Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel

[#1]

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden: 

1. Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen.
2. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd.
3. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt.
4. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling.

1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur

Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:

• Open het venster Voorkeuren bank/kas
• Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.

 Correctieprocedure:

• Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen
• Zoek naar de foutieve betaling en open deze.
• Klik op de knop Annuleren
• De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking.

2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd

Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies: 

• Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen
• Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd.
• Ga naar de tab Betalingshistorie
• Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien
• Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag) 
• Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven

3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt

Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening: 

• Open het venster Grootboekkaart

• Kies de relevante periode en de specifieke rekening

• Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden

• Klik op Corrigeren

• Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening

• Kies Verwerken

4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie

Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen:

• Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas)

• Zoek en open de foutieve transactie

• Kies de knop Acties/Tegenboeken

• Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.

[Monique Koning]

Er is een betaling geboekt op een crediteur en had afgeboekt moeten worden op een debiteur. Inmiddels is de maand afgesloten en kunnen we de correctie niet meer doorvoeren. Is er een mogelijkheid om dit nog achteraf te corrigeren? 

[sanderdercksen]

@Monique Koning hoe zou je de correctie het liefst willen zien?

Het is mogelijk om tijdelijk de optie "Boeken in gesloten perioden toestaan" te markeren in het venster Voorkeuren grootboek om zodoende de betaling te kunnen annuleren en vanuit de bank naar de debiteur te boeken. Maar ik kan me ook voorstellen dat je dat i.v.m. de maandafsluiting niet meer wil corrigeren binnen die periode?

[Monique Koning]

Dat willen wij niet. Dus wat is het alternatief?

[Arie van der Wal]

Hoi Monique, volgens mij zijn er twee mogelijkheden:

1) je kunt met crediteurenbetaling/restitutie en debiteurenbetaling een bedrag afboeken van de crediteur/debiteur. Let wel op dat je een verreffenings betaalmethode gebruikt. Als deze vereffenings betaalmetoden zo zijn ingericht dat beide afboekingen naar dezelfde tussenrekening worden geboekt ben je in een keer klaar. 

2) je kunt ook bij importafschriftregels een afschrift toevoegen met twee regels een ontvangst en een uitgave. Daarna kun je in afschriftregels verwerken het ene bedrag op de crediteur en de andere op de debiteur boeken.