Functionaliteit 'dienstverband verplaatsen' niet meer beschikbaar vanaf mei 2025

[#1]

Vanaf 1 mei 2025 komt de functionaliteit ‘Dienstverband verplaatsen’ te vervallen. Vanaf dat moment is het niet langer mogelijk om gebruik te maken van deze optie.

In de praktijk werd deze functionaliteit vaak oneigenlijk gebruikt om dataverschillen te corrigeren, wat regelmatig leidde tot fouten in gebruikersaccounts binnen verschillende modules.

In verband met de invoering van het nieuwe Toegangsbeheer, waarbij één gebruikersaccount aan één dienstverband is gekoppeld, wordt deze functionaliteit definitief verwijderd.

Mocht je na 1 mei 2025 een probleem ervaren dat je voorheen oploste met deze functie, maak dan een ticket aan zodat wij het kunnen onderzoeken.

Tegelijkertijd wordt het niet langer mogelijk mogelijk om handmatig wijzigingen door te voeren via Gebruikersbeheer. Alle wijzigingen dienen via HR Core te worden verwerkt, dat als het leidende systeem fungeert.

[Miles Nuis]

Hi @Léon van Berkel ,

Je schrijft dat er dadelijk voor elke dienstverband een account is. Kun je dit toelichten?
Hoe gaan jullie dadelijk om met klanten waarbij de persoonslaag aanstaat en één persoon meerdere dienstverbanden heeft? Heeft die medewerker dan meerdere accounts?

[Léon van Berkel]

@Miles Nuis 

Bedankt voor je snelle vraag, Miles 🙂

Ja, dat klopt – elk dienstverband krijgt een apart gebruikersaccount.
Als iemand bijvoorbeeld zowel stagiair als reguliere medewerker is binnen één bedrijf, ontvangt hij/zij twee gebruikersaccounts.

Dit staat los van het gebruik van de persoonslaag in HR Core. In dat geval wordt elk (historisch) dienstverband altijd gekoppeld aan één en dezelfde persoon.

[RDekker]

Goedemiddag @Léon van Berkel ,

Wij gebruiken deze functionaliteit wanneer een medewerker gekopieerd wordt van de ene administratie naar een andere administratie (hulpkracht wordt medewerker met vaste uren per week en vice versa), waarbij de medewerkercode etc. identiek blijft.

Betekent dit dat al deze medewerkers een nieuw gebruikersaccount krijgen? Dit zou voor ons en onze medewerkers allesbehalve wenselijk zijn. 

@anouktalma 

[Marco van Hasselaar]

Goedemiddag @Léon van Berkel 

Het komt bij ons regelmatig voor dat een medewerker na uitdienst te zijn gaan na een aantal maanden / jaar toch weer terug indienst komt. Hiervoor gebruiken wij, tot nu toe, de functie dienstverband verplaatsen zodat deze medewerker met 1 inlog ook zijn 'oude' salarisstroken ed kan inzien. Is dit op een andere manier dan nog wel mogelijk ?

[Léon van Berkel]

Bedankt voor jullie vragen.

@RDekker 
Als ik het goed begrijp, krijgt deze medewerker in eerste instantie een employeenummer binnen bijvoorbeeld bedrijfsnummer 0001. Dit dienstverband wordt beëindigd, waarna de medewerker een (gelijk) employeenummer krijgt binnen bedrijfsnummer 0002.

In het nieuwe Gebruikersbeheer zal deze medewerker inderdaad een tweede gebruikersaccount krijgen, gebaseerd op het zakelijke e-mailadres. Het oorspronkelijke account wordt — op basis van de "Arbeidsrelatie status" (uit dienst, met inlog) — omgezet naar het privé e-mailadres als loginnaam.

@Marco van Hasselaar 
In lijn met het bovenstaande behoudt deze medewerker op basis van de "Arbeidsrelatie status" zijn of haar gebruikersaccount, met het privé e-mailadres als loginnaam.

Let op: dit vereist een bewuste keuze van de organisatie of beheerder. Het is namelijk ook mogelijk om deze functionaliteit uit te schakelen na uitdiensttreding.

In dit scenario kan de medewerker via het oorspronkelijke gebruikersaccount (met het privé e-mailadres als loginnaam) oude salarisstroken raadplegen, mits hiervoor de juiste autorisatie is ingesteld.

[Marco van Hasselaar]

Goedemorgen @Léon van Berkel 

Bedankt voor de uitvoerige reactie. Kan ik hieruit nu afleiden dat het niet mogelijk is om met de inlog van het huidige dienstverband ook de salarisstroken e.d. van het vorige dienstverband te zien ? Oftewel dat je echt 2x apart moet inloggen met een andere gebruikersnaam ? Of is hier een workaround voor ?

Daarnaast vraag ik mij af hoe het dan gaat met medewerkers die geen zakelijk emailadres hebben en weer terug indienst komen. Bij het 'oude' dienstverband staat het prive emailadres maar hetzelfde prive emailadres ook bij het nieuwe dienstverband waardoor dit niet uniek is in het systeem.  

[Léon van Berkel]

@Marco van Hasselaar 

Bedankt voor je reactie Marco.

Allereerst ga ik in op je vraag uit de eerste alinea. Hierop kan ik een helder antwoord geven: per dienstverband wordt één gebruikersaccount aangemaakt. In deze situatie betekent dit dat je twee keer moet inloggen.

Deze keuze is bewust gemaakt om een duidelijke scheiding van data en nauwkeurige autorisatie te waarborgen.
HR Core is hierin leidend en bepaalt de structuur en autorisaties.

Door elk dienstverband een eigen account toe te kennen, voldoen we beter aan belangrijke vereisten zoals de privacywetgeving (AVG/GDPR), transparantie in handelingen (accountability) en een veilige, professioneel ingerichte omgeving.

Met betrekking tot jouw situatie in de tweede alinea kan ik het volgende toelichten. Het privé-e-mailadres behoort tot het eerdere dienstverband. Wanneer je opnieuw in dienst treedt en alleen dit e-mailadres opgeeft, zal Toegangsbeheer constateren dat er al een gebruikersaccount met dit adres bestaat. In dat geval genereert Toegangsbeheer automatisch een nieuwe gebruikersnaam, volgens de standaardregel: voornaam.achternaam1@onyouserve.nl. Bij een volgende herindiensttreding wordt dit voornaam.achternaam2@onyouserve.nl, enzovoort.

Gebruikers ontvangen altijd een notificatie over wijzigingen in de gebruikersnaam op het opgegeven recovery e-mailadres. In Toegangsbeheer kan de gebruiker via 'Accountinstellingen' zelf één of meerdere recovery e-mailadressen opgeven, het wachtwoord wijzigen, tweefactor authenticatie (2FA) instellen en inzage krijgen in accountactiviteit.

Als alternatief kun je in dit soort situaties als gebruiker een zogenoemd alias-e-mailadres aanmaken. Je oorspronkelijke e-mailadres blijft daarbij behouden, terwijl je toch een alternatief adres kunt gebruiken voor bijvoorbeeld registratie of communicatie binnen een tweede dienstverband. Dit biedt extra flexibiliteit en mogelijk een gemakkelijker te onthouden gebruikersnaam.