Zenden en Ontvangen met de IBU stopt per 31 december 2023

[#1]

Momenteel verzend en ontvang je bestanden van en naar Youforce via de ‘Zenden en Ontvangen’ functionaliteit via de zogenoemde ‘IBU’ (Intracom Bestands Uitwisseling). De nieuwe manier van verzenden en ontvangen is via File API. Veel klanten zijn inmiddels al overgestapt op onze nieuwe oplossing, een aantal klanten nog niet. 

Wat is Zenden en Ontvangen en wat doet de IBU?

Via ‘Zenden en Ontvangen’ ontvang (download) je bestanden vanuit Youforce, bijvoorbeeld als er een salarisrun is gemaakt. Via ‘Zenden en Ontvangen’ staat het bestand voor de loonjournaalpost klaar zodat je het kan downloaden. Je gebruikt dan de functionaliteit ‘handmatig’, jij bepaalt immers het moment. Handmatig verzenden (uploaden) naar Youforce doe je bijvoorbeeld met een mutatie-bestand.

De IBU is een Visma | Raet-applicatie die de daadwerkelijke down- en/of upload van bestanden naar en van Youforce bewerkstelligt. De IBU wordt door Youforce opgestart op het moment dat je het bestand ontvangt en/of verstuurt. IBU zorgt voor het verkeer tussen jouw computer en Youforce, zie de afbeelding hieronder waarin de download met de IBU plaatsvindt.

Naast de handmatige versie wordt ‘Zenden & Ontvangen’ met behulp van IBU ook geautomatiseerd ingezet. Bijvoorbeeld bij de bestanden vanuit externe HR systemen. Jij hoeft dan geen handeling te verrichten om een bestand te down- of uploaden naar Youforce.

Je hebt in het verleden hiervoor een Youforce-gebruiker aangemaakt en deze via ‘Zenden en Ontvangen’ gekoppeld om dit mogelijk te maken. Jouw IT-afdeling, eventueel met de hulp van een Visma | YouServe -consultant, heeft dit verder geautomatiseerd.

Het onderscheid tussen ‘handmatig’ en ‘automatisch’ is belangrijk omdat het huidige ‘Zenden en Ontvangen’ met de IBU wordt vervangen door twee verschillende oplossingen. Iedere oplossing is geoptimaliseerd voor het specifieke doel.

• Het handmatig verzenden en ontvangen van bestanden op basis van de IBU wordt vervangen door de nieuwe Bestandsuitwisseling-functionaliteit. Voor down- en of uploaden van bestanden via Bestandsuitwisseling heb je geen IBU meer nodig.
• Het geautomatiseerd ontvangen en/of verzenden van bestanden zal in de nieuwe situatie op basis van een File API gebeuren.

Waarom over en wat te doen?

Waarom stoppen we met ‘Zenden en Ontvangen’ met behulp van IBU? Hiervoor hebben wij een aantal redenen: 

1. Zero footprint. Voor de nieuwe Bestandsuitwisseling hoef je geen applicatie meer lokaal op je computer te installeren, wat in geval van de IBU wel nodig was. Het lokaal installeren van software past niet meer bij onze, maar vaak ook niet bij jullie IT-strategie.
2. Voor de automatische up- en download: een API is een moderne en duurzame techniek die nog beter voldoet aan de huidige eisen met betrekking tot AVG en Security. 
3. Omdat voor de File API geen Youforce-certificaat meer nodig is, is het beheer eenvoudiger en minder foutgevoelig.
4. En tenslotte is de File API volledig gebouwd voor de cloud en wordt daardoor automatisch geschaald zodra er meer of minder capaciteit nodig is. Dit komt de prestaties ten goede.

Wanneer uitfaseren?

We gaan de IBU eind 2023 geleidelijk uitfaseren. Vanzelfsprekend nemen wij jullie stap voor stap mee in deze uitfasering. 

Wie doet wat?

Over de activering van de handmatige Bestandsuitwisseling gaan wij binnenkort een update sturen. De verwachting is dat deze oplossing begin januari 2024 beschikbaar is.

Voor de automatische download (File API) is het reguliere proces van toepassing, zie ons portaal developers.youserve.nl.

Op deze pagina staat beschreven welke bestandstypen er nu met de file API geupload en gedownload kan worden.

Zie ook eerdere berichtgeving hierover op de community van Visma Raet.