Mededelingen
Releasenotes
De releasenotes van HR Core Business en Payroll Business zijn samengevoegd in één bericht. Dit hebben we gedaan vanwege de toenemende overlap tussen beide systemen en om ervoor te zorgen dat alle gebruikers op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen.
Aanmaken gebruiker
Waarom
Ter voorbereiding op een eigen toegangsbeheer bij YouServe worden alvast een aantal voorbereidingen uitgevoerd. Eén daarvan is het toevoegen van het veld YS Gebruikers-ID in HR Core / Payroll Business. Met dit nieuwe veld hoeft nog niets gedaan te worden, pas wanneer we de YouServe toegangsbeheer gaan uitrollen, zullen we hierover meer uitleg geven en ook wat in dit veld wordt geplaatst.
Let op: Wanneer je een waarde opgeeft in dit veld, er gebeurt nog niets mee.
Actie
Wanneer gebruik gemaakt gaat worden van de nieuwe YouServe toegangsbeheer, zal dit veld gebruikt worden.
Wensen van de klant
Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo (Core)
In een vorige release hebben we deze functionaliteit geïntroduceerd, samen met de wijziging voor het bijwerken van verlofaanvragen na een roosterwijziging. Helaas ontdekte we een fout die verband hield met het beëindigen en herberekenen van het verlofsaldo na uitdiensttreding. We hebben deze fout inmiddels opgelost en stellen deze functionaliteit in deze release opnieuw beschikbaar. Zie de onderstaande informatie voor details.
Waarom
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor:
Reguliere verlofsoorten:
Voor reguliere verlofsoorten wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het verlof dat is opgenomen voor de datum van uitdiensttreding.
Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof:
Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na de datum van uitdiensttreding verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband.
Verlof beëindigen niet uitvoeren bij uit dienst gaan:
- Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens
- Medewerker > Contract > dienstverband
Wanneer het niet wenselijk is dat verlof automatisch wordt afgeboekt bij uitdiensttreding, kan de waarde van het veld 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet.
Dit kan via: Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens
Hoe
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof; dit wordt niet automatisch stopgezet.
In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken:
- Medewerker > Verlof > Verlofsaldo
- Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof
Actie
- Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig.
- Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (31-08-2024). Het verwijderen van verlofaanvragen kan enige tijd duren.
- Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uit dienst gaat, zal dit handmatig stopgezet moeten worden.
- Als het niet wenselijk is dat bij een uitdiensttreding het verlof wordt beëindigd, moet het gegevenselement 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet.
Let op!
Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag.
De aanpassing waarbij het verlof wordt herberekend bij het wijzigen van het werkpatroon is nog niet actief gemaakt. Kortom, alleen het weghalen van verloven (verlofaanvragen) op en na de datum van uitdiensttreding wordt verwerkt.
Gewijzigd en verbeterd
Veld "Verwijderen IKV" benaming aangepast (Payroll)
Waarom
In sommige gevallen is het noodzakelijk om een medewerker in te trekken voor een aangifte. Dit kan zijn doordat de medewerker eerst wel is aangeleverd, maar later voor die periode helemaal niet aangeleverd had mogen zijn.
Om dit te doen bestaat er op het scherm inkomstenverhouding het veld 'Verwijderen IKV'. Dit geeft verwarring omdat er onderaan ook een knop " Verwijderen IKV" staat. Om die reden hebben we de naam van het veld veranderd.
Hoe
Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding
We hebben vanaf 1-1-2024 het veld "Verwijderen IKV" aangepast naar "Intrekken IKV". Hiermee is de naam van het veld aangepast naar de functionaliteit wat het ook echt doet.
Actie
Er is geen actie nodig. De naam is aangepast op het scherm.
Namen Interfaces aangepast (Payroll)
Waarom
Bij de live-gang afgelopen jaar voor de verschillende aangiftes (Betalingen, Loonaangifte en Uniforme Pensioenaangifte) hebben we nieuwe interfaces aangemaakt. Hierin hadden we elke keer de naam omschreven als (nieuw) zodat het duidelijk was wat de oude interface en wat de nieuwe interface was.
De oude interfaces staan echter al een langere tijd uit en dus is het tijd om het woord "Nieuw" te laten vervallen.
Hoe
Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces
Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten interfaces
We hebben vanaf 1-1-2024 de interface namen van onderstaande interfaces aangepast naar de naam zonder het woord (nieuw).
- Loonaangifte
- Uniforme Pensioenaangifte
- Overboekingen SEPA
Tevens hebben we de regel aangepast bij het herstarten van de aangifte als deze verkeerd is gegaan. Hier stond "Loonaangifte t/m 2022" Deze is ook aangepast en is t/m 2022 weggehaald.
Actie
Er is geen actie nodig. De namen zijn aangepast.
Let op: Herstarten loonaangifte is alleen zichtbaar indien er een herstart noodzakelijk is.
Pensioenregelingen - Toevoegen nieuwe grondslagen (Payroll)
Waarom
In de vaste pensioenregelingen had je de mogelijkheid om specifieke looncomponenten mee te nemen in de pensioengrondslag. Deze werden standaard verhoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overige, deze is ingericht in de referentietabel van desbetreffende pensioenregeling. Vanuit onze klanten is de wens geuit om te bepalen of een looncomponent wel of niet, of met een van beide ophogingspercentages verhoogd moet worden voor de pensioengrondslag.
In steeds meer regelingen geldt niet meer dat altijd deze inrichting gevolgd kan worden en dus worden er steeds vaker handmatige berekeningen in de systemen gedaan wat maandelijks veel werk met zich meebrengt.
Hoe
Met ingang van 1 januari 2024 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen van de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen.
Aanpassing in bestaande grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen):
01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (A)
01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (A)
Deze grondslag werkt nog altijd op dezelfde manier en wordt standaard opgehoogd met zowel het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig.
Nieuwe grondslagen:
02(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (B)
02(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (B)
De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag
03(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (C)
03(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (C)
De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage overig
04(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (D)
04(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (D)
De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden niet opgehoogd met een van de ophogingspercentages
Deze grondslagen zijn terug te vinden in de volgende payrollelementen:
Looncomponent (A) (Pens.)
Looncomponent (B) (Pens.)
Looncomponent (C) (Pens.)
Looncomponent (D) (Pens.)
Vaste toeslag ft (A) (Pens.)
Vaste toeslag ft (B) (Pens.)
Vaste toeslag ft (C) (Pens.)
Vaste toeslag ft (D) (Pens.)
Vaste toeslag pt (A) (Pens.)
Vaste toeslag pt (B) (Pens.)
Vaste toeslag pt (C) (Pens.)
Vaste toeslag pt (D) (Pens.)
Actie
Wanneer er looncomponenten zijn die afwijkend opgehoogd moeten worden, dan kan dit ingericht worden met behulp van deze grondslagen.
ADVIES: Wij adviseren om deze grondslagen per 1-1-2024 (of later) in te richten, omdat veel regelingen de grondslag vaststellen op basis van het januari inkomen.
Opgeloste meldingen
V.T. combinatiemethode past voorgaande periode niet aan na salarisverhoging (6581374) (Payroll)
Melding
Als in de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag (peil- of combinatiemethode) de vakantietoeslag per periode wordt uitbetaald en het salaris in de peilperiode is veranderd, dan wordt dit niet toegepast in de periodieke betaling van de vakantietoeslag. Er ontstaat een verschil in betaling van de vakantietoeslag als je eenmaal per jaar of iedere periode laat uitkeren.
Oplossing
Om wijzigingen in het salaris van de peilperiode correct te kunnen verwerken moet het cumulatieve recht over het gehele rechtjaar, ook bij periodieke betaling, bijgehouden worden.
Hiervoor is een nieuw payroll element aan Payroll Business toegevoegd (Vak.toeslag periodiek betalen - recht in rechtjaar) en worden enkele andere cumulatieve payroll elementen voor de vakantietoeslag toch bijgehouden (deze werden na de introductie van de betaling per periode niet meer bijgehouden). Als het salaris in de peilperiode wijzigt, zal in de actuele periode een correctie plaatsvinden waardoor er die periode een hogere (of lagere) vakantietoeslag zal worden uitgekeerd.
Actie
Deze wijziging gaat in per 1 juni 2024, dit is gedaan omdat de meeste reservering regelingen op dat moment starten.
Je hoeft geen actie te ondernemen, indien het reservering jaar in juni start. Payroll Business zal na de release een herrekening vanaf juni doen.
Indien het reserverings jaar op een ander moment start, zal er voor deze eerdere maanden geen inhaalslag in de uitbetaling plaatsvinden. Het verschil dat niet automatisch gecorrigeerd is, kan handmatig via een eenmalige vrije looncomponent uitbetaald worden.
Let op: Dat de eenmalige vrije looncomponent waar het verschil op wordt uitbetaald, is opgenomen in de grondslag vakantietoeslag t.b.v. de loonaangifte.
Instellingen > Berekening > Grondslag
NB de korting bij opgenomen verlof (in de grondslag verlaging sub looncomponenten) wordt altijd als periode element verwerkt. Verandert het salaris in de peilperiode dan wordt de basis grondslag hierop aangepast, maar de korting niet; de korting is altijd gebaseerd op het actuele salaris in de periode. Dit verschijnsel treedt op zowel bij betaling per periode als bij betaling per jaar.
Uitbetaling 13e maand niet in Loonaangifte (6661245) (Payroll)
Melding
Wanneer er voor de uitbetaling van de 13e maand gebruikt wordt gemaakt van de Arbeidsvoorwaarde "Gratificatie" of "Winstdeling" en er is gekozen om het gegevenselement "Gratificatie/Winstdeling iedere periode uitbetalen" op "Ja" te zetten dan werd de uitbetaling indien het een vaste aanspraak is, niet goed doorgegeven aan de Loonaangifte.
Oplossing
Vanaf 01-01-2024 is de regeling aangepast, zodat de Loonaangifte nu correct is.
Actie
Voor de betreffende medewerkers moet er herrekend worden vanaf 01-01-2024. Het verzoek tot herrekening kan bij de service desk, via een ticket, ingediend worden.
Zoeken binnen Signaallijst Beheerder werkt niet juist (6521439) (Core)
Melding
Wanneer je op het scherm van signaallijst beheerder wilt zoeken geeft het systeem niet in alle gevallen het juiste resultaat. Wanneer er op een deel van de tekst wordt gezocht geeft deze niet altijd het juiste resultaat, maar ook laat het de regels zien die leeg zijn( dus geen resultaat op het gevraagde veld ).
Oplossing
Beheer > Actieve signalering > Signaallijst beheerder
Met ingang van deze release hebben we dit aangepast. Wanneer je gaat zoeken zal het systeem alleen nog de regels weergeven waarvoor de zoekactie geldt.
Tevens hebben we de kolommen waar het zoeken niet bij werkt weggehaald uit de lijst "Zoekveld"
Actie
Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release werkt het zoeken en filteren juist.
Gewijzigde werking -> Rapporten -> Personeelsmanagement (6594823)
Melding
Wanneer een gebruiker alleen rechten heeft op bepaalde bedrijven binnen een klant, dan kwam er geen resultaat uit het rapport 'Overzicht Uitdiensttredingen'.
Oplossing
Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen
Nu worden bij het scherm op klantniveau alleen die bedrijven getoond waar de gebruiker rechten toe heeft. Wanneer deze bedrijven zijn geselecteerd, worden alleen die medewerkers getoond die in de gekozen bedrijven verloond worden, samen met de bijbehorende data inzake de uitdiensttreding.
Actie
Wanneer een overzicht nodig is van alle uitdiensttredingen over een bepaalde periode, kan dit rapport opgevraagd worden.
Routeplanner berekening loopt niet gelijk tussen HR core en HR self Service (6699780) (Hotfix 07-08-2024)
Melding
In sommige situaties kon het voorkomen dat er een verschil was in de routeberekening tussen HR Core en HR Self Service.
Oplossing
Dit verschil ontstond doordat de routeberekening beïnvloed werd door het tijdstip van de berekening, waarbij rekening werd gehouden met de verkeersdrukte op dat moment.
Vanaf 07-08-2024 om 13:30 wordt de route berekend zonder rekening te houden met eventuele verkeersdrukte. Dit zorgt voor consistente routeberekeningen tussen HR Core en HR Self Service.
Actie
Er is geen specifieke actie nodig.
Email (login) wordt niet correct gevuld (Hotfix 08-08-2024)
Melding
In sommige situaties kon het voorkomen dat het veld E-mail (login) een onjuist e-mailadres bevatte.
Oplossing
Het probleem is verholpen en zal niet meer voorkomen. Het probleem ontstond indien er een import van e-mailadressen (zakelijk en/of privé) werd gedaan.
Vanaf dit moment wordt het veld Email (login) niet meer ingevuld. In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld.
Actie
Er is geen specifieke actie nodig. De fouten die waren ontstaan zijn inmiddels door ons gecorrigeerd. In een mutatieoverzicht is een eventuele correctie zichtbaar als: fixed@by.youserve met de muteerder RPD Technisch beheer.
In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld bij alle werknemers waar dit noodzakelijk is.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika