Oplossing nieuwe vergoedingen bereikbaarheids- en aanwezigheidsdiensten cao Ziekenhuizen

[#1]

Met ingang van 1 juli 2023 wordt de vergoeding voor bereikbaarheids- en aanwezigheidsdiensten binnen de cao Ziekenhuizen toegekend per dienst.

De huidige regelingen binnen HR Core Beaufort Tijdregistratie zijn niet geschikt voor deze nieuwe vergoedingen. Nu zijn er twee manieren op dit op te lossen: 

1. De ontwikkeling van nieuwe regelingen binnen Tijdregistratie.
2. Roostersystemen maandelijks de hoeveelheid bereikbaarheids- en aanwezigheidsdiensten laten berekenen en dit aanleveren via Beaufort Indirect Muteren (DPIA100 bestand). 

Aangezien het aanleveren van looncomponenten door roosterapplicaties via de route indirect muteren momenteel al gedaan wordt door verschillende roosterleveranciers voor een behoorlijk aantal klanten en dit tevens de werkwijze wordt voor alle roosterleveranciers en klanten als in de toekomst Beaufort Tijdregistratie wordt uit gefaseerd is gekozen voor deze oplossing.

Momenteel is Visma|Raet in overleg met de roosterleveranciers in de sector Ziekenhuizen (Ortec, Interflex, Monaco, Intus en Paralax) om deze oplossing te realiseren. Omdat er veelal sprake is van 'maatwerk'-achtige koppelingen is het advies om ook met uw roosterleverancier contact op te nemen.

Naast het berekenen van het aantal diensten per dagsoort zal er gebruikgemaakt moeten worden van variabele directe doorbelastingen voor de kostentoerekening van deze diensten. Door variabele directe doorbelasting te gebruiken worden de kosten van de bereikbaarheids- en aanwezigheidsdiensten door Gemal geboekt op de juiste kostensoort, -plaats en -drager combinaties via de Gemal journaalpost. Hierdoor is het niet nodig om deze kosten nog te herverdelen en te journaliseren via PKB. Dit is ook niet mogelijk aangezien de uren van deze diensten niet langer worden doorgegeven aan Tijdregistratie en dus ook niet aan de verdeeluren PKB. 

Wij houden u verder op de hoogte van deze ontwikkelingen. In de release notes volgt een meer uitgebreide beschrijving van de werkwijze. Daarbij zal inzicht worden gegeven in de gebruikte rubrieken voor de bereikbaarheids- en aanwezigheidsdiensten (zie ook dit bericht) en de variabele directe doorbelastingen.

[Michiel_Kootker]

Beste @Frank JHM Poell, in de releasenotes worden de nieuwe rubrieken benoemd.

Hoe moet een bereikbaarheidsdienst worden aangeleverd die start op zondag 18:00 uur en stopt om maandag 06:00 uur?

Dit is voor de helft rubriek P36866 en voor de helft P36867.

[Frank JHM Poell]

Goedemorgen @Michiel_Kootker, de verdeling moet plaatsvinden op dagbasis. In jouw voorbeeld dus inderdaad 6 uren op de ene code en de andere 6 uren op de andere code. 

Wellicht interessant: dit soort vraagstukken wordt ook toegelicht in de Q&A die de branchevereniging NVZ heeft opgesteld ("Q&A naar aanleiding van HR-bijpraatsessie 27 juni 2023").

[RobertBijlholt]

Goedendag @Frank JHM Poell bedankt voor het bericht, de releasenotes en de oplossing via variabel directe doorbelasting voor de B/A diensten.

Ik heb nog wel een vraag over deze oplossing, in de opmerkingen staat nml dat "Directe doorbelastingen kunnen niet met terugwerkende kracht gemuteerd worden."

Wordt daarmee bedoelt dat dit niet kan vanaf bijv. 1 juli 2023 (de ingangsdatum vd cao) of wordt hier echt bedoelt dat variabel directe doorbelasting geen terugwerkende kracht mutaties aan kan?

Dat zou inhouden dat de roosterleverancier bij de eerstvolgende roosterafsluiting moment (bij ons 9 aug) deze nieuwe inrichting al gerealiseerd zou moeten hebben? Dat is niet geheel realistisch omdat de planning van de implementatie door de roosterleverancier pas in medio augustus staat. Nog los hiervan zou het inhouden dat variabele directe doorbelasting geen alternatief is voor het stoppen/vervangen van tijdregistratie icm PKB module.

Ik hoop dat je me kan geruststellen..

@Maikel Schamp @Anonymous 

[Frank JHM Poell]

Goedendag @RobertBijlholt,

We zijn ons bewust van de huidige beperking dat directe doorbelastingen die obv DPIA100 worden aangeleverd niet TWK gemuteerd kunnen worden. De ondersteuning hiervan heeft aan onze kant uiteraard hoge prioriteit. De analyse hiertoe loopt, maar ik kan in dat kader nog geen oplevertermijn afgeven.

Voor de goede orde: in Beaufort zelf kunnen wel directe doorbelastingen met TWK worden vastgelegd. Dat is geen volwaardig cq. structureel alternatief maar kan mogelijk voor de korte termijn soelaas bieden.

[RobertBijlholt]

Goedendag @Frank JHM Poell ,

Ik ben me bewust van de vakanties 🙂 maar is er misschien al wat meer bekend over de ondersteuning van de TWK mutatie?

En begrijp ik het dan goed dat de TWK issue alleen betrekking heeft op loonverdeling of kostenplaatsverdeling? Dus stel in maart is voor 100euro doorbelast op kostenplaats X en achteraf gezien had dit 75euro moeten zijn op kostenplaats Y. De TWK mutatie op het bedrag gaat dan wel goed door 75euro door te geven, maar dat deze kosten op kostenplaats Y moeten drukken ipv kostenplaats X kan nog niet via deze manier gecorrigeerd worden?

[RobertBijlholt]

Goedendag @Frank JHM Poell ,

Een aanvullende vraag op de oplossing van de directe doorbelasting via DPIA100 ipv tijdregistratie:

Als we straks de bereikbaarheid en aanwezigheidsdiensten via DPIA100 met directe doorbelasting doorgeven uit het roosterpakket naar Beaufort, dan wordt tijdregistratie niet gevuld. Gemal ontvangt wel deze gegevens en zal de doorbelasting naar de kostenplaatsen doorgeven in de journaalpost (?). Aandachtspunt is dat PKB zijn door te belasten gegevens niet uit tijdregistratie kan halen omdat het niet gevuld wordt. Wij lezen bepaalde PKB tabellen (DPIL014 en DPIL009 ) uit voor onze managementinformatie. Deze tabellen worden waarschijnlijk niet meer gevuld. Welke tabellen kunnen we dan raadplegen om inzage te krijgen in de kostenverdeling?

[Frank JHM Poell]

Goedemiddag @RobertBijlholt, klopt wat je zegt qua TWK. Dat heeft betrekking op de verdeling van de kosten middels directe doorbelastingen langs de indirecte mutaties route.  Hier hebben we op dit moment nog geen oplossing voor, maar daar wordt uiteraard aan gewerkt. Zodra we daar meer helderheid in hebben zullen we dat uiteraard communiceren.

Daarnaast het vriendelijke verzoek inhoudelijke vragen via de Servicedesk te laten lopen. Dit om te voorkomen dat je vraag niet of pas op een laat moment gezien wordt.

[Frank JHM Poell]

Goedemiddag @RobertBijlholt, aanvullend op de gestelde vraag het volgende: de PKB tabellen DPIL009 en DPIL014 worden gevuld met zowel de resultaatgegevens Gemal (kolom "herkomst_kd" = RG) als met de herverdeelde resultaten op basis van Tijdregistratie  (kolom "herkomst_kd" = TR). Dus de resultaten van de bereikbaarheid en aanwezigheidsdiensten die via DPIA100 met directe doorbelastingen zijn aangeleverd zijn ook terug te vinden in beide tabellen. 

Nou weet ik niet precies welke gegevens uit deze tabellen worden uitgelezen voor jullie management informatie, maar als je ervoor zorgt dat ook de resultaten met "herkomst_kd = RG worden gelezen dan beschik je over de gewenste gegevens.

[Michiel_Kootker]

Wij maken nog altijd gebruik van de module tijdregistratie. Onze roosterleverancier start binnenkort met de ontwikkeling van het aanmaken van een DPIA100 bestand.

Maar dan: Vooralsnog hebben wij te maken met ingelezen tijdregistraties. Ook voor de bereikbaarheidsdiensten. Wat gaat er gebeuren als we, met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2023, DPIA100 bestanden in gaan lezen? Moet alle tijdregistratie van tevoren worden verwijderd? Moet er aan Beaufort verteld worden dat we DPIA100 bestanden aanbieden?

Ik heb flink gezocht op de community of er iets te vinden is betreffende de overgang van tijdregistratie naar DPIA100. Helaas niets gevonden. Is er ergens een handleiding c.q. implementatieplan te vinden?