Kennisbank Youforce Reporting & Analytics

Inleiding Dit is de plek waar je alle informatie kunt vinden over verzuimstatistieken. Een belangrijk onderdeel van Youforce Analytics, maar ook een onderwerp die toelichting vereist vanwege de complexere berekeningen. We leggen per berekening uit wat er precies gebeurd, waar je rekening mee moet houden en hoe je het zelf na kunt rekenen met behulp van voorbeelden.    In Youforce Analytics  zijn de volgende velden beschikbaar:   Algemene Opmerkingen   Kalenderdagen De basis voor de berekeningen van de  verzuimstatistieken is de kalenderdagmethode. Hierbij worden alle kalenderdagen in de berekening opgenomen, dus ook feestdagen, weekenden, vaste vrije dagen van parttimers, enzovoorts. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn eenvoud en aansluiting bij de CBS-methodiek. Voor verdere argumentatie, zie: “NVS Standaard voor verzuimregistratie: Nationale Verzuimstatistiek”, CBS, 31 oktober 2005.   Zwangerschap Zwangerschap wordt niet als ziekteverzuim gezien. Hiertoe worden ziektegevallen met Code Ziek = ‘ZW’ én de indicatie ‘Zwangerschapsverlof’ uitgesloten.   Cijfers per maand Het kleinste tijdvak waarover gerapporteerd kan worden is een maand.   Stuurgegeven Beaufort Met het  stuurgegeven MI_VZAR in Beaufort is het mogelijk om de arbeidsrelaties te specificeren die WEL meegenomen moeten worden in de berekening. Als er niets wordt aangegeven dan worden alle arbeidsrelaties meegenomen. Standaard Dashboards houden rekening met dit stuurgegeven, deze is opgenomen als filter in de dashboards.   LET OP: In de berekeningen en velden in het model wordt dit filter  niet standaard meegenomen. Deze filter moet je toepassen in het rapport/dashboard.  Als je zelf rapporten maakt dan kun je dit toepassen door onderstaande stappen te volgen: Ga naar de entiteit Soort Arbeidsrelatie Sleep het veld  Indicatie Verzuimstatistieken naar het filterpaneel Stel filter in op “Waar” Wanneer berekend?  Iedere nacht worden de statistieken berekend. In voorgaande oplossingen zoals Report Builder berekenen we de percentages minder vaak. Daarnaast werd een nieuwe maand pas meegerekend op de eerste dag dat een nieuwe maand was aangebroken.    In de onderstaande artikelen gaan we dieper in op de verschillende berekeningen: Verzuim %  Verzuimduurklassen  Verzuimcijfers: verschillen met verzuimmanager  Meldingsfrequentie    Binnenkort beschikbaar Gemiddelde verzuim duur

Meldingsfrequentie   Voor de meldingsfrequentie hebben we  twee varianten: meldingsfrequentie en meldingsfrequentie (jaarbasis). Deze twee varianten vind je terug in de folder verzuim en in de folder voortschrijdend verzuim. Uiteindelijk hebben we dus 4 verschillende meetwaarden voor meldingsfrequentie.   Berekening Meldingsfrequentie Deze meetwaarde kijkt naar het aantal nieuwe verzuimgevallen en deelt dit door het aantal gewerkte dagen wat weer gedeeld is door het totaal aantal dagen in de periode:     Bij de verzuimmeldingen wordt er geen onderscheid gemaakt tussen verschillende percentages van verzuim. Iedere melding telt gewoon mee. Onder de streep wordt er eigenlijk gekeken naar het aantal dienstverbanden, maar hierin wordt er rekening gehouden met hoe lang een dienstverband actief was in die periode. Als een dienstverband halverwege de maand is geëindigd dan wordt dit dienstverband ook voor de helft meegerekend. In de meeste gevallen zal dit niet zo zijn en zal het aantal gewerkte dagen en het aantal dagen in periode per dienstverband gelijk zijn.   Berekening Meldingsfrequentie (jaarbasis) Bij deze variant wordt de eerder beschreven meetwaarde op jaarbasis berekend. Bovenstaande berekening is in dit geval uitgebreid met het volgende:     Op deze manier  ontstaat er een geëxtrapoleerd gemiddeld aantal meldingen per medewerker per jaar.   Verschil met report builder In report builder werd de meldingsfrequentie net iets anders berekend, namelijk op basis van FTE. Als een dienstverband minder dan 1 FTE heeft dan wordt dit dienstverband ook minder dan 1 meegeteld in de telling onder de streep. Dit kan er dus voor zorgen dat de meldingsfrequentie in Report Builder wat hoger uit kan vallen.     ------------------ LET OP: De beschrijving van bovenstaande meetwaarden zijn pas van toepassing vanaf de release die is gedaan op 7 december 2023. Vóór 7 december waren er andere meldingsfrequentie velden aanwezig in het datamodel, genaamd Ziekmeldingsfrequentie en Ziekmeldingsfrequentie (gewogen). Deze velden waren nog niet correct en zijn in deze release vervangen.    

Bij het valideren van de verzuimcijfers in rapportages wordt er door sommige organisaties vergelijkingen gedaan met de rapporten die Verzuimmanager zelf beschikbaar stelt. In de praktijk kom je dan verschillen tegen tussen Verzuimmanager en Youforce Reporting. Deze verschillen zijn niet per definitie ‘fout’, maar hebben te maken met een verschillende manier van berekenen en het hanteren van andere definities. In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn tussen deze rapporten in Verzuimmanager en Youforce Reporting.   Voor meer informatie over de berekeningen van verzuimpercentages in Youforce Reporting worden gebruikt Toelichting Verzuimstatistieken    Algemene opmerkingen De centrale plek voor alle verzuimrapportages is Youforce Reporting. Dit wordt ook door het verzuimmanagement team zo benadrukt. Hier hebben we meerdere redenen voor, maar het belangrijkste is dat er binnen Youforce Reporting meer mogelijkheden zijn. Youforce Reporting is een veel krachtigere oplossing voor het bieden van moderne en flexibele rapporten.  Ons advies is dan ook om deze rapporten binnen Youforce Reporting te gebruiken in plaats van de rapporten van Verzuimmanager.   Parameters bij Verzuimmanager Bij het draaien van rapporten binnen Verzuimmanager moet je eerst bepaalde keuzes maken. Zorg dat je goed oplet en dezelfde keuzes op de juiste manier toepast binnen de rapportages van Youforce Reporting. Denk hierbij aan arbeidsrelaties, periode en vangnetgevallen.  In Youforce Reporting wordt automatisch rekening gehouden met een specifieke set aan arbeidsrelaties die in een stuurgegeven in HR Core Online zijn vastgelegd. Voor meer informatie hierover zie Toelichting Verzuimstatistieken  Dit gebeurt niet vanzelf in Verzuimmanager, dus let hierin ook goed op dat je de juiste arbeidsrelaties selecteert. Berekeningsverschillen Vangnetgevallen Binnen Youforce Reporting worden alle vangnetgevallen meegenomen behalve het vangnetgeval Zwangerschap/bevalling indien er geen sprake is van zwangerschapsverlof. Zie ook onderstaande tabel, waarbij dus alleen de onderste regel wordt uitgesloten in de verzuim berekeningen. Belangrijk om dit goed mee te nemen in de keuzes die je maakt bij het genereren van een rapport in verzuimmanager Binnen Verzuimmanager kun je ‘Inclusief’ of ‘Exclusief’ kiezen, oftewel alles of niet. Dat geeft verschillen in de berekeningen. Gemiddelde FTE/medewerkers In de basis bereken je het verzuimpercentage door het aantal verzuimdagen te delen door het aantal beschikbare dagen in een periode. Een verschil in het verzuimpercentage hoeft dus niet alleen een afwijking te betekenen in de verzuimgevallen die wel of niet worden meegerekend, maar kan ook te maken hebben met het aantal beschikbare dagen.  Het aantal beschikbare dagen is gebaseerd op de dienstverbanden die in de geselecteerde periode actief waren. In Youforce Reporting worden deze dagen precies berekend en gebruikt in de berekening van het percentage In Verzuimmanager wordt er iets minder nauwkeurig gerekend met deze beschikbare dagen. Hier wordt een gemiddelde gepakt van de maand, namelijk stand van begin en einde van de maand, gedeeld door 2. Dit levert kleine afwijkingen op in de percentages ten opzichte van Youforce Reporting. Verzuimgevallen langer dan 2 jaar In Youforce Reporting worden de verzuimgevallen die langer duren dan 2 jaar ook meegenomen in de verschillende meetwaarden (verzuim %, Verzuim % Extra lang ect.) In Verzuimmanager worden de verzuimgevallen vanaf de 1e dag van het derde jaar niet meer meegerekend in de maand dat het derde jaar begint. In alle maanden daarvoor zie je dit verzuimgeval wel gewoon in de percentages terug, maar vanaf het derde jaar niet meer.   

In dit artikel geven we meer inzicht en toelichting over de berekening van het bekende Verzuimpercentage. Dit artikel helpt je om de volgende metingen in het model beter te begrijpen: Verzuim % Verzuim % 1e Jaar  Verzuim % 2e Jaar   Verzuim % 3e Jaar    Het verzuimpercentage geeft een aanwijzing van de omvang van het ziekteverzuim in relatie tot de arbeidscapaciteit. De basisberekening voor het verzuimpercentage is:     Het aantal verzuimdagen is het aantal dagen dat een medewerker ziek was of bijvoorbeeld het totale aantal verzuimdagen op een afdeling. Het aantal beschikbare dagen is het aantal kalenderdagen in de rapportageperiode of het totaal aantal kalenderdagen dat de medewerkers van een afdeling in dienst waren.   Hierbij kun je wel of geen rekening houden met een deeltijdpercentage en/of een percentage ziek. In Youforce Reporting houden we rekening met beide, deeltijdpercentage en percentage ziek.    Als het deeltijdpercentage wordt meegewogen, komt het zowel in de teller als in de noemer van de breuk voor. De berekening voor deze rekenmethodiek (gewogen naar deeltijd en partieel verzuim) ziet er dan als volgt uit:       Voor iedere medewerker worden hierbij de verzuimdagen vermenigvuldigd met de deeltijdfactor en het percentage dat hij ziek is. Het aantal beschikbare dagen wordt ook vermenigvuldigd met de deeltijdfactor.    Voorbeeld:  Een medewerkster werkt vier dagen per week (0,8 FTE). Gedurende de maand januari is zij vijf dagen voor 50% ziek. Haar verzuimpercentage over de maand januari is dan:     Berekening per organisatorische eenheid Voor de berekening van het verzuimpercentage van een afdeling of organisatie telt deze methode eerst de afzonderlijke dagen van alle medewerkers bij elkaar op en voert daarna pas de deling uit. Om een verzuimpercentage volgens deze rekenmethodiek  in zijn geheel met de hand uit te rekenen zijn de volgende stappen nodig: Bepaal voor elke medewerker de som van de verzuimdagen (binnen de verslagperiode en het dienstverband). Gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend. Vermenigvuldig voor elke medewerker het aantal dagen uit stap 1 met de deeltijdfactor (=fulltime-equivalent). Voor fulltimers verandert er dus niets. Tel de uitkomsten uit stap 2 van alle medewerkers bij elkaar op. Bereken van elke medewerker het aantal kalenderdagen dat hij/zij in de verslagperiode in dienst was. Vermenigvuldig het aantal kalenderdagen uit stap 4 met de deeltijdfactor; Tel de uitkomsten uit stap 5 van alle medewerkers op Deel de uitkomst uit stap 3 door de uitkomst van stap 6 Vermenigvuldig de uitkomst van stap 7 met 100%.   Verzuim jaren De verzuimstandaard van het CBS maakt onderscheid tussen het eerste en het tweede jaar van het verzuim. Daarnaast hebben we vanuit meerdere klanten ook de behoefte gehoord om het 3e verzuimjaar in kaart te kunnen brengen. Ook deze is nu beschikbaar in het datamodel. Dit betekent dat de verschillende verzuimpercentages zijn gebaseerd op het volgende:   Verzuim %: totaal van verzuimdagen Verzuim % 1e jaar:  tot maximaal de eerste 365 verzuimdagen Verzuim % 2e Jaar: tussen de 365 en de 730 verzuimdagen Verzuim % 3e Jaar: vanaf 730 verzuimdagen Hieronder wordt het wat beter zichtbaar met een aantal voorbeelden van verschillende afgesloten verzuimgevallen:   Verzuimgeval Totaal verzuimdagen 1e Jaar (dagen)  2e Jaar (dagen) 3e Jaar (dagen) 1 6 6 0 0 2 40 40 0 0 3 180 180 0 0 4 400 365 35 0 5 800 365 365 70