Status Nieuw Digitaal Dossier

[#1]

UPDATE Donderdag 26 september 2024

Voor de conversie van de Aangifte bestanden vanuit het Raet Salarisdossier naar het YouServe Salarisdossier hebben wij voor alle aangifte bestanden een onderneming nodig.

Voor de bedrijven die nog wel aanwezig zijn in Payroll Business, maar waar vanaf 2023 geen aangifte meer gedaan hoeft te worden, ontbreekt deze onderneming.

Wij hebben bij de overgang van de aangiftes alleen ondernemingen aangemaakt op basis van de loonheffing nummers die op dat moment nog aangifte deden.

Om er voor te zorgen dat we bij de conversie alle aangiftes op dezelfde manier kunnen laten tonen in het nieuwe dossier hebben we daarom voor deze ontbrekende ondernemingen deze alsnog aangemaakt met de omschrijving: Onderneming voor 2023. Mocht dit bij jou het geval zijn dan zie je met een mutatiedatum van vandaag dat deze door RPD technisch beheer is aangemaakt.

Hier zullen we dan alle aangifte bestanden van vroeger bij de conversie aan koppelen.

Morgen, vrijdag 27 september 2024, zullen wij deze actie ook uitvoeren voor ontbrekende Betaalrekeningen. 

UPDATE woensdag 25 september 2024

Met nog een kleine week te gaan staat er de komende week nog een hoop te gebeuren qua voorbereidingen zodat alles op 1 oktober 2024 live is. In onderstaande update proberen we in het kort een beeld te schetsen wat er de komende dagen nog staat te gebeuren en waar je eventueel iets van gaat merken als klant.

Woensdag 25 september 2024

Om 18:00 zullen we een hotfix naar productie brengen om de laatste functionele wijzigingen toe te voegen in het Salarisdossier. 

Hierdoor kun je gedurende een 10-15 minuten niet inloggen in HR Core.

Voorbereiding live gang Salarissdossier 

Op donderdag 26 september 2024 zullen we de laatste wijzigingen voor het Salarisdossier (de "tegel" die de medewerkers gaan zien) ook releasen naar de productieomgeving.
Per 1 oktober 2024 zullen de medewerkers deze optie zien.

Visma|Raet gaat op zaterdag 28 september 2024 een kopie maken van de volledige database van het Salarisdossier en deze met ons delen.

Dit betekent concreet dat alles wat je als professional zaterdag, zondag en maandag doet in het huidige Salarisdossier qua stroken goedkeuren, publiceren en/of afkeuren dit niet meegaat in de conversie. Dit zal je na 1 oktober 2024 opnieuw moeten doen in het nieuwe dossier.

Maandag 30 september 2024

Zoals sommige gemerkt hebben zijn we het nieuwe salarisdossier in gedeelten aan het opschonen voor de definitieve conversie. Vanaf 1 augustus 2024 stonden daar ook de documenten ter beschikking vanuit de afsluitende salarisverwerking om zo te laten zien dat de bestanden overeenkomen tussen het oude en het nieuwe dossier.

Maandagochtend gaan we starten om alle ontvangen documenten over te gaan zetten naar het nieuwe salarisdossier professional. 

Vanaf maandag, zie je als professional, dat deze weer gevuld wordt met de data zoals die tot zaterdag in het oude dossier beschikbaar was.

We doen deze stap per document soort om ook hier voor te zorgen dat in het dagelijkse gebruik van het systeem verder geen hinder zal ondervinden.

We starten met de salarisstroken en jaaropgaven zodat de medewerkers op dinsdag 1 oktober 2024 direct alles kunnen zien van de nieuwste jaren. Afhankelijk hoe snel de conversie gaat (vanaf 2024 naar oud) zien de medewerkers steeds meer.

Dinsdag 1 oktober

Vanaf dinsdag 1 oktober 2024 zal het Salarisdossier - Nieuw zijn toegevoegd bij alle medewerkers. Hierin zal de medewerker de loonstroken en jaaropgaven zien vanuit het YouServe Salarisdossier.

Visma|Raet geeft ons 1 oktober 2024 de medewerker instellingen die ze gedaan op het portaal (Instellen email salarisspecificatie) omtrent het wel/ niet verzenden van de notificaties. Deze zullen wij dinsdagochtend importeren en gedurende de ochtend zichtbaar zijn, in het nieuwe Salarisdossier voor de medewerker zelf.

Woensdag 2 tot en met 4 oktober 2024

Omdat de echte doorlooptijd van de conversie pas in te schatten is vanaf maandag zullen we in ieder geval tot en met donderdag 3 oktober 2024 voor de medewerkers ook nog de oude optie beschikbaar laten zijn, zodat zij altijd bij al hun documenten kunnen.

Op het moment dat de conversie voor de medewerkers klaar is zullen we het oude Salarisdossier uit het portaal verwijderen en de naam van het nieuwe Dossier aanpassen van Salarisdossier - nieuw naar Salarisdossier.

Aanstaande dinsdagmiddag in de Kennissessie zullen we uitgebreid stilstaan bij de nieuwe en laatste functionaliteiten, lopen we het gehele proces door en geven we een laatste update over de status van de conversie.

Wanneer jullie de salarisverwerking hebben uitbesteed aan ons zorgen wij ervoor dat de autorisaties voor de professionals overgezet worden. Indien deze per abuis toch niet goed zijn, dan kun je hier een ticket voor indienen en dan zorgen wij zo snel mogelijk dat het opgepakt wordt.

Tot dinsdag.

UPDATE dinsdag 10 september 2024

Zoals aangegeven in de kennissessie van dinsdag 3 september 2024 hebben we aparte release notes gemaakt voor het gebruik van het Salarisdossier van de Professional en we hebben geprobeerd de wijzigingen voor de werknemers uit te schrijven. Deze 2 documenten zijn als bijlage toegevoegd bij dit bericht.

Extra release

We verwachten begin volgende week een extra release rondom het Dossier, waarbij de laatste benodigde functionaliteiten zitten, uit rollen. Hierin zullen de zaken zitten rondom het publiceren etc.

Conversie

Ook hebben we in de kennissessie uitgelegd dat we een volledige conversie gaan doen van de bestanden. We zijn dit op dit moment aan het uitvoeren voor de groep die mee wilde doen met de pilot. Daarna zullen we direct doorgaan met de conversie voor alle andere klanten.

Hiermee zullen we de focus in eerste instantie gaan leggen op de salarisstroken en jaaropgaven die ook de medewerker moet kunnen zien. 

Overige output bestanden zullen daarna volgen van eerdere jaren zullen daarna volgen.

Een nieuwe update zullen wij volgende week doen, op het moment dat we de release hebben uitgevoerd.

UPDATE maandag 19 augustus 2024

Op dit moment zijn we druk bezig om de functionaliteiten voor de september release af te ronden, zoals deze in de planning zijn opgenomen.

Daarmee verwachten we dat we in de eerste helft van september nog een laatste fix nodig zullen hebben om alle functionaliteiten live te hebben voor het Salarisdossier.

Ondertussen zijn we ook druk bezig met de voorbereiding van de conversie. We zijn op dit moment een plan aan het maken om de conversie uit te gaan voeren. We zijn nog op zoek naar klanten die in de pilot mee willen draaien. 
Heb je hier interesse in dan kun je je aanmelden bij Patrick Kersbergen via de mail.

Ook zien we dat de aanvragen bij de Service Desk voor het koppelen van de gebruikers aan het nieuwe Dossier nog niet heel hard gaat. Mocht je nog geen toegang hebben tot het nieuwe Salaris Dossier kun je dit aanvragen via een ticket bij de Service Desk.

UPDATE zondag 28 juli 2024

Afgelopen donderdag 25 juli 2024 hebben we in de kennissessie van de release van augustus 2024 een uitgebreide update gegeven over het nieuwe Dossier. Hierin hebben we laten zien wat er reeds allemaal is gedaan en wat er de komende weken nog staat te gebeuren.

Wil je alvast toegang tot het Dossier en wil je ook vanaf nu zelf de gebruikers in HR Core /Payroll Business kunnen beheren dan kun je hiervoor alvast een ticket inschieten richting de Service Desk. 

Zij kunnen je deze rechten eenmalig geven.

Daarnaast hebben we bij dit bericht een planning toegevoegd wat meer inzicht geeft in alle stappen die reeds geweest zijn en die gaan volgen.

Ook ontstond er een terechte en goede discussie in deze sessie over de historie van data en welke rol Visma YouServe daar in gaat/kan spelen. Op basis van deze feedback hebben wij direct actie ondernomen en zijn we druk bezig om alle data vanuit het oude Dossier te verkrijgen zodat wij deze actie volledig op ons kunnen nemen en er geen extra werk vanuit de klant wordt gevraagd.

Op maandag 12 augustus 2024 zullen we een nieuwe update geven.

UPDATE donderdag 18 juli 2024

Vandaag zullen we deze wijzigingen extra onder de aandacht brengen via de nieuwsbrieven aan onze klanten. Hierin zullen wij verwijzen naar deze pagina. Tevens hebben we vast een kort schrijven toegevoegd met wat er de komende maanden zal gaan plaatsvinden.

We verwachten in week 30 een meer gedetailleerde planning aan dit bericht te kunnen toevoegen als bijlage.

Maandag 15 juli 2024

Zoals in eerdere release sessies en release notes aangegeven zijn we druk bezig met het maken van een nieuw Digitaal Dossier. In de komende release sessies zullen we hier verder uitgebreid bij stil staan.

Het project nieuw digitaal dossier kent 3 fases:

1) Salarisdossier voor Professionals (alle output van een salarisverwerking)

2) Medewerker dossier (Kunnen inzien van Salarisstroken en Jaaropgaven)
3) Personeelsdossier (Alle overige documenten zoals contracten)

Op 1 oktober 2024 zullen fase 1 en 2, Salarisdossier en Medewerker dossier, in gebruik zijn en zal er geen gebruik meer gemaakt kunnen worden van de huidige modules op het portaal.

In de afgelopen releases hebben we de nodige voorbereidingen getroffen en ook in de releases van augustus tot en met oktober 2024 zullen nog de nodige zaken worden opgeleverd.

Via dit nieuwbericht zullen we alles delen rondom de status van dit project.

Deze week zullen we de eerste documentatie rondom planningen, veranderingen en werkbeschrijvingen hier publiceren.