6e Algemene update PD Self Service

[#1]

Het is weer tijd om een algemene update te geven vanuit productontwikkeling. Zo hebben we jullie de laatste periode al wel via specifieke berichten geïnformeerd over de grote ontwikkelingen, maar willen we ook de kleinere ontwikkelingen benoemen.

Reeds gecommuniceerd

• Afstandsberekening
• Herziening van de weergave van de workflow knoppen (voorheen bekend on Beta)
• Wijziging in de workflowinrichting om eenduidig te markeren wanneer documenten naar dossier worden g...
• Een wijziging op de autorisatieberekening waarvoor je middels een pilot kan inschrijven

Performance en Stabiliteit

We zien dat onze verbeteringen in de performance hun vruchten afwerpen. Met name de Workflow definitie werd door beheerders als groot pijnpunt gezien. Zowel het bewerken van de activiteiten als het toevoegen van templates, aanvullende e-mails of de condities hierop kon lang duren als er veel aan het proces hing in termen van rubrieken of templates. We hebben hier een aanpassing in doorgevoerd waardoor het significant sneller is geworden.

In termen van stabiliteit hebben we een aantal problemen gehad, met name op import, export en het genereren van documenten. Dit werd veroorzaakt door verschillende factoren, zowel intern als extern. Uiteraard mag dat geen excuus zijn en werken wij aan verbeteringen die dit minimaliseren.

SLA

We hebben de afgelopen periode gekeken naar een aantal grotere items vanuit de SLA backlog. Een aantal van deze zaken hebben we kunnen oplossen, zoals met het onderwerp Afstandsberekening. We gaan de komende tijd bekijken hoe we na de zomer de openstaande items gebundeld kunnen oppakken.

Email notificaties komen niet aan

Dit probleem is nog steeds in onderzoek. We hebben wel voortgang gemaakt om een preciezer punt in het proces te identificeren waar het sturen van de mails stokt. Ons vervolgonderzoek is naar de oorzaak en dus ook hoe we dit structureel kunnen verhelpen. Zodra wij hier meer informatie over hebben brengen wij jullie op de hoogte.

Percentage deelbetrekking

Een tijdje geleden hebben we een correctie doorgevoerd op het salarisformulier rondom het percentage deelbetrekking. Daarna zijn er nog nieuwe meldingen binnengekomen met een nieuwe variant van het probleem, namelijk dat na aanpassing in de mutatie, de waarde op het salarisformulier niet opnieuw wordt bijgewerkt. Het heeft lang geduurd voordat wij dit goed konden reproduceren. Dit probleem doet zich namelijk voor als het positievolgnummer van de P00404 op het salarisformulier, lager is dan dan op het voorgaande formulier waar de wijziging zit (bijvoorbeeld een formulier voor urenwijziging). Het systeem zoekt naar de eerste waarde (als bron), en deel van die selectie bestaat uit het positievolgnummer.

De komende periode gaan wij werken aan een oplossing hiervoor. Wij zullen de logica aanpassen zodat het eerste voorkomen van P00404 in de dialoog wordt gehanteerd. Dit zal in de meeste gevallen meteen de juiste waarde zijn op een formulier met de wijziging van de uren. Als er sprake is van de P00404 op meerdere formulieren binnen 1 dialoog, adviseren wij om met de GebruikersFunctie (GF_FRB(...)) te werken op het salarisformulier om af te wijken van de standaard werking.

Mijn Youforce

Daarnaast hebben wij ook gewerkt aan het verstrekken van de workflow links van HRSS via Mijn Youforce. Mijn Youforce is de nieuwe landingspagina van Youforce waarmee je voor gebruikers kan werken met links naar processen in plaats van naar applicaties. Zo wordt het veel intuïtiever om te zoeken naar processen. Dat Verlof aanvragen via HR Self Service gaat, en Verlof kopen via Flex Benefits maakt voor de gebruiker niet meer uit. Mocht je dit nog niet gezien hebben, schrijf je dan ook zeker in voor een webinar.

Ideeënportaal

We hebben alle openstaande ideeën doorlopen en gebundeld op basis van onderwerp. Dit stelt ons in staat om deze input mee te nemen in de functionaliteiten die we aanpassen en wat we nieuw ontwikkelen.

Minimum (jeugd)loon

We hebben recentelijk een aanpassing gedaan in de rubriek FS0051. Deze rubriek bepaalt de maximum leeftijd waarmee er met minimumjeugdloon gerekend moet worden. We zagen dat bij verschillende organisaties dit nog vanuit het verleden stond op 23 jaar. Hierdoor kon soms onterecht een melding worden gegeven over dat er rekening gehouden moest worden met minimumjeugdloon. De waarde is nu aangepast naar 21 conform de wetgeving. Bij 21 jaar of ouder, wordt er geen minimumjeugdloon meer gehanteerd, maar het reguliere minimumloon.

De komende periode zullen wij werken aan het aanpassen van het minimum (jeugd)loon per 1 juli 2023. Dit zal net als andere jaren op de dag zelf worden doorgevoerd omdat wij geen rekening kunnen houden met de ingangsdatum van mutaties.

Bijlagen validatie

We hebben een tijdje geleden een controle toegevoegd op de geldigheid van bijlagen. Enerzijds vanuit het perspectief van beveiliging, anderzijds vanuit de gebruikers. Immers wil je niet later in het proces erachter komen dat de bijlage ongeldig is. Specifiek keken we naar of de bijlagen inderdaad het type bestand was in de code, als dat de extensie (zoals .docx) aangaf.

Dit ging niet zonder slag of stoot omdat een aantal bestanden niet goed werden herkend. Na een update en uitbreiding van de database ging dit goed voor alle bestanden behalve een PDF vanuit de NS. Hoewel het bestand technisch niet voldeed aan de standaarden, kon het wel als PDF geopend worden. Daarom hebben we dit opgenomen als uitzondering.

Bijlagen uploadproces

Omdat we bezig waren met het onderwerp van de bijlagen hebben we twee aanpassingen gedaan. De eerste wijziging betrof dat als je 10 bestanden had geselecteerd voor uploaden, en 1 was ongeldig, dat de overige 9 wel werden geüpload en je een foutmelding kreeg voor de 10e. Voorheen werd bij een fout dan de hele upload van alle bestanden geannuleerd.

Het moment van het uploaden is ook iets aangepast. Als je tijdens een mutatie bijlagen selecteert voor upload, dan worden deze geüpload bij het klikken op “Uploaden” of onderin op de knop “Verder”. Alleen op de laatste pagina met alleen de bijlagen en de knoppen, bestond die knop “Verder” niet meer. Daarom was het daar verplicht om te klikken op “Uploaden” om de daadwerkelijke upload te starten.

Het risico bestond dat gebruikers dat niet deden. Daarom hebben we de “Uploaden” knop nu verwijderd en op de afsluitende pagina uploaden we direct het bestand na de selectie.

Autorisatie CSV

Het is sinds kort mogelijk om onder Inzicht autorisatie en Inzicht autorisatie ESS ook een export te maken naar Excel. Hier staat exact hetzelfde in zoals in het overzicht, en geeft de mogelijkheid om makkelijk aan te leveren aan een audit.

Je vind dit rechtsboven in het scherm met dit icoon:

(de toelichting is een tooltip als je er met je muis op staat)

Het Excel bestand zal in MS Excel een foutmelding geven om het bestand te herstellen, daarna werkt het prima. Werkt dit niet, controleer dan of het bestand geblokkeerd is door een rechtsklik op het bestand en dan te kijken onder Eigenschappen/Properties:

Zolang het bestand geblokkeerd is, lukt het niet om het bestandsherstel uit te voeren.

Deze functionaliteit is geïmplementeerd naar aanleiding van een idee op de community.

Feedback op communicatie

Naar aanleiding van andere berichten, in het bijzonder de livegang van de nieuwe workflow knoppen, is aan dit bericht het label "Releases" toegevoegd. Dit maakt het mogelijk om je abonnement op de communicatie hierop af te stemmen. Uiteraard raden wij aan om alle berichten te lezen, omdat hier waardevolle informatie in staat. In de komende tijd wordt er ook nagedacht over de manier van communiceren van deze informatie via de community om te zorgen dat we jullie op de juiste manier van de juiste informatie voorzien.