Pensioen- en verzekeringsgegevens via YouServe Payroll

[#1]

De aanlevering van pensioen- en verzekeringsgegevens wordt een steeds belangrijker onderdeel van het payroll proces. Waar dit tot een paar jaar geleden nog volledig handmatig werd doorgegeven, zijn er de afgelopen tijd behoorlijke stappen gezet om dit volledig te automatiseren.

Uniformering pensioenaanlevering

De afgelopen jaren hebben verschillende partijen zich ingezet voor een Uniforme Pensioenaanlevering waarbij het gemak voor zowel de bedrijven als de pensioenfondsen centraal staat. Wij als YouServe volgen deze ontwikkelingen op de voet en werken nauw samen met de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars om tijdige en correcte gegevensuitwisseling te garanderen.   

Nieuwe oplossing

Visma YouServe heeft een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld voor het aanmaken en (geautomatiseerd) insturen van aangiften naar pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars. Hiermee zorgen we dat gegevens op een uniforme wijze, tijdig en correct worden aangeleverd en de administratie bij de pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars correct en up to date is.

Alle wijzigingen van indienst, uitdienst, pensioengevende lonen, parttime percentages etc. verstuur je direct naar het pensioenfonds en/of (pensioen)verzekeraar. Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten bij het handmatig verwerken van alle wijzigingen. Ook correcties met terugwerkende kracht worden op een juiste wijze verwerkt.

Kosten

De kosten voor het geautomatiseerd aanleveren van gegevens aan pensioenfondsen en/of -verzekeraars wordt berekend op basis van het feitelijk gebruik en wordt maandelijks achteraf op basis van nacalculatie gefactureerd.

De prijs per medewerker (EPR) bedraagt € 0,20 per maand (prijspeil 2024)

Visma | YouServe  onderscheidt zich van andere software leveranciers door vrijwel alle pensioenfondsen en (pensioen)verzekeraars te ondersteunen.  

Een overzicht van fondsen en verzekeraars: 

Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA)
Achmea (APS)	Fonds
Appel	Fonds
AZL	Fonds
Centric	Fonds
Capgemini	Fonds
PGB	Fonds
PGGM	Fonds
TKP	Fonds
Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA)
AAP	Verzekeraar
ASR	Verzekeraar
AxyWare	Verzekeraar
BeFrank	Verzekeraar
LifeSight	Verzekeraar
Zwitserleven	Verzekeraar
Stichting PAWW ( per 1-1-'24)	Verzekeraar
Algemene Pensioen Groep ( APG)
ABP	Fonds
Architecten	Fonds
Bouw	Fonds
Loyalis	Fonds
Schoonmaak	Fonds
Woondiensten	Fonds
Keylane ( API )
Aegon	Verzekeraar
A.S.R.	Verzekeraar
Allianz	Verzekeraar
Avero Achmea	Verzekeraar
CB Achmea	Verzekeraar
Nationale Nederlanden	Verzekeraar

Online Help

De informatie in dit artikel is ook via de Online help van Payroll Business te vinden. Daar zal altijd een recente lijst beschikbaar zijn die zal worden aangepast wanneer er een verandering van toepassing is. Kijk daarom altijd eerst in de Online Help.

Staat jouw fonds of verzekeraar er niet tussen?

Mocht je jouw fonds of verzekeraar er niet tussen zien staan, neem dan contact op met de 

servicedesk van Visma YouServe.

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.