Kennisbank Youforce API & bestandsuitwisseling

  Account aanmaken op Visma Developer Portal De Visma Developer portal is te bereiken via  https://oauth.developers.visma.com/service-registry/home   en maak via Create account een account aan             De portal zal via do.not.reply@mail.connect.visma.com  je een e-mail sturen met een Activatie account link.   Gebruik bij het registreren het Kvk-nummer als Organization number       Startscherm na inloggen       Desgewenst kun je een collega toevoegen via My team en New member. Jullie hebben dan beiden inzicht in de gegevens van de applicatie.       De volgende stap is het aanmaken van een applicatie. Een applicatie aanmaken   Door een applicatie aan te maken ontstaat er een API Key en een Secret Key die je gebruikt om de authenticatietoken op te halen.   Kies via het tabblad My Applications voor Add Application     Als application type selecteer Service, dit is het enige type wat door Visma|Raet wordt ondersteund.       Het aanmaken van de applicatie gaat via vier tabbladen, vul de gegevens in op het eerste tabblad Details. Weet dat de opgegeven Client Id wordt gebruikt als API key bij de API-aanroepen.   Je moet zelf de Client Id opgeven.    Testomgeving - Het is tevens mogelijk om gebruik te maken van onze sandbox. Met deze sandbox kun je testen. De applicatie voor de productieomgeving kan ook gekoppeld worden aan de sandbox. Maak hiervoor een 2e Invitation code  aan (deze stap wordt later toegelicht).    Via deze applicatie met bijbehorende Client Id en Secret krijg je toegang de data en of bestanden uit de Youforce/HRCoreOnline-omgeving(en). Eén API key-set kan toegang geven tot meerdere klantomgevingen. Via de Tenant Id die je als Header meestuurt bij het aanvragen van een authenticatie token bepaal je de benodigde klantomgeving.   Access Token Lifetime mag op de default waarde blijven staan. Een aanpassing van deze waarde heeft geen effect op werking van de API, alsmede de opties Include JSON Web Token ID en TestApplication.   Gebruik eerst Save as a draft om vervolgens de applicatie aan te maken via Create, via Next ga je naar het volgende tabblad.       Het tabblad Credentials stelt je in staat om de API Secret aan te maken. Let op, de Secret waarde wordt alleen getoond via de pop up bij het aanmaken, dus neem dit direct over. De pop up toont ook je eerder gekozen ID (API key).   Let op: Wordt de bestaande secret vergeten dan dien je een nieuwe aan te maken, deze wordt dan toegevoegd.       Via het tabblad Integrations selecteer de gewenste Youforce API, oftewel je ‘basis’ API, je gebruikt hiervoor New integration.         Visma Raet zal de opgegeven API’s goedkeuren. Dit gaat via een workflow in de portal, je hoeft daar niks voor te doen. De goedkeuring door Visma Raet kan enkele dagen duren en zolang de goedkeuring niet is verleend kan je de stap van de Visma App Store niet uitvoeren.       Per API dien je de Scope te selecteren welke gebruikt gaat worden in de applicatie. Op deze manier kun je bepaalde functionaliteiten (endpoints) binnen de Youforce API uitsluiten van je applicatie. Je kunt vanzelfsprekend ook alle Scopes selecteren, een API kan ook bestaan uit 1 Scope.       Het tabblad Integrations kan je niet direct bevestigen via Save, dat kan pas op het moment dat Visma|Raet de gekozen API’s bij de applicatie heeft goedgekeurd, dit gaat via een flow je hoeft hier niks voor te doen. De goedkeuring door Visma Raet kan enkele dagen duren en zolang de goedkeuring niet is verleend kan je de stap van de Visma App Store niet uitvoeren.   Je kan door te klikken op stap ‘Visma App store’ naar de laatste stap (mits Visma Raet de API('s) heeft goedgekeurd).             Tabblad Visma App Store, op dit moment stellen wij de Visma App Store niet ter beschikking aan onze klanten.    Voor toegang tot de klantdata genereer je een Invitation Code. Hoe je dit doet staat hieronder verder uitgelegd. Visma Raet zal de toegang tot de klant-data goedkeuren en dan direct de koppeling van klantdata aan je applicatie gereedmaken.       Na Start setup for Visma App Store ziet u onderstaand scherm en dan kies je bij Access level - Audience voor Invite only   Vul ook de url in waar uw product is uitgelegd.       Je bent nu klaar met het aanmaken van de applicatie, de optie Save wordt zichtbaar op het moment dat Visma Raet de applicatie heeft goedgekeurd, je kunt het aanmaken sluiten door bijvoorbeeld op Back to my Applications te klikken.    Wanneer Visma Raet de goedkeuring heeft verleend, ontvang je hier een e-mail van en kun je de volgende stap uitvoeren door de applicatie te koppelen aan klant-data. Dit staat uitgelegd in het volgende hoofdstuk ‘Invitatiecode aanmaken’.   Invitatiecode aanmaken Met een invitatiecode maak je het mogelijk de klantgegevens op te halen via je applicatie. Ga naar de Developer Portal https://oauth.developers.visma.com/service-registry/home    Kies voor My Applications. En klik op het potloodje achter de applicatie (Edit).      Kies voor het tabblad Visma App Store. En vervolgens New Invitation Code.       Bij Invitation description vul je de naam van de betreffende klant in. En klik vervolgens op Generate.         Visma Raet zal de toegang tot de klant-data goedkeuren en dan direct de koppeling van klantdata aan je applicatie gereedmaken.   Binnen het beheer van je applicatie en het scherm Integrations is via de tabblad Tenants (default wordt het tabblad Scopes getoond) terug te zien welke klanten (tenants) gekoppeld zijn aan je applicatie. Dit scherm laat ook de bijbehorende TenantID zien. De TenantID is benodigd bij het opvragen van de authenticatie token.     Voorbeeld van een Tenant ID     Testomgeving - Het is tevens mogelijk om gebruik te maken van onze sandbox. Met deze sandbox kun je testen. De applicatie voor de productieomgeving kan ook gekoppeld worden aan de sandbox. Maak hiervoor een Invitation code  aan en deel die met Visma Raet.  

Eigen rubrieken toevoegen aan de API, wat is er mogelijk, wat moet je vooraf afstemmen en hoe vraag je het aan.

Youforce Developer Portal gaat offline Onze producten en oplossingen worden beter wanneer ze verbinding maken met een ecosysteem van geweldige andere oplossingen. Mede daarom heeft Visma Raet besloten aan te sluiten bij het Visma Developer Portal.

Filters Person endpoint The person endpoint supports the following query string parameters: changedAfter and  changedUntil  Date Time stamp filter: Date Time should be in UTC Format: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS.sssZ Returns (active) person records that have changed within the provided date-time range. https://api.raet.com/learning/v1.0/persons?changedAfter=2020-06-01T00:00:01.000Z&changedUntil=2020-06-30T00:00:01.000Z   Employee endpoint THIS ENDPOINT HAS BEEN DEPRECATED Use the endpoints Person and Employment.   Employment endpoint The employee endpoint supports the following query string parameters   Parameter description personCode   Returns a list of employment records filtered by personId https://api.youforce.com/learning/v1.0/employments?personCode=191166 personId Returns a list of employment records filtered by personId https://api.youforce.com/learning/v1.0/employments?personId=191166 changedAfter and  changedUnil  Date Time stamp filter: Date Time should be in UTC Format: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS.sssZ Returns (active) person records that have changed within the provided date-time range. https://api.raet.com/learning/v1.0/employments?changedAfter=2020-06-01T00:00:01.000Z&changedUntil=2020-06-30T00:00:01.000Z​     Cost allocation endpoint The cost allocation endpoint supports the following query string parameters   Parameter Description Id Returns the cost allocation by id https://api.youforce.com/learning/v1.0/costAllocations/100028%201%200   Organization unit endpoint The organizationUnits endpoint supports the following query string parameters   Parameter Description shortName Returns a list of all organizationUnit records filtered by shortName https://api.youforce.com/learning/v1.0/organizationUnits?shortName=1010A changedAfter and  changedUnil  Date Time stamp filter: Date Time should be in UTC Format: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS.sssZ Returns (active) person records that have changed within the provided date-time range. https://api.raet.com/learning/v1.0/organizationUnits?changedAfter=2020-06-01T00:00:01.000Z&changedUntil=2020-06-30T00:00:01.000Z​ Role assignment endpoint The roleAssignments endpoint supports the following query string parameters   Parameter Description personId Returns a list of all role assignment records filtered by personId https://api.youforce.com/learning/v1.0/roleAssignments?personId=1010A shortName Returns a list of all role assignment records filtered by shortName https://api.youforce.com/learning/v1.0/roleAssignments?shortName=MGR changedAfter and  changedUnil  Date Time stamp filter: Date Time should be in UTC Format: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS.sssZ Returns (active) person records that have changed within the provided date-time range. https://api.raet.com/learning/v1.0/roleAssignments?changedAfter=2020-06-01T00:00:01.000Z&changedUntil=2020-06-30T00:00:01.000Z​ Job profile endpoint The jobProfiles endpoint supports the following query string parame   Parameter Description shortName Returns a list of all jobProfile records filtered by shortName https://api.youforce.com/learning/v1.0/jobProfiles?shortName=1010A changedAfter and  changedUnil  Date Time stamp filter: Date Time should be in UTC Format: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS.sssZ Returns (active) person records that have changed within the provided date-time range. https://api.raet.com/learning/v1.0/jobProfiles?changedAfter=2020-06-01T00:00:01.000Z&changedUntil=2020-06-30T00:00:01.000Z​ Pagination of the result set To reduce the load of an endpoint each endpoint supports paging. If the results of an endpoint contain more than 500 records, the results set will end with a nextLink tag. The nextLink indicates that there are more pages to load. If there is no nextLink at the end of the page, it means that it’s the last page of the result set. The default value is 500 records, but it is possible to use less than that.   Hieronder een voorbeeld waarbij 125 records per pagina wordt opgehaald.       GET https://api.youforce.com//iam/v1.0/persons?take=125       In de nextLink wordt deze page size overgenomen, zodat ook de vervolg pagina's maximaal 125 records bevat.      U kunt een page size tot maximaal 1000 records opvragen.    Delete a record After a record is deleted in the core system, the API will return the record with his id and the flag isDelete = true. This delete means that the whole record including all version are delete. For example       { "id": "907624", "isDeleted": true, "shortName": "907624" }        

Domain model       The Learning model     Data mapping Employee person details attribute description HR Core Beaufort id Unique id for the Person row within the tenant P01001 - Persoonsnummer personId Unique id for the Person row within the tenant P01001 - Persoonsnummer personCode The logical person code of the employee P01001 - Persoonsnummer Initials The initials of the employee. P00303 - Voorletters firstNames The official given names of the employee as stored in the HR Core system P01002 - Voornamen KnowAs The name which is used by the employee as his first name P01003 - Roepnaam lastNameAtBirth The last name at birth of the employee. Also known as the family name P00301 - Geboortenaam lastNameAtBirthPrefix The prefix of the last name at birth P00302 - Geboortenaam-voorvoegsels lastName The last which is currently used  by the employee as his last name P01008 - Samengestelde naam lastNamePrefix The prefix of the last name as used currently P01009 - Samengestelde naam-voorvoegsels nameAssembleOrder Code of the assemble order that the core system uses for the last name.    value E: birthname B: partnername & birthname C: birthname & partnername P: partnername P00304 - Gebruik achternaam partnerName The partner last name P00390 - Partner-naam partnerNamePrefix The prefix of the partner last name P00391 - Partner-voorvoegsels titlePrefix The formal title which will be used as a prefix before the name like Doctor, Professor, et cetera P00305 - Titulatuur voor de naam titleSuffix The formal title which will be used as postfix after the name like MSc or Master of Science P03937 - Titulatuur achter de naam gender Gender of the person. Supported values are Male / Female. Note: other type of genders will be shown as Not Known P00330 - Geslacht Mapping details: M → Male V, F → Female Other values will shown as Not Known birthDate Date of birth P00321 -Geboorte datum deceased Indicated if the employee deceased  Based on the date of deceased. If the employee is deceased the boolean is set to True 0302568 - Datum overlijden UserUID Digital Identity of the user from the portal Ping ID directly from the portal emailAddresses type address List of the addresses of the employee.  The fields are: type like Business, Private, et cetera address   Business: P01035 - E-mail adres werk Prive: P01034 - E-mail adres prive Addresses type street houseNumber houseNumberAdditional locationDesignation postalCode city region country effectiveDate List of the addresses of the employee.  The fields are: type like Home, Post, et cetera street name house number house number additional Location designation Postal code City Region Country code   Home: P01014 straatnaam P01016 Huisnummer P01018 Huisnummer toev P01020 Postcode P01022 Plaatsnaam P01024 Land P01012 adres m.i.v. Postal: P00365 straatnaam P00367 huisnummer P00368 huisnummer toev P00313 postcode P00308 plaatsnaam P00847 land P01011 Adres m.i.v. phoneNumbers type number list of phone numbers of the employee type like Business, Home, Mobile, et cetera number   Home: P01027 - telefoonnr woonadres Mobile : P01036 - Telefoonnr mobiel Business :P01037 - Telefoonnr werk     Employee employment details     HR Core Beaufort hireDate The hire date of the employment P00322 - Datum in dienst dischargeDate The end date or discharge date of the employment. P00830 - Datum uit dienst originalHireDate The first hire date or original hire date of an employee within the organization. P00834 -Datum in dienst CAO employmentType Type of employment with a short name for type like Internal employee, contractor, "Wachtgelder" P01102 - Soort arbeidsrelatie jobProfile job profile code of the employment The job profile is a code that refers to the entity job profile P01107 - Primaire functie organizationUnit organization unit of employment. The organization unit is a code that refers to the entity organization units P01106 - Hierarchische org. eenheid workingAmount amountOfWork unitOfWork periodOfWork Work amount of employment.  The amount of work Unit of work that specifies the amount of work like "hours", "days", et cetera Period of work like "week" or "month" amount of work = P01109 - Uren per week* *Beaufort supports only the amount of work in "hours" a "week" contractType Contract type of the employee. It is the code that refers to the entity contract type. P08259 - Code contract (on)bepaalde tijd classification Classification of the employee. It is the code that refers to the entity Classification. P01110 - Code doelgroep Payroll Client Code   P01103 - CEA-nummer Payroll Institution Code    P01104 - Instelling nummer Company PayrollClientCode and PayrollInsituationCode combined   bigNumber   P09165 - Big nummer   Cost allocations       Id Unique id of the cost allocation. the Id is unique within the entity and tenant. The id is generated by the system and can not changed by a user. Unique id of the cost allocation row PersonCode The unique id assigned to the employee Persoonsnummer employmentCode The code of the employment of the person Dienstverband volgnummer sequenceNumber Unique sequence number or row number of the cost allocation within the employee P01131 -regelnummer loonverdeling costTypeCode code of the cost type  P01133 - Kostensoort loonverdeling CostTypeName full name of the cost type Omschrijving kostensoort (referentie tabel) costCenterCode code of the cost center P01134 -Kostenplaats loonverdeling costCenterName full name of the cost center Omschrijving kostenplaats (referentie tabel) costUnitCode code of the cost unit P01135 - Kostendrager loonverdeling costUnitName full name of the cost unit Omschrijving kostendrager (referentie tabel) percentage percentage of the cost allocation P01132 - loonverdeling loonverdeling   Organisation units Attribute Description HR Core Beaufort id Technical ID of the organisation unit   P01061 shortName Code or short name of the Organization Unit P01061 fullName Name or full title of the Organization Unit FullName parentOrgUnit Code of the parent organization unit Organisatie eenheid > Onderdeel van organizationUnitType type or organisation unit code orgUnit Type isBlocked True of false   Address     PhoneNumber     CostCenterCode     Role assignment Attribute description HR Core Beaufort id Unique id of the role assignment. the Id is unique within the entity and tenant. The id is generated by the system and can not changed by a user. Id van het record OrganizationUnitCode Code van organisatorische eenheid P01061 - Operationele org.eenheid shortName The code of the role P01062 - Rol roleName Description of the role P01062 - Rol personCode reference to the person Reference to Person code personID reference to the person Reference to Person ID startDate  start date of the role assignment startDate endDate   endDate    Job Profile Attribute Description HR Core Beaufort shortName Job profile code or short name functie code fullName Job profile name functie naam JobFamily Job family code functiegroep code    

Visma|Raet maakt nu gebruik van de Developer portal van Visma, een portal waar u API-applicaties kunt aanmaken en beheren. Met deze portal heeft u niet alleen toegang maar hebben uw collega's ook toegang tot de aangemaakte applicaties.   Wat moet u doen om gebruik te maken van de nieuwe portal?

De learning API beschikt over een autorisatie mechanisme waarmee bepaald kan worden tot welke medewerkers en datasets een learning systeem toegang heeft.  Het autorisatie mechanisme bestaat uit de volgende onderdelen:   Autorisatie op basis van API scopes Door het activeren van scopes kunnen externe systemen toegang krijgen tot één of meerdere endpoint en dataset. De scopes zijn vooraf door Visma Raet bepaald en omvatten één of meerdere endpoints, dataset en/of acties. Autorisatie op medewerkers  Met behulp van autorisaties filters kan worden bepaald welke medewerkers in de API beschikbaar komen.  Met dit document willen wij u informeren over de mogelijkheden van deze autorisatievormen in de API. Beide autorisatie mechanismes moeten door een consultant ingericht worden.     Autorisatie op basis van API scopes In de Visma developer portal zijn per API één of meerdere scopes gedefinieerd.  Door het activeren van deze scope krijgt een extern systeem toegang tot één of meerdere endpoint en/of data set. Binnen de API worden de volgende scopes onderscheiden.     Scope Omschrijving Endpoints Invitation_only Scope noodzakelijk om de API te kunnen activeren. Tijdens het activering proces wordt de contractafspraken gecontroleerd en vastgelegd.  Deze scope geeft nog geen toegang tot enige vorm van data maar is noodzakelijk voor de onboarding van klanten op de API of applicatie - Get_Basic Get basic data zoals medewerker- & organisatiedata GET persons GET employments GET employees GET assignments GET organizationUnits GET roleAssignments GET jobProfiles Upload_documents Upload van documenten zoals certificaten, diploma's, etc naar het Youforce personeelsdossier van de medewerker POST documents/xxxxx zoals  POST documents/diploma POST documents/certifcate ect GET documents/{ticketId}/status  GetPrivateContactDetails Voegt de privé contactgegevens aan de endpoint Person & Employee, zoals post- en woonadres, telefoonnummer vast & mobiel en het email adres. GET persons GET Employees   Dit betreft de volgende gegevens: ADRESGEVENS Home: P01014 straatnaam P01016 Huisnummer P01018 Huisnummer toev P01020 Postcode P01022 Plaatsnaam P01024 Land Postal: P00365 straatnaam P00367 huisnummer P00368 huisnummer toev P00313 postcode P00308 plaatsnaam P00847 land TELEFOONNUMMERS Home: P01027 - telefoonnr woonadres Mobile : P01036 - Telefoonnr mobiel EMAILADRES Prive: P01034 - E-mail adres prive   Uw consultant kan u helpen bij het activeren / deactiveren van deze scopes binnen de API.     Autorisatie op basis van autorisatie filters De autorisatie filters hebben betrekking op welke medewerkers zichtbaar zijn in de API. Standaard worden altijd alle medewerkers getoond in de API. Bij het activeren van de API kan een consultant filters inrichten zodat maar een beperkte groep medewerkers via de API beschikbaar komen.   Filteren in de API is mogelijk op de volgende Beaufort velden: P01102- Soort Arbeidsrelatie  P01103- Opdrachtgever  P01104- Instelling  P01110 - Code doelgroep  P05041 - Selectie rubriek Domain API - Learning  Een veel voorkomen filter is bijvoorbeeld op Soort Arbeidsrelatie waarbij alleen eigen medewerkers in het extern systeem opgenomen worden.  Maar ook een filter op de combinatie Opdrachtgever / Instelling geeft u de mogelijkheid om de medewerkers van één of meerdere specifieke instellingen in de API op te nemen.   Uw consultant kan u helpen bij het inrichten of wijzigen van de autorisatie filters.        

With the documents endpoint files like certificates and other kind of documents can be uploaded for an employee to the Visma Personal File System (Personeelsdossier).  The API supports the following types of documents certificate (Certificaat) diploma (Diploma) career agreement (Loopbaan afspraak) career mail (Correspondentie loopbaan) career other (Overige loonbaan documenten) appraisal Review (Beoordelingsgesprek) performance Review (Functioneringsgesprek)  As-synchronized file upload Learning systems can upload files, like certificates, diplomas for individual employees to the Personal File System of Visma Raet. The file upload is an a-synchronized process. After the file is uploaded the consumer will receive a ticket Id, which can be used to monitor the process of the file upload.     Endpoints The API supports the following type of documents: API endpoint Personal file system endpoint Document type Description learning/v1.0/employees/ {personCode}/documents/certificate certificaat Certificaat learning/v1.1/employees/ {personCode}/documents/certificate certificaat Certificaat learning/v1.1/employees/ {personCode}/documents/diploma diploma Diploma learning/v1.1/employees/ {personCode}/documents/appraisalReview beoordelingsGesprek Beoordelingsgesprek learning/v1.1/employees/ {personCode}/documents/performanceReview functioneringsGesprek Functioneringsgesprek learning/v1.1/employees/ {personCode}/documents/careerAgreement loopbaanafspraken Loonbaan afspraken learning/v1.1/employees/ {personCode}/documents/careerMail corrLoopbaan Correnspondentie loopbaan learning/v1.1/employees/ {personCode}/documents/careerOther ovLoopbaan Overige loonbaan documenten   Note: v1.1 is using Content-Type: multipart/form-data and supports the other document types as well. v1.0 is using Content-Type: multipart/related and supports only certificates. We are advice you the use the latest version of an endpoint   To upload a document you need to use the POST method. For example  POST https://api.youforce.com//learning/v1.1/employees/{personCode}/documents/diploma for uploading a diploma to the Personal File System of Visma Raet. The endpoint returns a  ticketId  . The file will be stored in a standard folder for diplomas (see table for the other endpoints) The API will automatically upload the file to the Personal File System. This is an a-synchronized process with an automatic retry mechanism in case the file systems is not available. The retry mechanism will try to upload the file in a maximum of 6 hours. After this period the file will be rejected with a message. Also if the file is too big (maximum 4 Mb) or isn’t a PDF file, the upload will be rejected. GET documents/{TicketId}/status Endpoint for getting the status of the file upload. The endpoint will return the status of the file. After the file is processed successfully the status Complete is returned. Examples version 1.1 (all document types) Use POST request with multipart/form-data content type. Replace the PersonCode in the URL with the Id of the employee Use the authentication token received from the authentication endpoint Replace the tenant code with the tenant code of the client Give the document a proper description The field validFrom is optional. If it's empty the system date will be used as default The content-type for the file is  application/pdf Other type of files will be rejected by the API. The file size is also limited to a maximum of 4 Mb   Response Example of the response. HTTP/1.1 200 Content-Type: application/json { "ticketId": "7ca486f6-c730-4d50-a2ec-31a3a1373366", "description": "Example description", "size": 77491, "tenantId": "4028868", "creationDateTime": "2022-04-01T13:53:30.3985949", "status": "InProgress", "errorMessages": [] }   version 1.0 (certificates only) Use POST request with multipart/related content type with the first part having metadata in json format and the second one having a file. Replace the PersonCode in the URL with the Id of the employee Use the authentication token received from the authentication endpoint Replace the tenant code with the tenant code of the client Give the document a proper description The content-type of the metadata is application/json The content-type for the file is  application/pdf Other type of files will be rejected by the API. The file size is also limited to a maximum of 4 Mb     POST https://api.youforce.com/learning/V1.0/api/employees//documents/certificate Authorization: Bearer [YOUR_AUTH_TOKEN] Content-Type: multipart/related; boundary=boundary_not_used_within_file_content --boundary_not_used_within_file_content Content-Type: application/json; charset=UTF-8 { "Description":"YOUR_OWN_DESCRIPTION", "ValidFrom" : "2021-01-01" } --boundary_not_used_within_file_content Content-Type: application/pdf [PDF Content] --boundary_not_used_within_file_content--  Upload status After the file is posted to the API, the file upload can be followed with the status endpoint. Replace the TicketId in the URL with the  ticketId  from the previous API call. GET https://api.youforce.com/learning/v1.0/employees/documents/{{TicketId}}/status The API will return the status of the file upload. If the API could not upload the file, an error is shown as well. Response { "status": "Complete", "errorMessages": [] }