Uitleg journalisering Aof premies 2022

[#1]

• Inleiding
• Twee categorieën
• Loonaangifte
• Stappenplan

Inleiding

Payroll Business Journalisering - Aanpassingen vanwege het invoeren van de gedifferentieerde premie Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof)

Vanwege een wijzigingsbesluit in de Staatscourant van 14 juli 2021 wordt met ingang van het kalenderjaar 2022 een gedifferentieerde premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) geïntroduceerd en verandert de grens tussen kleine en (middel)grote werkgevers voor het berekenen van de premie voor de Werkhervattingskas.

Twee categorieën

De premiedifferentiatie voor het Aof werkt als volgt. De werkgevers worden onderscheiden in twee categorieën:

• Kleine werkgevers, met een loonsom tot en met 25 maal het gemiddelde premieplichtige loon per werknemer per jaar.
• Middelgrote en grote werkgevers (overige werkgevers), met een loonsom groter dan 25 maal het gemiddelde premieplichtige loon per werknemer per jaar.

Loonaangifte

In de loonaangifte worden als gevolg van bovengenoemde wijzigingen de volgende nieuwe rubrieken geïntroduceerd:

• aanwas van het premieloon Aof laag en de berekende premie
• aanwas van het premieloon Aof hoog en de berekende premie
• aanwas van het premieloon Aof dat hoort bij de uitkeringen, toeslagen en loonbetalingen waarover de werkgever altijd de hoge premie Aof is verschuldigd en de berekende premie
• opslag Wet Kinderopvang (Wko)

Actie Payroll Business

Instellingen > Berekening > Gegevens UWV

Informatie over de actie die je moet ondernemen, vind je in de publicatie Vooraankondiging Jaarovergang 2021-2022, onderwerpen:

• Keuze Aof-premie Laag / Hoog berekenen
• Aof-uitkering

En in de Release notes 2022-01 en eventuele overige berichtgeving op onze community. 

Actie Payroll Business Journalisering

Door het invoeren van de gedifferentieerde premie Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) moet je in de Journalisering van Payroll Business aanpassingen doorvoeren om de werkgeverslasten in relatie tot deze nieuwe wet- en regelgeving correct te kunnen journaliseren.

Nieuwe matrixkolommen

Vanaf 2022 worden als gevolg van de nieuwe wet- en regelgeving vier nieuwe matrixkolommen actief in Payroll Business. Deze matrixkolommen bevatten de berekeningsuitkomsten van:

1. Aof hoog werkgever
2. Aof laag werkgever
3. Aof uitkering werkgever
4. Wet kinder Opvang

Aandachtspunten

• Als je nu al de aanpassingen wilt doorvoeren voor het nieuwe kalenderjaar 2022, zet dan de peildatum op de eerste datum van verloningsperiode 01. De vier matrixkolommen zijn namelijk pas zichtbaar vanaf die datum.
• Bovengenoemde matrixkolommen vervangen de huidige kolom Aof basis werkgever.

Stappenplan

Volg onderstaande stappen om de aanpassingen te realiseren.

Stap 1 – Log in via het Youforce Portal

Stap 2 – Selecteer het gebruikersprofiel voor journalisering Payroll Business

Stap 3 – Ga naar Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsdefinitie

Let op: als het scherm met boekingsdefinities leeg blijft, is de journaliseringsinrichting waarschijnlijk ingericht op klantniveau. Via het navigatiepad bovenin het scherm kun je dan opschakelen naar het klantniveau.

Stap 4 – Zoek in de boekingsdefinities naar de matrixkolom Aof basis werkgever.
Zijn er veel definities, dan kun je de zoekfunctie gebruiken: Ctrl+F.

Via het icoon Kopiëren  aan het eind van de geselecteerde regel kun je nu een kopie maken van de boekingsdefinitie Aof basis werkgever.
Er opent een nieuw boekingsdefinitiescherm waarin je direct de wijzigingen v kunt vastleggen.

1. Tabblad Details: selecteer in de lijst van het veld Soort matrixkolom de waarde Aof hoog werkgever.
2. Geef de boekingsdefinitie een andere naam die de lading dekt, logischerwijs de naam van de matrixkolom.
3. Klik eerst op Opslaan om de nieuwe boekingsdefinitie te bewaren en vervolgens op Annuleren om weer terug te gaan naar het scherm met het overzicht van alle boekingsdefinities. 

Stap 5 – Herhaal stap 4 nog drie maal. Selecteer in het veld Soort matrixkolom achtereenvolgens:

• Aof laag werkgever
• Aof uitkering werkgever
• WKO

Het resultaat zou er dan zo uit moeten zien:

Stap 6 – Ga nu via het menu naar de boekingsregels: Instellingen > Boekingsgroep > Boekingsregel.

Stap 7 – Via het icoon Toevoegen  rechts boven in het scherm kun je nu achtereenvolgens de twee boekingsregels (debet en credit) per boekingsdefinitie koppelen.
Om goed overzicht te kunnen houden, raden we aan om hierbij dezelfde volgorde te gebruiken als bij het aanmaken van de boekingsdefinities, dus eerst Aof hoog werkgever, dan Aof laag werkgever, vervolgens Aof uitkering werkgever en als laatste WKO.

1. Tabblad Details: Kies in de lijst van het veld Boekingsdefinitie voor Aof hoog werkgever, als je een andere naam hebt gekozen, kies je deze uiteraard.
2. Selecteer de juiste Grootboekrekening voor de debet boeking.
3. Let op de opties voor het toepassen van kostenplaats en/of andere criteria.
4. Klik eerst op Opslaan om de nieuwe boekingsregel te bewaren en vervolgens op Annuleren om weer terug te gaan naar het scherm met het overzicht van alle boekingsregels. 

Hieronder zie je voorbeelden van de tabbladen Details en Criteria met het resultaat van de debetboeking:

Stap 8 – Via de kopieerfunctionaliteit - icoon Kopiëren  - kan je nu de credit boeking aanmaken

Hieronder zie je voorbeelden van de tabbladen Details en Criteria met het resultaat van de creditboeking:

Stap 9 – Maak achtereenvolgens zowel een debet- als creditboeking voor de boekingsdefinities Aof laag werkgever, Aof uitkering werkgever en WKO door het herhalen van Stap 7 en Stap 8.

Op basis van de gegevens hierboven zou het eindresultaat er uit moeten zien zoals in het voorbeeld hieronder. 

Na het uitvoeren van Stap 9 is de journalisering nu geactualiseerd voor kalenderjaar 2022.

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.