähettää laskun kirjeenä. Myyjän ALV-tunnus puuttuu Lasku on jäänyt virheeseen, koska se ei läpäise EU-standardin mukaista validointia. Laskulta puuttuu myyjän, eli sinun, ALV-tunnus. 1. Lisää ALV-tunnus kohdassa Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> ALV-tunnus. 2. Avaat virheessä oleva laskun laskuhallinnasta. Laskun tiedoissa alimpana kohtana on Yrityksen tiedot. Jos tässä on nyt "käytä alkuperäisen laskun tietoja", vaihda siihen "käytä yrityksen tietoja", niin ALV-tunnus päivittyy myös tälle laskulle, ja näet sen esikatselussa oikealla. 3. Lähetä lasku uudelleen.  Pankkiverkkoa ei ole aktivoitu Pankkiverkkoyhteys pitää aktivoida ennen kuin laskuja voi lähettää tai vastaanottaa pankkiverkosta. Jos  verkkolaskut.fi-tilisi on avattu 28.6.2022 tai sen jälkeen pankkiverkko on aktivoitu automaattisesti reskiteröitymisen yhteydessä tehtävällä tunnistautumisella.  Jos tilisi on avattu ennen 28.6.2022, pankkiverkko tulee aktivoida erikseen.  1. Mene kohtaan Asetukset -> Maventa-asetukset -> pankkiverkkoyhteys. 2. Suorita pankkiverkon aktivointi ohjeiden mukaisesti. 3. Kun olet saanut erillisen sähköpostivahvistuksen pankkiverkon aktivoimisesta, voit valita pankin operaattoriksi ja lähettää laskun onnistuneesti. Eräpäivään ei ole riittävästi aikaa Pankkiverkkoon lähettäessä laskuilla tulee olla vähintään neljä pankkipäivää eräpäivään. 1. Avaa lasku laskuhallinnasta muokkaustilaan kynän kuvasta. 2. Muokkaa eräpäivä. 3. Lähetä lasku.    

Kun käytössäsi on Visma Payn verkkomaksutavat, voi asiakas maksaa laskunsa helposti ja luotettavasti laskun mukana olevan maksupainikkeen avulla. Lasku toimitetaan asiakkaasi sähköpostiin, josta hän pääsee avaamaan lähettämäsi laskun.   Viestin lähettäjänä näkyy [email protected]. Viestissä näkyy laskun perustiedot, ja valitsemalla "Katso lasku" avautuu lasku selaimessa uuteen välilehteen.   Linkin saa avattua myös alla olevasta sinisestä linkistä. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella saa painikkeen tai linkin takaa myös kopioitua linkin osoitteen, ja avattua sen haluamallaan tavalla. Kun lasku avautuu, näkyy vasemmalla laskun tiedot, ja oikealla laskun kuva.    Maksutapoina on valittavissa korttimaksu, suomalaiset verkkopankit tai mobiilimaksu. Asiakas voi valita haluamansa maksutavan, ja siirtyä maksamaan.    Kun asiakas on maksanut laskun, hän saa sähköpostiinsa maksuvahvistuksen. Kun laskun nyt avaa sähköpostin kautta uudelleen, ei maksupainiketta enää ole. Maksupainike poistuu asiakkaalta myös silloin, jos merkitset laskulle manuaalisesti verkkolaskut.fi-palvelussa suorituksen.