Payroll Business 2021-10

[#1]

• Mededelingen
• Wet en Regelgeving 2022
• Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober
• Nieuw
• Verzamelloonstaat volgens opgave Belastingdienst
• Gewijzigd en verbeterd
• Referentietabel Pensioenen/fondsen Corr. Verlof
• Interface Loonaangifte - veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz heeft nu 6 decimale...
• Salarisstrook viewer - velden niet volledig leesbaar
• Opgeloste meldingen
• Verrekenen fiscale ruimte reiskostenvergoeding met opgenomen looncomponenten
• Medewerker gaat met AOW - Extra toetsmoment Eerste dag van de maand (2828399)
• 30% salarisnorm niet gehaald - 30%-regeling excl. extraterritoriale kosten(2883114)
• Wijziging salaristrede geeft niet gewenste resultaat(2832307)
• Signaleringsverslag - Vakantietoeslag onder wettelijk minimum versus Release(2878991)
• Journalisering vrijval eindejaarsuitkering (2879134)
• Wet- en regelgeving
• Code reden einde inkomstenverhouding per 2022

Mededelingen

Wet en Regelgeving 2022

Vanaf deze oktober release gaan we in elke release delen voor het jaarwerk 2022 opleveren.

In de maandelijkse release notes vind je informatie over de wijzigingen die invloed hebben op de inrichting. De overige zaken vind je, zoals ieder jaar in de speciale release notes Jaarovergang die we in december publiceren.

Ook komt er dit jaar weer een Kennissessie Jaarovergang, waarin we alles over de jaarovergangwijzigingen uitleggen. Je kunt je hiervoor opgeven via de Academy. Zodra de datum van deze kennissessie bekend is, laten we dit weten via de release notes en/of de Community.

Verhuizing datacenter op 1, 2 en 3 oktober

De gegevens voor medewerkers, salarissen, dienstverbanden, etc die je dagelijks invoert via onze software, slaan wij op in ons datacenter. Omdat de huidige locatie gaat sluiten, gaat dit datacenter begin oktober verhuizen.

Wanneer vindt de verhuizing plaats?

• Vanaf vrijdagavond 1 oktober 2021, 18.00 uur t/m zondag 3 oktober 20.00 uur verhuizen wij alle gegevens naar een andere locatie.
• Dit betekent dat in dit tijdsblok onze applicaties binnen het Youforce Portaal niet beschikbaar zijn.
• We hebben geprobeerd dit tijdsblok zorgvuldig te kiezen. Dus na de maandelijkse piek met mutaties, na de zomer en na de salarisuitbetalingen.

Wat betekent dat voor jou?

• In de periode van de verhuizing zijn het Youforce Portaal en alle Youforce-applicaties niet beschikbaar.
  Vanaf zondag 3 oktober 20.00 uur zijn alle applicaties weer beschikbaar.

Uiteraard houden wij je de komende periode op de hoogte en herinneren we je regelmatig aan deze verhuizing. Daarnaast hebben wij de antwoorden op veelgestelde vragen gepubliceerd, die je kunt bekijken en downloaden via deze link. 
Heb je een vraag die hier niet bij staat? Stel deze dan via 4Me: kies de service Youforce (Portal) met als onderwerp Datacenter.

Nieuw

Verzamelloonstaat volgens opgave Belastingdienst

Waarom 

Veel klanten hebben ons nadrukkelijk verzocht om het mogelijk te maken in de Verzamelloonstaat alle kolommen op te nemen, zoals de Belastingdienst dat voorschrijft. Daarom hebben we vanaf deze release de eerste aanpassingen voor de Verzamelloonstaat doorgevoerd. In komende releases volgen er nog meer aanpassingen, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt het rapport in een keer over alle bedrijven heen af te roepen.

Hoe

Rapporten > Controle > Verzamelloonstaat

Vanaf deze release hebben we de Verzamelloonstaat als volgt aangepast: 

• Aan het tabblad Specificatie per medewerker zijn veel extra kolommen toegevoegd, zodat je heel veel extra informatie over de periodes kunt vinden.
• Er is een tabblad toegevoegd met uitleg over de kolommen, waarbij we ook uitleg geven over de diverse kolommen waarin een waarde staat.

Als je de Verzamelloonstaat opvraagt, wordt deze vanaf release 2021-10 in de nieuwe lay-out getoond.

Actie

Er is geen actie nodig. 

Gewijzigd en verbeterd

Referentietabel Pensioenen/fondsen Corr. Verlof

Waarom

In release 2021-06 hebben we de referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. Verlof beschikbaar gesteld waarmee je per pensioensoort en pensioenvariant kunt aangeven of een verlofsoort wel of niet meedoet voor het corrigeren van de premie. We hebben nu geconstateerd dat het mogelijk was om deze referentietabel foutief te importeren met lege waarden in de verlofsoort. Dit zorgde dan voor een foutieve berekening. 

Hoe 

Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer > Pensioenen/fondsen Corr. Verlof

We hebben de controle op de import verbeterd, zodat het niet meer mogelijk is referentietabellen Pensioenen/fondsen benoemd/eigen (vast) – Corr. foutief, dat wil zeggen met lege waarden, in te lezen.

Actie

Er is geen actie nodig. 

Interface Loonaangifte - veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz heeft nu 6 decimalen

Waarom

Als een stagiair na de stageperiode in dienst komt, is het verplicht de stagevergoeding mee te nemen in de grondslag voor de werknemersverzekeringen. In het interfacescherm Loonaangifte kun je hiervoor de stagevergoeding vastleggen en het aantal  stageperiodes. Het was echter niet mogelijk in het veld Aantal stage periodes huidig jaar - werknemersverz een waarde met decimalen op te geven. Hierdoor werd het maximumloon voor de werknemersverzekeringen niet helemaal juist berekend, als er sprake was van gebroken stageperiodes. Daarom kun je vanaf deze release het aantal stageperiodes vastleggen met decimalen.  

Hoe

Medewerker > Medewerker > Interfaces > interface Loonaangifte

In het veld Aantal stage periodes huidg jaar - werknemersverz kun je nu een waarde met 6 decimalen vastleggen. Denk eraan dat je daarbij de gebroken stageperiodes berekent op basis van 260 werkdagen.

• Bij maandverloning moet je de gebroken werkdagen delen door 21,666667.
• Bij 4-weken verloning moet je de gebroken werkdagen delen door 20. 

Voorbeeld

Bedrijf heeft maandverloning. Een stagiair komt op 18-1-2021 stage lopen. Op 21-5-2021 is de stage beëindigd.

De stage periode voor januari is 10 (werkdagen) / 21,666667 = 0,461538. De stage periode voor februari = 1. De stage periode voor maart = 1. De stage periode voor april = 1. De stage periode voor mei is 14 (werkdagen) / 21,666667 = 0,646154.

Totaal aantal stageperiodes is dan: 0,461538 + 1 + 1 + 1 + 0,646154 = 4,107692.

Actie

Indien gewenst, kun je het aantal stageperiodes nu ook vastleggen met decimalen.

Salarisstrook viewer - velden niet volledig leesbaar

Waarom

Als je bij het openen van de Salarisstrook viewer het internetscherm niet op volledige grootte had staan, werden de velden achter het veld Medewerker verkleind, waardoor ze niet volledig leesbaar waren.

Hoe 

Rapporten > Salarisspecificaties > Salarisstrook viewer

Dit is opgelost. Als je nu de Salarisstrook viewer opent in een verkleind internetscherm, behouden de velden achter het veld Medewerker hun formaat en blijven dus leesbaar.

Actie

Er is geen actie nodig. 

Opgeloste meldingen

Verrekenen fiscale ruimte reiskostenvergoeding met opgenomen looncomponenten

Melding

Als je buiten de arbeidsvoorwaarde Reiskosten om een onbelaste vergoeding uitkeert als (aanvulling op) reiskosten, werd die vergoeding niet meegenomen in de berekening van de fiscale ruimte. De fiscale ruimte was dan lager, dan in de arbeidsvoorwaarde was berekend.

Oplossing

Instellingen > Berekening > Grondslag

Om dit te corrigeren, hebben we aan de grondslagen de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken toegevoegd, waarin je de onbelaste looncomponenten kunt plaatsen die het systeem bij het berekenen van de fiscale ruimte moet meenemen. 

Actie

Als je onbelaste looncomponenten wilt meenemen in de berekening van de fiscalen ruimte, plaats deze dan in de nieuwe grondslag Reiskosten - fiscale ruimte gebruiken.

Medewerker gaat met AOW - Extra toetsmoment Eerste dag van de maand (2828399)

Melding

Tot nu toe was het niet mogelijk om een pensioen- of fondsregeling met een vaste grondslag te laten beëindigen op de eerste dag van de maand dat een deelnemer de AOW-leeftijd bereikt of op een vaste eindleeftijd. Hierdoor werd een verkeerde datum aangemaakt voor einde deelname en werd deze verkeerde datum ook doorgegeven.

Oplossing

Instellingen > Berekening > Referentietabellen beheer

Aan de kolom Toets einde deelname van de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigenregeling (vast) en Pensioenen/fondsen benoemd (vast) is een extra toetsmoment toegevoegd, namelijk: 6 Eerste dag vd maand. 

Dit extra toetsmoment is beschikbaar vanaf release 2021-10 en kun je vastleggen vanaf de Peildatum 1-1-2022.

Actie

Als het bovenstaande in jouw organisatie van toepassing is voor een van de pensioenregelingen met een vaste grondslag en dit is een eigen regeling, pas dan de referentietabel aan.
Voor benoemde pensioenregelingen zal CAO services dit voor je doen.

30% salarisnorm niet gehaald - 30%-regeling excl. extraterritoriale kosten (2883114)

Melding

Bij gebruik van de arbeidsvoorwaardevariant 30%-regeling exclusief extraterratoriale kosten en berekening van een verlaagd percentage, sluit het fiscale loon na toepassing van de 30%-regeling bij sommige medewerkers precies aan op het norminkomen; in sommige gevallen moet het fiscale loon echter hoger zijn dan het norminkomen.

Oplossing

Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > 30%-regeling Excl extraterritoriale kosten

Aan het scherm met bedrijfsinstellingen is het volgende veld toegevoegd: Norminkomen verhogen met 0,01. Vul je hier Ja in, dan wordt het norminkomen tijdens de berekening met 1 cent verhoogd. Hierdoor wordt de bruto inhouding 1 cent lager en het berekende fiscale loon 1 cent hoger, zodat het voldoet aan de eis dat het hoger moet zijn dan het norminkomen.

Actie

Als je wilt dat het fiscale loon altijd hoger is dan het norminkomen, vul dan bij het veld Norminkomen verhogen met 0,01 de waarde Ja in.

Wijziging salaristrede geeft niet gewenste resultaat (2832307)

Melding

Soms werd een mutatie die was ingevoerd door een gebruiker, niet meegenomen in een salarisverwerking nadat de datum in dienst van de medewerker was gewijzigd. Dit kwam voor als er al een (voorlopige) verwerking voor de medewerker had plaatsgevonden en daarna de datum in dienst was gewijzigd. Als je bijvoorbeeld aan een medewerker een salarisschaal en -trede hebt toegekend en, nadat de medewerker al (voorlopig) is verloond, de datum indienst wijzigt en ook de salaristrede, dan kon de Payroll engine het nieuwe schaalbedrag niet altijd meer vastleggen.

Wijzig je de datum in dienst, dan worden er in de applicatie automatisch een aantal zaken gewijzigd. Deze mutaties krijgen dan de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder; dat geldt dan ook voor mutaties die oorspronkelijk door de Payroll engine zijn gemaakt. In Payroll Business krijgen mutaties die zijn vastgelegd door een gebruiker prioriteit boven mutaties met Payroll engine als muteerder en daarom kon de Payroll engine niet altijd nieuwe mutaties aanmaken zodat de waarde die voor de wijziging van de datum indienst actief was, actief bleef.

Oplossing

Bij een wijziging van de datum in dienst krijgen (indien aanwezig) de door de Payroll engine aangemaakte mutaties niet meer de gebruiker die de datum indienst heeft gewijzigd als muteerder, maar worden de mutaties van de Payroll engine inactief zodat bij een nieuwe verwerking deze mutaties opnieuw kunnen worden aangemaakt. 

Actie

Deze aanpassing is actief vanaf deze release. Heeft dit zich bij een van uw medewerkers voorgedaan en is de medewerker inmiddels al definitief verloond, dan kunt u de datum in dienst niet meer aanpassen. Bij nieuwe situaties zal dit niet meer optreden.

Signaleringsverslag - Vakantietoeslag onder wettelijk minimum versus Release (2878991)

Melding

Er verschijnen nog steeds meldingen in het Signaleringsverslag dat het vakantiegeld dat een medewerker heeft ontvangen, onder het wettelijk minimum ligt. Dit komt omdat er door afrondingsverschillen een verschil van een of enkele eurocenten is ontstaan.

Als de instelling van het veld Controleren op wettelijk minimum gelijk is aan Controleren en aanvullen dan staan die eurocenten in de Afrekenmatrix en worden tegelijk met het vakantiegeld uitbetaald. De melding dat het vakantiegeld onder het minimum ligt, verschijnt dan ook in het Signaleringsverslag. Als wordt betaald in een andere peridoe dan de eindperiode, zie je het signaal zowel in de eindperiode als in de betaalperiode. Dit komt omdat de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag en de controle een net iets andere berekeningsmethodiek gebruiken.

Oplossing

De regeling die de controle op het minimumloon en de minimale vakantietoeslag uitvoert, is zo aangepast dat een verschil tot 6 cent nu wordt genegeerd: u kunt dit verschil mogelijk nog wel zien in het rapport met payrollelementen, maar het signaal staat niet meer in het Signaleringsverslag en er is geen uitbetaling van de aanvulling op het vakantiegeld als dit minder is dan 6 cent.

Actie

Let op het volgende. Als er afgelopen mei een aanvulling van enkele eurocenten is uitgekeerd op het vakantiegeld, kan er als gevolg van deze wijziging een TWK-berekening plaatsvinden waarbij de eurocenten worden teruggeboekt.

Journalisering vrijval eindejaarsuitkering (2879134)

Melding

Als een medewerker uit dienst gaat en de eindejaarsuitkering moet worden uitbetaald in de periode na uit dienst, dan werden de reserveringen niet tegengeboekt.

Oplossing

Met ingang van 01-01-2021 worden vanaf deze release in genoemde situatie de reserveringen weer tegengeboekt via de betreffende looncomponenten.

Actie

Er is geen actie nodig.

Wet- en regelgeving

Code reden einde inkomstenverhouding per 2022

Waarom

Vanaf 2022 hebben de Belastingdienst en het Uniform Pensioenfonds de Code reden einde inkomstenverhouding aangepast en aan elkaar gelijk gemaakt. Dit betekent dat de lijst met codes per 2022 verandert. We hebben deze lijst per release toegevoegd, zodat de codes voor eventuele uitdienstmeldingen in de toekomst al zijn aangepast voor 2022 en de aangifte ervan goed gaat, 

Wijzigingen per 2022

• De waarden 80 en 81 van de UPA zijn vervangen door 05 en 06.
• De waarde 02 die de Belastingdienst hanteerde op basis van de waarden 80 en 81 die de klant had ingevuld, vervallen ook.
• De Belastingdienst hanteert nu ook de daadwerkelijke waarde van 05 en 06, zodat daar geen verschil meer in zit.

Actie

Instelling > Gegevensuitwisseling > Conversietabel

Gebruik je eigen redenen uit dienst, dan is het nodig de conversietabel aan te passen per 2022. Hierbij moet je alle waarden die verwijzen naar 80 en/of 81 wijzigen naar 05/06.
Als dit niet is gebeurd, wordt er bij een uitdienstmelding met een van de codes 80 of 81 geen aangifte aangemaakt. 
Let op: als je deze waardes aanlevert vanuit een ander HR-systeem, denk er dan aan dat deze validatiewaarden ook daarin moeten worden aangepast.

Gebruik je de waardenlijst van de Belastingdienst op Landniveau, dan hoef je hier niets voor te doen. 

Officiële lijst Belastingdienst gaan gebruiken

Als je ervoor kiest om de officiële lijst van de Belastingdienst te gaan gebruiken, doe dan per 2022 het volgende: . in dat geval kan per 2022 een aantal dingen worden verwijderd / uitgezet:

1. Verwijder de eigen gemaakte  waardenlijst.
   Dit doe je via Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst.  
2. Leg in de Interface loonaangifte vast dat je geen gebruik maakt van de Conversietabel reden uit dienst door het veld leeg te maken.
   Dit doe je via Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces > Interface Loonaangifte.

Publishing Date : 9/22/2021

[#2]

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2024 zijn gepland.

• Tijdens de releases op de geplande zaterdagen zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases.
• Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
• Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.

De release kalender van Visma Raet vind je  hier.

Januari 2024
	1	2	3	4	5
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Februari
	5	6	7	8	9
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23
Za	3	10	17	24
Zo	4	11	18	25

Maart
	9	10	11	12	13
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24	31

April
	14	15	16	17	18
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Mei
	18	19	20	21	22
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

Juni
	22	23	24	25	26
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

Juli
	27	28	29	30	31	&nbsp
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Augustus
	31	32	33	34	35
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23	30
Za	3	10	17	24	31
Zo	4	11	19	25

September
	35	36	37	38	39	40
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29

Oktober
	40	41	42	43	44
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24	31
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

November
	44	45	46	47	48
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24

December
	48	49	50	51	52	1
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24	31
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29