Nieuws Youforce API & bestandsuitwisseling

Ronald Kramers · ‎30-04-2024

Vorig jaar is er een periode geweest dat de autorisatie voor Bestandsuitwisseling alleen kon worden gedaan via een 4Me aanvraag. Sinds 6 december 2023 is de autorisatie voor Bestandsuitwisseling echter voor iedereen beschikbaar via Autorisatiebeheer.

Velen van jullie hebben Autorisatiebeheer hiervoor al in gebruik.

We willen jullie er op attenderen dat vanaf 3 juni 2024 de autorisaties die ooit zijn aangevraagd via een 4Me aanvraag, zullen gaan vervallen.

Controleer indien nodig of je gebruikers via Autorisatiebeheer voor Bestandsuitwisseling zijn geautoriseerd en voeg ze eventueel toe om te voorkomen dat ze op 3 juni opeens geen toegang meer hebben tot Bestandsuitwisseling.

Lees deze kennisbank artikelen voor instructies.

Ronald Kramers · ‎14-03-2024

Achtergrond:
Uiterste overgangsdatum: 2 April 2024
Wat wij gaan doen met Zenden en Ontvangen
Aanpassingen in Youforce Modules:
IBU modules voor HR Core Online - Ontvangen van bestanden
IBU modules voor HR Core Online - Zenden
IBU modules voor HR Core on premise - Ontvangen
IBU modules voor HR Core on premise - Zenden
IBU Modules voor Payroll Only - Ontvangen
IBU Modules voor Payroll Only - Zenden
IBU Modules voor HR Core Education - Ontvangen
IBU Modules voor HR Core Education - Zenden
IBU Modules voor VIPs Disbursements - Ontvangen
IBU modules voor VIPs Disbursements - Zenden
Jouw acties

Achtergrond:

De afgelopen maanden hebben we je geïnformeerd over de uitfasering van de IBU. We zien dat veel organisaties zijn overgestapt, maar toch ook dat een aantal dat nog niet gedaan heeft. Wij hebben hierover ook al contact met jouw organisatie opgenomen. Wij gaan nu de volgende stap in het proces zetten en IBU definitief uitzetten.

Uiterste overgangsdatum: 2 April 2024

Indien jouw organisatie nog gebruikmaakt van de IBU, dien je voor 2 april over te stappen naar Bestandsuitwisseling (voor handmatig Zenden en Ontvangen) en/of de File API (voor automatische bestandsuitwisseling). Vanaf 2 april 2024 (na 18.00u) is IBU niet meer beschikbaar voor het versturen en ontvangen van bestanden.

Wat wij gaan doen met Zenden en Ontvangen

Alle autorisaties van IBU gebruikers zullen worden verwijderd in de IBU Instellingen pagina van de module Zenden en Ontvangen op 2 april 2024 (na 18:00u).

Ook zal de Opslaan knop op de Instellingen pagina worden gedeactiveerd, waardoor het niet langer mogelijk is om autorisaties op te voeren of te wijzigen.

Uitzonderingen:

De autorisaties voor de module IBU Berichtenverkeer zullen niet worden verwijderd om toegang te kunnen houden tot het onderdeel EDI Account.

Aanpassingen in Bestandsuitwisseling

Op dit moment worden bestanden van de verschillende Youforce modules alleen afgeleverd bij Bestandsuitwisseling wanneer een gebruiker is geautoriseerd via Autorisatiebeheer om de desbetreffende bestandstypen op te halen.

Voor 3 april zorgen wij ervoor dat alle bestanden worden afgeleverd aan Bestandsuitwisseling, ook al is er nog geen gebruiker geautoriseerd via Autorisatiebeheer om ze op te halen.

Op deze manier zorgen we ervoor dat je altijd de bestanden nog op kunt halen, ook al richt je pas na 2 april de autorisaties in voor gebruikers voor de module Bestandsuitwisseling.

Noot. Wil je later bepaalde bestanden geautomatiseerd gaan ophalen, kijk dan hier op onze Community.

Aanpassingen in Youforce Modules:

IBU modules voor HR Core Online - Ontvangen van bestanden

3 - Payroll Gemal:

Gemal zorgt er in de april release voor dat voor alle Ceanummers in instelling 0001 de werkgevercode 30050 wijzigen naar waarde 2 en alle bestanden automatisch worden afgeleverd via Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie zie de vooraankondiging door Gemal.

34-Betaalmanager Downloads

36-Betaalmanager Opdrachten

2 april na 18.00u zullen de instellingen in Betaalmanager worden aangepast van Zenden/Ontvangen naar de File API. Bestanden zullen vanaf dat moment automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling . Voor meer informatie raadpleeg de releasenotes van Betaalmanager.

33-Salarisdossier - Ontvangen

38-Personeelsdossier - Ontvangen

Voor 2 april zullen alle bestanden al automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling.

42-Gebruikersbeheer

Het wachtwoordenbestand wordt niet langer gebruikt, deze bestanden zijn dan ook niet meer beschikbaar om te downloaden na 2 april.

72-Gemal Werkgever - Ontvangen

Na 2 april is het niet meer mogelijk om de Gemal Werkgever bestanden te downloaden met IBU. Deze functionaliteit is eerder al vervangen en beschikbaar gekomen in Gemal Direct, zie Payroll Gemal Release notes 2023-05.

81- Managementinformatie - HR Core Online:

Voor 2 april zullen alle bestanden automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling zodat ze ook handmatig gedownload kunnen worden, als je de File API nog niet hebt geconfigureerd voor deze bestanden. Wanneer je de File API nog niet hebt geïmplementeerd na 2 april, betekent dit dat de automatische download via IBU niet meer wordt ondersteund en je dus Bestandsuitwisseling moet gebruiken om de bestanden handmatig te downloaden.

403 - Ontvangen van Hosted BO4:

Na 2 april zullen alle bestanden die normaal in de map Hosted-Klant worden geplaatst automatisch in de nieuwe map Hosted-Klant-Files worden geplaatst. Dit regelen wij voor je door tijdens de release het stuurgegeven EXP_PAD aan te passen (indien deze nog niet aangepast is). Hierna worden de bestanden automatisch afgeleverd bij Bestandsuitwisseling, waar ze handmatig gedownload kunnen worden. Na 2 april zal de automatische download via IBU, als je die nu nog gebruikt, niet meer werken. Wanneer je de automatische download via de File API op 2 april nog niet hebt geïmplementeerd, betekent dit dus dat je de bestanden vanaf dat moment via Bestandsuitwisseling moet downloaden.

Zie ook de berichtgeving op onze HR Core Online community.

407 - Ontvangen van Hosted BO4 RPSA:

Na 2 april zullen alle bestanden die normaal in de map Hosted-Klant-RPSA worden geplaatst automatisch in de nieuwe map Hosted-Klant-Files worden geplaatst. Dit regelen wij voor je door tijdens de release het stuurgegeven EXP_PAD aan te passen (indien deze nog niet aangepast is). Hierna worden de bestanden automatisch afgeleverd bij Bestandsuitwisseling, waar ze handmatig gedownload kunnen worden. Na 2 april zal de automatische download via IBU, als je die nu nog gebruikt, niet meer werken. Wanneer je de automatische download via de File API op 2 april nog niet hebt geïmplementeerd, betekent dit dus dat je de bestanden vanaf dat moment via Bestandsuitwisseling moet downloaden.

Zie ook de berichtgeving op onze HR Core Online community.

IBU modules voor HR Core Online - Zenden

35-Personeelsdossier - Zenden

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden naar het Personeelsdossier met IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden Bestandsuitwisseling of automatisch via de File API.

Note: deze aanpassingen hebben géén impact op het gebruik van de Dossier Connector.

41-Gebruikersbeheer (XSSO bestanden)

Na 2 april kunnen XSSO bestanden niet meer worden geüpload via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of automatisch via de File API.

76-HR Self Service - (HRSS HI files)

Na 2 april kunnen HI bestanden ten behoeve van Self Service niet meer worden geüpload via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of automatisch via de File API.

402-Zenden naar Hosted BO4

Na 2 april kun je met IBU geen bestanden meer uploaden naar de klant-hosted map. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden naar klant-hosted via Bestandsuitwisseling of automatisch via de File API.

406-Zenden naar Hosted BO4 RPSA

Na 2 april kun je met IBU geen bestanden meer uploaden naar de klant-hosted-RPSA map. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of automatisch via de File API.

IBU modules voor HR Core on premise - Ontvangen

3 - Payroll Gemal:

Gemal zorgt er in de april release voor dat voor alle Ceanummers in instelling 0001 de werkgevercode 30050 wijzigen naar waarde 2 en alle bestanden automatisch worden afgeleverd via Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie zie de vooraankondiging door Gemal.

34-Betaalmanager Downloads

36-Betaalmanager Opdrachten

2 april na 18.00u zullen de instellingen in Betaalmanager worden aangepast van Zenden/Ontvangen naar de File API. Bestanden zullen vanaf dat moment automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie raadpleeg de releasenotes van Betaalmanager.

33-Salarisdossier - Ontvangen

38-Personeelsdossier - Ontvangen

Voor 2 april zullen alle bestanden ook automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling.

42-Gebruikersbeheer

Het wachtwoordenbestand wordt niet langer gebruikt, deze bestanden zijn dan ook niet meer beschikbaar om te downloaden na 2 april.

72-Gemal Werkgever - Ontvangen

Na 2 april is het niet meer mogelijk om de Gemal Werkgever bestanden te downloaden met IBU. Deze functionaliteit is eerder al vervangen en beschikbaar gekomen in Gemal Direct, zie Payroll Gemal Release notes 2023-05.

75 - Beaufort Upgrades:
Voor 2 april zullen alle bestanden automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling.

79-HR Self Service - Ontvangen (Flex Benefits TE bestanden)

Voor 2 april zullen de TE bestanden vanuit Flex Benefits automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling.

79-HR Self Service - Ontvangen (HRSS HE bestanden)

Het ontvangen van Self Service bestanden kan vanwege meerdere redenen alleen via de automatische File API download plaatsvinden.

Wanneer je de automatische download via de File API op 2 april nog niet hebt geïmplementeerd dien dan een 4ME request in om deze bestanden via 4Me te kunnen ontvangen. Omdat dit een handmatige en herhalende actie zal zijn raden wij aan deze bestanden zo snel mogelijk voor de File API te configureren.

IBU modules voor HR Core on premise - Zenden

2-Payroll Gemal Direct (SBFT bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om SBFT bestanden te uploaden naar Payroll Gemal via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

35-Personeelsdossier

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden naar Personeelsdossier via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

Note: deze aanpassingen hebben géén impact op het gebruik van de Dossier Connector.

41-Gebruikersbeheer (XSSO bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om XSSO bestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

41-Gebruikersbeheer (Dienstverbanden, Organisatiestructuur en Roltoewijzing bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om Dienstverband-, Organisatiestructuur- en Roltoewijzingsbestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

41-Gebruikersbeheer (Signalen bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om Signaalbestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden alleen geautomatiseerd via de File API uploaden, dus niet met Bestandsuitwisseling.

6-Berichtenverkeer

70-Berichtenverkeer Ziekherstel

Na 2 april is het niet meer mogelijk om EDI bestanden te uploaden naar Youforce via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

76-HR Self Service - (HRSS HI bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om HI bestanden te uploaden naar Self Service via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

76-HR Self Service - (TI bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om TI bestanden te uploaden naar Flex Benefits, Talentsuite (Performance- en Opleidingsmanagement) en Verzuim Management via IBU. Je kunt deze bestanden alleen geautomatiseerd via de File API uploaden, dus niet met Bestandsuitwisseling.

78-UWV Digi-ZSM

Na 2 april is het niet meer mogelijk om UWV bestanden te uploaden naar Youforce via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

86-BO4 OnPremise C-Quential

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden ten behoeve van C-Quential via IBU. Je kunt deze bestanden alleen geautomatiseerd via de File API uploaden, dus niet met Bestandsuitwisseling.

6600-BO4 Ons Connector

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden ten behoeve van de ONS connector via IBU. Je kunt deze bestanden alleen geautomatiseerd via de File API uploaden, dus niet met Bestandsuitwisseling.

IBU Modules voor Payroll Only - Ontvangen

3 - Payroll Gemal:

Gemal zorgt er in de april release voor dat voor alle Ceanummers in instelling 0001 de werkgevercode 30050 wijzigen naar waarde 2 en alle bestanden automatisch worden afgeleverd via Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie zie de vooraankondiging door Gemal.

34-Betaalmanager Downloads

36-Betaalmanager Opdrachten

2 april na 18.00u zullen de instellingen in Betaalmanager worden aangepast van Zenden/Ontvangen naar de File API. Bestanden zullen vanaf dat moment automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie raadpleeg de releasenotes van Betaalmanager.

33-Salarisdossier - Ontvangen

38-Personeelsdossier - Ontvangen

Voor 2 april zullen alle bestanden ook automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling.

42-Gebruikersbeheer

Het wachtwoordenbestand wordt niet langer gebruikt, deze bestanden zijn dan ook niet meer beschikbaar om te downloaden na 2 april.

72-Gemal Werkgever - Ontvangen

Na 2 april is het niet meer mogelijk om de Gemal Werkgever bestanden te downloaden met IBU. Deze functionaliteit is eerder al vervangen en beschikbaar gekomen in Gemal Direct, zie Payroll Gemal Release notes 2023-05.

79-HR Self Service - Ontvangen (Flex Benefits TE bestanden)

Voor 2 april zullen de TE bestanden vanuit Flex Benefits automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling.

IBU Modules voor Payroll Only - Zenden

17-Payroll (PSG, SPG)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om PSG en SPG bestanden te uploaden naar Payroll Gemal via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

21-RBP Werknemers

Na 2 april is het niet meer mogelijk om RBP Werknemers bestanden te uploaden naar Flex Benefits via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

35-Personeelsdossier

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden naar Personeelsdossier via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

Note: deze aanpassingen hebben géén impact op het gebruik van de Dossier Connector.

41-Gebruikersbeheer (XSSO bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om XSSO bestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

41-Gebruikersbeheer (Dienstverbanden, Organisatiestructuur en Roltoewijzing bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om Dienstverband-, Organisatiestructuur- en Roltoewijzingsbestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

IBU Modules voor HR Core Education - Ontvangen

3 - Payroll Gemal:

Gemal zorgt er in de april release voor dat voor alle Ceanummers in instelling 0001 de werkgevercode 30050 wijzigen naar waarde 2 en alle bestanden automatisch worden afgeleverd via Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie zie de vooraankondiging door Gemal.

34-Betaalmanager Downloads

36-Betaalmanager Opdrachten

2 april na 18.00u zullen de instellingen in Betaalmanager worden aangepast van Zenden/Ontvangen naar de File API. Bestanden zullen vanaf dat moment automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie raadpleeg de releasenotes van Betaalmanager.

33-Salarisdossier - Ontvangen

38-Personeelsdossier - Ontvangen

Voor 2 april zullen alle bestanden automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling.

42-Gebruikersbeheer

Het wachtwoordenbestand wordt niet langer gebruikt, deze bestanden zijn dan ook niet meer beschikbaar om te downloaden na 2 april.

72-Gemal Werkgever - Ontvangen

Na 2 april is het niet meer mogelijk om de Gemal Werkgever bestanden te downloaden met IBU. Deze functionaliteit is eerder al vervangen en beschikbaar gekomen in Gemal Direct, zie Payroll Gemal Release notes 2023-05.

81- Management Informatie - HR Core Education

Voor 2 april zullen alle bestanden automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling zodat ze ook handmatig gedownload kunnen worden. Wanneer je de automatische download via de File API op 2 april nog niet hebt geïmplementeerd, betekent dit dus dat je de bestanden vanaf dat moment via Bestandsuitwisseling moet downloaden.

IBU Modules voor HR Core Education - Zenden

17-Payroll (WIG)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om WIG bestanden te uploaden naar Payroll Gemal via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

35-Personeelsdossier

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden naar het Personeelsdossier met IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of automatisch via de File API.

Note: deze aanpassingen hebben géén impact op het gebruik van de Dossier Connector.

41-Gebruikersbeheer (XSSO bestanden)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om XSSO bestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

80-HR Core Bulkimport

Na 2 april is het niet meer mogelijk om Bulkimport bestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

82-Management Informatie

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden naar Management informatie via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

IBU Modules voor VIPs Disbursements - Ontvangen

3 - Payroll Gemal:

Gemal zorgt er in de april release voor dat voor alle Ceanummers in instelling 0001 de werkgevercode 30050 wijzigen naar waarde 2 en alle bestanden automatisch worden afgeleverd via Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie zie de vooraankondiging door Gemal.

34-Betaalmanager Downloads

36-Betaalmanager Opdrachten

2 april na 18.00u zullen de instellingen in Betaalmanager worden aangepast van Zenden/Ontvangen naar de File API. Bestanden zullen vanaf dat moment automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling. Voor meer informatie raadpleeg de releasenotes van Betaalmanager.

33-Salarisdossier - Ontvangen

Voor 2 april zullen alle bestanden ook automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling zodat deze handmatig gedownload kunnen worden.

42-Gebruikersbeheer

Het wachtwoordenbestand wordt niet langer gebruikt, deze bestanden zijn dan ook niet meer beschikbaar om te downloaden na 2 april.

72-Gemal Werkgever - Ontvangen

Na 2 april is het niet meer mogelijk om de Gemal Werkgever bestanden te downloaden met IBU. Deze functionaliteit is eerder al vervangen en beschikbaar gekomen in Gemal Direct, zie Payroll Gemal Release notes 2023-05.

700-Payroll MidOffice

Voor 2 april zullen deze bestanden automatisch worden afgeleverd bij Bestandsuitwisseling zodat ze met de hand kunnen worden gedownload. Wanneer je de automatische download via de File API op 2 april nog niet hebt geïmplementeerd, betekent dit dus dat je de bestanden vanaf dat moment via Bestandsuitwisseling moet downloaden.

IBU modules voor VIPs Disbursements - Zenden

2-Payroll Gemal Direct (eHRM)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om eHRM bestanden te uploaden naar Payroll Gemal via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

17-Payroll (WIG)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om WIG bestanden te uploaden naar Payroll Gemal via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

41-Gebruikersbeheer (XSSO files)

Na 2 april is het niet meer mogelijk om XSSO bestanden te uploaden naar Gebruikersbeheer via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

701-Payroll MidOffice

Na 2 april is het niet meer mogelijk om bestanden te uploaden naar VIPS disbursements via IBU. Je kunt deze bestanden voortaan handmatig uploaden via Bestandsuitwisseling of geautomatiseerd via de File API.

Jouw acties

Heb je nog geen actie ondernomen om IBU te vervangen door de File API voor het automatisch zenden en ontvangen van bestanden en/of de module Bestandsuitwisseling voor de handmatige acties? Ga dan naar dit artikel: Uitfasering IBU, daar vind je alle informatie bij elkaar om je te helpen de overstap alsnog te maken voor 2 april a.s..

Ronald Kramers · ‎19-02-2024

Het was al mogelijk om de HR Datafeed bestanden van onze applicatie Managementinformatie met de File API powershell scripts op te halen maar vanaf 19/02/2024 is het ook mogelijk om HR Datafeed bestanden via Bestandsuitwisseling te ontvangen.

Hiervoor moet je nog wel in Autorisatiebeheer het juiste recht toekennen.

Vanaf het moment dat je bent geautoriseerd zullen alle HR Datafeed bestanden die worden aangemaakt ook beschikbaar zijn in Bestandsuitwisseling.

Voor uitleg en instructies zie dit kennisbank artikel.

Ronald Kramers · ‎01-02-2024

Op 01-02-2024 hebben we een nieuwe versie van Bestandsuitwisseling in gebruik genomen waarmee het mogelijk is om in de Ontvang pagina bestanden die je niet wilt ontvangen te verbergen.

Hierdoor hoef je niet onnodig bestanden te ontvangen die je niet wilt hebben en die anders in je lijst blijven staan. Tevens wordt je lijst met ontvangen bestanden dan weer overzichtelijk.

Lees deze Release notes om te zien hoe deze nieuwe Verberg functionaliteit werkt.

Ronald Kramers · ‎11-01-2024

Om het zoeken naar een bestand in Bestanduitwisseling gemakkelijker te maken als je een grote lijst met bestanden in je Ontvang pagina hebt, hebben wij een filter op Bestandsnaam toegevoegd.

Je kunt hier (een gedeelte van) een bestandsnaam invullen.

Selecteer eventueel nog andere filters, druk op de 'Bekijk resultaten' knop en de lijst zal daarop worden gefilterd.

Zie het voorbeeld hieronder.

Ronald Kramers · ‎06-12-2023

Bestandsuitwisseling is ontwikkeld om handmatig bestanden uit te wisselen met Youforce en gaat de “Zend & Ontvang" - module vervangen.
Bestandsuitwisseling zal samen met de File API de IBU gaan vervangen.

De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core OnPremise gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer.

Lees het kennisartikel voor meer informatie.

Kennisartikelen

Bestandsuitwisseling HR Core OnPremise Algemeen Beschikbaar

Ronald Kramers · ‎28-11-2023

Een belangrijke functionaliteit van de IBU, het oude Zenden en Ontvangen, namelijk het weergeven van de gebruiker die een bestand heeft ontvangen met de IBU, is nu ook beschikbaar in Bestandsuitwisseling.

Volg deze stappen om de gebruikerinformatie te bekijken:

1. Ga naar de Ontvang bestanden pagina.

2. Open het filter door in de filterbalk te klikken.

3. Klik in het Status veld en selecteer de Status 'Reeds Ontvangen'

4. Selecteer een Bestandstype (optioneel)

5. Klik op de 'Bekijk resultaten' knop zodat de reeds opgehaalde bestanden worden getoond.

6. Klik nu op het pijl-neer ikoontje helemaal links in de rij van het bestand dat u wilt controleren.

7. De gebruiker informatie Youforce User ID, naam en tijdstip van ontvangen worden getoond.

Bij Bestandsuitwisseling is het mogelijk een bestand meerdere malen te ontvangen. Zoals te zien is in dit voorbeeld worden dan alle ontvang acties getoond.

8. Door op het pijl-omhoog ikoontje te klikken wordt de gebruiker informatie weer verborgen.

In het Zenden scherm is een nieuwe kolom Gebruiker toegevoegd die de naam van de gebruiker toont die het betreffende bestand heeft ingezonden.

Ronald Kramers · ‎16-11-2023

De afgelopen maanden hebben we je via deze community, mailings en Release Management webinars geïnformeerd over de uitfasering van de IBU.

De IBU wordt eind 2023 uitgefaseerd en kent twee opvolgers die nu beschikbaar zijn:

File API voor de automatische bestandsuitwisseling;
Nieuwe Bestandsuitwisseling voor het handmatig verzenden en ontvangen van de bestanden.

Om er samen voor te zorgen dat deze uitfasering soepel verloopt, blijven we je informeren over de stappen die jouw organisatie dient te zetten voor de soepele overgang naar de file API en/of Bestandsuitwisseling.

Een van onze nieuwe initiatieven is het ‘vragenuurtje’ met onze experts. In een kleine groep (maximaal 15 deelnemers per sessie) heb je de gelegenheid om online via Google Meet al jouw vragen te stellen aan een technisch consultant.

Wil je hieraan deelnemen? Schrijf je dan voor een van de vragenuurtjes via deze link in.

Ronald Kramers · ‎26-10-2023

Bestandsuitwisseling is ontwikkeld om handmatig bestanden uit te wisselen met Youforce en gaat de “Zend & Ontvang" - module vervangen.
Bestandsuitwisseling zal samen met de File API de IBU gaan vervangen.

De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor Payroll Only gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer.

Lees het kennisartikel voor meer informatie.

Kennisartikelen

Bestandsuitwisseling - Payroll Only Gebruikers - Algemeen Beschikbaar

Ronald Kramers · ‎26-10-2023

Bestandsuitwisseling is ontwikkeld om handmatig bestanden uit te wisselen met Youforce en gaat de “Zend & Ontvang" - module vervangen.
Bestandsuitwisseling zal samen met de File API de IBU gaan vervangen.

De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core Education gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer.

Lees het kennisartikel voor meer informatie.

Kennisartikelen

Bestandsuitwisseling - HR Core Education Gebruikers - Algemeen Beschikbaar

Cristo Amezcua · ‎04-08-2023

UPDATE 01.11.2023: Video over Bestandsuitwisseling toegevoegd waarin het gebruik en autorisatie van Bestandsuitwisseling wordt uitgelegd.

UPDATE 20.10.2023: we hebben dit artikel geupdate met de laatste informatie omdat Bestandsuitwisseling (het handmatig zenden / ontvangen van bestanden) nu ook algemeen beschikbaar is voor HR Core Education, VIPS DIsbursements en Payroll Only klanten.

UPDATE 29.08.2023: we hebben dit artikel geupdate met de laatste informatie omdat Bestandsuitwisseling (het handmatig zenden / ontvangen van bestanden) nu algemeen beschikbaar is voor HR Core Online klanten.

Momenteel verzend en ontvang je bestanden van en naar Youforce via de ‘Zenden en Ontvangen’ functionaliteit middels de zogenoemde ‘IBU’ (Intracom Bestands Uitwisseling). De nieuwe manier van verzenden en ontvangen via File API en Bestandsuitwisseling is reeds beschikbaar voor HR Core Online en P&B Core klanten. Wij lichten deze toe in dit artikel.

Aan klanten die gebruik maken van andere HR Cores zullen wij op korte termijn ook informatie verstrekken.

Wat is Zenden en Ontvangen en wat doet de IBU?

Via ‘Zenden en Ontvangen’ ontvang (download) je bestanden vanuit Youforce, bijvoorbeeld als er een salarisrun is gemaakt. Via ‘Zenden en Ontvangen’ staat het bestand voor de loonjournaalpost klaar zodat je het kan downloaden. Je gebruikt dan de functionaliteit ‘handmatig’, jij bepaalt immers het moment. Handmatig verzenden (uploaden) naar Youforce doe je bijvoorbeeld met een mutatie-bestand (DPIA100).

De IBU is een Visma | Raet-applicatie die de daadwerkelijke down- en/of upload van bestanden naar en van Youforce bewerkstelligt. De IBU wordt door Youforce opgestart op het moment dat je het bestand ontvangt en/of verstuurt. IBU zorgt voor het verkeer tussen jouw computer en Youforce, zie de afbeelding hieronder waarin de download met de IBU plaatsvindt.

Naast de handmatige versie wordt ‘Zenden & Ontvangen’ met behulp van IBU ook geautomatiseerd ingezet. Bijvoorbeeld bij de bestanden van de BINT-koppeling of de Datafeed. Jij hoeft dan geen handeling te verrichten om een bestand te down- of uploaden naar Youforce.

Je hebt in het verleden hiervoor een Youforce-gebruiker aangemaakt en deze via ‘Zenden en Ontvangen’ gekoppeld om dit mogelijk te maken. Jouw IT-afdeling, eventueel met de hulp van een Visma | Raet-consultant, heeft dit verder geautomatiseerd.

Het onderscheid tussen ‘handmatig’ en ‘automatisch’ is belangrijk omdat het huidige ‘Zenden en Ontvangen’ met de IBU wordt vervangen door twee verschillende oplossingen. Iedere oplossing is geoptimaliseerd voor het specifieke doel.

Het handmatig verzenden en ontvangen van bestanden op basis van de IBU wordt vervangen door de nieuwe Bestandsuitwisseling-functionaliteit. Voor down- en of uploaden van bestanden via Bestandsuitwisseling heb je geen IBU meer nodig.
Het geautomatiseerd ontvangen en/of verzenden van bestanden zal in de nieuwe situatie op basis van een File API gebeuren.

Waarom over en wat te doen?

Waarom stoppen we met ‘Zenden en Ontvangen’ met behulp van IBU? Hiervoor hebben wij een aantal redenen:

Zero footprint. Voor de nieuwe Bestandsuitwisseling hoef je geen applicatie meer lokaal op je computer te installeren, wat in geval van de IBU wel nodig was. Het lokaal installeren van software past niet meer bij onze, maar vaak ook niet bij jullie IT-strategie.
Voor de automatische up- en download: een API is een moderne en duurzame techniek die nog beter voldoet aan de huidige eisen met betrekking tot AVG en Security.
Omdat voor de File API geen Youforce-certificaat meer nodig is, is het beheer eenvoudiger en minder foutgevoelig.
En tenslotte is de File API volledig gebouwd voor de cloud en wordt daardoor automatisch geschaald zodra er meer of minder capaciteit nodig is. Dit komt de prestaties ten goede.

Wanneer uitfaseren?

We gaan de IBU eind 2023 geleidelijk uitfaseren. Vanzelfsprekend nemen wij jullie stap voor stap mee in deze uitfasering.

Wie doet wat?

De activering voor de handmatige Bestandsuitwisseling kan gedaan worden door jullie applicatie/functioneel beheerder. Voor de automatische download (File API) is kennis van scripting nodig. Deze expertise is waarschijnlijk bij jullie IT-afdeling belegd.

Wat concreet te doen?

Informeer intern de mensen die actie moeten ondernemen (denk aan diegene die de applicatie- of functioneel beheerdersrol op zich neemt en iemand van ICT die verstand heeft van scripten en schedulen)
Zet de omzetting van IBU naar File API en/of Bestandstuitwisseling op je interne roadmap/agenda
Vraag consultancy aan (zie volgende hoofdstuk) als je zelf niet in staat bent de migratie uit te voeren. Wij kunnen dit snel en efficiënt regelen zonder dat jij er geen omkijken naar hebt.

Hulp nodig?

Wanneer je liever ontzorgd wilt worden, is het mogelijk om consultancy in te zetten. We bieden de volgende opties:

een intake-gesprek met één van onze consultants. Tijdens deze intake (maximaal 1 uur, kosten € 157,50, excl btw) spreekt de consultant alle gepubliceerde informatie met je door. Tevens wordt samen met de consultant bepaald wat de impact is voor jouw organisatie, welke acties moeten worden ondernomen en wat de verwachte doorlooptijd daarvan is.
Een consultancyafname van 4 uur waarin alle stappen die nodig zijn voor de geautomatiseerde download via de File API worden uitgevoerd.

Deze service kan ook afgenomen worden middels de creditbundel.

Een intake aanvragen doe je eenvoudig hier.

De stappen die benodigd zijn voor de overgang naar de vervanging van handmatig zenden/ontvangen en de geautomatiseerde variant vind je hieronder.

Bestandsuitwisseling voor de handmatige download en upload

‘Bestandsuitwisseling’ is ontwikkeld om handmatig bestanden uit te wisselen met Youforce.

Zie hier enkele screenshots van de nieuwe Bestandsuitwisseling.

Bekijk ook onze video waarin de nieuwe Bestandsuitwisseling wordt getoond en wordt uitgelegd hoe je deze voor je gebruikers kunt autoriseren.

De verschillende stappen voor het autoriseren van Bestandsuitwisseling zoals getoond in de video, vind je terug in het volgende hoofdstuk.

Stappenplan voor de Youforce HR-professional

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van HR Core Online.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van HR Core Education.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van VIPS Disbursements.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van Payroll Only.

Volg de stappen zoals beschreven in dit artikel indien je gebruik maakt van P&B Core.

Wij zullen op korte termijn ook de gebruikers van andere HR Cores informeren over de te nemen stappen.

File API voor de automatische download

De nieuwe wijze voor de automatische bestandsuitwisseling gaat via de File API.

De File API downloadt een bestand vanuit Youforce, vergelijkbaar zoals nu ‘Zenden en Ontvangen’ in combinatie met de IBU nu werkt.

Het opstarten van de File API doe je net als bij de IBU met een ‘script’ dat je ‘scheduled’ (automatiseert op vaste tijden).

Stappenplan voor de Youforce HR-professional en IT

Voor de activering van de File API is het raadzaam een collega van de IT-afdeling te betrekken die scripts kan schrijven en kan schedulen.

We hebben een stappenplan gemaakt waarin wordt uitgelegd hoe je kan achterhalen welke bestandstypen je nu automatisch download en upload, waar en hoe je de File API aanmaakt en wat je moet doen in HR Core Online om de bestanden via de File API beschikbaar te stellen.

Het automatiseren van de File API is werk voor je IT-afdeling. Meer details hierover vind je in het stappenplan, zie ‘checklist File API’.

Cristo Amezcua · ‎10-05-2023

De Youforce File API zal op 17 Mei 2023 tussen 01:00-03:00 CEST gepland onderhoud ondergaan. De service zal gedurende ongeveer 30 minuten niet beschikbaar zijn.

De File Exchange module zal gedurende het onderhoud ook niet beschikbaar zijn omdat er geen bestanden kunnen worden uitgewisseld.

Zie ook onze status pagina https://status.visma.com/ voor meer informatie.

Cristo Amezcua · ‎17-04-2023

Bestandsuitwisseling is ontwikkeld om handmatig bestanden uit te wisselen met Youforce en gaat de “Zend & Ontvang" - module vervangen.
Bestandsuitwisseling zal samen met de File API de IBU gaan vervangen.

De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core Online gebruikers. Dit betekent dat je geen 4Me-ticket meer hoeft in te vullen om Bestandsuitwisseling voor jouw gebruikers te activeren, maar dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer.

Kennisartikelen

Bestandsuitwisseling - HR Core Online Gebruikers- Algemeen Beschikbaar