Handleiding Youforce app & desktop 'Declaraties'

[#1]

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven. 

Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

In het geval van afkeuren is een opmerking verplicht, in het geval van goedkeuren is deze optioneel.
Wordt er in de eerste controle-stap afgekeurd dan wordt de declaratie geretourneerd aan de indiener. Gebeurt het afkeuren in de tweede controle-stap, dan wordt de declaratie opnieuw toegewezen aan de personen die de eerste controle moeten uitvoeren.
© Copyright Visma Raet B.V. Pagina 21

> Kan de persoon die de EERSTE controle moet uitvoeren, in het controleoverzicht zien welke declaraties zijn afgekeurd door de TWEEDE controleur? Het lijkt erop dat elke declaratie geopend moet worden om dit te kunnen zien. 

[Bastiaan Friederichs]

Correct @Jelle - Jeugdhulp Friesland , Marcel heeft een idee van soortgelijke strekking aangemaakt, zie https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-APP/Declaraties-die-retour-gestuurd-worden-een-kenmer...

Laat even je stem achter dan kan ik later nog zien voor wie dit ook relevant is

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

Gedaan @Bastiaan Friederichs 👍 

[Mieke Janssen-Kempkens]

Voor de woon-werk declaraties hebben wij nu nog een eigen formulier in Self Service. De kilometers worden in SS bepaald op basis van postcode/huisnummer woonadres / werklocatie. Wij hebben nu in BO4 niks vastleggen m.b.t. aantal kilometers woon-werk.

Wij zijn voornemens om de overstap te maken naar de Youforce App (om middels 'kalendertje' aan te geven of er sprake is van thuiswerken / reis woon-werk).

Ik heb al de diverse handleidingen en community geraadpleegd, maar het is mij niet duidelijk hoe de kilometers woon-werk berekend worden.

Moet er iets vastgelegd worden in BO4 en zo ja, wat precies en hoe?

Omdat onze medewerkers regelmatig opmerkingen maken, dat m.b.t. de afstandsberekening de kilometers niet kloppen met de werkelijkheid (zowel in de app alsook in SS), wil ik dit vooraf helder hebben.

Alvast bedankt.

[Bastiaan Friederichs]

@Mieke Janssen-Kempkens de module Gewerkte dagen geeft het aantal reisdagen door aan Payroll Gemal (invoercode 02508).

Door het vastleggen van de fiscale reisafstand (enkele reis) woon-werk in HR Core Beaufort (rubriek P00372) geef je (ook aan Payroll Gemal) door wat de woon-werk afstand is van een bepaalde medewerker (of dienstverband).

Het betreft dus een eenmalige vastlegging van 1 woon-werk afstand in BO4.

Let op: er is waarschijnlijk ook aanvullende inrichting nodig in Payroll Gemal. Daarvoor kun je het beste contact op nemen met je Customer Success Manager.

[Ditske Loos1]

Goedemiddag, 

Is het ook mogelijk om geüploade bestanden door te zetten naar het Personeelsdossier? (in ons geval een VOG upload/declaratie) 

[Remco te Ronde]

Hoi @Ditske Loos1 ,

Waarschijnlijk is het volgende idee:

Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier 

precies waar je naar op zoek bent.

Je kunt op dit idee stemmen (en eventueel feedback geven) om op de hoogte te blijven.

[Ditske Loos1]

Ha @Remco te Ronde ,

Top dit! Hartstikke bedankt

[Erna Boxma-Kremer]

als ik gebruik maak van de optie adreswijziging is het dan ook mogelijk om een 2de stap hieraan toe te voegen. Dit is dan bedoeld voor de salarisadministratie om de kilometers woon-werk te berekenen.

[Remco te Ronde]

Hoi @Erna Boxma-Kremer , 

Natuurlijk is dat mogelijk. Je kunt de ''adres wijziging uit de app'' gewoon in Te Doen van Self Service laten uitomen bij de Salarisadministratie. 

Hoe je dit doet staat uitgelegd in de handleiding:
Handleiding Youforce app & desktop Inloggen, dossier & profiel




@Erna Boxma-Kremer

[dennis beekman]

hoe lang duurt het  als je een goedkeuring doet in mijn.youforce en het zichtbaar is in Gemal?

@Remco te Ronde 

[Bastiaan Friederichs]

@dennis beekman het integreren van de mutatie(s) vanuit een compleet goedgekeurde declaratie naar Payroll Gemal duurt in principe seconden of minuten.

Ik zeg "in principe" omdat het een achtergrond-proces is binnen de declaratie-module. Mocht er bijvoorbeeld onderhoud zijn aan Payroll Gemal dan zal het logischerwijs langer duren. De module zal in dat geval de mutaties bewaren en afleveren op het moment dat Gemal weer beschikbaar is.

De integratie gebeurt op basis van API's.

[Lonneke van der Aar]

Beste @Remco te Ronde @Bastiaan Friederichs ,

We hebben nu 2 controle stappen ingebouwd bij declaraties.

1. MGR en 2. SA

Kun je bij lopende declaraties dit omdraaien (dus 1. SA en 2. MGR)?

Of zou het dan kunnen dat bij een lopende declaratie die de MGR eerst al heeft goedgekeurd (stap 1)  de MGR 2 keer controleert en de SA niet?

Groeten,

Lonneke

[Bastiaan Friederichs]

@Lonneke van der Aar een wijziging in de configuratie heeft geen effect op reeds ingediende declaraties:

De wijziging wordt toegepast op nieuwe declaraties (en declaraties die - na afkeuren - "opnieuw ingediend" worden)

[Lonneke van der Aar]

Ah heel fijn.

@Bastiaan Friederichs , dankjewel voor je antwoord.

[Svanbenthem]

Beste @Remco te Ronde @Bastiaan Friederichs ,

Wij zijn nu aan het testen met de declaraties, maar het gaat niet helemaal goed met mijn eigen declaraties.

Ik heb in de organisatiestructuur op elke afdeling de rol SA.

In “Mijn Youforce” configuratie declaraties hebben wij ingericht, dat de declaratie eerst gaat naar de manager voor goedkeuring en daarna na de salarisadministrateur en declaraties waarbij dit andersom is.

Als test heeft Anja (HR beheerder) en ik (SA beheerder) declaraties ingediend als medewerkers.

Die van Anja komen wel door bij mij, maar mijn eigen declaraties niet. Ik kan dus niet mijn eigen declaraties zien.

1 declaratie van mij die eerst door mijn manager goedgekeurd moest worden is wel goed gegaan, maar is vervolgens niet bij mij in mijn rol als SA terecht gekomen.

Als ik in Mijn Youforce configuratie declaratie kijk zie ik, dat de declaratie die ik als medewerker heb ingediend de melding “declaratie toewijzen mislukt”.

Onze vraag is weet iemand waar de declaraties blijven hangen, nadat ze zijn goedgekeurd door mijn manager? Kan ik als salarisadministrateur mijn eigen declaraties goedkeuren? Dit kon in selfservice wel. Ik heb maar 1 gebruikersnummer in Youforce (een IC nummer)

Is hier oplossing/uitleg hiervoor? Hebben wij iets verkeerd ingericht? Ligt het aan het feit dat ik alleen een IC nummer heeft en geen R-nummer?

Groet Sandra

[Remco te Ronde]

Hoi @Svanbenthem,

Super goed dat je inderdaad aan de slag zijn met het inrichten van declaraties.

En inderdaad Self Service heeft de mogelijkheid om als beheerder te bepalen of je ''je eigen declaratie mag goedkeuren''. Gelukkig staan de meeste organisaties dit niet toe.

In de App hebben we ervoor gekozen om dit minder flexibel te maken. Je werkt voor alles met de zogenaamde roltoewijzigingen en je kunt nooit en te nimmer je eigen declaratie goedkeuren. Dit kan óók niet als je Salarisadministrateur/Beheerder bent.

De enige uitzondering daarop is als je het recht hebt 'configuratie declaraties'. Met dat recht kan je via Mijn Youforce / Beheer / Configuratie declaraties naar het beheerder scherm. Daarin zie je alle declaraties, ook degene die niet konden toegewezen (zoals jouw voorbeeld). Degene met dit soort van ''super-recht'' kan het vanuit dat scherm alsnog goedkeuren.

Maar wil je het heel zuiver doen? Dan zou je bijvoorbeeld je collega Anja (of bijvoorbeeld de Controller of iemand van de financiele administratie) de rol SA kunnen geven op de afdeling waar jij als medewerker werkt. Dan kan hij/zij alsnog vanuit de rol SA jouw eigen declaratie goedkeuren.

Of dat werkt binnen jouw organisatie weet ik niet. Maar een accountant zou daar wellicht heel gelukkig van worden.

Kan je zo verder?

[Svanbenthem]

Hoi @Remco te Ronde ,

Ik heb nu een controller toegevoegd als test manager. Hij had al de rol SA als mijn back-up.  Helaas krijg ik nog steeds de melding Declaratie toewijzen mislukt en hij ziet geen declaraties van mij. Wat zie ik nog over het hoofd?

[Remco te Ronde]

Hoi @Svanbenthem,

Als je in HR Core Beaufort een rol toevoegd in de organisatiestructuur dan zou het moeten werken. Meestal gaat het erg vlot, maar het zou kunnen dat het 15 - 30 minuten duurt. Het is wel belangrijk dat je dan op het scherm 'configuratie declaraties' zelf op de actie 'opnieuw proberen' drukt. Heb je dat gedaan? En lukt het toewijzen nog steeds niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter dan gaan we het samen onderzoeken.

[Anja Brouwer1]

@Remco te Ronde naar aanleiding van de vraag van Sandra van Benthem even een korte vraag. Klopt het dat de declaraties die in de Youforce app worden gedaan niet in selfservice terecht komen, maar dat je deze moet goedkeuren in de app of in configuratie Mijn Youforce. We zien namelijk onze declaratie die wij aan het testen zijn op onze eigen naam niet terug in selfservice.

PS: berichtje van Sandra, we hebben een collega ook de SA rol gegeven en toegevoegd op de OE waar zij op zit en het werkt.

[Bastiaan Friederichs]

@Anja Brouwer1 dat klopt, de declaratie-module is een aparte module die geen integratie heeft met Self Service.

Managers (of andere rollen) die worden geacht declaraties te controleren doen dit in de declaratie-module. (Het resultaat van de declaraties - variabele mutaties - worden afgeleverd bij Payroll Gemal)

Fijn dat je de vraag van @Svanbenthem hebt bevestigd trouwens!

[Maurice van de Pol]

Ik heb 3 keer deze handleiding  gelezen maar ik vraag me af waarom deze "Youforce app & desktop 'Declaraties'" heet. Het woordje "Desktop" komt ook alleen maar in de titel terug!

Hoe kan ik ervoor zorgen dat de declaratiemodule ook via de Desktop-versie van (Mijn)Youforce te gebruiken is voor zowel de werknemers als de managers?

(de app-versie is ingericht en werkt!)

[Remco te Ronde]

Hoi @Maurice van de Pol ,

Super dat je het werkend hebt in de App!

Voor Mijn Youforce hoef je enkel via 'Configuratie links Mijn Youforce' de juiste linkjes toe te voegen. Dit zijn:

HR voor anderen

• Controleren declaraties

Persoonlijk

• Declaratie indienen

• Onkostendeclaratie indienen*

• Reiskostendeclaratie indienen*

* Lees 'Sneller naar declareren onkosten of kilometers' wanneer het verstandig is om deze optie te gebruiken

Eventueel kan je ook nog gebruik maken van de video 

Tutorial video - Activeren app processen in Mijn Youforce (dekstop/laptop)

daar geeft mijn collega @Lotte van Dijk nog nuttige tips over slimme zoekwoorden in Mijn Youforce.

[Maurice van de Pol]

@Remco te Ronde Hartelijk dank voor je snelle reactie!

[Marendsnatuurmonumenten]

@Remco te Ronde @Bastiaan Friederichs 

Als we de rol standaardgebruiker(mdw uit dienst)rechten geven voor declaraties/gewerkte dagen en de autorisatie binnen configuratie declaratie en gewerkte dagen is op arbeidsrelatie, kunnen medewerkers uit dienst dan nog hun declaraties indienen die ze nog niet gedaan hadden  

[Bastiaan Friederichs]

Hi @Marendsnatuurmonumenten, Remco heeft daar in het verleden dit kennisartikel voor gemaakt: Welke gegevens kan een medewerker nog zien in de Youforce app na uitdienst?

Voor wat betreft declaraties geldt dat je wel eerder ingediende declaraties kunt bekijken, maar geen nieuwe meer kunt indienen. Daar is een actief dienstverband voor nodig.

[Tracy Postma]

@Remco te Ronde of @BASK , wij zijn de nieuwe declaraties aan het inrichten. Wij hebben momenteel in de reiskosten regeleing opgenomen dat iemand ook het volledige bedrag van hun vervoersbewijs vergoed krijgen.

Is er een manier om dit ook in te dienen in de reisdeclaratie? Dit lijkt puur alleen op kilometer vergoeding te kunnen?

Ik hoor het graag.

[Remco te Ronde]

Hoi @Tracy Postma ,

Leuk om te lezen dat jullie aan de slag zijn met de nieuwe declaraties. In ''declaratie onkosten'' kan je eenvoudig de categorie aanmaken ''reizen met openbaar vervoer'' (inclusief een eigen toelichtende tekst). Daar kan iemand zijn vervoerbewijs (of output uit n.nl of ov-chipkaart.nl) uploaden. Het bedrag en datum wordt automatisch herkend. En net zoals bij alle onkosten wordt het volledige bedrag vergoed.

Kan je zo verder?

[Tracy Postma]

@Remco te Ronde , bedankt voor je snelle reactie. Ik dacht idd dat het bij onkosten zou moeten. Jammer voor de medewerker, die zoekt het toch eerder onder reiskosten.
Worden de kosten dan ook automatisch omgezet naar een CO2 uitstoot voor de rapportage dat je weet?

[Bastiaan Friederichs]

@Tracy Postma we vragen jullie medewerkers regelmatig om feedback m.b.t. declaraties. Wees gerust, daar is niet uit naar voren gekomen dat het lastig is om een keuze te maken (Onkosten vs Kilometers). In tegenstelling!

Met behulp van het standaard rapport kun je ook rapporteren over onkosten-categorieën voor de Werkgebonden Personenmobiliteit. Mijn inziens is een omrekening niet nodig omdat je op het RVO-portaal een bedrag invoert in het geval van OV.

[Alfaro Pentury]

Ha @Bastiaan Friederichs  of @Remco te Ronde ,

Ik kan even nergens zo snel terug vinden of de vraag is gesteld:

Van onze SA krijg ik de vraag óf een Categorie aangemaakt kan worden naast (soort) Onkosten en Kilometers, óf dat er binnen de soort Onkosten een subcategorie aangemaakt kan worden waar we categoriën kunnen toevoegen.

[Alfaro Pentury]

Goedemorgen,

Zie bovenstaande vraag. Is er iemand anders dan Bastiaan of Remco die antwoord kan geven wellicht?

[Bastiaan Friederichs]

@Alfaro Pentury mag ik niet meer reageren? 😋

Er is inderdaad al een idee voor, zie Youforce app, declaraties --> beschikbaar maken van subcategorieën

[Alfaro Pentury]

@Bastiaan Friederichs haha, zeker wel, en bedankt ook!
(ik had verwacht dat je het te druk had ;))

[Tracy Postma]

@Bastiaan Friederichs , kan je aangeven hoe wij een declaratie in kunnen voeren met een adres uit het buitenland (Belgie)? 
Daarnaast meen ik gelezen te hebben dat er ontwikkelingen zijn m.b.t. de filteropties in de declaraties. Klopt dat? Heel specifiek wil onze SA graag kunnen filteren op de datum waarop de declaratie ingediend wordt. Ik hoor graag of dit in ontwikkeling is?

[Tracy Postma]

@Remco te Ronde , hoe kan ik instellen dat een manager terug kan zien welke mutaties hij in de afgelopen periode heeft goedgekeurd of afgekeurd?

[Bastiaan Friederichs]

@Tracy Postma voor je laatste vraag aan aan Remco, verwijs ik je graag naar dit idee: Overzicht declaratie voor managers.

Op het moment dat je buitenlandse adressen wilt gaan gebruiken, dan wil ik je vragen om even een ticket in te dienen bij ons ServiceCenter onder vermelding van de landen.

We gaan op termijn het overzicht van de declaraties voor de beheerder, en de te controleren declaraties aanpassen. Er zijn diverse klanten die het ook fijn vinden als de datum van indiening een plekje krijg, daar ga ik rekening mee houden.

Om het overzichtelijk te houden, attendeer ik je graag op deze twee community-onderdelen:
1. Het forum waarbij heel veel klanten elkaar helpen bij vragen.
2. Onze ideeën sectie waar je verzoeken voor verbeteringen kunt aanmaken.
Daarmee help je ons om onze modules nóg beter te maken.