Perioden blokkeren

[#1]

Er zijn verschillende redenen om periodes te blokkeren voor invoer. Denk hierbij aan periodes in een nieuw boekjaar waarin nog geen boekingen mogen worden gemaakt, of aan een periode waarover al is gerapporteerd.

Inactieve/actieve periodes

Door een periode inactief te maken, wordt deze niet meer beschikbaar voor het invoeren van transacties. Echter blijft het nog steeds mogelijk om de inactieve periode te gebruiken in rapportages en analyses door deze te selecteren.

Perioden blokkeren:

1. Open het venster Perioden.
2. Verwijder het vinkje bij Actief voor de periodes die inactief moeten worden gemaakt.
3. Klik op Opslaan. Het is later mogelijk om inactieve perioden weer te activeren. Het is ook mogelijk om willekeurige perioden inactief te maken zonder een logische volgorde te volgen.

Afsluiten van periodes (Grootboek)

Door een periode af te sluiten, wordt deze niet langer beschikbaar voor nieuwe boekingen. Het is niet mogelijk om een afgesloten periode te heropenen.
Let op: Het afsluiten van een periode moet in opeenvolgende volgorde gebeuren.

1. Open het venster Perioden afsluiten
2. Selecteer de periode die moet worden afgesloten.
3. Kies Perioden afsluiten. Hierdoor worden ook de deelprocessen Crediteuren, Debiteuren, Voorraad, Bank/Kas en Vaste activa afgesloten.

Afsluiten van periodes (Deelprocessen)

Ga naar het venster Perioden afsluiten van het betreffende deelproces. Stappen:

1. Kies Voorbereiden voor afsluiting als niet-verwerkte documenten moeten worden verplaatst naar een andere periode.
2. Markeer de periode die moet worden afgesloten.
3. Kies Perioden afsluiten.

Boeken in afgesloten perioden

Er is geen mogelijkheid om periodes te heropenen. Door het toestaan van journaliseren naar gesloten perioden is het echter wel mogelijk om boekingen in afgesloten perioden te verwerken. Er volgt nog wel een melding dat de periode is afgesloten.
Deze instelling is te vinden in het venster Voorkeuren grootboek.

[Rolf Bloemendaal]

Is er ook een mogelijkheid om de periode verplicht te koppelen aan de boekdatum? Nu hebben wij bij een klant een verkoopfactuur die gedateerd is op 31-12-2023 maar geboekt in periode 03-2024. Dit maakt het niet overzichtelijker.

Is het mogelijk om dit soort acties tegen te gaan?

[sanderdercksen]

@Rolf Bloemendaal Het is niet mogelijk om te voorkomen dat dergelijke transacties verwerkt worden. Het is wel mogelijk om hiervoor analyses in te richten die de betreffende transacties zichtbaar maakt. 

Overigens geeft het systeem wel een waarschuwing op het moment dat je een afwijkende periode gebruikt in een transactie. 

[Rolf Bloemendaal]

Die waarschuwing is vrij beperkt. Onze klant is het blijkbaar niet opgevallen.

Als ik een beetje test, dan zie ik als waarschuwing een geel uitroepteken en een rood periode vakje. Liever een pop-up dan bij opslaan.

[Elbert Dannenberg]

Ik herken deze uitdaging wel. Wat ik vooral belangrijk vind is dat er niet meer gefactureerd kan worden (of een hele duidelijke melding) met een datum waar de BTW-aangifte al voor gedaan is. Ik zie het af en toe dat er bijv. in periode 03-2024 geboekt wordt maar met de datum 10-11-2023. Dit gebeurt vooral bij correctie van verkoop- en inkoopfacturen. Je wordt er wel op geattendeerd dat de datum afwijkt, maar niet iedereen is zich bewust dat dit ook gevolgen heeft voor de btw-aangifte. 

[sanderdercksen]

Ik ben het ermee eens dat we de waarschuwing kunnen uitbreiden met een toelichting over de mogelijke gevolgen voor de btw-aangifte. Echter, het lijkt me overdreven om deze waarschuwing prominent als pop-up te laten verschijnen.

[Elbert Dannenberg]

Sander dat zou mooi zijn. Een waarschuwing is voor voldoende. 

[Rolf Bloemendaal]

Prima inderdaad. Als het maar iets duidelijker is dan nu.