På tide med ferieplanlegging – her er «kjørereglene»

[#1]

Som arbeidsgiver har du ansvar for at dine ansatte avvikler ferie hvert år.  

Arbeidsgiver bestemmer tiden for ferie

Ferieloven har som utgangspunkt at det er arbeidsgiver som fastsetter tidspunkt for når de ansatte får avvikle ferie hvert år, jf ferielovens §6 (1) annet punktum. Dette vil også gjelde som utgangspunkt for avtalebestemte feriedager (utover ferieloven). Denne retten er en naturlig del av det vi gjerne betegner som arbeidsgiverens styringsrett. Det er altså ikke noe krav om at arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om når ferien skal avvikles hvert år. 

Arbeidsgiver må imidlertid forholde seg til ferielovens rammer ved fastsettelsen, f.eks. reglene om drøfting, underretning, hovedferie og restferie. 

Drøftingsplikt – «i god tid før ferien»

Ferieloven fastsetter at arbeidsgiver «i god tid før ferien» skal drøfte fastsetting av feriefritid og oppsetting av ferielister med den enkelte arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte, jf §6 (1) første punktum. Arbeidstaker skal gis anledning til å fremme sine ferieønsker og arbeidsgiver skal ta dette med i betraktning når ferien fastsettes.

Det er viktig å være klar over at ferieloven legger opp til «drøftinger», ikke «forhandlinger».Partene må altså ikke bli enige om når ferie skal avvikles. Det presiseres i forarbeidene at dersom partene ikke blir enige, er det arbeidsgiver som fastsetter ferien innenfor de «kjøreregler» ferieloven har satt.

Ferieloven §6 setter ingen nærmere krav til hvordan drøftelsene skal gjennomføres. Det er ikke noe krav om at det gjennomføres et fysisk møte med arbeidstaker eller tillitsvalgte. Vår erfaring er at de fleste arbeidsgivere gjør ferielister tilgjengelig for de ansatte der de innen en gitt frist/dato kan legge inn sine ferieønsker. Deretter fastsettes ferie i samarbeid med den enkelte eller tillitsvalgte. 

Det er ikke angitt noen bestemt dato eller tidsfrist for når drøftingene senest må være påbegynt eller avsluttet. Det fremgår av forarbeidene i ferieloven at departementet med uttrykket «i god til» ønsket å understreke betydningen av at den enkelte arbeidstaker gis anledning og tid til å fremme sine ferieønsker før arbeidsgiveren fastsetter tiden for ferien.

Her er det greit å merke seg at arbeidstaker kan kreve underretning om tiden for ferie senest 2 måneder før ferien starter, slik at feriefastsettelse normalt bør være avklart senest 2 måneder før arbeidstaker skal ut i ferie og drøftelser bør da være gjennomført i forkant av dette.

I forarbeidene til ferieloven fremkommer også konsekvensen av at arbeidsgiver ikke overholder sin drøftingsplikt: «Etter departementets syn bør bestemmelsen i den nye loven gjelde som en ordensforskrift, slik at arbeidstakeren ikke uten videre kan nekte å ta ferie hvis drøftinger er utelatt. Arbeidsgiver som unnlater å drøfte feriefastsettelsen på forhånd, vil imidlertid etter omstendighetene kunne bli erstatningsansvarlig etter reglene i utkastet § 14 for både økonomisk tap og for velferdstap.”

Fagkonferansen våren 2023

Vårens fagkonferanse er en dag fylt med nyheter og spennende tema. Vi tar blant annet opp feriedager og utbetaling av feriepenger. Fagkonferansen arrangeres både digitalt, og i lokalene til Visma på Skøyen. 

Les mer om hva vi skal snakke om på konferansen og meld deg på her.

Underretning om ferien

Arbeidstaker kan i henhold til ferielovens bestemmelser kreve å få underretning om feriefastsettingen «tidligst mulig og senest 2 måneder» før ferien tar til, såfremt ikke «særlige grunner» er til hinder for dette. 

Denne regelen er slik at det er den ansatte selv som må fremsette krav om underretning, dette er altså i utgangspunktet ikke noe arbeidsgiver trenger å forholde seg til før den enkelte krever slik underretning. Vi anbefaler likevel at arbeidsgiver som en del av sin personalpolitikk informerer de ansatte om muligheten til å kreve slik underretning i god tid. Dette vil bl.a kunne gjøre det enklere for arbeidsgiver å overholde 2 måneders fristen.

Ferieloven legger her opp til at det skal være en «minstefrist» på 2 måneder der den ansatte ber om dette. Formålet er arbeidstakerens behov for å kunne innrette seg etter, og planlegge ferien i god tid.

Det følger av forarbeidene til ferieloven at regelen om varslingsplikt, kun er en ordensforskrift. Det betyr i praksis at arbeidstaker ikke uten videre kan nekte å ta ferie selv om arbeidsgiver har varslet med for kort frist. Vår erfaring er at de fleste arbeidsgivere av eget tiltak og som en del av sin personalpolitikk, underretter de ansatte om ferieplassering i god tid.

Ferieloven åpner også for et unntak fra denne varslingsregelen. Det gjøres unntak slik at 2 måneders fristen ikke gjelder hvis det foreligger “særlige grunner som er til hinder for dette”. Her er det først og fremst driftsmessige forhold i virksomheten som kan gi grunnlag for å fravike fristen på to måneder.

Når det gjelder de avtalefestede feriedagene mange norske virksomheter har innført, er det i de fleste tariffavtaler i all hovedsak lagt opp til å følge ferielovens bestemmelser om underretningsplikt også i forhold til disse ekstra feriedagene. Dette gjelder bl.a å innenfor LO-NHO området, Stat og kommune.

Hovedferien begrenser arbeidsgivers styringsrett

En klar begrensning i arbeidsgivers styringsrett er ferielovens bestemmelse om hovedferie.

Etter ferieloven kan arbeidstaker kreve at hovedferie som omfatter 18 virkedager sammenhengende (3 uker ferie) gis i tidsrommet mellom 1. juni og 30. september. Det betyr f.eks at arbeidsgiver ikke ensidig kan pålegge arbeidstaker å dele opp hovedferien sin.

Tilleggsferie pga alder

Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret, er i ferieloven gitt en ekstraferie på 6 virkedager (1 uke). I motsetning til ferielovens alminnelige ferie er det arbeidstaker selv som kan bestemme når denne tilleggsferien skal avvikles. Det er med andre ord kun den ekstra ferieuken som 60 åringene kan bestemme tidspunktet for selv. Det er ingen «ulempebegrensning» med hensyn til arbeidsgiver, slik at arbeidstaker kan velge å ta ut denne ekstra uken ferie, også på ugunstige tidspunkter for arbeidsgiver.

Arbeidstaker må varsle arbeidsgiver om tidspunktet for ferieavvikling med minst 2 ukers frist. Denne varslingsfristen gjelder uavhengig av om den ekstra ferieuken tas samlet eller oppdelt. Dersom en arbeidstaker varsler med kortere frist enn 2 uker, vil det kunne få den konsekvens at arbeidsgiver kan motsette seg at ekstraferien avvikles før det tidligst er gått 2 uker. Arbeidsgiver kan selvfølgelig velge å akseptere kortere frist.

Det er viktig å poengtere her at selv om en ansatt over 60 år kan velge når den ekstra ferieuken skal avvikles i løpet av året, innebærer ikke det at de kan velge å ikke avvikle den i løpet av ferieåret (forutsatt full opptjening av feriepenger).  Arbeidsgiver har en plikt til å påse at den ansatte også faktisk avvikler denne ferieuken hvert år.

Arbeidstakere uten full opptjening

Når ferie planlegges bør arbeidsgiver også være oppmerksom på eventuelle arbeidstakere som ikke har full opptjening av feriepenger. Etter ferieloven kan nemlig ansatte i denne gruppen motsette seg å avvikle feriefritid og eventuell tilleggsfritid i den utstrekning feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet. Med bakgrunn i coronasituasjonen og permitteringer vil dette være aktuelt for mange arbeidsgivere ved ferieplanlegging i 2022. Du kan lese mer om «arbeidstakere uten full opptjening av feriepenger» her.

Merk at dersom virksomheten innstiller driften helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling, så kan også arbeidstakere uten full opptjening som berøres av stansen, likevel pålegges å avvikle ferie.

Arbeidstaker uten full opptjening - hvordan utbetale feriepenger i Payroll?

Her kan du lese mer om hvordan utbetaling av feriepenger til ansatte uten full opptjening av feriepenger løses i Payroll.

Nyansatt

Ferieloven bygger på det prinsipp at man ikke opptjener feriefritid, kun feriepenger. Dette innebærer at en ansatt vil ha krav på feriedager uavhengig av hvor lenge vedkommende har jobbet i virksomheten. Hvor mange feriedager den ansatte har krav på, avhenger av når i året den ansatte tiltrer stillingen.

En ansatt som tiltrer ny jobb senest 30. september har rett til full feriefritid (4 uker og 1 dag) i løpet av ferieåret. Hvis den nyansatte tiltrer 1. oktober eller senere, har vedkommende kun rett til ferie i én uke. Dette gjelder også der den ansatte kommer fra et annet arbeidsforhold, men ikke har avviklet ferie i det hele tatt hos tidligere arbeidsgiver. Ferie som har vært avviklet hos tidligere arbeidsgiver vil gå til fradrag i hvor mange dager ferie arbeidstaker kan kreve å få avviklet hos ny arbeidsgiver.

Når det gjelder feriefastsettelse for nyansatte følger det de ordinære reglene i ferieloven som redegjort for tidligere i denne artikkelen.

Sykmeldte arbeidstakere

Arbeidsgiver kan ikke pålegge arbeidstakere som er 100% sykmeldte å avvikle ferie under sykefraværet dersom arbeidstaker ikke ønsker å avvikle ferie. Merk imidlertid at for ansatte som er gradert sykmeldte skal arbeidsgiver fastsette ferie etter ferielovens ordinære regler.

Arbeidstaker i foreldrepermisjon

Når det gjelder arbeidstakere i permisjonstid hvor det ytes foreldrepenger eller permisjon som fedre og andre omsorgspersoner har i tilknytning til fødsel i medhold av arbeidsmiljøloven § 12-3 første ledd er også dette er gruppe ansatte som ikke er forpliktet til å avvikle ferie. Dette innebærer at arbeidsgiver ikke uten arbeidstakers samtykke kan fastlegge ferie i slike tidsrom.

Permitterte ansatte

Ferieloven har ingen særregler for ansatte som er permitterte. Det innebærer at arbeidsgiver kan fastlegge ferie for permittert arbeidstaker på vanlig måte.

Arbeidstakere i oppsigelsestid

Fastlegging av ferie for ansatte i oppsigelsestid er også underlagt begrensninger i ferieloven.

Hvis arbeidsgiver har sagt opp arbeidsforholdet og oppsigelsesfristen er mindre enn 3 måneder, kan arbeidsgiver ikke uten arbeidstakers samtykke legge ferie til tid hvor oppsigelsesfristen løper.

Dersom arbeidstaker selv har sagt opp eller oppsigelsesfristen er 3 måneder eller lengre, er det de ordinære regler for feriefastsetting som gjelder.

Merk at arbeidstaker etter ferieloven som hovedregel kan kreve at ferie avvikles før oppsigelsesfristens utløp, hvis det etter dette tidspunkt ikke er tid til å avvikle ferie innenfor hovedferieperioden eller ferieåret.

Følg RegelPOD

Ønsker du å få varsel når neste RegelPOD er tilgjengelig? Trykk på Follow i Soundcloud. RegelPOD er også tilgjengelig i Spotify og iTunes.

Her finner du alle RegelPOD.

[#2]

Arbeidsgiver bestemmer tiden for ferie

Ferieloven har som utgangspunkt at det er arbeidsgiver som fastsetter tidspunkt for når de ansatte får avvikle ferie hvert år, jf ferielovens §6 (1) annet punktum. Dette vil også gjelde som utgangspunkt for avtalebestemte feriedager (utover ferieloven). Denne retten er en naturlig del av det vi gjerne betegner som arbeidsgiverens styringsrett. Det er altså ikke noe krav om at arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om når ferien skal avvikles hvert år. 

Arbeidsgiver må imidlertid forholde seg til ferielovens rammer ved fastsettelsen, f.eks. reglene om drøfting, underretning, hovedferie og restferie. 

Drøftingsplikt – «i god tid før ferien»

Ferieloven fastsetter at arbeidsgiver «i god tid før ferien» skal drøfte fastsetting av feriefritid og oppsetting av ferielister med den enkelte arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte, jf §6 (1) første punktum. Arbeidstaker skal gis anledning til å fremme sine ferieønsker og arbeidsgiver skal ta dette med i betraktning når ferien fastsettes.

Det er viktig å være klar over at ferieloven legger opp til «drøftinger», ikke «forhandlinger».Partene må altså ikke bli enige om når ferie skal avvikles. Det presiseres i forarbeidene at dersom partene ikke blir enige, er det arbeidsgiver som fastsetter ferien innenfor de «kjøreregler» ferieloven har satt.

Ferieloven §6 setter ingen nærmere krav til hvordan drøftelsene skal gjennomføres. Det er ikke noe krav om at det gjennomføres et fysisk møte med arbeidstaker eller tillitsvalgte. Vår erfaring er at de fleste arbeidsgivere gjør ferielister tilgjengelig for de ansatte der de innen en gitt frist/dato kan legge inn sine ferieønsker. Deretter fastsettes ferie i samarbeid med den enkelte eller tillitsvalgte. 

Det er ikke angitt noen bestemt dato eller tidsfrist for når drøftingene senest må være påbegynt eller avsluttet. Det fremgår av forarbeidene i ferieloven at departementet med uttrykket «i god til» ønsket å understreke betydningen av at den enkelte arbeidstaker gis anledning og tid til å fremme sine ferieønsker før arbeidsgiveren fastsetter tiden for ferien.

Her er det greit å merke seg at arbeidstaker kan kreve underretning om tiden for ferie senest 2 måneder før ferien starter, slik at feriefastsettelse normalt bør være avklart senest 2 måneder før arbeidstaker skal ut i ferie og drøftelser bør da være gjennomført i forkant av dette.

I forarbeidene til ferieloven fremkommer også konsekvensen av at arbeidsgiver ikke overholder sin drøftingsplikt: «Etter departementets syn bør bestemmelsen i den nye loven gjelde som en ordensforskrift, slik at arbeidstakeren ikke uten videre kan nekte å ta ferie hvis drøftinger er utelatt. Arbeidsgiver som unnlater å drøfte feriefastsettelsen på forhånd, vil imidlertid etter omstendighetene kunne bli erstatningsansvarlig etter reglene i utkastet § 14 for både økonomisk tap og for velferdstap.”

Fagkonferansen våren 2023

Vårens fagkonferanse er en dag fylt med nyheter og spennende tema. Vi tar blant annet opp feriedager og utbetaling av feriepenger. Fagkonferansen arrangeres både digitalt, og i lokalene til Visma på Skøyen. 

Les mer om hva vi skal snakke om på konferansen og meld deg på her.

Underretning om ferien

Arbeidstaker kan i henhold til ferielovens bestemmelser kreve å få underretning om feriefastsettingen «tidligst mulig og senest 2 måneder» før ferien tar til, såfremt ikke «særlige grunner» er til hinder for dette. 

Denne regelen er slik at det er den ansatte selv som må fremsette krav om underretning, dette er altså i utgangspunktet ikke noe arbeidsgiver trenger å forholde seg til før den enkelte krever slik underretning. Vi anbefaler likevel at arbeidsgiver som en del av sin personalpolitikk informerer de ansatte om muligheten til å kreve slik underretning i god tid. Dette vil bl.a kunne gjøre det enklere for arbeidsgiver å overholde 2 måneders fristen.

Ferieloven legger her opp til at det skal være en «minstefrist» på 2 måneder der den ansatte ber om dette. Formålet er arbeidstakerens behov for å kunne innrette seg etter, og planlegge ferien i god tid.

Det følger av forarbeidene til ferieloven at regelen om varslingsplikt, kun er en ordensforskrift. Det betyr i praksis at arbeidstaker ikke uten videre kan nekte å ta ferie selv om arbeidsgiver har varslet med for kort frist. Vår erfaring er at de fleste arbeidsgivere av eget tiltak og som en del av sin personalpolitikk, underretter de ansatte om ferieplassering i god tid.

Ferieloven åpner også for et unntak fra denne varslingsregelen. Det gjøres unntak slik at 2 måneders fristen ikke gjelder hvis det foreligger “særlige grunner som er til hinder for dette”. Her er det først og fremst driftsmessige forhold i virksomheten som kan gi grunnlag for å fravike fristen på to måneder.

Når det gjelder de avtalefestede feriedagene mange norske virksomheter har innført, er det i de fleste tariffavtaler i all hovedsak lagt opp til å følge ferielovens bestemmelser om underretningsplikt også i forhold til disse ekstra feriedagene. Dette gjelder bl.a å innenfor LO-NHO området, Stat og kommune.

Hovedferien begrenser arbeidsgivers styringsrett

En klar begrensning i arbeidsgivers styringsrett er ferielovens bestemmelse om hovedferie.

Etter ferieloven kan arbeidstaker kreve at hovedferie som omfatter 18 virkedager sammenhengende (3 uker ferie) gis i tidsrommet mellom 1. juni og 30. september. Det betyr f.eks at arbeidsgiver ikke ensidig kan pålegge arbeidstaker å dele opp hovedferien sin.

Tilleggsferie pga alder

Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret, er i ferieloven gitt en ekstraferie på 6 virkedager (1 uke). I motsetning til ferielovens alminnelige ferie er det arbeidstaker selv som kan bestemme når denne tilleggsferien skal avvikles. Det er med andre ord kun den ekstra ferieuken som 60 åringene kan bestemme tidspunktet for selv. Det er ingen «ulempebegrensning» med hensyn til arbeidsgiver, slik at arbeidstaker kan velge å ta ut denne ekstra uken ferie, også på ugunstige tidspunkter for arbeidsgiver.

Arbeidstaker må varsle arbeidsgiver om tidspunktet for ferieavvikling med minst 2 ukers frist. Denne varslingsfristen gjelder uavhengig av om den ekstra ferieuken tas samlet eller oppdelt. Dersom en arbeidstaker varsler med kortere frist enn 2 uker, vil det kunne få den konsekvens at arbeidsgiver kan motsette seg at ekstraferien avvikles før det tidligst er gått 2 uker. Arbeidsgiver kan selvfølgelig velge å akseptere kortere frist.

Det er viktig å poengtere her at selv om en ansatt over 60 år kan velge når den ekstra ferieuken skal avvikles i løpet av året, innebærer ikke det at de kan velge å ikke avvikle den i løpet av ferieåret (forutsatt full opptjening av feriepenger).  Arbeidsgiver har en plikt til å påse at den ansatte også faktisk avvikler denne ferieuken hvert år.

Arbeidstakere uten full opptjening

Når ferie planlegges bør arbeidsgiver også være oppmerksom på eventuelle arbeidstakere som ikke har full opptjening av feriepenger. Etter ferieloven kan nemlig ansatte i denne gruppen motsette seg å avvikle feriefritid og eventuell tilleggsfritid i den utstrekning feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet. Med bakgrunn i coronasituasjonen og permitteringer vil dette være aktuelt for mange arbeidsgivere ved ferieplanlegging i 2022. Du kan lese mer om «arbeidstakere uten full opptjening av feriepenger» her.

Merk at dersom virksomheten innstiller driften helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling, så kan også arbeidstakere uten full opptjening som berøres av stansen, likevel pålegges å avvikle ferie.

Arbeidstaker uten full opptjening - hvordan utbetale feriepenger i Payroll?

Her kan du lese mer om hvordan utbetaling av feriepenger til ansatte uten full opptjening av feriepenger løses i Payroll.

Nyansatt

Ferieloven bygger på det prinsipp at man ikke opptjener feriefritid, kun feriepenger. Dette innebærer at en ansatt vil ha krav på feriedager uavhengig av hvor lenge vedkommende har jobbet i virksomheten. Hvor mange feriedager den ansatte har krav på, avhenger av når i året den ansatte tiltrer stillingen.

En ansatt som tiltrer ny jobb senest 30. september har rett til full feriefritid (4 uker og 1 dag) i løpet av ferieåret. Hvis den nyansatte tiltrer 1. oktober eller senere, har vedkommende kun rett til ferie i én uke. Dette gjelder også der den ansatte kommer fra et annet arbeidsforhold, men ikke har avviklet ferie i det hele tatt hos tidligere arbeidsgiver. Ferie som har vært avviklet hos tidligere arbeidsgiver vil gå til fradrag i hvor mange dager ferie arbeidstaker kan kreve å få avviklet hos ny arbeidsgiver.

Når det gjelder feriefastsettelse for nyansatte følger det de ordinære reglene i ferieloven som redegjort for tidligere i denne artikkelen.

Sykmeldte arbeidstakere

Arbeidsgiver kan ikke pålegge arbeidstakere som er 100% sykmeldte å avvikle ferie under sykefraværet dersom arbeidstaker ikke ønsker å avvikle ferie. Merk imidlertid at for ansatte som er gradert sykmeldte skal arbeidsgiver fastsette ferie etter ferielovens ordinære regler.

Arbeidstaker i foreldrepermisjon

Når det gjelder arbeidstakere i permisjonstid hvor det ytes foreldrepenger eller permisjon som fedre og andre omsorgspersoner har i tilknytning til fødsel i medhold av arbeidsmiljøloven § 12-3 første ledd er også dette er gruppe ansatte som ikke er forpliktet til å avvikle ferie. Dette innebærer at arbeidsgiver ikke uten arbeidstakers samtykke kan fastlegge ferie i slike tidsrom.

Permitterte ansatte

Ferieloven har ingen særregler for ansatte som er permitterte. Det innebærer at arbeidsgiver kan fastlegge ferie for permittert arbeidstaker på vanlig måte.

Arbeidstakere i oppsigelsestid

Fastlegging av ferie for ansatte i oppsigelsestid er også underlagt begrensninger i ferieloven.

Hvis arbeidsgiver har sagt opp arbeidsforholdet og oppsigelsesfristen er mindre enn 3 måneder, kan arbeidsgiver ikke uten arbeidstakers samtykke legge ferie til tid hvor oppsigelsesfristen løper.

Dersom arbeidstaker selv har sagt opp eller oppsigelsesfristen er 3 måneder eller lengre, er det de ordinære regler for feriefastsetting som gjelder.

Merk at arbeidstaker etter ferieloven som hovedregel kan kreve at ferie avvikles før oppsigelsesfristens utløp, hvis det etter dette tidspunkt ikke er tid til å avvikle ferie innenfor hovedferieperioden eller ferieåret.

Følg RegelPOD

Ønsker du å få varsel når neste RegelPOD er tilgjengelig? Trykk på Follow i Soundcloud. RegelPOD er også tilgjengelig i Spotify og iTunes.

Her finner du alle RegelPOD.