Kennisbank YouServe

Het beste kun je de autorisaties opbouwen als een piramide waarbij je de piramide opdeelt in 4 lagen. De onderste laag is de laag waarin de autorisatie wordt toegekend aan alle gebruikers die toegang hebben tot het systeem. De laag erboven, alle actieve medewerkers, is de laag waarin autorisatie wordt toegekend aan gebruikers met een actief dienstverband in HRCore. De laag daarboven, rollen, is de laag waarbij specifieke autorisatie wordt toegekend aan een specifieke rol en de top van de piramide, de laag waarin specifieke autorisatie aan specifieke gebruikers wordt toegekend. De autorisaties worden vanaf onderaan de piramide opgebouwd. Je begint als eerste met het toekennen van rechten die voor alle gebruikers van toepassing zijn, daarna met het toekennen van de rechten die alleen voor alle actieve medewerkers van toepassing zijn en zo verder.   Alle gebruikers     Je begint in autorisatiebeheer de rechten toe te kennen die alle gebruikers van Mijn YouServe moeten hebben. Denk aan de rechten voor bijvoorbeeld Mijn YouServe en het salarisdossier. Dit profiel kan bijvoorbeeld bestaan uit:   Alle actieve medewerkers Toegang tot bijvoorbeeld HR self service en het medewerkersdossier is van toepassing voor medewerkers met een actief dienstverband. Met de laag “alle actieve medewerkers” kunnen deze rechten eenvoudig toegekend worden.     In het profiel voor alle actieve medewerkers voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' komen. Denk aan HR self service en het medewerkersdossier, zie onderstaande voorbeeld: Rollen Naast het toekennen van rechten aan alle gebruikers of aan alle actieve medewerkers kun je ook rechten toekennen aan bepaalde rollen. Dit zijn de rollen die in HR Core zijn vastgelegd en toegekend aan bepaalde gebruikers. Een veel voorkomende rol is de rol 'manager' (MGR). Ook deze laag voeg je toe.   In het profiel voor manager voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' en ‘alle actieve medewerkers’ komen. Denk aan: Personeelsdossier voor medewerkers, zie onderstaande voorbeeld. Naast de rol manager kan het goed dat je andere rollen hebt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de rol van 'salarisadministratie'. Een dergelijke rol heeft hele andere toegang nodig dan andere gebruikers. Een salarisadministrateur heeft bijvoorbeeld toegang tot: Specifiek Tot slot maak je de piramide compleet. Er zijn altijd een aantal gebruikers binnen jouw organisatie die uniek zijn. Deze krijgen op gebruiker niveau rechten.    Deze specifieke gebruikers krijgen specifieke rechten. Dit kunnen bijvoorbeeld de functioneel beheerders zijn. Rechten die veel beheerders zullen krijgen zijn bijvoorbeeld: Bekijk de gebruikers waarop de  autorisatie van toepassing is: Worden de autorisatie ingericht volgens bovenstaande stappen? En bestaat jouw organisaties uit de volgende 'soorten' gebruikers: Alle gebruikers Alle actieve medewerkers Managers (op basis van rol in HR Core) Back-up managers (op basis van rol in HR Core) HR Professionals (op basis van rol in HR Core ) Salarisadministratie (op basis van rol in HR Core ) Beheerders (op basis van specifieke gebruikers) Dan bestaan autorisatiebeheer uit totaal 7 regels. De handleiding van het vernieuwde toegangsbeheer is gepubliceerd in dit kennisartikel

Naast de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen is het mogelijk om een bericht op de landingspagina van Mijn YouServe te publiceren. Doel bericht Het doel van bericht is om mededelingen voor medewerkers en managers te plaatsen op de landingspagina van Mijn YouServe.   Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om het bericht te lezen. Opmaakopties bericht Maximum 5000 characters Vet, cursief, onderstreept, doorhalen, nummering en opsommingsteken Tekstkleur en markeren 6 lettertypes Formatering verwijderen Hyperlinks Invoegen afbeelding (enkel via url van online afbeelding) Een bericht configureren Een bericht configureren doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Het Nederlandse bericht is verplicht.  Engels, Duits en Frans zijn optioneel.  Het bericht wordt in de taalkeuze van Mijn YouServe (Persoonlijke instellingen) getoond. Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om de preview venster uit te klappen.   Tip:  je hoeft een bericht niet te verwijderen. Na de einddatum verdwijnt het bericht van de landingspagina.  Je kan hetzelfde bericht opnieuw gebruiken met een andere begin - en einddatum.

Binnen Mijn YouServe hebben jullie de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen. De banner gaat op verschillende plekken gebruikt worden binnen Mijn YouServe. De grootte van de afbeelding is niet overal gelijk en daarom hebben we hier een aantal richtlijnen voor jullie.  Doel Banner Het doel van deze banner is om de uitstraling van jullie organisatie in Mijn YouServe naar voren te laten komen. Formaat banner De banner in Mijn YouServe heeft als afmeting 880 * 200 Pixels maar we raden je aan om een iets hogere resolutie afbeelding te nemen. We ondersteunen de volgende bestandsformaten: png, gif, jpeg,svg en webp met een maximale grote van 1MB. Tips voor de banner Zorg ervoor dat het onderwerp op de foto niet teveel is ingezoomd Zorg dat het onderwerp, bijvoorbeeld personen, in het midden van de afbeelding staan Zorg dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Zorg dat je rechten hebt om de afbeelding te gebruiken (copyright) Houd rekening met het eindresultaat zodat hier geen tekst of het onderwerp van jouw foto wordt overschreden Formaat afbeelding   In het voorbeeld hierboven zie je dat we een deel van de afbeelding afsnijden (de gele vlakken laten zien wat we afsnijden). In principe is het dus goed om een iets grotere/hogere afbeelding te hebben zodat de banner goed zichtbaar blijft, ook als deze op verschillende plekken en schermen wordt getoond. De afbeelding toevoegen De afbeelding toevoegen als banner doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Gebruik de knop 'Wijzigen' om de huidige afbeelding te verwijderen of een nieuwe afbeelding toe te voegen.  

Vanaf vandaag is de laatste inlogdatum en -tijdstip van een gebruiker zichtbaar in Gebruikersbeheer. Wanneer je de gebruiker opzoekt, zie je onder het kopje Onyouforce account nu ook de laatste inlogdatum. Deze datum geeft aan dat de gebruiker ingelogd is geweest in Mijn YouServe. Het zegt verder niets over welke modules de gebruiker heeft gezien.  

Lees in dit kennisartikel hoe je kunt inloggen in Mijn YouServe, de omgeving voor gebruikers en professionals van YouServe HR Core. Zo doe je dat Visma YouServe heeft verplicht 2-factor authenticatie toegevoegd voor extra beveiliging van Mijn YouServe. Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Deze controle biedt een optimale bescherming van de persoonsgegevens in jouw organisatie zodat je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Wij baseren ons inlog beleid op de NIST 800-63. Dit is een toegangsbeveiliging standaard die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Hoe werkt het? We onderscheiden twee varianten om in te loggen: Je logt in via je YouServe account Je logt in via Single Sign-On (SSO) Het is ook mogelijk dat je beide inlogmethoden gebruikt   Inloggen via je YouServe account Loggen jouw medewerkers rechtstreeks in op een YouServe-account, oftewel met een gebruikersnaam en wachtwoord uitgegeven via YouServe, dan vragen we je medewerkers hun account te vernieuwen en een andere gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Vervolgens bevestigen medewerkers via een mobiele telefoon, laptop, security key of Yubikey hun identiteit. Deze 2-factor authenticatie is kosteloos en wordt een keer per 30 dagen gevraagd als je op hetzelfde apparaat werkt, dus niet elke keer als medewerkers inloggen. Maak je al gebruik van 2-factor authenticatie, dan vervalt de oude sms-methode vanaf het moment dat je de nieuwe 2-factor authenticatie activeert. Je logt in via Single Sign-On (SSO) Als je inlogt via je bedrijfsnetwerk met SSO, verandert de url waar je inlogt op YouServe. Met SSO krijg je met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot YouServe en andere applicaties in jouw organisatie. Wel moet je de SSO configuraties vernieuwen omdat we de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen YouServe en jouw organisatienetwerk hebben verbeterd. Deze verbeteringen vloeien voort uit de NIST 800-63. Dit is een standaard van informatiebeveiliging die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Overstappen naar SSO Werk je nog niet met SSO, dan kun je overstappen. Met SSO hebben je medewerkers maar één gebruikersnaam en wachtwoord voor al hun applicaties en overal toegang tot YouServe. Ook voor 2-factor authenticatie is dan maar één methode nodig, dus geen eindeloze lijst van applicaties op je telefoon of laptop. Voor beheerders betekent dit een forse tijdsbesparing bij het beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen. Kies je voor SSO, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de toepassing van 2-factor authenticatie en moet je wellicht nieuwe software aanschaffen. Visma | YouServe biedt hiervoor uitgebreide ondersteuning via gecertificeerde partners.   Inloggen voor professionals De 2-factor authenticatie geldt ook voor professionals (beheerders). Dit betekent dat zij geen certificaten meer nodig hebben voor toegang tot YouServe. De 2-factor authenticatie is gebruiksvriendelijker dan de certificaten en werkt bovendien op prive-apparaten. Professionals hebben dus ook vanaf huis toegang tot YouServe.   Meestgestelde vragen over inloggen Lees de meest gestelde vragen over de inlogprocedure voor YouServe. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met het Service Center.   Q: Wat is 2-factor authenticatie? A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Q: Welke 2-factor authenticatie ondersteunt YouServe? A: YouServe ondersteunt: PingID app je telefoon (voor Apple of Android) PingID app voor Windows of de Mac Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of Yubikey   Q: Heb je voor 2-factor authenticatie een mobiel telefoonnummer nodig? A; Nee, de oplossing werkt met een telefoon app, desktop app of een fysieke sleutel.   Q: Hoe vaak moeten medewerkers 2-factor authenticatie gebruiken? A: Als medewerkers inloggen via hetzelfde apparaat een keer per 30 dagen en elke keer als ze een nieuwe apparaat gebruiken.   Q: Hoe log je in op YouServe? A: Je hebt 2 opties: YouServe accounts -- Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en -verplicht- 2-factor-authenticatie van YouServe. Single Sign-On (SSO) – Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie van je eigen organisatie.   Voordelen veilig inloggen Naast meer veiligheid biedt het gewijzigde inloggen nog andere voordelen. Medewerkers kunnen zelf hun account deblokkeren, gebruikersnaam en wachtwoord opvragen. Ook handig voor medewerkers uit dienst die in YouServe hun jaaropgave willen raadplegen. Zij activeren zelf eenvoudig hun account en maken een nieuw wachtwoord aan. Beheerders zijn zo veel minder tijd kwijt aan het herstellen van YouServe accounts. De nieuwe 2-factor authenticatie is kosteloos voor YouServe accounts.   Alle voordelen op een rij Optimale beveiliging persoonsgegevens Gebaseerd op standaard informatiebeveiliging (NIST 800-63) Blijf voldoen aan nieuwe privacywetgeving AVG Bespaar tijd en kosten Minder tijd kwijt aan herstellen accounts Kosteloze 2-factor authenticatie voor YouServe accounts Gemak voor de medewerker Medewerker heeft met SSO altijd en overal toegang tot YouServe Beheerders YouServe hebben nu ook toegang via privé apparaten Medewerkers hebben meer controle over hun YouServe account SSO werkt ook met de mobiele app van Visma  YouServe

English version available in the second part of this article... De aanpassing is alleen van toepassing op gebruikers die inloggen met een @onyouforce.com account.    Gebruikers die inloggen met Single Sign On (SSO) merken niets van deze aanpassing. Wat is de wijziging: Alle @onyouforce.com accounts worden vanaf dinsdag 3 september 2024 aangepast naar @onyouserve.nl. De impact voor jou is beperkt tot het invoeren en opslaan van je aangepaste gebruikersnaam.   De hint ‘gebruikersnaam@onyouforce.com’ wordt verwijderd uit de domein selector. Nieuwe gebruikers dienen éénmalig hun nieuwe 'gebruikersnaam@onyouserve.nl' account in te typen in dit scherm. Het inlogscherm toont de nieuwe domeinnaam @onyouserve.nl Als reguliere gebruiker kan je via de optie ‘ Gebruik een andere account’ van het bestaande inlogscherm je aangepaste account invoeren en kan je tijdens de eerstvolgende login het oude onyouforce.com account verwijderen. Goed om weten: Als bestaande gebruiker hoef je  niet opnieuw een account onboarding proces te doorlopen en zal dus je geen e-mail ontvangen Je blijft de Ping-ID app gebruiken voor twee factor authenticatie (2FA) Gebruikers  blijven voor een maximum van 300 dagen ingelogd in de YouServe app. Na deze periode zal je opnieuw moeten inloggen met je onyouserve.nl gebruikersnaam.   English version: The adjustment only applies to users who log in with an @onyouforce.com username.   Users who log in with Single Sign On will not notice this change. What is the change: All @onyouforce.com usernames will be changed to @onyouserve.nl from Tuesday, September 3, 2024. The impact for you is limited to entering and saving your modified username. The hint 'accountname@onyouforce.com' is removed from the domain selector. New users must enter their 'accoutname@onyouserve.nl' username once in this screen. The login screen shows the new domain name @onyouserve.nl. As a regular user, you can enter your modified username via the 'Use a different account' option on the login screen and you can afterwards delete the old onyouforce.com username during your next login. Good to know: Since you have an existing user account, you do not have to go through another account onboarding process and therefore you will not receive an e-mail You continue to use the Ping-ID app for two-factor authentication (2FA) Users remain logged into the YouServe app for a maximum of 300 days. After this period you will have to log in again with your onyouserve.nl username.

De toegang tot het Medewerkerdossier (voorheen Personeelsdossier) in Mijn YouServe is geregeld via de autorisatie "Personeelsdossier - Medewerker". Dit moet gedaan worden voor elke rol die toegang mag krijgen tot het Medewerkerdossier. Heeft een medewerker meerdere rollen (zoals bijvoorbeeld manager/medewerker en/of roltoewijzing UM)? Dan moet dit dus ook voor elke rol aangezet worden. De autorisatie kan door HR professionals als volgt worden toegekend:  Log in op je Professional account met beheerdersrechten via mijn.youserve.nl Ga naar het tab HR Professional Klik op Gebruikersbeheer Klik op Youforce autorisatieprofielen beheren Vink Personeelsdossier - Medewerker aan Klik Opslaan onderaan de pagina De wijzigingen moeten direct of na opnieuw inloggen zichtbaar zijn. Let op: Mogen medewerkers alleen inzage hebben in Salarisdossier? Lees dan ook Medewerkers mogen geen toegang tot Personeelsdossier, alleen Salarisdossier. Voor Community leden zonder toegang tot het kennisportaal, zijn de kennisartikelen als bijlage toegevoegd

In de bijlage vind je documenten vinden waarin we uitleg geven voor gebruikers binnen Mijn YouServe. Hierin proberen we het de gebruikers makkelijker te maken wanneer zij beginnen met het gebruik van Mijn YouServe en dat zij weten hoe ze moeten navigeren naar de juiste processen. Deze kan je gebruiken als basis voor uitleg naar jouw gebruikers.  Je kan deze documenten eventueel aanpassen naar meer specifieke onderdelen van jouw organisatie zoals bijvoorbeeld de printscreens met jullie eigen banner en het logo.   

Is jouw organisatie al klaar voor de overstap naar de nieuwe Mijn YouServe omgeving? Lees hieronder onze checklist voor beheerders.   Wat moet je doen? Informeer gebruikers over de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Pas eventuele snelkoppelingen aan Maak je gebruik van SSO? Lees dan hier wat je moet doen. Werk e-mail-templates bij zodat hier verwezen wordt naar de nieuwe URL mijn.youserve.nl Denk bijvoorbeeld aan Configuratie Salarisdossier Email-tekst, documenten in Templatebeheer waarin de inlog URL staat opgenomen, aanvullende e-mailnotificaties in SelfService etc. Werk autorisaties bij in de gebruikersrollen van jouw organisatie zodat gebruikers de juiste tabs zien. Tabs zijn Mijn Portaal en HR Professional. Zie het bijgevoegde PDF voor een overzicht van onze applicaties en onder welke tab deze vallen. Maak je gebruik van ons Salarisdossier maar niet van Personeelsdossier? Lees dan hier wat je moet doen.

Eind november 2023 hebben wij aangekondigd dat wij overgaan naar Mijn YouServe. Met de overgang naar Mijn YouServe hebben we nog maar één URL om in te loggen, namelijk https://mijn.youserve.nl/. Daarmee vervallen ook de specifieke SSO urls (https://portal.youserve.nl/SSO/  en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/). Waarom vervalt de SSO URL en organisatie specifieke SSO URL? Met het aanbieden van SSO willen we het leven van onze gebruikers een stukje makkelijker maken. Maar doordat de gebruiker in het verleden met SSO het e-mailadres tweemaal moest vullen, hebben we voor een aantal klanten de organisatie specifieke URL in het leven geroepen. Met deze organisatie specifieke URL hoefde de gebruiker niet meer twee keer het e-mailadres in te vullen.    Met de komst van https://mijn.youserve.nl/ hebben we gelijk een aantal verbeteringen door kunnen voeren. Waaronder dat de gebruiker maar één keer het e-mailadres hoeft in te vullen, ook wel bekend als de “login hint ”, voor alle gebruikers. Daardoor is de organisatie specifieke URL overbodig.    Maar waarom niet alsnog een organisatie specifieke URL creëren voor Mijn YouServe?  Met de organisatie specifieke URL lopen we nog tegen een aantal moeilijkheden aan, bijvoorbeeld met het inloggen in onze partner producten, zoals bvb Plusport. Met https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de organisatie specifieke URL hebben we deze problemen niet.    Wat gaan we doen? Per woensdag 8 mei 2024 worden https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/ <organisatienaam>/  vervangen door https://mijn.youserve.nl/. Wanneer gebruikers toch nog via deze URL willen inloggen, krijgen zij een melding dat deze pagina niet meer beschikbaar is. Zij kunnen op deze pagina doorklikken naar https://mijn.youserve.nl/.   Jouw actie Informeer gebruikers over de de nieuwe URL Verwijs op Intranet naar https://mijn.youserve.nl/ in plaats van de https://portal.youserve.nl/SSO/ en https://portal.youserve.nl/SSO/<organisatienaam>/ Pas eventuele snelkoppelingen aan

Het huidige Youforce portal maakt gebruik van een specifieke URL voor medewerkers en managers en een andere URL voor HR-professionals. In de meeste gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor het huidige Youforce portal. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). Er zijn diverse redenen waarom je voortaan wil dat de HR-professional nog maar één account heeft. Relevante argumenten hiervoor zijn:   Mijn YouServe is vanaf heden bereikbaar via één URL: https://mijn.youserve.nl/ Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing per gebruiker. Steeds meer onderdelen binnen Mijn YouServe maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen. In de nieuwe Mijn YouServe omgeving is het mogelijk het IC-account en het R-account met elkaar te combineren. Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam uit te voeren: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel, je hebt binnen je organisatie meerdere HR Business Partners die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit: YouServe specifiek:   Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Ga naar Instellingen - Vastlegging - Waardenlijst - Element = Rol usermanagement Maak een nieuwe rol aan. Bijvoorbeeld: ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ HR Core Ga naar Medewerker - Arbeidsrelatie - Roltoewijzing UM Geef de collega HR-professionals de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Gebruikersbeheer Ga naar Mijn YouServe al HR Professional - kies voor Gebruikersbeheer - Youforce autorisatieprofielen beheren Voeg de gewenste autorisaties toe aan het nieuwe autorisatieprofiel voor de rol  ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’.  Personeelsdossier Ga naar Mijn YouServe als HR Professional - kiesw voor Configuratie  - Personeelsdossier Autorisatie Ga naar de nieuwe rol ‘HRBP’ - ‘HR Business Partner’ en ken alle relevante privileges toe.   Stappen per gebruiker: Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘HR Business Partner’.   Dit is natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.   Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn. Je kan momenteel geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn YouServe Support Maak een ticket aan onder HR Core Business. Maak een ticket aan onder HR Core Business. Self Service Ga naar Beheer - Gebruikers Definitie - PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account toe in deze lijst Self Service Ga naar Beheer - Autorisatie - Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account in de voorgaande stap aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Salarisdossier Business Autorisatie Ga naar Autorisatie - Autorisatie Algemeen - Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte RPD Ga naar Beheer - Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft. Voeg deze eventueel toe. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On?  Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' is gevuld. Dan is het goed.  Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits - Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID   💡 Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer per ongeluk mee kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voer dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als deze collega uit dienst was gegaan. Opmerking:  De functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ NIET gebruiken voor het samenvoegen van IC-account en R-account.

Organisaties die gebruik maken van Mijn YouServe nemen op het eigen intranet een link op naar https://mijn.youserve.nl/. Vervolgens kunnen alle gebruikers (zoals medewerkers en managers) en alle HR-Professionals inloggen op Mijn YouServe.   Hoe log je in met Single Sign On op Mijn YouServe? Met Single Sign On kan je met het account van jouw organisatie inloggen in Mijn YouServe. De inlogpagina kan daardoor per organisatie verschillen. Aan de hand van een voorbeeld van onze collega laten we zien hoe dit werkt.    De medewerker gaat naar https://mijn.youserve.nl/ en vult zijn/haar e-mail in. Door het invullen van het e-mailadres herkent het systeem of je probeert in te loggen met een onyouforce account of via SSO met het zakelijke e-mailadres.  Wanneer je je zakelijke mailadres invult wordt je doorgestuurd naar de inlogpagina van jouw organisatie. Hoe dit scherm eruit ziet verschilt per organisatie maar bij de medewerkers van Visma YouServe ziet dit er als volgt uit:  Hier vult de medewerker alleen het wachtwoord in. Het e-mailadres wordt namelijk onthouden, met behulp van de login hint, waardoor de medewerker niet nogmaals het mailadres hoeft in te vullen.    Afhankelijk van je organisatie moet je bijvoorbeeld nog een tweede factor goedkeuren. Zoals bij ons van Microsoft: Je bent succesvol ingelogd in Mijn Youforce   Bovenstaande stappen zijn de allereerste keer inloggen. De volgende keer (dat kan dezelfde dag zijn, maar ook dagen of weken later) ziet de medewerker het volgende op https://mijn.youserve.nl/ Het is dan voor de medewerker slechts een kwestie van het klikken op het e-mailadres wat er al staat en je wordt verder ingelogd.   Om gebruikers van jouw organisatie te informeren kun je als voorbeeld een volgende instructie verstrekken:   

Hier vind je de handleidingen van het Visma | Raet Youforce Portaal dewelke nog van toepassing zijn voor de toegang en het beheer van het nieuwe Mijn YouServe portaal. Je kan per bestand kiezen of je een preview wilt of een download.