Het correct berekenen en bijhouden van afschrijvingen binnen de vaste activa is cruciaal voor een nauwkeurige financiële administratie. Deze procedure beschrijft het effectief berekenen en journaliseren van de afschrijvingen. Hieronder worden de stappen beschreven voor het enkel berekenen van de afschrijvingen en het daadwerkelijk journaliseren van afschrijvingen. Afschrijvingen berekenen voor één activum  Open het venster Vaste Activa Selecteer het activum waarvoor de afschrijvingen moeten worden berekend Kies Acties/Afschrijvingen berekenen Op het tabblad Afschrijvingshistorie kan voor de gehele levensduur van het activum de berekende afschrijving worden bekeken. TIP: Pas desgewenst de weergave-instellingen aan in het venster Voorkeuren vaste activa: Per boek Pagina voor pagina sanderdercksen_0-1706611927110.png Afschrijvingen berekenen tot en met een bepaalde periode Open het venster Afschrijvingen berekenen Selecteer een periode Kies de actie Alleen berekenen Optioneel: Markeer de activa waarvoor de berekening moet worden uitgevoerd Kies Verwerken (bij gemarkeerde) of Alle verwerken om de berekening voor alle activa uit te voeren Afschrijvingen journaliseren tot en met een bepaalde periode Open het venster Afschrijvingen berekenen Selecteer een periode Kies de actie Afschrijven Optioneel: Markeer de activa waarvoor de afschrijvingen gejournaliseerd moeten worden Kies Verwerken (bij gemarkeerde) of Alle verwerken om de afschrijving voor alle activa uit te voeren. sanderdercksen_1-1706612441906.png   In het venster Activatransacties zijn nu alle nieuwe transacties zichtbaar die afhankelijk van de boekingsinstellingen in het venster Voorkeuren vaste activa nog moeten worden gejournaliseerd.  

De procedure voor het verwerken van de Opgaaf ICP (IntraCommunautaire Prestaties) vereist een gestructureerde aanpak. Volg onderstaande stappen om nauwkeurig en efficiënt de benodigde gegevens op te halen en de opgaaf te voltooien. Daarnaast wordt beschreven hoe correcties voor eerdere perioden kunnen worden verwerkt. Het voorbereiden en verzenden van de Opgaaf ICP Open het venster Opgaaf ICP Voeg een nieuwe aangifte toe (+) Selecteer de Organisatie waarvoor de opgaaf moet worden gemaakt Selecteer het juiste jaar in het veld Aangifte over jaar Selecteer de gewenste Periode In het veld Meenemen  kan bij het maken van een revisie worden gekozen om alleen de wijzigingen mee te nemen of alle transacties voor de geselecteerde periode In het veld Vorige perioden meenemen kan worden gekozen om nog niet eerder aangegeven transacties in de huidige opgaaf mee te nemen. Door de optie Op btw-nummer groeperen te markeren worden de debiteuren met hetzelfde btw-nummer samengevoegd. Standaard worden debiteuren met hetzelfde btw-nummer als aparte regels getoond.  Kies Opslaan ( sanderdercksen_0-1705501351467.png) om de gegevens op te halen en op te slaan sanderdercksen_1-1705501351518.png Kies Periode afsluiten om de opgaaf definitief te maken Klik op Verzenden om de opgaaf direct naar de belastingdienst te versturen Correcties eerdere perioden Het is eenvoudig om correcties, die zijn gedaan in reeds aangegeven perioden, mee te nemen in de volgende opgaaf ICP. Kies hiervoor in het veld Vorige perioden meenemen het aantal maanden terug waarin correcties zijn gemaakt. Alle transacties uit de gecorrigeerde perioden worden weergegeven in het tabblad Transacties.  Door deze transacties te selecteren verschijnen ze gecumuleerd in het tabblab Rapport, waarbij in de kolom Correctieperiode wordt vermeld uit welke periode de correctie afkomstig is. sanderdercksen_2-1705502922114.png  

Voor het betalen van inkoopfacturen zijn drie datums beschikbaar op de factuur: Vervaldatum, Kortingsdatum en Betaaldatum.  Hoe worden deze datums bepaald en op welke manier kunnen ze gebruikt worden bij het betalen van de facturen? Toelichting datums Vervaldatum De vervaldatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de vervaltermijn zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  Kortingsdatum De kortingsdatum in een inkoopfactuur wordt berekend op basis van de factuurdatum plus het aantal dagen van de kortingstermijn, zoals is vastgelegd in de betalingsvoorwaarde.  image.png Betaaldatum De betaaldatum in een inkoopfactuur (tabblad Financiële gegevens) wordt bepaald aan de hand van de instelling Betalen op in het venster Crediteuren: Kortingsdatum; betaaldatum is de kortingsdatum Vervaldatum; betaaldatum is de vervaldatum Daarnaast heb je nog te maken met de doorlooptijd voor betalingen in het venster Crediteuren. De doorlooptijd is een aantal extra dagen die nodig zijn om de betalingen daadwerkelijk uitgevoerd te hebben. Normaal gesproken is de doorlooptijd ingesteld op 0 dagen; in die situatie is de betaaldatum dus hetzelfde als de korting- of vervaldatum.  Voorbeeld: De doorlooptijd betalingen is voor een crediteur ingesteld op 1 dag en het betalen op is ingesteld op de Vervaldatum. De betalingsvoorwaarde voor deze crediteur is ingesteld op 30 dagen vervaltermijn. Voor een inkoopfactuur die wordt ingeboekt op datum 10-04-2021 is het gevolg: Vervaldatum staat op 10-05-2021  Betaaldatum staat op 09-05-2021 image.png Betalingen verwerken In het venster Betalingen verwerken kunnen de inkoopfacturen geselecteerd worden die betaald moeten worden. Over het algemeen kan hier volstaan worden met een selectie op de Betaaldatum. Deze datum is immers op de juiste manier ingesteld volgens bovenstaande criteria. Je filtert hiermee alle facturen op de datum waarop de betaling uitgevoerd moet gaan worden.  Wil je facturen meenemen die pas volgende week betaald hoeven te worden, is het dus voldoende om de Betaaldatum op volgende week in te stellen. Een aanvullende filtering is mogelijk op de Kortingsdatum, maar bij een juiste inrichting zal deze in de praktijk nooit nodig zijn.    Let op: in het venster Betalingen verwerken is naast een filter op Betaaldatum ook de mogelijkheid aanwezig om alle facturen op dezelfde Betaaldatum uit te voeren via een groepsgewijze actie. Deze datum staat dus los van de selectie op Betaaldatum! De kolom Betaaldatum staat hier voor de uitvoerdatum van de betaling, terwijl de kolom Oorsponkelijke betaaldatum de betaaldatum weergeeft van de inkoopfactuur. sanderdercksen_1-1704711259903.png   TIP: wil je altijd de uitvoerdatum op de huidige datum laten uitvoeren (en dus geen geagendeerde betalingen uitvoeren), kan de instelling Altijd huidige datum als betaaldatum hanteren in het venster Voorkeuren crediteuren gemarkeerd worden.  sanderdercksen_2-1704711476329.png    

Het invoeren van budgetten bestaat uit de volgende stappen: Vastleggen van een budgetstructuur (optioneel) Budget grootboek beschikbaar maken Budget Invoeren Budget vrijgeven  1. Budgetstructuur vastleggen (optioneel) Door een budgetstructuur te gebruiken wordt beter inzicht verkregen in de opbouw van het budget. Open het venster Budgetinstellingen Selecteer het hoogste niveau in de Budgetstructuur Voeg een nieuwe Variant toe met + Markeer Knooppunt en vul een omschrijving in Voeg met de + extra varianten toe sanderdercksen_0-1701773966031.png Sla de wijzigingen op met sanderdercksen_1-1701773966062.png  Selecteer een Variant in de Budgetstructuur (linkerzijde) Voeg rekeningen en/of subrekeningen toe met de + of via de knop Rekeningen ophalen Iedere combinatie van rekening en subrekening kan vooraf worden vastgelegd. sanderdercksen_2-1701773966032.png 2. Budget grootboek beschikbaar maken Open het venster Grootboeken   Open het grootboek Budget Koppel de Organisatie(s) aan het grootboek. Door het koppelen komt het grootboek beschikbaar. Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk om een nieuw grootboek van het soort Budget  aan te maken, zodat er meerdere budgetten beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van een "rolling forecast" sanderdercksen_6-1701774540829.png 3. Budget invoeren Open het venster Budgetten  Selecteer een Vestiging Selecteer een Grootboek Selecteer een Boekjaar Selecteer een map uit de budgetstructuur Voer in de kolom Bedrag het gewenste bedrag in Kies Verdelen om de ingevoerde bedragen te verdelen over de perioden. Het is ook mogelijk om handmatig per periode de bedragen in te voeren. Sla het budget op Tip: Budgetbedragen kunnen eenvoudig worden geïmporteerd via de upload-functie ( sanderdercksen_5-1701773966030.png) sanderdercksen_7-1701774670880.png 4. Budgetten vrijgeven Open het venster Budgetten vrijgeven  Markeer de gewenste budgetregels en kies voor Vrijgeven of kies Alle vrijgeven om alle budgetregels ineens vrij te geven

Het corrigeren van journaaltransacties blijft beperkt tot het onderdeel grootboek. Er wordt door het corrigeren geen wijziging doorgevoerd in de deelprocessen, zoals debiteuren, crediteuren, vaste activa en bank-/kas. Een correctie ten behoeve van een deelproces, moet ten alle tijde in het betreffende deelproces worden geinitieerd.  Journaaltransacties corrigeren Open het venster Journaaltransacties of het venster Grootboekkaart Selecteer de journaaltransactie(s) die gecorrigeerd moeten worden door: In het venster Journaaltransacties de betreffende batch te openen In het venster Grootboekkaart de betreffende transacties te markeren Kies voor (Acties/)Corrigeren Het venster Transacties corrigeren wordt geopend met de betreffende transacties. De volgende gegevens kunnen gewijzigd worden:  Vestiging Rekening Subrekening Transactiedatum Omschrijving Bedrag (bij gebruik van Splitsen) Kies Verwerken. Als gevolg hiervan zal een nieuwe journaaltransactie worden aangemaakt met de gecorrigeerde gegevens. sanderdercksen_0-1701185637941.png Tegenboeken van een journaaltransactie Deze actie kan gekozen worden om een volledige journaaltransactie tegen te boeken, zonder daar een correctie op uit te voeren.  Open het venster Journaaltransacties Open de journaaltransactie die tegengeboekt moet worden.  Kies voor Acties/Batch tegenboeken De volledige journaalpost wordt tegengeboekt. Kies Vrijgeven om de journaalpost definitief te maken. sanderdercksen_1-1701185729097.png  

Wanneer een crediteur een terugbetaling verricht, kan dit pas worden verwerkt nadat ereen debetcorrectie beschikbaar is.  Het verwerken van een terugbetaling bestaat daarom uit twee stappen: Het tegenboeken van de originele factuur Het verwerken van de ontvangst in de afschriftregels Stap 1: Tegenboeken van de originele factuur Open het venster Inkoopfacturen Open de originele (tergubetaalde) factuur Kies Acties/Tegenboeken. Hierdoor wordt een inkoopfactuur van het type Debetcorrectie aangemaakt Kies Vrijgeven sanderdercksen_0-1699622716992.png Stap 2: Verwerken van de ontvangst in de afschriftregel Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de Bank-/kasrekening. Selecteer de afschriftregel, waarin de ontvangst van de crediteur is opgenomen. Kies Betaling aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Selecteer de betreffende crediteur. Selecteer betaalmethode handmatig. Voeg een nieuwe regel toe. Kies als documentsoort Debetcorrectie. Vul het referentienummer in van de zojuist aangemaakte debetcorrectie. Kies Verwerken. sanderdercksen_1-1699623597963.png    

Een Debetcorrectie is een negatieve inkoopfactuur en kan worden gebruikt als aflettering van een reguliere inkoopfactuur. Een debetcorrectie kan handmatig worden aangemaakt of via de actie Tegenboeken vanuit een geopende Inkoopfactuur.    Het verrekenen van een inkoopfactuur met een debetcorrectie gaat als volgt: Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de te verrekenen debetcorrectie Kies Acties/Crediteurbetaling aanmaken sanderdercksen_0-1698761829803.png   De debetcorrectie wordt nu als Crediteurenbetalingen geopend in een apart venster Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in  de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. Let op: De debetcorrectie kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen. Er blijft een saldo openstaan wanneer het totaal van de facturen kleiner is dan het bedrag van de debetcorrectie. Kies Vrijgeven De inkoopfacturen worden met elkaar verrekend en de status beide documenten zal Gesloten zijn, indien er geen restsaldo is.   sanderdercksen_1-1698761905457.png  

Afhankelijk van de situatie kan een een inkoopfactuur op meerdere manieren worden gecorrigeerd: Tegenboeken; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en kan vervolgens verrekend worden met de oorspronkelijke inkoopfactuur. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur niet meer van toepassing is. Document corrigeren; de inkoopfactuur wordt geheel tegengeboekt en verrekend en er wordt een nieuwe inkoopfactuur als volledige kopie aangemaakt. Deze methode gebruik je wanneer de inkoopfactuur wel van toepassing is, echter er moeten een aantal zaken gecorrigeerd worden zoals de crediteur of de boekingsperiode. Tegenboeken Open het venster Inkoopfacturen Open de factuur die moet worden tegengeboekt Selecteer Acties/Tegenboeken Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt van het soort Debetcorrectie Kies Vrijgeven De volgende stappen kunnen gebruikt worden om de debetcorrectie te verrekenen: Selecteer Acties/Crediteurbetaling aanmaken Het venster Crediteurbetalingen wordt geopend Bij Te koppelen documenten kan de te verrekenen inkoopfactuur worden toegevoegd (+) Na vrijgeven krijgen beide documenten de status Gesloten Document corrigeren Let op: Document corrigeren is alleen mogelijk als de factuur de status Open heeft en er nog geen betalingen zijn gekoppeld Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de factuur die moet worden gecorrigeerd Kies voor Acties/Document corrigeren Er wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt met een koppeling naar het oorspronkelijke document Wijzig de gegevens die gecorrigeerd moeten worden, zoals de Crediteur of de Boekingsperiode.  Kies Vrijgeven Op de achtergrond is een debetcorrectie aangemaakt voor de oorspronkelijke factuur. De inkoopfactuur en de debetcorrectie zijn ook meteen met elkaar verrekend.

Via het venster Bijlagen downloaden is het mogelijk om alle gekoppelde bijlagen in crediteuren-, debiteuren-, bank-/kas- en journaal-transacties op te halen.  Hiermee worden alle bijlagen in een zip-archief aangeboden ter download.  Stappen downloaden bijlagen Open het venster Bijlagen downloaden Klik op de + Vul een waarde in het veld Archiveringstaak en geef de taak een omschrijving. Selecteer het soort documenten (debiteuren, crediteuren, bank/kas of journaal) Selecteer het periode-bereik. Ons advies is om maximaal 12 perioden per archief te selecteren. Kies Opslaan Kies Archieven aanmaken. Bij veel bijlagen kan het proces enige tijd duren. Je kan Taakstatus opvragen kiezen om de voortgang op te vragen. sanderdercksen_0-1687877012528.png   Zodra het archief gereed is, wijzigt de status naar Het proces is voltooid. Download de zip-bestanden één voor één door de regel te markeren en te kiezen voor Downloaden. Let op: wanneer het archief veel bijlagen bevat kunnen meerdere zip-bestanden beschikbaar zijn.    sanderdercksen_1-1687877080427.png  

Bij het verwerken van afschriftregels kunnen er nulregels zichtbaar zijn. Aangezien deze waarschijnlijk niet verwerkt kunnen worden is het mogelijk de regels te verbergen. Deze actie kan voor meerdere regels worden uitgevoerd. Kolom zichtbaar maken Open het venster Afschriftregels verwerken Selecteer een Bank-/kasrekening. Open de configuratie kolommen Zorg ervoor dat de kolom Verbergen aan de Geselecteerde kolommen is toegevoegd Kies OK sanderdercksen_0-1685107891735.png Geselecteerde verbergen Via de kolom Verbergen kunnen een of meerdere afschriftregels worden gemarkeerd. Markeer de nulregels die verborgen moeten worden. Kies de knop Geselecteerde verbergen Kies Ja op de waarschuwing die verschijnt De regels verdwijnen uit het venster Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken. Let op: Controleer altijd of de juiste regels zijn gemarkeerd voor het verwerken. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.

Deze procedure betreft het inlezen van bankafschriften via een bestand. Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de koppeling via Autopay, waardoor deze procedure overbodig is. Voor bankrekeningen waarvoor geen directe bankkoppeling beschikbaar is, kunnen bankafschriften worden ingelezen in het CAMT053 of MT940 formaat. Vooraf dient het volgende gecontroleerd te worden Navigeer naar het venster Bank-/kasrekeningen  Selecteer de bank-/kasrekening waarop een handmatig bestand moet worden geïmporteerd Controleer of het vinkje Bestanden handmatig uploaden is gemarkeerd Selecteer het juiste bestandsformaat Let op: MT940 bestanden van banken die niet in de lijst staan zijn vaak alsnog te importeren via één van de banken die in de standaardlijst staan sanderdercksen_0-1684834931507.png Importeren bankafschriften Navigeer naar het venster Import afschriftregels Klik op het + icoon Selecteer de bank-/kasrekening waarop het bestand geïmporteerd dient te worden Klik op de knop Bestand uploaden Selecteer het bestand dat ingelezen moet worden Let op: een MT940 bestand dient van het formaat .txt te zijn. Dit is vast te leggen in de eigenschappen van het bestand. Klik na verwerking op Opslaan De afschriftregels zijn beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken sanderdercksen_1-1684834706419.png  

Indien u met een directe bankkoppeling werkt, dan worden bankafschriften normaal gesproken automatisch voor u klaar gezet om te verwerken in het scherm Afschriftregels Verwerken. Soms is er echter een probleem waardoor de afschriften niet automatisch worden klaar gezet.   Bankafschriften komen als eerste binnen in de AutoPay service. Bij ontbrekende afschriften is de eerste plek, om te controleren of de afschriften zijn binnen gekomen, dan ook AutoPay.    Hieronder staat beschreven hoe nagegaan kan worden waar het probleem precies zit en hoe dit vaak zelfstandig is op te lossen. Blijft het probleem terugkomen? Schakel dan uw vaste aanspreekpunt in. 1. Autopay openen Open AutoPay vanuit Visma.net Home of via het menu linksboven. TomPronk_0-1668600798300.png 2. Controleer de ontvangen bankafschriften Kies in AutoPay voor het tabblad Overzicht en vervolgens voor Bankdownloads in het linkermenu. TomPronk_1-1668600798270.png TomPronk_2-1668600798280.png Dit geeft het overzicht weer van alle ontvangen bankafschriften. Bovenaan kan er onder andere op basis van het rekeningnummer en de datum gefilterd worden. Hebben één of meerdere afschriften geen downloaddatum gekregen in de kolom Gedownload óf staat er de downloaddatum 01-01-2001, ga dan verder met stap 4 om de afschriften alsnog handmatig te downloaden. Is dit niet het geval, ga dan verder met stap 5. Staan de betreffende afschriften helemaal niet in AutoPay? Neem dan contact op met uw vaste aanspreekpunt.   TomPronk_3-1668600798310.png   3.Afschriften opnieuw downloaden Selecteer de gewenste afschriften en klik rechtsonderaan op de groene Downloadopties  knop. Opnieuw afschriften downloaden kan met de onderste optie Voor downloaden beschikbaar stellen. Let op: Is de Voor download beschikbaar stellen knop niet beschikbaar, kies dan eerst voor de optie Als gedownload markeren. Hierna is de knop wel beschikbaar.   TomPronk_4-1668600798287.png 4. Controleer of de afschriften binnenkomen in Visma.net ERP De afschriften zullen nu binnen komen in Visma.net ERP in het scherm Postvak In - AutoPay. In de meeste gevallen worden de afschriften op gezette tijden, automatisch verwerkt via de ingestelde automatiseringsagenda's. Hierdoor zijn de afschriftregels automatisch beschikbaar in het scherm Afschriftregels Verwerken.   TomPronk_5-1668600798311.png Afhankelijk van de instellingen in de betreffende automatiseringsagenda’s worden afschriften één of meerdere keren per dag verwerkt. Staan er afschriften van meerdere dagen in dit overzicht, controleer dan de instellingen in de automatiseringsagenda’s (zie stap 6) of vraag om aanvullende ondersteuning via het vaste aanspreekpunt. 5. Overzicht automatiseringsagenda’s Ga naar het venster Overzicht automatiseringsagenda’s en identificeer alle agenda’s voor het venster CA.50.40.0S. Dit kan ook door te filteren op de kolom Scherm. Let op dat alleen actieve agenda’s worden gebruikt in deze stap. Te herkennen aan het vinkje in de kolom Actief.   TomPronk_6-1668600798297.png   Lijken de agenda’s correct te zijn ingesteld? Ga dan verder met stap 7. In deze stap kan de agenda direct gestart worden om de afschriften te verwerken. Stap 7 is ook te gebruiken als er niet gewacht kan worden totdat de automatiseringsagenda de afschriften periodiek heeft verwerkt. 6. Agenda uitvoeren Open de agenda en kies rechtsboven voor de optie Agenda uitvoeren   TomPronk_7-1668600798294.png   De afschriften zullen nu verwerkt worden en beschikbaar komen in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Zijn de afschriftregels toch niet beschikbaar in Afschriftregels Verwerken? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon voor aanvullende ondersteuning.