Verbijzondering voor Declaraties en Gewerkte dagen beschikbaar

[#1]

 

Enkele weken geleden heeft Maarten in dit nieuwsbericht geschreven hoe je bepaalde medewerkers kunt uitsluiten van de ziekteregistratie.

Vandaag hebben we soortgelijke functionaliteit beschikbaar gesteld voor zowel declaraties als gewerkte dagen.

Declaraties

Tot nu toe - en dit is nog steeds de standaardinstelling - was iedere categorie beschikbaar voor ieder dienstverband.

Als beheerder heb je nu de mogelijkheid om categorieën (zowel onkosten als kilometers), beschikbaar te maken op basis van de arbeidsrelatie (rubriek P01102 uit HR Core).

In het voorbeeld hieronder heb ik de categorie “Stage - eigen onkosten” alleen beschikbaar gemaakt voor dienstverbanden met de arbeidsrelatie Stagiaire met vergoeding (ST) en Stagiaire zonder verg. (STZ).

De categorie Verklaring omtrent het gedrag heb ik niet gewijzigd en is dus beschikbaar voor alle dienstverbanden:

Het systeem bepaalt vervolgens op basis van deze configuratie of een categorie wel of niet beschikbaar is voor een medewerker (of beter gezegd het dienstverband).

Om dit te illustreren ben ik aangemeld als een persoon met 2 dienstverbanden.

Het dienstverband met de arbeidsrelatie Stagiaire met vergoeding (ST), waarbij beide categorieën beschikbaar zijn:

En het dienstverband met de arbeidsrelatie Vast dienstverband (V), waarbij de categorie Stage - eigen onkosten niet zichtbaar is:

Op deze manier kun je op een simpele manier ervoor zorgen dat een medewerker alleen kan declareren wat ook is toegestaan vanuit je organisatie. Hiermee voorkom je fouten en onnodig werk door managers en de salarisadministratie.

Gewerkte dagen

Ook de locaties (Thuis en Werk) van gewerkte dagen hebben we configureerbaar gemaakt.

Voor de locatie Thuis geldt, dat deze verbijzonderd is met de arbeidsrelatie (net zoals declaraties). Je kunt hiermee dus bepalen welke arbeidsrelaties thuiswerken mogen registreren.

Voor de locatie Werk is de zogenaamde Reiskostenregeling (rubriek P13228) toegevoegd als verbijzondering.

Het team van Payroll Gemal heeft in het voorjaar een tweede reiskostenregeling toegevoegd zodat we naast een vaste vergoeding ook een vergoeding op declaratiebasis (variabele mutatie) ondersteunen. Met deze twee regelingen kun je dus binnen 1 organisatie zowel een vaste vergoeding gebruiken als een vergoeding op declaratiebasis.

In dit voorbeeld heb ik ervoor gekozen om stagiaires geen rechten te geven op de thuiswerkvergoeding (door de betreffende arbeidsrelatie uit te sluiten)

Daarnaast heb ik ingericht dat alleen dienstverbanden met Reiskostenregeling 1, dagen op het Werk kunnen registreren:

Gaat de persoon die we eerder - in het voorbeeld van declaraties - gebruikt hebben naar de functionaliteit om gewerkte dagen te registreren, dan kan deze zowel Thuis als Werk gebruiken omdat zijn dienstverband als projectleider gekoppeld is aan reiskostenregeling 1 en de arbeidsrelatie Vast dienstverband (V).

Wijzigt de persoon zijn dienstverband dan is de mogelijkheid tot thuiswerken verdwenen; de arbeidsrelaties Stagiaire met vergoeding (ST) en Stagiaire zonder verg. (STZ) waren immers uitgesloten. Om het overzicht te houden, tonen we de dagen geregistreerd onder het andere dienstverband in een lichtere kleur.

 

 

 

[FBB Zorgboog]

@Bastiaan Friederichs de selectie op arbeidsrelatie kan inderdaad handig zijn, maar wij zouden ontzettend geholpen zijn wanneer we selectie op OE zouden kunnen toepassen op m.n. declaratie reisbewegingen/thuiswerken. Reden: een groot deel van onze medewerkers maken gebruik van een roosterpakket. Vastlegging van reis- en thuiswerkdagen vindt dus ook daar plaatst. Een ander deel moet wel zelf die dagen declareren. Wel of niet beschikbaar maken hangt derhalve niet af van soort arbeidsrelatie maar van de OE waaraan men gekoppeld is.

Wij maken op dit moment nog geen gebruik van dit deel van de app, maar willen dat wel gaan doen.

Vraag: Bestaat er een kans dat selectie op OE binnenkort wordt toegevoegd?

[Bastiaan Friederichs]

@FBB Zorgboog de verbijzondering op OE is iets wat we niet zullen toevoegen. Als we een extra verbijzondering gaan toevoegen zal dit een hele nieuwe selectierubriek in Beaufort gaan worden. Daar kan je als klant dan zelf een betekenis aan geven, bijvoorbeeld ben je wel/niet geroosterd.

Maar, volgens mij kunnen we jouw scenario al wel ondersteunen!

Je geeft aan dat voor de medewerkers die geroosterd worden, de vastlegging van "Gewerkte dagen" in het roostersysteem gebeurt en de medewerkers herkend kunnen worden a.d.h.v. de OE.

In autorisatiebeheer (handleiding: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Youforce-Portaal-Handleidingen/ta-p/42974... kun je al rechten toekennen op basis van de OE.

Je zou dus een autorisatie kunnen maken die "Gewerkte dagen" alleen beschikbaar maakt voor gebruikers die niet geroosterd worden.

Zie het voorbeeld hier onder, je geeft dan alle gebruikers met de rol "Medewerker" op bepaalde OE's rechten op "Gewerkte dagen". 

[FBB Zorgboog]

@Bastiaan Friederichs hartelijk dank voor je reactie, we zullen ook deze optie onderzoeken.

Maar ik heb nog een aanvullende vraag: Is het mogelijk deze declaratie ook nog onder een andere naam beschikbaar te stellen?

Achterliggende reden: Verschillende inrichtingen, te weten 1x zowel reisbewegingen als thuiswerken en 1x uitsluitend reisbewegingen. Wij hebben zorgmedewerkers die zgn gesplitste diensten draaien. Dat betekent dat zij bijv 's morgens enkele uren werken, vervolgens naar huis gaan en 's avonds nog een paar uur komen werken. De declaratie van de 1e dienst loopt via het rooster, maar de 2e helaas niet. We overwegen deze medewerkers die 2e reisbeweging via de Youforce app te laten declareren, maar voor die groep geldt dan uitsluitend reisbewegingen en dus niet thuiswerken.

[Bastiaan Friederichs]

hoi @FBB Zorgboog, dat is niet mogelijk. In jullie geval had je graag gezien dat er een andere verbijzondering was dan de arbeidsrelatie om het thuiswerken uit te sluiten (zoals je eerder al aangaf).

We hebben op korte termijn (dit jaar) geen plannen om dat nog uit te breiden.

Hoop dat het roostersysteem ook een forum heeft als het onze 😉