Nieuws YouServe

In eerdere artikelen, tickets in Xurrent en andere communicatie-uitingen hebben wij je geïnformeerd over het verbeterde toegangsbeheer binnen YouServe. De migratie van klantgroep 1, klanten die uitsluitend gebruikmaken van Payroll, eventueel in combinatie met het Salarisdossier, is inmiddels succesvol afgerond.

In dit artikel informeren wij je over de voortgang en planning voor klantgroep 2. Deze groep bestaat uit klanten die gebruikmaken van meerdere applicaties, zoals HR Self Service, het Personeelsdossier en aanvullende modules.

🛠 Voorbereiding migratie klantgroep 2 (nu t/m 31 juli 2025)
In het kader van de migratie zijn twee zaken van belang: 

• Het YouServe-projectteam rondt momenteel de voorbereidingen voor de migratie van het toegangsbeheer.
• De migratie voor klantgroep 2 vindt plaats op een as-is basis. Dit betekent dat je huidige autorisatieprofielen, individuele autorisaties en instellingen automatisch worden overgezet.

Wat is belangrijk is in de voorbereiding?

• Verwijder inactieve professional gebruikersaccounts
• Controleer of zakelijke en/of privé e-mailadressen correct en volledig zijn ingevuld.

Door deze gegevens vooraf te controleren en op te schonen, verloopt de migratie soepel en voorkom je onnodige vragen of meldingen achteraf.

📅 Belangrijke data & planning

Uiterlijk 1 augustus 2025 (mijlpaal)

De inrichting is afgerond voor alle klanten binnen klantgroep 2.

4 t/m 8 augustus 2025 (week 32)

Verzending van de activatie-e-mails naar medewerkers en professionals.
Liever een andere verzenddatum?
Maak dan een ticket aan volgens de instructie hieronder.

4 augustus t/m 1 september 2025

Medewerkers en professionals ontvangen activatie e-mails en kunnen overstappen op de nieuwe inlogmethode met e-mailadres en tweefactorauthenticatie (Visma, Google of Microsoft).

De inlogpagina youserve.nl/inloggen is hierop reeds aangepast met een nieuwe URL.

Tot 15 september 2025
Medewerkers kunnen nog gebruik maken van de oude inlogmethode via mijn.youserve.nl.

Let op: Dit geldt niet voor HR Self Service en de YouServe-app. Zodra een medewerker is gemigreerd, zijn HR Self Service en de YouServe-app uitsluitend toegankelijk via de nieuwe inlogmethode.

Vanaf 25 september 2025
De oude inlogmethode wordt definitief uitgeschakeld.
Let op: uitstel is niet mogelijk.

We adviseren om tijdig richting medewerkers te communiceren dat zij uiterlijk vóór maandag 15 september overstappen.
Activeren medewerkers pas ná 25 september? Geen probleem: inloggen is dan alleen nog mogelijk via de nieuwe methode.

🔄 Activatie & inloggen

• Activatie e-mails zijn 24 uur geldig vanwege beveiligingsredenen
• Na het verlopen van de link kunnen medewerkers eenvoudig zelf een nieuwe activatielink opvragen via de inlogpagina
• De vernieuwde inlogpagina is te vinden op: youserve.nl/inloggen.

📬 Instructie: ticket aanmaken voor alternatieve verzenddatum

Wil je dat de activatie e-mails op een andere datum worden verzonden (binnen de periode van 4 augustus t/m 1 september)? Volg dan onderstaande stappen in Xurrent (4Me) om een ticket aan te maken:

1. Service: kies Software
2. Services: kies YouServe Portal
3. Standard Request: selecteer Ik wil een andere overgangsdatum voor Toegangsbeheer doorgeven
4. Subject (Onderwerp): Migratie toegangsbeheer
5. Note / Omschrijving: vermeld de gewenste verzenddatum (let op: dit moet een werkdag zijn en vóór 1 september 2025 liggen)

📌 Let op: Als je geen verzoek indient, verzenden wij standaard de activatie-e-mails in week 32 (4 t/m 8 augustus 2025).

🔐 Single Sign-On (SSO)

Klanten met SSO zijn eerder dit jaar al overgezet naar de Visma Connect-omgeving.

Na omzetting moet de Redirect URL worden aangepast van mijn.youserve.nl naar my.youserve.nl in de Authentication settings (onder Single Sign-On).

Deze wijziging wordt door YouServe uitgevoerd vóór verzending van de welkomstmail.

✉️ Mailings: activatie- en welkomstmail
Er zijn twee soorten e-mails relevant bij deze omzetting:

1. Activatie e-mail
Voor nieuwe gebruikers die worden aangemeld in Visma Connect, inclusief instructies en een link om in te loggen. Zie voor handleidingen voor gebruikers dit artikel in onze YouServe community.

2. Welkomst e-mail
Voor bestaande gebruikers in Visma Connect die al via SSO inloggen.

👉 Beide e-mails worden verzonden vanaf: do.not.reply@mail.connect.visma.com.

Daarnaast gebruikt Visma Connect nog twee andere verzendadressen. Zie deze link voor een volledig overzicht.

🔐 Advies aan beheerders: Voeg deze e-mailadressen toe aan de vertrouwde afzenders (whitelist) van jullie e-mailsysteem (bijv. Microsoft 365, Google Workspace) om te voorkomen dat de berichten in de spamfolder belanden.

📚 Informatiemateriaal

Alle handleidingen, video's en instructies vind je onderaan dit artikel, waaronder:

• Handleiding voor beheerders
• Handleiding inloggen voor gebruikers
• Webinar (on demand beschikbaar)
• Template voor communicatie aan medewerkers
• Instructies voor inrichten van autorisaties

ℹ️ Meer weten?
Lees ook onze andere artikelen over dit onderwerp:

• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer
• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: projectaanpak- en planning
• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: bekijk het webinar en het stappenplan
  
  

Beschikbare kennisartikelen:

• Handleiding voor beheerders
• Handleiding inloggen YouServe voor gebruikers
• Webinar on demand (gratis aan te vragen)
• Template om werknemers te informeren
• Instructies voor het inrichten van autorisaties

Update 14 mei 2025
Dit artikel is bijgewerkt met aangepaste uiterste invoeringsdata voor de klantgroepen.
Daarnaast adviseren wij -indien nog niet gedaan- om het onderstaande online webinar aan te vragen en te bekijken. 

Naast de bestaande handleiding voor beheerders en de handleiding inloggen YouServe voor gebruikers, is er nu ook een webinar on demand beschikbaar.

Dit online webinar kun je bekijken op het moment dat het jou uitkomt. Vraag het webinar eenvoudig aan via deze link. Na je aanvraag ontvang je direct een persoonlijke link om het webinar te bekijken.

Voor wie is dit webinar bedoeld?

Het webinar is speciaal ontwikkeld voor functioneel beheerders in Klantgroep 2 – klanten die naast HR Core en Payroll Business meerdere applicaties gebruiken zoals HR Self Service, Personeelsdossier en aanvullende modules.

Onderwerpen die tijdens het webinar aan bod komen:

✅ Wat gaat er veranderen?
✅ Waarom wordt het toegangsbeheer vernieuwd? 
✅ Op detailniveau: wat verandert er concreet in iedere module?
✅ Planning migratie
✅ Wat kun je nu al doen?

Ben je functioneel beheerder in Klantgroep 1 (alleen Payroll, eventueel in combinatie met Salarisdossier)? Ook dan raden we je aan het webinar te bekijken. Het biedt waardevolle informatie en helpt je om het stappenplan voor Klantgroep 1 goed uit te voeren. Dit stappenplan heb je al ontvangen.

Wat kun je verwachten?

In het webinar nemen we je stap voor stap mee in de werking van het Verbeterd Toegangsbeheer.  Je krijgt praktische uitleg en handige tips om je als beheerder goed voor te bereiden op de aankomende veranderingen.

Let op: de communicatie richting Klantgroep 2 start in juni 2025. Zorg dus dat je op tijd op de hoogte bent!

Stappenplan voorbereiding klantgroep 2

“Een goede voorbereiding is het halve werk…”

Om je alvast voor te bereiden op een soepele overstap naar Verbeterd Toegangsbeheer, hebben we een duidelijk stappenplan opgesteld.

Het project voor Klantgroep 2 wordt als volgt ingedeeld:

• Voorbereiding
• Stap 1: Analyseer de huidige inrichting
• Stap 2: Werk de gegevens in HR Core Business bij
• Stap 3: Informeer je gebruikers
• Stap 4: Maak nieuwe autorisaties aan in Toegangsbeheer
• Stap 5: Maak nieuwe gebruikersaccounts aan
• Afronding

Onderaan dit artikel vind je het stappenplan waarmee je alvast stap 1 t/m 3 kunt doorlopen. Zo kun je jouw inrichting en data tijdig controleren en voorbereiden.

Meer weten?
Lees ook onze eerdere artikelen over dit onderwerp:

• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer link
• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: projectaanpak- en planning link