Nieuws YouServe

YouServe vernieuwt het toegangsbeheer met de introductie van YouServe Toegangsbeheer.

In ons eerdere bericht over de introductie van het verbeterde toegangsbeheer hebben we uitgelegd waarom we deze wijziging doorvoeren en welke voordelen dit voor jou met zich meebrengt. 

In dit bericht nemen we je mee in de volgende stappen van de migratie. Lees het aandachtig door, zodat je weet wat je kunt verwachten. Jouw hulp als beheerder, IT-verantwoordelijke of administrateur is essentieel om de overgang soepel en tijdig te laten verlopen.

Invoering vóór 1 juli 2025

De implementatie is inmiddels gestart en heeft impact op alle klanten en gebruikers. We werken stapsgewijs toe naar de volledige invoering vóór 1 juli 2025.

Project planning

De overgang naar het nieuwe toegangsbeheer gebeurt in fasen, waarbij we klanten hebben ingedeeld in twee groepen:

• Klantgroep 1 – klanten die alleen Payroll gebruiken, eventueel in combinatie met Salarisdossier
• Klantgroep 2 – klanten met meerdere applicaties zoals HR Self Service, Personeelsdossier en aanvullende modules.

Op donderdag 1 mei 2025 willen we alle klanten in klantgroep 1  hebben gemigreerd. De migratie van klantgroep 2 wordt uiterlijk op dinsdag 1 juli 2025 afgerond.

Projectaanpak: stapsgewijze migratie

We hebben het project verdeeld in de volgende fasen, waarbij we het voor jou zo gemakkelijk mogelijk maken.

1. Voorbereiding en basisinrichting

• YouServe richt de nieuwe standaard autorisatieprofielen in
• Wij autoriseren de huidige gebruikers
• Wij versturen een activatiemail naar de beheerder
• Wij maken voor alle medewerkers een gebruikersaccount aan op basis van het zakelijk- of privé e-mailadres
• Wij voegen voor een beperkt aantal professionals het account samen met het medewerker account
• Wij leveren een overzicht met e-mailadressen van huidige gebruikers

2. Controle en correcties door klanten

Na stap 1 ontvang je een melding via Xurrent (voorheen 4Me). 

Jouw taken:
✅ Controleren en bevestigen van de inrichting en gebruikerslijst
✅ Controleren en matchen overige professional accounts met medewerker account

 ✅ Eventuele correcties doorvoeren (bijv. ontbrekende e-mailadressen of  autorisaties)
✅ Goedkeuring geven voor de definitieve omzetting

In deze fase kun je jouw onyouserve.nl blijven gebruiken, terwijl je tegelijkertijd de nieuwe gebruikers en het toegangsbeheer uitprobeert en test.

3. Definitieve overgang naar het nieuwe toegangsbeheer

Wanneer de controle is uitgevoerd en eventuele bevindingen zijn verwerkt, wordt het nieuwe toegangsbeheer in gebruik genomen. 

Vanaf dat moment loggen gebruikers in via my.youserve.nl. Zij doorlopen eenmalig het aanmeldproces, waarbij hun e-mailadres als gebruikersnaam wordt gebruikt en zij een keuze maken voor de twee factor authenticatie.

Hoe werkt het nieuwe toegangsbeheer?

Binnenkort ontvang je aanvullende informatie, waaronder:
📘 Een handleiding voor beheerders
⚙️ Instructies voor het inrichten van autorisatie
📄 Een template om medewerkers te informeren

Op vrijdag 28 maart 2025 zullen wij op het klantportaal een versimpeling doorvoeren voor onze klanten. Afgelopen zomer was er al een nieuwe ‘look and feel’ geïntroduceerd (zie Community link). Vanaf 28 maart zul je zien dat de keuzes bij het indienen van een ticket er anders uit zullen zien.

Wat is er nieuw?
De tegels in je keuzemenu zullen er anders uitzien dan voorheen. Afhankelijk van de diensten en de software die je bij ons afneemt, krijg je specifieke tegels te zien.

Waarom doen we dit?
Uit de terugkoppeling van onze klanten blijkt dat je kunt kiezen uit te veel tegels, waardoor het onduidelijk is welke optie je moet kiezen. Met deze versimpeling hebben wij 75% van de tegels verwijderd en maakt de keuze gemakkelijker.

Welke tegels moet ik kiezen?
Wij zorgen ervoor dat de tegels worden voorzien van een korte tekst, zodat je weet welke dienst er achter de tegel te vinden is.

Ook zetten wij in de instructies op de startpagina verdere uitleg over de tegels waar je uit kunt kiezen:

Wat merk ik van deze wijziging?
Op donderdag 27 maart starten de technische voorbereidingen voor deze wijziging. Wij kunnen kleine verstoringen niet voorkomen en adviseren om zo veel mogelijk het indienen van nieuwe tickets op  deze dag te vermijden.

Voor vragen over deze versimpeling, kun je terecht bij jouw contactpersoon bij YouServe.