Maksuaineiston luonnissa on mahdollista luoda ostolaskulle myös osamaksu.
Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti”
Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan
Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu
Syötä ”Maksuun” –kenttään summa, jonka haluat maksaa
Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jäljelle jäävä summa jää avoimeksi, ja on myöhemmin maksettavissa.
Järjestelmään tallennettujen ostolaskujen pohjalta voi muodostaa maksuaineistoja, jotka toimitetaan pankkiyhteysohjelmalla pankkiin maksettaviksi.
Valitse Ostoreskontra –osiosta ”Maksuaineiston luonti”
Valitse ”Maksutili” –kenttään pankkitili, jolta ostolaskut maksetaan
Tarkista, että ”Palvelutunnus” on oikein ja hakemistopolku on annettu
Valitse listalta avoimet ostolaskut, joista muodostetaan maksuaineisto
Paina lopuksi ”Luo aineisto” –painiketta, jolloin maksuaineisto luodaan annettuun hakemistopolkuun. Jos käytössäsi on Pankkiyhteys-osio, niin maksuaineisto voidaan lähettää suoraan Pankkiyhteys-ohjelmasta.
Mikäli aineistoon on valittu samalle toimittajalle sekä hyvityslaskuja että ostolaskuja, niin hyvityslaskut kohdistuvat automaattisesti avoimiin ostolaskuihin ja maksuaineistoon siirtyy ostolaskuun mahdollisesti jäljelle jäävä summa.
HUOM! Maksuaineiston luonnin jälkeen aineisto pitää toimittaa pankkiin, jotta ostolaskut tulevat maksetuiksi. Huolehdi, että aineisto toimitetaan pankkiin.
Ostolaskut on mahdollista kuitata maksetuksi maksuaineiston luonnin yhteydessä. Muussa tapauksessa ostolaskut merkitään ”Maksuaineistossa” tilaan odottamaan maksun vahvistusta käsin tai tiliotteelta.
Maksun vahvistaminen manuaalisesti:
Voit vahvistaa ostolaskun maksetuksi valitsemalla Ostolaskujen hallinnasta ”Maksut” näkymän
Valitse vahvistettava ostolasku ja avaa maksu
Ota maksu muokkaus –tilaan valitsemalla työkalurivin painikkeesta ”Muokkaa”. Tallenna ja vahvista maksu ”Tallenna” –painikkeesta
Nyt maksu on vahvistettu ja tallennettu.
Maksun vahvistaminen tiliotteelta:
Avaa Ostoreskontra osion yläpalkin valikosta ”Ostoreskontra” – ”Maksut tiliotteelta”
Valitse oikea tunniste.
Mikäli tunnisteita ei ole vielä ohjelmassa, luo uusi painamalla ”Uusi tunniste” -painiketta. Anna tunnisteelle pankin nimi ja paina OK -painiketta.
Valitse hakemisto, johon on tallennettu Konekielinen tiliote tai SEPA tiliote ja paina OK -painiketta
Tiedostot kentässä näkyy kaikki valitun kansion tiedostot. Valitse tiliotteen tiedosto ja paina OK -painiketta.
”Maksun kuittaus tiliotteelta” –ikkunaan listautuu maksut, jotka tiliotteelta löytyy. Jos ”L” sarakkeessa on vihreä ”OK” painike, voidaan tiliotteella oleva maksu kohdistaa ”Maksuaineistossa” olevaan ostolaskuun.
”Kuittaa maksetuksi” –painikkeesta voit suorittaa tiliotteelta kuittauksen ja kuittauksen jälkeen tulee ilmoitus kohdistetuista maksuista.
Ostolaskut päivittyvät ”Maksettu” tilaan
Ostolaskusta voidaan luoda hyvityslasku kopioimalla, jolloin hyvityslaskulle tulee vastaavat tiedot, kuin kopioitavassa ostolaskussa mutta negatiivisella summalla.
Hyvityslaskun voi myös luoda tekemällä uuden laskun ja antamalla riviosille negatiiviset summat.
Hyvityslaskun luominen kopioimalla:
Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta”
Valitse Ostolasku, josta haluat tehdä hyvityslaskun
Valitse Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Luo valitusta ostolaskusta uusi kopioimalla”
Valitse ”Luodaan ostolaskusta hvyityslasku Ostolaskun kirjausikkunaan aukeaa ostolaskusta luotu hyvityslasku. Tarkista, että tiedot ovat oikein ja paina ”Tallenna” –painiketta.
Hyvityslasku on nyt luotu järjestelmään
Hyvityslasku voidaan kohdistaa suoraan ostolaskuun, mikäli ostolaskun tila on ”Avoin”.
Valitse Ostoreskontra osiosta ”Ostolaskujen hallinta”
Valitse avoin ostolasku ja paina Ostolaskujen hallinnan työkaluriviltä ”Kirjaa valitulle ostolaskulle maksu”
Tarkista maksun yleistiedot ja tyhjennä ”Maksettu” –kentän summa
Valitse ”Hyvityslasku” kohdasta samalle toimittajalle luotu hyvityslasku
Mikäli ostolasku on pienempi tai yhtä suuri kuin hyvityslaskun summa, niin ”Jää avoimeksi” kentässä näkyy ”0,00 EUR”
Tallenna maksu ja Ostolaskujen hallinnassa ostolaskujen tilat on päivittyneet
Mikäli ostolasku on jo maksettu, voidaan hyvityslaskuun kirjata suoritus käsin, jolloin saadaan hyvityslasku merkittyä maksetuksi
Ostolaskulle voidaan määrittää tositekohtainen kustannuspaikka tai jokaiselle ostolaskun riville erikseen.
Tositekohtaisen kustannuspaikan voit valita Ostolaskun yleistiedoissa ennen rivikirjausten aloitusta. Tällöin jokaiselle riville tulee automaattisesti määritelty kustannuspaikka.
Jos kustannuspaikka halutaan merkitä rivikohtaisesti, niin sen voi määrittää riviosan ”Kustannuspaikka” sarakkeeseen. Mikäli sarake ei ole näkyvissä, niin sen saa näkyviin rivikirjauksen työkalurivin ”Näytä sarakkeet” painikkeen takaa.
Ostoreskontran Vastaanota toiminnolla voidaan noutaa saapuneet laskut suoraan ostoreskontraan. Maventa palveluiden käyttöönotto Passelissa, toimenpiteisiin on tutustuttavissa ohjelman Ostoreskontra ohjeesta, Vastaanota Maventalla ohjeesta Maventan käyttöönotto kohdasta.
Avaa Ostoreskontran Vastaanota –toiminto ja valitse ”Vastaanota laskuja”
Vastaanota toiminto hakee automaattisesti saapuneet ostolaskut, joita ei ole vielä tallennettu ostoreskontraan
Ostolasku siirretään ostoreskontraan työkalurivin ”Luo ostolaskut” painikkeesta
Ostolasku siirtyy ostoreskontraan ”Keskeneräiseksi” ostolaskuksi.
Ostolaskut ovat ”Keskeneräisiä” niin kauan, kun lasku on tarkistettu ja hyväksytty. Hyväksyntä tehdään ottamalla keskeneräinen ostolasku ”Muokkaus” tilaan ja tallennetaan lasku.