Toegang nieuwe pensioenaangifte
Vanaf dinsdag 15-08-2023 heb je toegang tot de nieuwe pensioenaangifte. In deze release notes lees je hoe de nieuwe aangifte werkt en wat je moet doen om deze in gebruik te nemen.
1. Uniforme pensioenaangifte wordt onderdeel van Payroll Business
Zoals vermeld in de Release notes Payroll Business 2023-08, gaat de werking van de Uniforme pensioenaangifte (UPA-aangifte) veranderen.
Dit zijn de belangrijkste veranderingen en verbeteringen:
- De pensioenaangifte is onderdeel van Payroll Business.
Voortaan ga je voor het versturen van de pensioenaangifte niet meer naar de aparte tegel in het Youforce portaal, maar kies je een gebruikersgroep in Payroll Business zelf.
- Het aanmaakproces is vereenvoudigd en verbeterd: daardoor is de aangifte sneller klaar en kunnen we je sneller helpen bij vragen of problemen.
- De rapportagemogelijkheden zijn verbeterd, zo krijg je de Aangifte details voortaan standaard in Excel en is er een overzicht Aangifte totalen en afdrachten, net zoals bij de nieuwe Loonaangifte.
- Je kunt voortaan zien welke collega de aangifte heeft ingestuurd.
- Je kunt exact zien welke salarisverwerkingen in welke aangifte zijn verwerkt.
- Alle wijzigingen in de instellingen zijn zichtbaar in het Mutatieverslag Uitgebreid. Hierdoor kun je gemakkelijk zien wanneer instellingen zijn gewijzigd en wie de wijzigiging heeft doorgevoerd.
De schermen en manier van werken zijn gelijkgetrokken met die van de nieuwe loonaangifte. Binnenkort volgt ook de APG-aangifte, zodat je indien van toepassing, vanaf dat moment voor alle aangiftes dezelfde werkwijze kunt aanhouden.
Actie
- Het is de bedoeling dat je de UPA-aangifte van tijdvak 2023-07 controleert en instuurt via de nieuwe module in Payroll Business. Je hoeft dit in principe niet meer te doen in de oude oplossing via de tegel in het Youforce portaal.
- Heb je de UPA-aangifte voor het tijdvak 2023-07 toch al via de oude oplossing ingestuurd, dan is dat niet erg: stuur echter wel de UPA-aangifte 2023-07 ook in via de nieuwe Uniforme pensioenaangifte in Payroll Business zelf.
- Let op de uiterste aangifedatum voor het insturen van de UPA-aangifte 2023-07: voor vierwekenverloners is dit 16 augustus 2023, voor maandverloners is dit 31 augustus 2023.
2. Autorisatie
Gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte
Instellingen > Gebruikersgroepen
Er is een nieuw gebruikersprofiel beschikbaar: Uniforme pensioenaangifte. Dit bevat alle menu-opties die je nodig hebt voor het aanmaken, controleren en verzenden van de aangifte.
Gebruikt jouw organisatie de bestaande UPA-aangifte via de tegel in het Youforce portaal, dan zorgen wij ervoor dat de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte voor jouw organisatie klaarstaat. De gebruikers die toegang hebben tot de gebruikersgroep Loonaangifte in Payroll Business, zien dan ook de gebruikersgroep Uniforme pensioenaangifte en hebben toegang tot de menu-opties voor de nieuwe UPA-aangifte. We gaan dezelfde mensen toegang geven.
Actie
- Is er in jouw organisatie een duidelijke scheiding van taken tussen Loonaangifte en Pensioenaangifte, dan kun je de autorisaties voor deze nieuwe gebruikersgroep zo nodig (laten) aanpassen.
- Als niet iedereen toegang mag hebben tot dezelfde loonheffingennummers, kun je via de normale procedure extra gebruikersgroepen (laten) aanmaken.
3. Inrichten aangifteproces
Onderneming
Instellingen > Onderneming
In dit scherm zijn eerder dit jaar voor de nieuwe Loonaangifte alle loonheffingenummers klaargezet die jouw organisatie gebruikt. Daarbij is ook de bijbehorende Aangiftefrequentie ingevuld. Deze instellingen worden ook gebruikt voor de UPA-aangifte.
Actie
Er is geen verdere actie nodig voor dit scherm.https://confluence.visma.com/pages/editpage.action?pageId=612358977#
Aangifte stuurgegevens
Instellingen > Aangifte stuurgegevens
Hier zie je per onderneming welke aangiftes er gemaakt worden, voor welke pensioenuitvoerder (instantie) en wie de contactpersoon is.
Voor elke pensioenuitvoerder kun je hier afzonderlijk vastleggen:
- Contactgegevens
- Of de aangifte automatisch moet worden verzonden, zodra alle bedrijven definitief de salarisverwerking hebben afgesloten.
- Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de aangiftetermijn dreigt te verstrijken.
- Of je een e-mail van ons wilt ontvangen als de pensioenuitvoerder een aangifte heeft afgekeurd.
Actie
We zetten deze aangiftestuurgegevens voor je klaar, zodat je ze kunt controleren.
- De pensioenuitvoerders zetten we klaar op basis van de inrichting van de referentietabel UPA - koppeling pensioenregelingen in Payroll business.
Payroll Business schrijft mutaties weg op het gegevenselement UPA regelingkenmerk. Dat bepaalt naar welke pensioenuitvoerder een aangifte moet worden verstuurd.
- De gegevens van de contactpersoon en de ingevulde waarden voor de signaleringen worden overgenomen van de bestaande stuurgegevens voor de loonaangifte.
Voor het controleren van de gegevens kun je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Onderneming/Aangifte stuurgegevens.
Let op
Bij Automatisch verzenden aangiftes vullen we niet de waarde Ja in, ook al is die voor de loonaangifte wel ingevuld. We gaan er namelijk van uit dat je de nieuwe UPA-aangiftes eerst wilt controleren, voordat ze worden verzonden. Als het proces naar tevredenheid loopt, kun je hier voor het volgende aangiftetijdvak eventueel zelf voor Ja kiezen.
Interfaces
Instellingen > Interfaces > Uniforme pensioenaangifte (nieuw)
Hier bepaal je per bedrijf of het resultaat van de salarisverwerkingen in de UPA-aangifte moet worden opgenomen.
Actie
We zorgen ervoor dat voor al jouw bedrijven waarvoor de oude UPA-interface aan staat, automatisch worden gekoppeld aan de nieuwe interface Uniforme pensioenaangifte (nieuw). De oude interface zetten we uit en deze is niet meer zichtbaar in het scherm Interfaces. Voor het controleren van deze gegevens kunt je eventueel het Mutatieverslag uitgebreid gebruiken. Kies dan het niveau Bedrijf.
4. Periodieke controle en verzending
Aangifteverwerking
Beheer > Aangifteverwerking
In het scherm Aangifteverwerking vind je de bedrijven terug waarvoor een salarisverwerking met afsluiting is heeft plaatsgevonden en zie je in welke aangifte en welk aangiftetijdvak de resultaten terecht zijn gekomen. Daarnaast zie je voor welke Instanties (pensioenuitvoerders) de aangiftes zijn aangemaakt.
Problemen/fouten in de aangifte
Voor de UPA-aangiftes geldt net als voor de loonaangiftes: als er problemen zijn geconstateerd in de salarisverwerking worden de aangiftes niet aangemaakt of bijgewerkt. Je moet dan eerst een aanvullende verwerkingscyclus uitvoeren waarin je de fouten oplost. Dit gedeelte van het proces is niet gewijzigd:
- Als er fouten zijn, vind je deze terug in het Interface Log rapport Loonaangifte bij Gedeelde rapporten.
- Via Instellingen > Interfaces > Loonaangifte (nieuw) kun je opgeven dat dit rapport automatisch verzonden moet worden naar een specifiek e-mailadres.
Aangifte
Beheer > Aangifte
In het scherm Aangifte vind je de aangiftes terug die zijn klaargezet om te verzenden. Kies een instelling (pensioenuitvoerder) als je de aangiftes van één specifieke pensioenuitvoerder wilt zien. Dubbelklik op een aangifte om meer details te zien.
De aangiftedetails vind je in de volgende tabbladen:
Tabblad Aangifteverwerkingen
Hier zie je de salarisberekeningen met afsluiting die verwerkt zijn in de aangifte. Dit zijn alle normale verwerkingen van de betreffende bedrijven en alle aanvullende verwerkingen die zijn uitgevoerd zolang de aangifte nog niet was verzonden. Aanvullende verwerkingen die na het verzenden van een aangifte worden uitgevoerd hebben effect op de volgende aangifte in de vorm van een correctie-aangifte.
Tabblad Onderneming tijdvakken
Hier zie je alle aangiftetijdvakken die voor deze onderneming worden aangegeven. Dit is altijd het actuele tijdvak, maar als er in het lopende jaar herrekeningen hebben plaatsgevonden, zie je ook tijdvakken die al eerder zijn aangegeven en die nu opnieuw worden doorgegeven.
Dubbelklik op een tijdvak om de details van de aangifte voor dat tijdvak te zien. Op dit niveau worden de volgende gegevens aan de pensioenuitvoerder doorgegeven:
- Per regeling het totaal premieloon, totaal premiegrondslag, totaal premie, verloonde uren en aantal IKV's
- In het actuele tijdvak zie je ook per regeling de saldo's van de verschillende correctieaangiftes (deze zijn een verplicht onderdeel van de UPA-aangifte).
- Verder zie je in het actuele tijdvak ook het totaal te betalen bedrag van het tijdvak, het totale saldo van de TWK correcties, en een totaal generaal. Dit zijn geen verplichte onderdelen van de UPA-aangifte,maar we berekenen ze wel, anoloog aan de loonaangifte, zodat er een duidelijk beeld van de betalingsverplichtingen ontstaat.
Tabblad IKV tijdvakken
Hier zie je alle inkomstenverhoudingen die in de aangifte zijn opgenomen en per inkomstenverhouding alle aangiftetijdvakken.
Je kunt zoeken op bedrijf, aangiftetijdvak en medewerker.
- Klik op een IKV-tijdvak voor meer details: op dit niveau zie je alle rubrieken die volgens de UPA-gegevensspecificatie in de aangifte zijn opgenomen.
- Hierin is ook de opgaaf van verlofuren opgenomen zoals de UPA die voorschrijft.
- Tot slot zie je per regelingkenmerk en regelingvariant hier het premieloon, de premiegrondslag, de premie totaal, de premie werknemer en het aantal verloonde uren.
Tabblad Verzending en verwerking
Via dit tabblad kun je de aangifte verzenden. Je ziet vervolgens de informatie die de pensioenuitvoerder terugkoppelt en wat dat doet met de status van de aangifte: verzonden, verwerkt of afgekeurd.
Door bij Aangiftebericht te klikken op xml kun je het letterlijke XML bericht bekijken zoals dat is verzonden.
Als de aangifte is afgekeurd of is verwerkt met waarschuwingen, kun je in de terugkoppeling bij Meldingen klikken op xlsx, om de lijst met fouten of waarschuwingen op te roepen.
Collectief verzenden aangiftes
Beheer > Collectief verzenden aangiftes
Via dit scherm kun je meerdere aangiftes tegelijk versturen. Dit is vooral handig als jeorganisatie veel loonheffingennummers heeft of voor administratiekantoren die veel bedrijven binnen één klantomgeving hebben ingericht.
- Selecteer een pensioenuitvoerder en een aangiftetijdvak en controleer de betreffende ondernemingen die nog aangifte moeten doen voor dat tijdvak.
- Als de aangifte nog niet is verzonden, kun je door de optie rechts bovenin de titelbalk aan te vinken, alle nog niet verzonden aangiftes markeren.
Let op: alleen bij aangiftes met de status Klaar voor verzenden, staat rechts in het scherm een aanvinkvakje.
- Klik op Verzenden, om alle aangevinkte aangiftes te versturen.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika