Thema's Wet- en regelgeving

Vraag Antwoord Hoe bevestig je de opname van verlof aan het uwv? In de aanvraag voor betaald ouderschapsverlof staat een Rubriek: indicatie geboorteverlof opgenomen, deze moet men bevestigen Is bekend welke gegevens het UWV verstaat onder de bevestiging dat het verlof is opgenomen? In de aanvraag voor betaald ouderschapsverlof staat een Rubriek: indicatie geboorteverlof opgenomen, deze moet men bevestigen Indien het UWV nog gegevens opvraagt, wordt dit dan bij de werkgever opgevraagd of rechtstreeks bij de werknemer? Dat is afhankelijk van de aanvullende informatie die UWV op dat moment nodig heeft. Hoe bereken je het aantal uren ouderschapsverlof bij een tussentijdse urenwijziging? Dit is altijd nog een handmatige berekening. Wanneer we de BP verder gaan uitbreiden heeft dit de aandacht. Als er een verlofpot voor ouderschapsverlof komt, is dit dan zichtbaar (bij alle medewerkers) in HRSS? Dat kan, als deze aan alle regelingen wordt toegevoegd, dan wel. Je kunt er ook voor kiezen om een specifieke regeling te maken met deze verlofsoort, welke toegekend moet worden indien het recht aangevraagd wordt. Komt er voor aanvullend geboorte verlof ook de mogelijkheid om de uren per week te gebruiken? De uren betaald ouderschapsverlof kunnen middels de variabele rubriek P13215 (Bet. ouderschapsverlof uren per maand) en/of de stam rubriek P13205 (Bet. ouderschapsverlof uren per week) aan Payroll Gemal worden doorgegeven. De stam rubriek met betrekking tot uren per week is niet bedoeld voor aanvullend geboorte verlof. Krijgen we ook nog een inrichtingsdocument in één geheel, in plaats van de RN van de verschillende modules in verschillende maanden bij elkaar te moeten zoeken? Er zal in dit kader op de Wet en Regelgeving Community een overkoepelend stappenplan (https://community.visma.com/t5/Thema-s-Wet-en-regelgeving/Stappenplan-Wet-betaald-ouderschapsverlof/ta-p/507994) worden gepubliceerd. Kan het dagloon van tevoren ook al worden aangepast, dus als de regeling start. (zelf berekend dagloon) Met dat achteraf nog het UWV dagloon voor eventuele correcties? Dagloon van UWV is vaak nog niet bekend op moment dat verlof aanvangt. Daarom kun je een zelfbepaald dagloon vastleggen met invoercode 02482 (en later het UWV-bepaalde dagloon herrekenen) of niets vastleggen waarna een door Gemal bepaald dagloon bij benadering wordt gebruikt. Hoe wordt het dagloon berekend en welke referte periode nemen jullie? Met ingang van 2022-07 wordt het dagloon bij benadering (uitvoercode 01778) berekend op basis van grondslag 55105 dagloon bij benadering huidige periode / 21,75 = dagloon. Zie releasenotes Gemal 2022-07 onderwerp 2 Dagloon bij benadering en IKV. De handleiding Gemal met daarin de nadere beschrijving van dagloon bij benadering verschijnt bijgewerkt in 2022-08 (in het onderwerp Ziekte, algemeen bij 4.7). Wat is het advies wanneer een deel van de medewerkers gebruik maakt van een roosterpakket en een deel werkt met verlof via Youforce/BOL? Je zult een bewuste keuze moeten maken voor welke groep werknemers je welke methode wilt toepassen. Op basis waarvan is uiteraard je eigen keuze, maar deze scheiding is relevant om te voorkomen dat voor dezelfde medewerker de uren zowel uit de verlofmodule als ook uit het roosterpakket zullen worden aangeleverd aan Payroll Gemal en er dus dubbeltellingen kunnen plaatsvinden. Hoe kan je al maandelijks verrekenen als je het maxdagloon nog niet weet. Hoe doet Gemal dat in jullie oplossing? Dagloon van UWV is vaak nog niet bekend op moment dat verlof aanvangt. Daarom kun je een zelfbepaald dagloon vastleggen met invoercode 02482 (en later het UWV-bepaalde dagloon herrekenen) of niets vastleggen waarna een door Gemal bepaald dagloon bij benadering wordt gebruikt. Met ingang van 2022-07 wordt het dagloon bij benadering (uitvoercode 01778) berekend op basis van grondslag 55105 dagloon bij benadering huidige periode / 21,75 = dagloon. Zie releasenotes Gemal 2022-07 onderwerp 2 Dagloon bij benadering en IKV. De handleiding Gemal met daarin de nadere beschrijving van dagloon bij benadering verschijnt bijgewerkt in 2022-08 (in het onderwerp Ziekte, algemeen bij 4.7). Kan ik ook deze rubrieken in de verlofmodule inrichten zonder dat wij de verlofmodule gebruiken voor de andere verlofsoorten? De best practice op basis van verlof kan ook worden toegepast als je nog niet eerder gebruik hebt gemaakt van de verlofmodule. Mocht je vragen hebben met betrekking tot het in gebruik nemen van de verlofmodule verwijzen we naar je customer succes manager. Hoe gaat het met het betaald ouderschapsverlof vanuit de CAO? Daarbij is er recht op 13 weken betaald ouderschapsverlof. Moet dit dan van een andere rubriek/code? Aangenomen dat dit CAO gemeente betreft: Er zijn nog enkele onzekerheden met betrekking tot de verwerking van betaald ouderschapsverlof(recht) waarvoor we op uitspraak van de VNG wachten. Zie verder ook Releasenotes Gemal 2022-07/16. Moeten er ook nog andere stuurgegevens worden ingericht als je de verlofmodule niet gebruikt? Wat betreft het ouderschapsverlof zijn uitsluitend de stuurgegevens BOSVRLF (verlofsoort betaald ouderschapsverlof) en OOSVRLF (verlofsoort onbetaald ouderschapsverlof) relevant. In deze stuurgegevens kun je de verlofsoorten vastleggen die gebruikt gaan worden bij de vastlegging van ouderschapsverlof. Wij gebruiken verlofregistratie niet van Visma en voeren hiervoor ook niet in. Hoe moeten we dit dan oplossen? De mogelijkheid is aanwezig om middels mutaties op rubriek P13215 (variabel, uren betaald osv per maand) de uren te laten verrekenen in Gemal. Dit kun je maandelijks middels een DPIA100 inlezen, of dit kun je middels een export vanuit een extern roosterpakket aansturen. Voor dit laatste is contact nodig met jouw leverancier. Als je wel de verlofmodule gebruikt, kan je deze verlof buiten die module laten lopen? Ja dit kan, maar advies is dit niet te doen. Anders kun je maandelijks middels een DPIA100 inlezen, of dit kun je middels een export vanuit een extern roosterpakket aansturen. Voor dit laatste is contact nodig met jouw leverancier. Komen deze PI rubrieken ook terug in de aanvraag geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof? De betreffende PI rubrieken zijn specifiek van toepassing op het Ouderschapsverlof. De reeds bestaande oplossing met betrekking tot aanvullend geboorteverlof kent haar eigen PI rubrieken. Klopt het dat bij nieuwe aanvraag, de oude waardes geschoond worden? Bij een nieuwe aanvraag worden inderdaad de oude waardes opgeschoond. Vind de inhouding (loonkorting 30%) direct na aanvraag maandelijks plaats gedurende het betaalde verlof, of is dat in één keer na afloop van het verlof? Inhouding in Gemal volgt rechtstreeks op de vastlegging van het verlof in betreffende maand. Kan de opname niet via de reguliere verlofaanvraag in Self Service verlopen, of is gebruik van dit nieuwe formulier verplicht? Het gebruik van het nieuwe formulier is niet noodzakelijk. Het kan helpen om een aparte tegel te gebruiken. Je kunt daar nog aanvullende informatie kwijt. Moet dit via flow, of kan het ook rechtstreeks in bo4? Het advies is om de verlofopname via HRSS door te medewerker te laten vastleggen, maar de HR Professional kan dit ook in Beaufort doen met de functie Muteren Verlof (703002) Blokkeert de verlofopname ook automatisch als het kind 1 jaar is geworden? Dus als de 9 weken nog niet op zijn gemaakt, dat ze dan niets meer op kunnen nemen na die datum? In het huidige formulier blokkeert dat niet, maar dat kan wel met controles. Overzichten Ook via impromptu? Nee, het rapport wordt alleen in Youforce Reporting beschikbaar Kan de WAZO uitkering ook in één keer opgevraagd worden? Dus nadat de volledige 9 weken zijn opgenomen? Dat kan maar dat betekent wel dat je als werkgever lang op de uitbetaling van het UWV moet wachten. Het eerste betaalverzoek (incl. aanvraag Wazo) mag ingediend worden als de medewerker 1x de wekelijkse arbeidsduur in verlof heeft genoten. Wij adviseren om in ieder geval aan het einde van het boekjaar en als het eerste levensjaar van het kind verstreken is een betaalverzoek in te dienen. Komen er ook rapportages in MI? Youforce reporting wordt nog maar sporadisch gebruikt. Nee, het rapport wordt alleen in Youforce Reporting beschikbaar Komen de rapporten ook nog in report builder? Nee, het rapport wordt alleen in Youforce Reporting beschikbaar Als je nog geen gebruik maakt van Youforce reporting, kun je dit rapport dan op een andere wijze gebruiken?" Nee, het rapport wordt alleen in Youforce Reporting beschikbaar Indien medewerkers nu onbetaald verlof opnemen, dan vragen ze nu opnieuw via Selfservice betaald verlof aan. Worden de reken regels van het genoten verlof meegenomen? Voor de controle op aantal weken verlof. Nee, de oplossing biedt geen ondersteuning voor de combinatie tussen betaald en onbetaald verlof. Hoe moet ik opschoning voorgaande WAZO aanvragen zien in geval van meerling? Voor een meerling kan een aanvraag worden gedaan. Bij een volgend kind (of kinderen) wordt deze aanvraag weer opgeschoond. Wordt het verlofrecht ook geëxporteerd naar de verlofmodule als je de verlofadministratie wel hebt ingericht in HR Core maar niet gaat gebruiken omdat we verschillende verlofadministratie hebben. Of kunnen we dit uitzetten? Ja, het is mogelijk om de dialoog aan te passen zodat de VM-formulieren en dus de Verlofmodule niet aangestuurd worden vanuit de HRSS. Opschonen: Wat als je 2 aanvragen voor 2 kinderen indient? Dan adviseren we eerst het verlofpotje van kind 1 op te maken en dan een aanvraag te doen voor kind 2. Wat als er voor twee kinderen paralel opgenomen wordt. Hoe werkt het 'opschonen' van de WAZO gegevens? Dan adviseren we eerst het verlofpotje van kind 1 op te maken en dan een aanvraag te doen voor kind 2. Wat gebeurt er me het saldo van uren betaald verlof als iemand na de aanvraag minder gaat werken? moet de medewerker dan zelf een aanpassing doen? We adviseren dat dit door de professional gecorrigeerd wordt. Als het ouderschapsverlof ten einde is, verdwijnt dan het verlofpotje uit HRSS bij betreffende mdw, of blijft dsit voor altijd zichtbaar? Dit blijft zichtbaar totdat de medewerker een regeling krijgt waar deze verlofsoort niet in zit. Je moet toch eerst het geboorteverlof (1 week )opgenomen hebben? voordat je betaald ouderschapsverlof opneemt. Zit daar controle op? Betaald ouderschapsverlof geldt zowel voor de moeder als de partner als ze in loondienst zijn. De partner kan aanspraak maken op geboorteverlof, de moeder niet zij heeft zwangerschapsverlof en bevallingsverlof. Hier zit geen controle op Voor meerlingen zijn er per kind drie betaalverzoeken. Hoe is dit verwerkt in dit proces? Per aanvraag zijn er technisch maximaal 3 betaalverzoeken mogelijk. Komt de rapportage ook in de traditionele rapportage module beschikbaar of alleen in de nieuwe module reporting? Nee, het rapport wordt alleen in Youforce Reporting beschikbaar Wordt ergens bijgehouden op hoeveel weken je recht hebt voor een kind en hoeveel er al zijn aangevraagd? Nee, het rapport zal alleen in Youforce Reporting beschikbaar zijn Dus een registratie per kind? Er wordt gewerkt aan een uitbreiding van de best practice. We bekijken de mogelijkheden voor kindregistratie daarbinnen. Als je de WAZO uitkering naar de werknemer laat betalen dien je wel in Gemal daar een codering voor aan te zetten? Ja, invoercode 01511, zie Releasenotes Gemal 2022-06/4 Ik kan toch ook wachten met de wazo aanvraag totdat de werknemer al zijn verlof heeft opgenomen? Dat kan maar dat betekent wel dat je als werkgever lang op de uitbetaling van het UWV moet wachten. Het eerste betaalverzoek (incl. aanvraag Wazo) mag ingediend worden als de medewerker 1x de wekelijkse arbeidsduur in verlof heeft genoten. Wij adviseren om in ieder geval aan het einde van het boekjaar en als het eerste levensjaar van het kind verstreken is een betaalverzoek in te dienen. Wanneer verwachten jullie de best practice van de VNG uit te kunnen leveren? Het is zo 5 augustus en de tijd is dus krap, zeker met de vakantie periode voor de deur. Er zijn nog enkele onzekerheden met betrekking tot de verwerking van betaald ouderschapsverlof(recht) waarvoor we op uitspraak van de VNG wachten. Zie verder ook Releasenotes Gemal 2022-07/16. Is er ook een best practise HRSS voor het opnemen van betaald OSV zonder verlofmodule? In de communicatie die vandaag (06-07) is gepubliceerd op de community wordt hier aandacht aan besteed. Worden de opgenomen als onbetaald verlof verwerkt? vraag niet duidelijk Volgens de regelgeving kan een medewerker een combinatie aanvragen van wettelijk betaald ouderschapsverlof in samenloop met het betaalde ouderschapsverlof op basis van de CAO. Zijn hiervan ook voorbeelden hoe dat berekend moet worden voor het salaris? Aangenomen dat dit CAO gemeente betreft: Er zijn nog enkele onzekerheden met betrekking tot de verwerking van betaald ouderschapsverlof(recht) waarvoor we op uitspraak van de VNG wachten. Zie verder ook Releasenotes Gemal 2022-07/16. Relatie cao provincies tot BOSV In de nieuwe CAO Provincies is onder andere afgesproken 100% aanvulling loondoorbetaling tijdens de 9 weken en 75% loondoorbetaling daarna. De CAO wordt pas definitief uiterlijk 15 september. Bovendien zal nog overleg met IPO moeten plaatsvinden over interpretatie van deze regelgeving. In de presentatie werd aangegeven dat er een rapportage komt. Wij werken echter nog on premise en hebben dus nog impromptu. Komt hier ook een rapportage voor? Of wellicht een signaleringsoverzicht? Nee, het rapport wordt alleen in Youforce Reporting beschikbaar In de presentaties is aangegeven (zoals ook op de site van het UWV vermeld) dat bij indiensttreding de medewerker het restant aantal uren BOSV van de vorige werkgever op kan nemen bij de nieuwe werkgever. Wat echter niet logisch is is dat de uitkering in dat geval naar de medewerker gaat en niet naar de nieuwe werkgever? Uwv vermeldt dit op hun site: https://www.uwv.nl/werkgevers/overige-onderwerpen/betaald-ouderschapsverlof/detail/mijn-werknemer-gaat-bij-mij-in-of-uit-dienst-tijdens-het-betaald-ouderschapsverlof Hoe gaat de nieuwe medewerker de aanvraag doen in Youforce? Wordt hiermee rekening gehouden in het formulier? Als hij/zij namelijk BOSV aanvraagt moet er een verklaring in de bijlage meegestuurd worden en moet er over deze uren geen doorbetaling plaatsvinden. Dit wordt dan onbetaald verlof over de uren BOSV? De werkgever kan dit pas na afloop van het verlof melden en dan pas krijgt de medewerker het geld van het UWV? In het formulier hebben we een stuk informatie opgenomen dat de medewerker een verklaring van de werkgever dient up te loaden. De medewerker doet over het nog niet opgenomen verlof (het resterend recht) een nieuwe aanvraag. Wanneer de medewerker teveel aanvraagt en dus teveel weken bij het UWV aan uitkering krijgt, zal het UWV dit afkeuren. In de formulieren die er nu staan staat een opmerking dat er bij pleegkind/adoptie contact opgenomen moet worden met HR. Komt deze optie er nog wel bij in het formulier/apart formulier? Onze huidige oplossing richt zich op de geboorte van het eigen kind omdat dit het overgrote deel van de gevallen betreft. De overige situaties zijn uitzonderingen waarvoor wij klanten adviseren om deze rechstreeks bij het werkgeverportaal van het UWV in te voeren.