Diett ved overnatting på tjenestereise

[#1]

Gjør oppmerksom på at dette er en eldre artikkel, og at satsene er endret i 2023/2024.

Diettsats ansatt har krav på ved reiser som medfører overnatting, og hvilken sats som kan utbetales trekkfritt kan være helt forskjellig.

Hvilken diettsats har ansatt krav på?

Diettgodtgjørelse er når ansatte får dekket utgifter til mat på reise etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg. Diettgodtgjørelser er fastsatt enten i statlige særavtaler eller tariffavtaler, men kan også fastsettes i individuelle avtaler mellom arbeidsgiver og de ansatte.

I mange arbeidsavtaler står det at arbeidsgiver dekker nødvendige reiseutgifter i medhold av statens særavtaler for reise. Da er arbeidsgiver i utgangspunktet forpliktet til å følge bestemmelser og satser i særavtalen.

Satsen i statens særavtaler som gjelder for reise med overnatting over 12 timer: 

• 825 kroner
  
  

Satsen i statens særavtaler som gjelder for reiser som varer ut over hele døgn: 

• fra og med 6 og til og med 12 timer 324 kroner
• over 12 timer 603 kroner

Hvilke satser kan utbetales trekkfritt?

Skattedirektoratets forskuddssatser regulerer hvilke satser den ansatte må skatte av. I motsetning til statens særavtaler som sier noe om størrelsen på dietten, må alle arbeidsgivere som utbetaler diett forholde seg til de trekkfrie satsene for diett. Er det avtalt en høyere sats enn den trekkfrie satsen, vil differansen være trekkpliktig og inngå i grunnlaget for beregning av forskuddstrekk. De trekkfrie satsene er forskjellig i forhold til overnattingstypen. 

• Kr 617 for reiser med overnatting på hotell
• Kr 172 for reise med overnatting på pensjonat
• Kr   95 for reiser med overnatting hybel/brakke med kokemulighet/privat

Reiseregning

Reiseregningen må minst ha følgende innhold for å være trekkfri:

• arbeidstakerens navn og adresse og underskrift,
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet,
• formålet med reisen,
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på,
• navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder dato for overnattingene, og
• type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji, og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet.

Måltidstrekk

Måltidstrekket som er

• 20 % for frokost
• 30 % for lunsj
• 50 % for middag

skal både etter særavtalen og skattereglene trekkes av aktuell sats.

Elektronisk reiseregning og utlegg

I Visma.net Payroll kan alle reiseregninger og utlegg leveres elektronisk, ikke bare «digitalt» i et Excel-skjema. Les mer her. 

Eksempel på reise med overnatting privat og måltidstrekk

Jens er på tjenestereise og overnatter privat. Reiser hjemmefra mandag klokka 09.00 og kommer hjem dagen etter kl 17.00. Han ble påspandert lunsj av kunden.  Bedriften følger statens særavtale for reiser. 

Jens kan kreve følgende diettgodtgjørelse:

Døgn 1: kr 825

Døgn 2: kr 324 minus 30 % for lunsj

               kr 227

Trekkfritt/trekkpliktig diettgodtgjørelse:

Døgn 1: kr   95 trekkfritt, 

               kr 730 trekkpliktig

Døgn 2: kr   95 minus 30 % for lunsj

               kr   66 trekkfritt

               kr 161 trekkpliktig

Nattillegg

               kr 435 trekkfritt

Nattillegg

Dersom det ikke er utgifter til hotell, og arbeidsgiver ikke sørger for annen overnatting, utbetales et ulegitimert tillegg etter statens særavtale for reise innenlands.

• kr 435 er satsen i særavtalen. Dette er også den trekkfrie grensen

Ulegitimert tillegg utbetales uten at vedkommende arbeidstaker på reiseregningen behøver å redegjøre for hvor overnatting har funnet sted.

Følg RegelPOD - bli en Regel-LYTTER du også 

Følg gjerne vår RegelPOD  for å holde deg oppdatert på nye og aktuelle fagtema innenfor Lønn og personal. Trykk på Follow i Soundcloud. RegelPOD er også tilgjengelig i Spotify og iTunes.

• Hør RegelPOD her: høre podcast

[Inger Marie Bø]

@Ivar Grøndahl1 er det krav om en viss antall km hjemmefra når du reiser bort og krever diett? Eller spiller det ingen rolle hvor hotellet er når du har vært på reise på hotell

[Ivar Grøndahl1]

Arbeidstaker får dekket utgifter til kost på reise over 15 km​ og som varer utover 6 timer.

Korteste reisestrekning beregnes fra reisens utgangspunkt én vei og ut ifra det eller de transportmidler som faktisk benyttes (bil, båt, tog, osv.). Har arbeidstaker flere oppdragssteder hvor kjørelengden samlet er over 15 km, dekkes ikke utgifter til kost dersom hver av oppdragsstedene ligger nærmere arbeidsstedet enn 15 km. Utgifter til kost dekkes når det ikke er mulig/hensiktsmessig, med bakgrunn i oppdragets karakter, å innta måltidet på eget arbeidssted(-er).

[Inger Marie Bø]

Og det gjelder også når det er diett ihht statens satser og ikke "utgifter til kost" (altså utlegg)

[Ivar Grøndahl1]

Ja, det stemmer. Teksten er hentet fra "Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands".

[MarenVelle]

Kva med frokost på utreisedagen? Dei fleste tilsette skriv at dei ikkje har fått dekka frokosten på sjølve utreisedagen. Men dei fleste et/ har mulegheit til å ete frokosten sin heime, før dei reiser. Kva er rett her? skrive udekka, eller dekka, fordi ein kan ete heime?

[Ivar Grøndahl1]

Når det overnattes på hotell skal det alltid trekkes for frokost i overnattingsdøgnet.

Eks: Overnatting på hotell. Avreise hjemmefra kl 05:00 mandag, hjemme igjen tirsdag kl 15:00. Ett døgn pluss 10 timer. Skal trekkes 20 % frokost i første døgn, overnattingsdøgnet, selv om frokost faktisk er spist i påfølgende døgn (etter kl 05:00).

[MarenVelle]

Ok. Men kva med måltidstrekket (frokost) i påfølgende døgn da?

[Ivar Grøndahl1]

I eksempelet er det bare spist 1 frokost, og det er ett frokosttrekk. 

[MarenVelle]

Ok. Korriger meg om eg misforstår no, men: I følge eksempelet ditt over, dannast det ein sats med 872 kr, her under eit trekk på 20 % hotellfrokost for overnattingsdøgnet, sjøl om frokosten inntas påfølgande reisedøgn.

I påfølgande døgn, vil satsen bli 342 kr, men her og ligg det og mulegheit for 20 % frokosttrekk. I Visma sitt system må dei tilsette registrere om dei har frokostmåltidet dekka eller ikkje på begge dagane. Ikkje berre ein av dei. 

Så vil det då sei at frokost aldri er dekka i påfølgande/siste reisedøgn? ( Men denne frokosten er eigentlig første reisedøgn? Den som i dei fleste tilfelle faktisk blir spist heime? )

[Ivar Grøndahl1]

Du har ikke misforstått. Kunne vært slik at det var kun mulig med ett frokosttrekk i overnattingsdøgnet, men...

Hvis vedkommende reiser hjemmefra kl 05:00 mandag morgen, og kommer til hotell kl 07:00 og spiser frokost, og spiser frokost neste morgen før avreise... så er det 2 frokoster.... sært, men mulig, derfor også mulig å legge inn 2 frokoster i expense.

[MarenVelle]

OK, skjønner. Det er nok i svært svært få tilfeller det skjer.

Men, eg stusser likevel på diett uten frokosttrekk på diettsats nr 2. Sjølve prinsippet for å kunne krevje diett er fordi ein har hatt utgifter ifb med mat på tenestereise. Ein har som regel ikkje denne utgifta ifb med frokost på sjølve utreisedagen fordi ein et gjerne før ein reiser ( som blir rekna som påfølgane reisedøgn ). 

Så konklusjonen er at sjølv om du et frokost før du reiser heime i frå, så er det rekna som udekka frokostmåltid ( i påfølgande reise/siste døgn )