Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag

[#1]

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) te laten uploaden en declareren via de Youforce App en desktop. Grote voordelen hierbij zijn:

• Medewerker ontvangt VOG digitaal in Berichtenbox (van MijnOverheid). Deze download je en upload je vervolgens direct in de Youforce App. Ontvangt de medewerker VOG toch nog per post? Dan maak je eenvoudig een foto met via de Youforce App.
• De afgifte datum wordt automatisch herkend
• Na toevoegen van het betaalbewijs wordt het bedrag automatisch herkend
• Vanuit de App gaat het door naar een Self Service workflow. Dit biedt jou als beheerder enorme flexibiliteit in:
• De stappen/activiteiten van de workflow
• Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties
• Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier
• Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of condities

In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke flexibiliteit je hebt bij de inrichting.

Waarom is dit proces ontwikkeld?

Simpel, omdat we het idee ‘Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier’ binnen kregen. Mede op basis van dit idee hebben we gezien dat er meerdere vergelijkbare processen zijn, zoals ‘Uploaden diploma of certificaat’ & ‘Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app’

We hebben ‘uploaden en declareren VOG’ als eerste proces uitgekozen die kan dienen als blauwdruk voor meerdere vergelijkbare processen. 

Hoe is het ontwikkeld?

Wellicht heb je via LinkedIn gelezen dat we enkele Youforce beheerders hebben uitgenodigd op kantoor in Amersfoort om ons uit te leggen hoe het meest ideale proces er uit zou moeten komen te zien.

Op basis daarvan hebben we een eerste concept gemaakt en gedeeld met meerdere beheerders. Deze is vervolgens verbeterd zodat het een échte blauwdruk is voor meerdere processen. Een heel mooi voorbeeld hoe de Visma|Raet Value Loop in de praktijk werkt.

Hoe activeer je ‘Uploaden en declareren VOG’

Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’. 

Stap 1) Inrichting in Self Service

Voor ‘Uploaden en declareren VOG’ gelden de volgende eisen:

Noodzakelijke inrichting workflow

Naam workflow	Uploaden en declareren VOG
Uitsluiten startmenu	Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het VOG proces uit de App toevoegen.)
Naam activiteit	Indienen MW
Naam knop	verzenden
In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’
Voeg bijlage toe	Aan/actief
Beschrijving van bijlagen	Verklaring Omtrent Gedrag
	Betaalbewijs

Noodzakelijke inrichting formulier

Minimaal de volgende twee rubrieken moeten aanwezig zijn op het formulier 

Rubriekcode	Prompt	Weergave
PI0379	VOG datum uitgifte	datum
P06932	Kosten VOG in €	getal

💡Tip: Je kunt via Self Service / Beheer / Formulierdefintie / Definities importeren uit Raet Template HRC (9999999) de volgende dialoog/formulier importeren. Zo weet je dat je direct de juiste rubrieken gebruikt.

Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce

De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Uploaden en declareren VOG’ aan de meest relevante categorie.

Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces

Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten:

• Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Hoe werkt het proces?

Justis zorgt ervoor dat de medewerker de VOG ontvangt. In onderstaande infographic legt Justis uit dat dit zowel digitaal als per post kan.

1) Medewerker upload zowel VOG als betaalbewijs via Youforce App of Mijn Youforce

Zowel via de App als ook via speciaal ontwikkelde desktop schermen in Mijn Youforce wordt de medewerker door de stappen heen geleid.

2) Er wordt een Self Service workflow gestart

Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘behandelen PA’.

Inbox van Mijn Youforce

Self Service / Te doen

3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd

De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier

Tips uit de praktijk

Omdat we dit proces samen met meerdere beheerders hebben ontwikkeld hebben we ook direct enkele tips. Deze zijn opgenomen in de kennisbank. Hier vind je bijvoorbeeld:

• Vastlegging van de datum VOG op persoons- of dienstverband-niveau
• Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden?
• Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?
• Mogelijkheden om eigen/andere rubrieken te gebruiken voor 'datum' en 'kosten'
• Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde de link naar Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG... werkt niet. Dat moet zijn: VOG: Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale ... - Visma Community

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog ,

Bedankt voor je oplettendheid. Heb direct het linkje geupdate en ook nog toegevoegd:

• Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Remco te Ronde wij hebben het proces voor het Uploaden van de VOG via de app ingericht. Via de handleiding werkt dit vrij eenvoudige. We hebben het proces getest en hebben nog de volgende vragen/punten die ons opvallen:

1. Nadat de medewerker de declaratie VOG heeft ingediend via de app wordt netjes een workflow klaargezet voor de volgende stap controleren HR medewerker. De HR medewerker heeft de mogelijkheid om de mutatie retour te sturen naar de medewerker. We hebben de mutatie retour gestuurd naar de medewerker en zien dat via de app geen notificatie wordt gestuurd naar de medewerker om de declaratie aan te passen. Kunnen we een notificatie inrichten voor de app? 

2. We zien dat de medewerker in de app de mutatie niet kan wijzigen en alleen in Self Service nadat deze retour is gestuurd. Je zou verwachten dat de medewerker in de app dan ook de wijziging kan doen (bv. nieuwe bijlage toevoegen omdat de eerdere bijlage onduidelijk is). Is dit mogelijk?

3. Nadat we een mutatie verwijderd hebben via verwijderen formulierinstanties blijft deze in de app nog staan met de status 'Afgekeurd'. Blijft dit altijd staan of verdwijnt dit na verloop van tijd?

[Remco te Ronde]

Hoi @Bart Kok - Gemeente Venlo  , 

Super fijn dat het werkt! Hopelijk helpen de volgende antwoorden je nog verder op weg.

Vraag 1) Ja dit kan je doen. Je kunt het inrichtingen in de Self Service workflow. En binnen enkele weken (wordt hard aan gewerkt) zijn alle notificaties (dus ook die van Self Service) zichtbaar in de inbox van de app

Vraag 2) Zie VOG: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden?

Vraag 3) We tonen de laatste 5 aanvragen. Dus als je 5 succesvolle aanvragen hebt gedaan verwijnt deze uit beeld.

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

Hoi @Remco te Ronde 

Dank voor je snelle reactie. Top en erg fijn!

1. De notificaties zullen we dan goed gaan inrichten binnen de workflow. Dit was ons al bekend, maar we waren ook vooral benieuwd of deze dan zichtbaar worden in de app. Maar hier wordt door jullie aan gewerkt. Top!

2. De werkwijze voor het retour sturen en bij afkeuren is helder. Denk dat ik hiervoor wel een idee inschiet op de community. Het zou mooi zijn dat als je een proces start in de app. Je de retour stap ook uit kunt voeren in de app. Voor nu kunnen we in ieder geval vooruit en zullen we de medewerkers verwijderen naar Self Service voor de retour mutatie.

3. Helemaal duidelijk. Waar het mij in dit geval even over ging is of een verwijderde mutatie (dus volledig verwijderd in Self Service door functioneel beheer) verdwijnt? Nu staat deze er nog steeds in als 'Afgekeurd'. Ik zou verwachten dat deze niet meer in het Overzicht blijft staan.

[Remco te Ronde]

Hoi @Bart Kok - Gemeente Venlo ,

Fijn dat je zo verder kunt. En zoals altijd, we staan open voor suggesties en ideeen,dus fijn als je dat aanmaakt. Dan gaan we het beoordelen.

Wel kan ik je vast een ''sneak-preview'' geven van het onderzoek om 'taken die je kunt uitvoeren op de desktop te tonen in de Youforce App'. We zijn nog volop in ontwikkeling/testen/onderzoeken. Maar vóórdat het beschikbaar wordt zullen we een nieuwsbericht plaatsen. Maar hieronder vast een impressie hoe het mogelijk zou kunnen werken.

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

@Remco te Ronde

Moeten we nog iets extra's doen (in bijv. HRSS) om de documenten in het personeelsdossiers toe te laten voegenof gaat dit automatisch vanuit dit proces?

In HRSS willen wij nog een document toevoegen vanuit het validatie systeem zodat we vast hebben gelegd dat de VOG geldig is. Is dat mogelijk of gaan er dan documenten dubbel het systeem in?

Hoor graag van je.

Hartelijke groet,

Paul Wevers

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV ,

Via de App (of Mijn Youforce) start je als het ware de activiteit 'Indienen MW' en de knop 'verzenden'. Alles wat daarna volgt is gewoon regulier Self Service. Dus je richt gewoon in of de bijlagen automatish (of handmatig) naar het dossier gaan en welk documentsoort gekoppeld is. Ook kan de Personeelsadministratie zelf extra documenten (zoals bewijs check op https://www.validatie.nl/) toevoegen in de workflow en die gaan dus ook mee naar het Personeelsdossier. Er komt (gelukkig) niks dubbel in het dossier.

Kan je zo weer verder?

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

Hoi @Remco te Ronde,

Heb je ook nog een handige tip voor de bijlages in Selfservice?

Nu moeten we de digitaal aangeleverde VOG downloaden vanuit HRSS en opslaan om deze te kunnen slepen naar www.validatie.nl.

Het mooiste zou zijn als deze vanuit Selfservice gesleept kan worden naar www.validatie.nl zonder dat de bijlage gedownload hoeft te worden.

Maar het allermooiste zou zijn als de VOG via de applicatie al door de validatietool is gegaan.

Hoor graag van je.

Groet,

Paul

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV ,

Nee op dit moment is er géén betere mogelijkheid dan zoals jij beschrijft.

Maar het is wel nuttig om te weten dat ik namens Visma|Raet rechtstreeks contact heb met Justid. Het lijkt qua naam erg op Justis, maar Justid is Justitiële Informatiedienst is namens  het ministerie van Justitie en Veiligheid verantwoordelijk voor www.validatie.nl. Zodra er ontwikkelingen zijn om rechtstreeks VOG's te controleren met Justid dan worden we direct door hen op de hoogte gebracht.

Sowieso denken we dat we als Visma|Raet samen met de gebruikers van Youforce verbeteringen kunnen realiseren in het controleren op fraude. Daarom hebben wij eerder deze oproep gedaan: Oproep: Youforce tegen fraude samen ontwikkelen. Dus mocht dat binnen jouw gemeente spelen, wellicht is het nuttig om iemand van HR zich te laten inschrijven. Op die manier gaan we samen in de toekomst het proces nog verder verbeteren.

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

Hoi @Remco te Ronde,

Bedankt voor je terugkoppeling. We wachten het rustig af.

Mocht het via Justid niet lukken zouden jullie wel de robot er tussen kunnen zetten (voor alle klanten) en dit ergens het downloaden en controleren doet. Vervolgens levert de Robot een printscreen of print van de webpagina (Justis heeft niet bedacht dat er een PDF uit moet komen) als bewijs en voegt deze toe aan de mutatie. Ik denk graag met je me als het moet.

Op die manier scheelt het de HR afdelingen heel veel werk.

Bedankt Paul

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV ,

Inderdaad robotics zou hier veel in kunnen betekenen totdat Justid een inderdaad API's hiervoor ontwikkeld heeft. Hierover hebben we reeds gesproken met onze collega's van Visma|YouServe en specifiek @MarcoV. Aangezien jullie organisatie al gebruik maakt van Robotics as a Service kan het altijd nuttig zijn om hierover in gesprek te gaan met @MarcoV . 

Op die manier kan je de HR afdeling waarschijnlijk al vlot werk besparen. Waarbij je dan op termijn, als er een oplossing is vanuit Justid met API's, kan overstappen op de structurele oplossing die wij hopen te gaan realiseren.

[MarcoV]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV (en anderen),

De "controle op de validiteit van de digitale VOG's" is een proces wat wij zeker met Robotics kunnen verzorgen voor klanten. Een mooie aanvulling op het proces "Aanvragen VOG" wat wij inmiddels al voor veel klanten hebben geautomatiseerd middels Robotics Process Automation (RPA).

Laten we anders van de week even bellen Paul, dan kunnen we het over hebben of dit iets is voor de klant(en).

Voor anderen die meelezen neem gerust contact op als je meer informatie wilt hebben over het automatiseren van processen als  "Aanvragen VOG", "Controle validiteit digitale VOG" of welk ander proces dan ook wat je graag zou willen automatiseren. Kijk ook gerust eens op de Community pagina van Robotics

Met vriendelijke groet / Kind Regards,

Marco Vermaat

Business Consultant Robotics

Mobile 0031 6 525 40 121

website: YouServe Robotics 

community: Visma Robotics NL