Youforce Dossier juni 2024

[#1]

2024-05-31

Instelling e-mailnotificatie naar privé e-mailadres soms niet getoond (#47315771)

Op het nieuwe Configuratiescherm E-mailnotificatie werd in bepaalde gevallen onterecht weergegeven dat er geen e-mail wordt verstuurd als is ingesteld dat de notificatie naar het privé e-mailadres moet worden gestuurd. Dit had te maken met de volgorde waarin in het verleden de instellingen zijn toegevoegd.

In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat de huidige instellingen correct worden weergegeven.

2024-05-30

Rolwissel binnen Personeelsdossier

Sinds de introductie van Mijn Youforce en Mijn YouServe krijgen gebruikers met meerdere rollen een rolselectiescherm bij het starten van Personeelsdossier. Na de selectie van een rol wordt Personeelsdossier opgestart met de rechten en zichtbare medewerkers van de gekozen rol.

In deze release wordt de actieve rol rechtbovenaan het scherm getoond, en door er op te klikken kan van rol worden gewisseld.

Na het selecteren van een andere rol wordt het autorisatieprofile opnieuw bepaald aan de hand van de gekozen rol en Personeelsdossier wordt vervolgens opnieuw gestart.

De actieve rol wordt alleen getoond als de betreffende gebruiker meerdere rollen heeft met toegang tot Personeelsdossier.

Configuratiescherm E-mailnotificatie 

Het configuratiescherm waarin medewerkers in kunnen stellen of ze een e-mailnotificatie willen ontvangen als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar werkte sinds de overgang naar Mijn Youforce en Mijn YouServe niet naar behoren. Bij het bevestigen van het privé e-mailadres door het klikken op de link in de bevestigingsmail werd het adres weliswaar bevestigd, maar er verscheen een wit scherm waardoor dit niet duidelijk was voor de gebruiker.

In deze release is een vervangend scherm beschikbaar waarin de medewerker dezelfde opties heeft, maar het bevestigen van het privé e-mailadres gebeurt nu aan de hand van een 6-cijferige code.

 

Nadat de medewerker een privé e-mailadres heeft opgegeven en op Valideren heeft geklikt wordt er binnen enkele seconden een e-mail gestuurd naar dit e-mailadres met daarin de 6-cijferige code. Deze code moet worden ingevoerd in het scherm, en na het klikken op OK wordt het e-mailadres bevestigd. 

Deze methode heeft (in tegenstelling tot de eerdere bevestigingslink in de e-mail) als voordeel dat er niet nogmaals ingelogd hoeft te worden op het apparaat waarop de e-mail met de code wordt ontvangen. Als bijvoorbeeld in de browser op een laptop de e-mailnotificatie wordt ingesteld en op een mobiele telefoon wordt de e-mail ontvangen met de code, dan hoeft nu niet apart meer ingelogd te worden op de mobiele telefoon. De 6-cijferige code die wordt ontvangen op de mobiele telefoon kan dan worden ingevuld op het browserscherm op de laptop.

Opmerking: Visma|raet is voornemens om deze functionaliteit op termijn uit te faseren. De inbox van Mijn Youforce en de Youforce App heeft deze functionaliteit grotendeels overgenomen, waarbij gebruikers van de Youforce App door middel van een push notificatie worden geïnformeerd dat er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is. Zie ook Waar gaan we mee stoppen? - Roadmap 2024.

Minder dan 1.000 resultaten bij bepaalde filters

In sommige situaties werden er in het resultatenscherm van Personeelsdossier minder dan 1.000 resultaten getoond, terwijl er wel meer dan 1.000 aanwezig waren. Dit werd veroorzaakt door een specifiek filter op de resultaten die pas werd toegepast nadat de resultaten waren opgehaald.

In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarbij het betreffende filter wordt toegepast tijdens het ophalen van de resultaten, zodat er wel 1.000 worden opgehaald.

[Marcel Bouman]

@Peter van Miltenburg Waarom moet er binnen Personeelsdossier überhaupt nog een rolwisseling worden gedaan? Er is in Mijn Youforce toch al een duidelijk onderscheid tussen 'persoonlijk' en 'HR voor anderen'? Nu zitten we namelijk met de werkwijze dat iemand met de rol MGR en bijvoorbeeld 'Teamleider backup' een rolwisseling moet doen in PDOL, terwijl dit allemaal onder 'HR voor anderen' valt. Dit is ook een afwijkende werkwijze ten opzichte van andere modules waarbij deze rolwisseling niet hoeft te worden gedaan. Dit is voor de gebruiker niet altijd duidelijk, roept vragen op en vergt weer extra muisklikken.

[Peter van Miltenburg]

@Marcel Bouman 

Aan rollen zijn de voor de gebruikers zichtbare medewerkers en de functionele rechten gekoppeld. Deze zijn gebaseerd op de rollen uit de HR-module.

Zo kan één gebruiker 2 rollen hebben waarin per rol andere medewerkers zichtbaar zijn en andere rechten van toepassing zijn.  In rol 1 krijgt de gebruiker bijvoorbeeld 5 medewerkers van afdeling X te zien en mogen alleen bepaalde documentsoorten geraadpleegd worden en in rol 2 krijgt de gebruiker 20 andere medewerkers van afdeling Y te zien en zijn er andere/meer/minder documentsoorten zichtbaar waarvan de documenten ook gewijzigd mogen worden. 

De rechten van rollen kunnen niet worden 'opgeteld', want dan zou je ook de 5 medewerkers van rol 1 kunnen wijzigen. En per document bepalen welke rechten van toepassing zijn op basis van beide rollen zou een in de praktijk onwerkbaar systeem opleveren gezien de enorme hoeveelheden documenten die in het systeem aanwezig kunnen zijn. In dat geval moet per document (en dat kunnen er bij sommige klanten miljoenen zijn) worden bepaald of deze zichtbaar mag zijn en welke rechten van toepassing zijn, en dat is qua performance niet mogelijk.  Vandaar dat er nog steeds een rolwissel nodig is om per rol de juiste inhoud te tonen.

Dit staat overigens los van 'Persoonlijk' en 'HR voor Anderen', omdat Personeelsdossier in feite altijd al 'HR voor anderen' is geweest (Medewerkerdossier is voor het eigen dossier). In Personeelsdossier worden precies dezelfde rollen getoond als in de oude portal, en ook die de afgelopen maanden werden getoond bij het starten van Personeelsdossier.

Ook worden alleen de rollen getoond die daadwerkelijk toegang hebben tot Personeelsdossier.

[Marcel Bouman]

@Peter van Miltenburg dank voor je uitgebreide toelichting. Het was mooi geweest als bij het openen van een personeelsdossier de keuze van de rol niet meer nodig zou zijn, maar ik kan me voorstellen dat dit een enorme aanslag op de performance zou betekenen (en het dus vrijwel onwerkbaar zou worden).

[Evelien]

Erg jammer dat email salarisspecificatie uitgefaseerd wordt. Wij gebruiken het vooral voor oud werknemers hun jaaropgave. (Die mensen hebben natuurlijk niks meer aan de inbox of hun oude app.)

[Peter van Miltenburg]

@Evelien 
We snappen je opmerking en we denken ook na over alternatieven in allerlei situaties. De algemene tendens is echter dat het niet wenselijk is om privacy-gevoelige gegevens als een salarisspecificatie of een jaaropgave over een intrinsiek onveilig medium als email te versturen. Vandaar ook de waarschuwing bij het instellen hiervan door de medewerker, alhoewel het waarschijnlijk een realistische aanname is dat de meeste medewerkers de voordelen belangrijker vinden dan de nadelen. De zorgplicht rondom AVG is echter wel een belangrijk aandachtspunt in de overwegingen.

We denken daarom bijvoorbeeld na over een notificatie per email van een nieuw bericht in de inbox van Mijn Youforce, waarbij de gebruiker naar Mijn Youforce gaat om het document te zien. In de Youforce App kun je nu al push-notificaties instellen bij een nieuw document.

Dit is natuurlijk geen oplossing voor de situatie die je schetst met oud-medewerkers, maar dit is voor de grootste groep medewerkers wel een werkbare en vooral veilige oplossing. We nemen je opmerking in elk geval mee in de overwegingen.

[FBB Zorgboog]

@Peter van Miltenburg ik deel de mening van @Evelien van harte. Ook wij maken er m.n. gebruik van voor mensen die uit dienst gaan en daardoor geen toegang meer hebben tot Mijn Youforce. Wij werken met SSO en dus vervalt de toegang op de 1e dag na de uitdienstdatum. Door het instellen van de email salarisnotitifcatie ontvangt men toch de laatste loonstrook en de jaaropgave. Wanneer de optie verdwijnt zou dat veel extra administratieve rompslomp betekenen. Er moeten immers @youforce-accounts aangemaakt worden, die moeten ook weer op een x moment verwijderd worden. Er moeten aanpassingen in autorisatiebeheer worden gedaan (wij kennen alleen groepen met actieve medewerkers) etc.

[Fedor]

@FBB Zorgboog Ook wij maken gebruik van SSO. We hebben er voor gekozen om de jaaropgave ook nog op papier te verstrekken aan alle (ex-) medewerkers. Ik begrijp de AVG overwegingen van VISMA|Raet, maar alles is nu ingericht op actieve medewerkers bij een organisatie. Wellicht dat niet-actieve medewerkers via VISMA|Raet ondersteund kunnen worden in het benaderen van hun digitale salarisspecifaties en jaaropgaven?