In deze Jaarwerk nieuwsbrief:
Aanlevering salarismutaties december 2023 (maandverloning)
In verband met de komende feestdagen verzoeken wij u vriendelijk de salarismutaties voor de maand december uiterlijk vrijdag 8 december 2023 aan ons te leveren (let op: dit geldt niet voor 4 weken verloningen). Mocht u een andere afspraak hebben gemaakt, dan geldt uiteraard die afspraak.
Denk hierbij ook aan de eventueel verstrekte geschenken bij feestdagen (zie volgend hoofdstuk Geschenken), tantièmes, eindejaarsuitkeringen en à-la-carteregelingen. Als het voor u niet mogelijk is om de salarismutaties op tijd aan te leveren, neem dan tijdig contact op met uw salaristeam.
Salarisbetalingen maand december 2023
Als u de salarisbetalingen via Worldline (Equens) laat verwerken, let dan goed op de berichtgeving van uw bank over tijdige salarisbetalingen vanwege de feestdagen in de maand december 2023.
Jaarafsluiting 2023, correcties en aanvullingen salarisverwerking
Wanneer u na ontvangst van uw salarisoutput over december 2023 nog correcties en/of
aanvullingen constateert, verzoeken wij u deze direct, maar uiterlijk vrijdag 5 januari 2024
aan uw salaristeam door te geven.
Geschenken
Geschenken aan werknemers in werkkostenruimte
De waarde van geschenken in natura (incl. BTW) aan actieve werknemers, zoals kerstpakketten of verstrekkingen met een ideële waarde, kunt u als eindheffingsloon onderbrengen in uw werkkostenruimte (WKR).
In de WKR zijn géén voorwaarden gesteld aan de waarden van uw geschenken. Let op, bij overschrijding van uw fiscale vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing over het bedrag van de overschrijding. De totale waarde (incl. BTW) van de geschenken aan uw personeel moet uit uw boekhouding controleerbaar zijn. Een mutatie voor de salarisadministratie is dus niet nodig.
Alleen bij overschrijding van uw fiscale ruimte over 2023 dient u wel een mutatie in te sturen, uiterlijk met uw mutaties van de maand februari 2024. Uw salaristeam kan dan het eindheffingsbedrag in uw loonaangifte opnemen.
Geschenken die u niet onder uw werkkostenruimte brengt, is belastbaar loon
Als u ervoor kiest om uw geschenken (zoals kerstpakketten) niet in uw werkkostenruimte onder te brengen, dienen de geschenken als ‘loon in natura’ verwerkt te worden bij uw werknemers op de loonstrook. Uw werknemers betalen hierover dan loonheffingen (verlaging netto loon). Vergeet dan niet om tijdig deze mutaties, samen met uw mutaties voor de maand december 2023, aan uw salaristeam door te geven.
Geschenken aan post-actieve werknemers (gepensioneerden)
Voor het verstrekken van geschenken aan post-actieve werknemers zoals gepensioneerden, bent u verplicht de waarde (incl. BTW) als eindheffingsloon in uw werkkostenruimte (WKR) onder te brengen en in uw boekhouding zichtbaar te maken.
Geschenken aan overige relaties zonder dienstverband zoals vrijwilligers en
zakenrelaties
Voor geschenken aan vrijwilligers en zakenrelaties is ook afdracht van eindheffing mogelijk via uw loonaangifte. De waarde van deze geschenken blijven voor uw relaties dan buiten de inkomstenbelasting (IB). Maak dit ook kenbaar aan uw relaties. U kunt dit ook in uw Algemene Voorwaarden vastleggen.
Als het geschenk niet duurder is dan € 136,00 moet 45% eindheffing worden berekend. Als de waarde meer is dan € 136,00 dan past u over de gehele waarde een tarief toe van 75%. Stuurt u tijdig een mutatie in naar uw salaristeam om de totale waarde van deze eindheffing in uw loonaangifte van december 2023 te laten opnemen (Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard).
Let op, u mag deze eindheffing alleen toepassen als u hetzelfde geschenk ook aan uw eigen personeel heeft verstrekt. Voor relaties kunt u niet de WKR ruimte gebruiken omdat er géén dienstverband aanwezig is.
Geschenken in geld
Dit valt niet onder de geschenkenregeling zoals de Belastingdienst voorschrijft. U kunt als werkgever uiteraard uw werknemers een (bruto) geldbedrag schenken. De verstrekte bedragen worden dan gewoon gezien als loon waarover loonheffingen en premies voor de sociale verzekeringen betaald moeten worden. U kunt de loonheffingen en sociale verzekeringspremies ook voor eigen rekening nemen door de waarde van de geschenken in geld te laten bruteren (netto-bruto). Indien van toepassing dient u hiervoor een mutatie in te sturen.
Sinterklaasfeest
Consumpties
Alleen als u het sinterklaasfeest op de werkplek organiseert kunt u de kosten van het feest en de consumpties van uw werknemers, partners en kinderen onder de nihil waardering van de WKR brengen. Wordt het sinterklaasfeest ergens anders georganiseerd dan kunt u de waarde van de consumpties en alle andere kosten van het feest onderbrengen in uw WKR ruimte, zie hoofdstuk Geschenken, eerste alinea.
Cadeaus
Cadeaus of snoepgoed verstrekt aan de kinderen van uw medewerkers vormen altijd loon, ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt. U kunt de waarde in het economisch verkeer ook weer onderbrengen in uw WKR ruimte. Anders moet u de waarde hiervan belasten bij uw werknemers.
Cadeaus en consumpties voor niet-werknemers
Voor gezinnen van uitzendkrachten en freelancers, kunnen cadeaus en consumpties niet onder de WKR gebracht worden. U kunt als werkgever wel via een eindheffing deze verstrekkingen onbelast laten. Zie hiervoor de informatie bij het onderwerp Geschenken, in dit bericht.
Jaaropgaven 2023
De jaaropgaven over het jaar 2023 zullen wij aan het eind van de week van 22 januari 2024 beschikbaar stellen in het Salarisdossier / naar u opsturen zoals u dat gewend bent. Dit betekent dat uiterlijk vrijdag 26 januari 2024 de jaaropgaven in het Salarisdossier online zijn toegevoegd.
Bij gebruik van het Medewerkersdossier Online kunnen uw medewerkers ook zelf tijdig over hun jaaropgave 2023 beschikken.
Afdrachtverminderingen, Subsidieregeling Praktijkleren en Loonkostensubsidies
Afdrachtverminderingen
U kunt op grond van de Wet Vermindering Afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA), gebruik maken van een vermindering van de belasting- en premieafdracht voor verschillende groepen werknemers of voor bepaalde kosten die u maakt.
U hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen en eindheffing af te dragen dan u hebt aangegeven. U kunt recht hebben op de volgende twee afdrachtverminderingen:
- Afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk
- Afdrachtvermindering zeevaart
Wij adviseren u na te gaan of u optimaal gebruik heeft gemaakt van deze afdrachtverminderingen. In het Handboek Loonheffingen 2023, hoofdstuk 26, treft u alle informatie hierover aan.
Beschikking Whk en Aof premies voor 2024
Heeft u de ‘Beschikking Whk en Aof’ voor het kalenderjaar 2023 al ontvangen van de Belastingdienst?
Aanleveren beschikking 2024 aan uw salaristeam
Om vanaf 2024 in uw loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij u de nieuwe Whk / Aof beschikking 2024 uiterlijk voór vrijdag 29 december 2023 aan te leveren.
Laat uw salaristeam ook weten als u eigenrisicodrager bent geworden per 1 januari 2024, of juist weer bent teruggegaan naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvangt u ook een beschikking.
Deze informatie staat ook op de beschikking en is ook noodzakelijk voor een juiste premie berekening en aangifte richting de Belastingdienst
Controle van uw beschikking en bezwaar maken
Het is belangrijk dat u de ontvangen beschikking goed controleert.
Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist?
Voor de toegerekende uitkeringslasten kunt u een specificatie instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. U heeft de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.
Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2024. Tegen de hoogte van de sectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.
Tijdspaarfonds
Vanaf 2024 is het verplicht om, wanneer een tijdspaarfonds binnen de CAO of het bedrijf van toepassing is, dit door te geven aan de Belastingdienst.
Mochten er bij je CAO of eigen arbeidsvoorwaarden sprake zijn van een tijdspaarfonds dan moeten wij dit uiterlijk vrijdag 29 december 2023 doorkrijgen zodat we dit op tijd kunnen verwerken voor de loonaangifte van januari 2024. Als wij dit niet op tijd verwerken en de Belastingdienst verwacht dit wel door te krijgen zal dit brieven ten gevolgen hebben met een foutcode daarop. Dat willen wij uiteraard voorkomen.
Overige wijzigingen 2024
Voor het jaar 2024 staan er nog een aantal andere belangrijke zaken in de wacht om aangepast te worden. De verwachting is dat de 2e kamer in november 2023 een besluit zal gaan nemen over een aanpassing in de Netto te vergoeden reiskosten per kilometer en de thuiswerkvergoeding.
De verwachting is dat de netto vergoeding per kilometer van € 0,21 naar € 0,23 gaat.
De verwachting van de thuiswerkvergoeding is dat deze zal stijgen van € 2,15 naar €2,35
Wanneer in 2023 bovenstaande bedragen gebruikt worden in de salarisverwerking zullen we deze bedragen aanpassen naar de nieuwe bedragen die gaan gelden voor 2024. Hier hoeft u niets voor te doen.
Alleen als u Bezwaar heeft tegen deze automatische verhoging dan ontvangen wij deze graag van u.
Verlofregistratie 2024
Maakt u gebruik van HR Core Business voor uw verlofregistratie? Wij gaan het verlofjaar 2024 op donderdag 4 januari en vrijdag 5 januari 2024 collectief voor al onze klanten vrijgeven. Het is hiervoor niet noodzakelijk om eerst alle verlof mutaties van 2023 af te ronden, omdat onze software zelf over de jaargrens heen de nieuwe standen gaat bepalen wanneer er nog een verlofaanvraag ingediend wordt over het jaar 2023.
Heeft u wijzigingen in de verlofregeling , collectieve vrije dagen of andere bijzonderheden dan vragen wij u dit uiterlijk vrijdag 29 december 2023 aan ons aan te leveren zodat wij dit direct aan kunnen passen alvorens we het nieuwe jaar openstellen
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika