Mijn Communities
Help

Release Notes Payroll Business Mei 2024

28-04-2024 12:53 (Bijgewerkt op 28-04-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 269 Weergaven

 

Mededelingen 

Dit jaar een nieuw Salarisdossier!

Wij zijn een nieuwe versie van het Salarisdossier aan het voorbereiden! In deze releasenotes vind je alvast een paar ontwikkelingen die hiermee te maken hebben. Er is nog geen actie van jouw kant nodig, maar het is wel goed dat je alvast kennis neemt van deze veranderingen:

  • Het privé e-mail adres wordt duidelijker zichtbaar gemaakt op de schermen Medewerker en Medewerkers.
  • In het scherm Arbeidsrelatie zie je enkele nieuwe medewerker instellingen waarmee je later dit jaar kunt aangeven op welke manier de medewerker eventuele e-mail berichten vanuit het vernieuwde Salarisdossier wil ontvangen.

Hieronder vind je meer details.

Nieuw 

Aansturing e-mail berichtgeving vanuit nieuwe Salarisdossier

Waarom 

In het nieuwe salarisdossier moet de medewerker straks kunnen aangeven op welke manier er e-mail berichten verzonden moeten worden, als er een nieuw document klaarstaat.

Hoe 

Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie (Payroll only gebruikers)
Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie (HR + Payroll gebruikers)

Er zijn twee nieuwe gegevenselementen beschikbaar om bij de medewerker vast te leggen:

  • Meldingen vanuit digitaal dossier: hiermee kan de medewerker straks aangeven of er een e-mail bericht moet worden verstuurd als er een nieuw document klaar staat in het Salarisdossier, en wat er in dat e-mail bericht zit: een PDF-bijlage, of een link waarmee het Salarisdossier geopend kan worden.
  • E-mail adres voor meldingen digitaal dossier: dit bepaalt welk E-mail adres straks daarvoor gebruikt moet worden: het zakelijk e-mail adres of het privé e-mail adres.

Actie 

Er is bij deze release nog geen directe actie nodig. 

Zelf je gebruikers beheren

Waarom 

Beveiliging van persoonlijke gegevens is een belangrijke thema. Steeds meer van onze klanten vragen daarom of ze zelf het beheer kunnen voeren over wie er toegang heeft tot welke gebruikersgroepen. 

Hoe 

Dit is mogelijk: als jij voortaan ook zelf de gebruikers van jouw organisatie wilt beheren, neem dan contact op met onze service desk. Zij zullen dan voor jou een nieuwe gebruikersgroep Autorisatiebeheer voor je aanmaken. Geef daarbij aan welke collega's in jouw organisatie de rol van autorisatiebeheerder op zich gaan nemen: we voegen die gebruikers dan toe aan de nieuwe gebruikersgroep, waardoor ze de rechten van andere gebruikers kunnen beheren.

Ter informatie, voor als je deze mogelijkheid al had: de gebruikersgroep Applicatiebeheer is - voor de duidelijkheid - hernoemd naar Autorisatiebeheer.

Actie 

Wanneer je deze gebruikersprofiel zelf wilt hebben dan kun je hiervoor contact opnemen met de Service Desk.

Aansturing gebruik van de HR App

Waarom 

Sinds een tijdje bieden wij de HR App aan: medewerkers kunnen deze downloaden en op hun telefoon of tablet installeren. Met de HR App kan de medewerker (onder andere) het verlofsaldo raadplegen, nieuwe verlofaanvragen indienen, declaraties indienen en salarisstroken en jaaropgaven raadplegen. 

Het is vanaf nu mogelijk om aan te geven of medewerkers van jouw organisatie wel of niet gebruik mogen maken van de HR App.

Hoe 

Standaard zetten we de HR App voor jouw organisatie aan. Dat betekent dat alle medewerkers van jouw organisatie in principe van de app gebruik kunnen maken: nadat ze de app hebben geïnstalleerd en het autorisatieproces hebben doorlopen, zal de app de betreffende medewerkergegevens laten zien.

Actie 

Als je niet wilt dat deze mogelijkheid aanwezig is, dan kan dit uitgezet worden. Neem daarvoor contact op met onze Service desk.

Administratiekantoren kunnen de optie desgewenst zelf uitzetten:

  • Ga naar menukeuze Instellingen > Beheer > HR koppelingen (als je HR + Payroll gebruikt) of Instellingen > Beheer > Raet koppelingen (als je alleen het payroll gedeelte gebruikt)
  • Selecteer de koppeling HR App
  • Vink de aanduiding HR App actief uit en klik op Opslaan

Meer informatie over de mogelijkheden van de HR app vind je op https://www.youserve.nl/youserve-app/

Arbeidsvoorwaarde reiskosten - Blokkeren declaraties reiskosten

Waarom

Ter voorbereiding van de afhandeling van declaratie reiskosten voor CO2, kan gekozen worden om ook voor medewerkers met een lease auto, declaratie formulieren in de APP te gebruiken. Echter deze declaraties mogen in principe niet uitbetaald worden omdat er gebruik wordt gemaakt van een lease auto. 

Om declaraties te kunnen blokkeren voor uitbetaling, is een extra veld bij de arbeidsvoorwaarde reiskosten toegevoegd.

Hoe

Menu bijvoorbeeld: Medewerker > contract > Arbeidsvoorwaardenpakket

Kies de arbeidsvoorwaarde reiskosten. Het nieuwe veld heet: Blokkeren declaraties reiskosten [10529119]. Wanneer dit veld op Ja staat, zal alle reiskosten declaraties niet worden uitbetaald die lopen via de arbeidsvoorwaarde reiskosten.

Actie

Indien een medewerker wel declaraties indient en de reiskosten declaraties moeten niet worden uitbetaald, dit veld op JA zetten.

Fiscale ruimte vaststellen reiskosten

Waarom

In sommige gevallen werd de fiscale ruimte niet juist berekend bij de zakelijke declaraties. Deze declaraties werden ten onrechte uitbetaald.

Hoe

Menu Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardepakket > Reiskosten

Vanaf 01-01-2024 wordt de fiscale ruimte correct berekend over de zakelijke kilometer declaraties.

 

   
   
   
   
   
   

Actie

Wanneer je gebruik maakt de fiscale ruimte in de arbeidsvoorwaarden reiskosten is het verstandig de loonstroken te controleren.

 

Eenmalige mutaties (dagmutaties) met verbijzonderingen importeren via spreadsheet

Waarom

Er blijkt een groeiende behoefte te zijn aan de mogelijkheid om declaraties en uren te kunnen importeren door middel van een spreadsheet, met daarbij specifieke verbijzonderingen. Bijvoorbeeld:

  • Import van reiskostendeclaraties met vermelding van van mobiliteit en vervoermiddel ten behoeve van de nieuwe CO2 wetgeving
  • Import van uren met kostenplaats en kostendrager of vestiging en afdeling.

Voor dit soort mutaties bestond al de mogelijkheid om een CSV bestand in te lezen, vanaf deze release is er ook een Excel-formaat waarmee dit kan.

Hoe

Menu Beheer > Externe mutaties > Conversieschema
Menu Beheer > Externe mutaties > Upload extern mutatiebestand

Er is een nieuw extern systeem beschikbaar: Excel basisdocument (dagmutaties).  De spreadsheet die hiervoor gebruikt kan worden lijkt sterk op wat voorheen Raet basisdocument heette, maar met de volgende nieuwe mogelijkheden:

  • Het formaat is uitsluitend bedoeld voor het verwerken van eenmalige mutaties (dagmutaties). De kolommen zijn achtereenvolgens:
  • Bedrijfscode, Medewerkercode en Ingangsdatum 
  • Eén of meer gegevenselementen met geldigheid = eenmalig (dag). Meestal zijn dit declaraties of urensoorten
  • Rechts van de dagmutaties kun je de elementnummers opgeven van de verbijzonderingscriteria, zoals mobiliteit, vervoermiddel, vestiging, afdeling, etc

Werkwijze:

  • In de online help vind je een voorbeeld dat je kunt gebruiken om aan te passen.
  • In het conversieschema kun je aangeven of de sheet tellend of vervangend moet gebeuren. Het is dus ook mogelijk om twee conversieschema's aan te maken: één voor tellend verwerken, en één voor vervangend verwerken.

Om de lijst overzichtelijk te houden zijn de namen van de bestaande externe systemen hier en daar aangepast. Hier een overzicht:

 

Extern systeem Doel / mogelijkheden
SAP

Dit is het standaard formaat dat vanuit de PU12 toolbox van SAP HCM gegenereerd kan worden.

Er is documentatie beschikbaar over de inrichting die in SAP om dit formaat te genereren. Indien nodig kan onze implementatieconsultant u hierbij assisteren.  Alle mutaties worden vervangend verwerkt.

Batchinput Verwerken van mutaties in Payroll Business formaat. Alle mutaties worden vervangend verwerkt.

Oude naam: Importeren dagmutaties met verbijzonderingen

Nieuwe naam: CSV bestand (dagmutaties)

Dit formaat is geschikt voor reguliere import van gewerkte uren uit tijdregistratiesystemen, inclusief verbijzonderingen naar bijvoorbeeld project, kostenplaats of opdrachtgever.  De header van het bestand en het conversieschema bieden diverse mogelijkheden voor aansturing van tellend en vervangend verwerken, en om het tijdsvenster aan te geven waarbinnen het vervangen moet gebeuren, Dit formaat is vooral geschikt om aan te leveren vanuit externe applicaties.

Oude naam: Raet Basisdocument 

Nieuwe naam: Excel basisdocument (vast/periode) 

Dit formaat is geschikt voor het verwerken van mutaties op alle gegevenselementen in Excel formaat, maar is vooral bedoeld voor gegevenselementen met een geldigheid Vast of Afrekenperiode: alle mutaties worden vervangend verwerkt.

Via deze route kún je dagmutaties verwerken, maar deze worden uitsluitend vervangend verwerkt, en je kunt geen verbijzonderingscriteria toevoegen. Gebruik voor dit laatste het nieuwe formaat  hieronder, Excel basisdocument (dagmutaties).

Dit formaat is vooral geschikt om handmatig vastgelegde mutaties aan te leveren.

Nieuw: Excel basisdocument (dagmutaties)

Verwerken van eenmalige mutaties (dagmutaties) met verbijzonderingen in Excel formaat.

In de sheet kun je rechts van de dagmutaties de elementnummers opgeven van de verbijzonderingscriteria (mobiliteit, vervoermiddel, vestiging, afdeling, etc).

In het conversieschema kun je aangeven of de sheet tellend of vervangend moet gebeuren.

Ook dit formaat is vooral geschikt om handmatig vastgelegde mutaties aan te leveren.

Importeren verzuimhistorie Voor het importeren van verzuimhistorie vanuit externe systemen

 

Actie

Er is geen actie nodig. In de online help vind je meer uitleg, en voorbeelden van sheets die je kunt gebruiken.

Gewijzigd en verbeterd

E-mail adres (privé) toegevoegd aan schermen Medewerker en Medewerkers

Waarom 

Bij het in dienst nemen van medewerkers via de Workflow Aanmaken medewerker was het nog niet mogelijk om een privé e-mail adres op te geven.

Hoe

Workflows > Instroom > Aanmaken medewerker > Medewerker (stap 1)
Medewerker > Medewerker (Payroll only gebruikers)
Medewerkers > Medewerkers (HR + payroll gebruikers)

Het e-mail adres privé (gegevenselement 7213) is toegevoegd aan beide schermen.

Actie

Er is bij deze release nog geen directe actie nodig. Het privé e-mail adres gaat later dit jaar een rol spelen bij het nieuwe salarisdossier (zie uitleg hierboven).

Uniforme Pensioen Aangifte: geen Burgerservicenummer meer naar private pensioenuitvoerders

Waarom

Als een UPA pensioenaangifte naar een private pensioenuitvoerder wordt verzonden is het niet toegestaan om daarbij het BSN nummer in de aangifte te vermelden. 
Dit gaat om de onderstaande Pensioenuitvoerders:

  • A.S.R Levensverzekeringen                                         
  • ABN AMRO Pensioenfondsen
  • AxyWare
  • BeFrank
  • Keylane Inkomen
  • Keylane Pensioenen
  • LifeSight
  • Zwitserleven Pensioenen
  • Zwitserleven Verzekeringen

Hoe

Vanaf deze release is dit gerealiseerd en wordt bij een UPA pensioenaangifte naar een private pensioenuitvoerder het BSN nummer niet meer vermeld in de aangifte. 

Actie

Er is geen verdere actie vereist. 

 

Automatisch aanmaken standenregister 

(alleen beschikbaar voor administratiekantoren)

Waarom

Een tijdje geleden is het standenregister (uitgebreid) toegevoegd aan de lijst met rapporten die automatisch aangemaakt kunnen worden na het afsluiten van een salarisberekening. Het was daarbij nog niet mogelijk om parameters vast te leggen, bijvoorbeeld de keuze voor PDF of Excel.

Hoe

Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen

Voor het uitgebreide standenregister kun je voortaan de volgende parameters vastleggen in een sjabloon:

  • Kolom: het rapport kan de verschillen tonen in het bruto bedrag, het netto bedrag, de loonheffing of het totaalbedrag
  • Wel of niet per medewerker afzonderlijk
  • Wel of niet per looncomponent afzonderlijk
  • Opslaan als PDF of Excel

Daarnaast is de lijst met rapporten waar je uit kunt kiezen opgeschoond, er stonden een paar rapporten tussen die er niet thuishoorden. De lijst is nu overzichtelijker:

  • Afrekenmatrix medewerker 
  • Afrekenmatrix per periode 
  • Afrekenmatrix werkgever
  • Afrekenresultaten D/C 
  • Betalingsoverzicht netto resultaat
  • Collectieve loonstaat
  • Controleoverzicht loonaangifte
  • Standenregister (uitgebreid)
  • Verzamelloonstaat
  • Werkkosten

Actie

Er is geen verdere actie vereist. Eventueel kun je vanaf nu één of meerdere versies van het Standenregister automatisch voor je klanten laten aanmaken, bijvoorbeeld een PDF versie met alleen de totalen, en daarnaast een Excel versie per medewerker en looncomponent.

Rapporten automatisch aanmaken per kostendrager of classificatiekenmerk 3

(alleen beschikbaar voor administratiekantoren)

Waarom

In de release van maart 2024 zijn Kostendrager en Classificatiekenmerk 3 toegevoegd als nieuwe groepeerkenmerken voor rapporten. Bij het vastleggen van de parameters voor automatische rapportage kon je deze echter nog niet kiezen.

Hoe

Administratiebeheer > Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen

Kostendrager en Classificatiekenmerk zijn selecteerbaar bij de parameter Groepeerkenmerk van diverse rapporten.

 

Actie

Er is geen verdere actie vereist. Eventueel kun je de parameter Groepeerkenmerk nu aanpassen, als je een bepaald rapport per Kostendrager of Classificatiekenmerk 3 wilt laten aanmaken

Opmerking: Classificatiekenmerk 3 is een algemene naam. Het is de bedoeling dat hier een klantspecificieke omschrijving aan wordt gegeven. Deze kun je eventueel opzoeken bij Instellingen > Vastlegging > Alternatieve omschrijvingen.

Opgeloste meldingen

UPA 2023 aanlevering datum uit dienst (5937379)

Melding

Bij het uitdienst melden van medewerkers waarbij de klant gebruik maakt van een conversie tabel voor de reden uitdienst, worden de einddatum en reden uitdienst niet altijd gevuld in de UPA aangifte.

Oplossing

De UPA aangifte is aangepast zodat nu, net zoals bij de Loonaangifte en APG aangifte, het geconverteerde element en de einddatum wel worden doorgegeven.

Actie

Voor nieuw aangemaakte aangiftes hoef je geen actie te ondernemen. Voor nog niet ingezonden aangiftes kan je een herrekening uitvoeren in het aangiftescherm.

30% regeling berekening aftopping WNT (43820483)

Melding

Wanneer een medewerker bij de toepassing van de Extraterritoriale kosten regeling boven de WNT norm aanzit, moet de premie berekening worden afgetopt tot het WNT norm.  

Oplossing

De arbeidsvoorwaarde variant 005 - Extraterritoriale kosten, berekent nu bij verschillende scenario's de juiste premie 30% regeling.

De verschillende scenario's die kunnen voorkomen zijn::

  1. Medewerker heeft geen mastertitel of is het gehele jaar ouder dan 30
    1. Inkomen is boven het Norminkomen en onder de WNT - Resultaat: 30% wordt berekend over het cumulatief inkomen 
    2. Inkomen boven WNT met toetsing WNT - WNT wordt afgetopt tot WNT
    3. Inkomen onder Norm inkomen - Percentage 30% premie wordt verlaagd voor zover het inkomen onder het norminkomen komt 
  2. Medewerker heeft Mastertitel en geen overgang naar regulier
    1. Inkomen is boven het Norminkomen en onder de WNT - Resultaat: 30% wordt berekend over het cumulatief inkomen 
    2. Inkomen boven WNT met toetsing WNT - WNT wordt afgetopt tot WNT
    3. Inkomen onder Norm inkomen - Percentage 30% premie wordt verlaagd voor zover het inkomen onder het norminkomen komt 
  3. Medewerker wordt 30 en gaat van Master naar regulier
    1. Inkomen is boven het Norminkomen en onder de WNT - Resultaat: 30% wordt berekend over het cumulatief inkomen
    2. Inkomen net onder en in een ander periode boven WNT met toetsing WNT - Dit kan soms fout gaan.
      • Op peildatum 1-1-2024 (begin van het jaar)
      • Zet  het veld: Toepassen normbedrag 30% regeling op Reguliere inkomen van toepassing
      • Herbereken de payroll
      • Het kan in dit geval niet fout omdat de medewerker ruim boven het norm inkomen zit waardoor er geen ruimte door schuift.
    3. Inkomen onder Norm inkomen - Percentage 30% premie wordt verlaagd voor zover het inkomen onder het norminkomen komt 

Actie

Wanneer de berekening van een medewerker is zoals benoemd in punt 3b, controleer de berekening. Wanneer deze niet juist is, richt dan de medewerker in volgens de 4 aangegeven punten benoemd bij punt 3b.

 

CO2 - Waardenlijst gegevenselement "Vervoersmiddel brandstof (6108834)

Melding

De waardenlijst van bovenstaand gegevenselement was niet geheel conform de omschrijvingen vanuit de Belastingdienst, dit is nu aangepast.

Oplossing

Met ingang van de release van mei zijn de omschrijving van validatiewaarde '003' en '005' zijn als volgt aangepast:

'003' "Auto (plugin) hybride"
'005' "Auto andere brandstoffen Actie"

Actie

Er is geen actie nodig. De omschrijvingen zijn aangepast.

 

Overzicht betaalposten - Ontbrekende regels (6029061 )

Melding

Als een medewerker in de actuele salarisperiode betaald krijgt, maar na deze betaaldatum pas indienst kwam, was de betaling niet zichtbaar op het Overzicht betaalposten, en in het scherm Controleren Betaalposten.  

Oplossing

Betalingen > Beheer > Controleren betaalposten

Er werd bij het tonen van de informatie ten onrechte gecontroleerd of de medewerker al in dienst was op de betaaldatum, deze toets is verwijderd. 

Actie

Er is geen actie nodig. Het Overzicht betaalposten sluit nu in alle gevallen weer aan bij het rapport  Betalingsoverzicht netto resultaat en bij de daadwerkelijk via de bank uitgevoerde betalingen.

Berekening fiscale bijtelling na 60 maanden (6132651)

Melding

Voor de auto van de zaak zonder CO2-uitstoot (auto categorie 6) of waterstof- of zonnecelauto (auto categorie 11) met een datum 1e tenaamstelling in 2019, vervalt dit jaar na 60 maanden de lagere bijtelling.

Vanaf de eerstvolgende maand werd de maximale bijtelling van 22% toegepast. Dit was niet correct, aangezien er nog een lagere bijtelling geldt voor deze categorieën:

  • Voor auto's in categorie 6 geldt voor dit jaar dat er over de eerste €30.000 van de cataloguswaarde 16% bijtelling wordt berekend en over het overige deel van de cataloguswaarde geldt wel 22%.
    Voor auto's in categorie 11 geldt voor dit jaar een bijtellingspercentage van 16% over de gehele cataloguswaarde.
  • Vanaf 2025 zullen voor beide categorieën de bijtellingspercentages verhoogd worden van 16% naar 17%.

Oplossing

Met ingang van 1-1-2024 hebben wij de referentietabel aangepast, waardoor er nu met het correcte bijtellingspercentage wordt gerekend na het bereiken van de 60 maanden.

Actie

Indien er gekozen is om af te wijken van het berekende bijtellingspercentage door het veld 'Afwijkend percentage bijtelling' of het veld 'Fiscale bijtelling bedrag afwijkend (auto vd zaak)' te vullen, dan zal deze waarde verwijderd moeten worden om de bijtelling weer automatisch te laten berekenen. In andere gevallen is er geen actie nodig.

Actieve onderwerpen