Mijn YouServe - Alles over inloggen

[#1]

Lees in dit kennisartikel hoe je kunt inloggen in Mijn YouServe, de omgeving voor gebruikers en professionals van YouServe HR Core.

Zo doe je dat

Visma YouServe heeft verplicht 2-factor authenticatie toegevoegd voor extra beveiliging van Mijn YouServe. Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).

Deze controle biedt een optimale bescherming van de persoonsgegevens in jouw organisatie zodat je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Wij baseren ons inlog beleid op de NIST 800-63. Dit is een toegangsbeveiliging standaard die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.

Hoe werkt het?

We onderscheiden twee varianten om in te loggen:

• Je logt in via je YouServe account
• Je logt in via Single Sign-On (SSO)

Het is ook mogelijk dat je beide inlogmethoden gebruikt

1. Inloggen via je YouServe account

Loggen jouw medewerkers rechtstreeks in op een YouServe-account, oftewel met een gebruikersnaam en wachtwoord uitgegeven via YouServe, dan vragen we je medewerkers hun account te vernieuwen en een andere gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Vervolgens bevestigen medewerkers via een mobiele telefoon, laptop, security key of Yubikey hun identiteit. Deze 2-factor authenticatie is kosteloos en wordt een keer per 30 dagen gevraagd als je op hetzelfde apparaat werkt, dus niet elke keer als medewerkers inloggen. Maak je al gebruik van 2-factor authenticatie, dan vervalt de oude sms-methode vanaf het moment dat je de nieuwe 2-factor authenticatie activeert.

2. Je logt in via Single Sign-On (SSO)

Als je inlogt via je bedrijfsnetwerk met SSO, verandert de url waar je inlogt op YouServe. Met SSO krijg je met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot YouServe en andere applicaties in jouw organisatie. Wel moet je de SSO configuraties vernieuwen omdat we de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen YouServe en jouw organisatienetwerk hebben verbeterd. Deze verbeteringen vloeien voort uit de NIST 800-63. Dit is een standaard van informatiebeveiliging die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.

Overstappen naar SSO

Werk je nog niet met SSO, dan kun je overstappen. Met SSO hebben je medewerkers maar één gebruikersnaam en wachtwoord voor al hun applicaties en overal toegang tot YouServe. Ook voor 2-factor authenticatie is dan maar één methode nodig, dus geen eindeloze lijst van applicaties op je telefoon of laptop. Voor beheerders betekent dit een forse tijdsbesparing bij het beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen. Kies je voor SSO, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de toepassing van 2-factor authenticatie en moet je wellicht nieuwe software aanschaffen. Visma | YouServe biedt hiervoor uitgebreide ondersteuning via gecertificeerde partners.

Inloggen voor professionals

De 2-factor authenticatie geldt ook voor professionals (beheerders). Dit betekent dat zij geen certificaten meer nodig hebben voor toegang tot YouServe. De 2-factor authenticatie is gebruiksvriendelijker dan de certificaten en werkt bovendien op prive-apparaten. Professionals hebben dus ook vanaf huis toegang tot YouServe.

Meestgestelde vragen over inloggen

Lees de meest gestelde vragen over de inlogprocedure voor YouServe. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met het Service Center.

Q: Wat is 2-factor authenticatie?

A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).

Q: Welke 2-factor authenticatie ondersteunt YouServe?

A: YouServe ondersteunt:

• PingID app je telefoon (voor Apple of Android)
• PingID app voor Windows of de Mac
• Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of Yubikey

Q: Heb je voor 2-factor authenticatie een mobiel telefoonnummer nodig?

A; Nee, de oplossing werkt met een telefoon app, desktop app of een fysieke sleutel.

Q: Hoe vaak moeten medewerkers 2-factor authenticatie gebruiken?

A: Als medewerkers inloggen via hetzelfde apparaat een keer per 30 dagen en elke keer als ze een nieuwe apparaat gebruiken.

Q: Hoe log je in op YouServe?

A: Je hebt 2 opties:

• YouServe accounts -- Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en -verplicht- 2-factor-authenticatie van YouServe.
• Single Sign-On (SSO) – Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie van je eigen organisatie.

Voordelen veilig inloggen

Naast meer veiligheid biedt het gewijzigde inloggen nog andere voordelen. Medewerkers kunnen zelf hun account deblokkeren, gebruikersnaam en wachtwoord opvragen. Ook handig voor medewerkers uit dienst die in YouServe hun jaaropgave willen raadplegen. Zij activeren zelf eenvoudig hun account en maken een nieuw wachtwoord aan. Beheerders zijn zo veel minder tijd kwijt aan het herstellen van YouServe accounts. De nieuwe 2-factor authenticatie is kosteloos voor YouServe accounts.

Alle voordelen op een rij

• Optimale beveiliging persoonsgegevens
• Gebaseerd op standaard informatiebeveiliging (NIST 800-63)
• Blijf voldoen aan nieuwe privacywetgeving AVG
• Bespaar tijd en kosten
• Minder tijd kwijt aan herstellen accounts
• Kosteloze 2-factor authenticatie voor YouServe accounts
• Gemak voor de medewerker
• Medewerker heeft met SSO altijd en overal toegang tot YouServe
• Beheerders YouServe hebben nu ook toegang via privé apparaten
• Medewerkers hebben meer controle over hun YouServe account
• SSO werkt ook met de mobiele app van Visma  YouServe

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.