Vejledninger i Visma HR

I denne vejledning kan du læse om, hvordan du som administrator giver dine medarbejdere adgang til Visma HR.

Beskrivelse af roller i Visma HR og My Visma    I Visma HR er der en række standardroller til rådighed, som frit kan benyttes af  virksomheder, der anvender systemet. Standardrollerne er opsat med udgangspunkt i de roller og processer, der typisk findes i danske virksomheder.    I My Visma og My Visma Self Service er rollerne begrænset til en leder-, medarbejder- og administratorrolle.   Dette dokument indeholder en overordnet beskrivelse af alle standardroller.    Virksomhedens adgang til Visma HR styres først og fremmest af de moduler, virksomheden har adgang til. Herefter er det den enkelte rolles opsætning, der er afgørende for, hvilke menupunkter og felter en bruger har adgang til. På rolleniveau styres adgangen via moduler eller via rettigheder (opret, læs, rediger, slet eller Ja/Nej).    Roller i Visma HR Følgende standardroller findes i Visma HR:    Administrator, organisation Administrator, firma HR Løn Specielle oplysninger Fraværsregistrator Kursusadministrator Afdelingsleder, læs Leder (til brugere af Leder- medarbejdermodul) Medarbejder (til brugere af Leder- medarbejdermodul) My Visma Medarbejder - beskrevet under My Visma Menupunkter i Visma HR Rollebeskrivelser følger strukturen i menupunkterne:    Dashboard Firma Medarbejdere Godkend fravær og lønregistreringer (kun til Leder- medarbejdermodul) Kurser og uddannelse Fælles rapportering fravær  Indlæs oplysninger Rapporter Påmindelser Indstillinger Administrator, organisation Minimum én person i virksomheden skal have denne rolle (se undtagelse under Administrator, firma). Administrator har som udgangspunkt adgang til alle medarbejdere og felter, herunder indstillinger på de moduler, som er tilknyttet kundens Visma HR.   Dashboard Adgang til Dashboard, hvor rollen kan oprette virksomhedsnyt og nyttige links, som vises på ledere og medarbejderes dashboard.   Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere.    Medarbejdere  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:    Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling Fravær Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter Lønregistreringer (kun Leder- medarbejdermodul) Firmabil Evt. Saldi sidste lønkørsel Arbejdskalender   Godkend fravær og lønregistreringer (kun Leder- medarbejdermodul)  Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.    Kurser og uddannelse  Rollen kan administrere kurser og uddannelse ved hjælp af menupunkterne Kursuskatalog,  Kursusudbyder samt definere uddannelseskrav.    Fælles rapportering fravær  Adgang til at registrere fravær på flere medarbejdere på en nemmere måde.   Indlæs oplysninger  Her kan indlæses fravær og specielle oplysninger på medarbejderne.  Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter:   Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Revisionsspor Fraværssaldi organisation Påmindelser Rollen kan oprette påmindelser vedr.  Fødselsdage Runde fødselsdag Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Specielle oplysninger Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger mulighed for at tilrette virksomhedens Visma HR opsætning på en lang række punkter, f.eks.: Indhold i opslagstabeller, specielle oplysninger og oplysningskategorier, fraværskalender, kategorier til dokumenter, arbejdsplan, projektnumre, fravær via e-mail, opsætning af løn- og fraværskoder, fraværssaldi osv.  Under Indstillinger styrer administrator også brugere og brugeradgange. Administrator, firma  Standardrollen ’Administrator, firma’ har næsten de samme rettigheder som rollen ’Administrator, organisation’. Typisk anvendes rollen ’Administrator, firma’, hvis virksomheden har flere firmaer, og hvor administratorerne kun må se data i ‘eget’ firma. Det samme kan være gældende, hvis der er flere kundeforhold i én Visma HR løsning. Nedenfor er kun nævnt de punkter, hvor de to roller har forskellige rettigheder.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen har rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og afdelingsledere. Rollen kan ikke oprette nye firmaer.  Indlæs oplysninger Rollen kan indlæse fravær på medarbejdere i det firma, rollen har adgang til. Rollen kan ikke indlæse specielle oplysninger Indstillinger  Under menupunktet Indstillinger har rollen begrænsninger i forhold til rollen ’Administrator, organisation’.  Rollen giver ikke adgang til at: oprette eller redigere brugeradgange se Opslagskoder, Opslagstabeller og Organisation oprette Arbejdsplan  automatisk adgang til alle specielle oplysninger mappe administration (kategori til dokumenter) HR  HR rollen har fuld adgang til de fleste menupunkter i systemet bortset fra de lønspecifikke.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere. Rollen kan ikke oprette nye firmaer.  Rollen har ikke automatisk adgang til alle firmaer og afdelinger. Medarbejder  Rollen har fuld rettighed (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Statistik Pårørende Ansættelsesudvikling Fravær Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter (rollestyret) Arbejdskalender Kurser og uddannelse  Rollen kan administrere kurser og uddannelse ved hjælp af menupunkterne Kursuskatalog,  Kursusudbyder samt definere uddannelseskrav.  Fælles rapportering fravær  Adgang til at registrere fravær på flere medarbejdere på en nemmere måde. Indlæs oplysninger  Her kan indlæses fravær på medarbejderne. Rollen kan ikke indlæse specielle oplysninger. Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Jubilæer Kontaktinformation Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgangen til menupunktet Indstillinger begrænser sig til indhold i specielle oplysninger, specielle oplysningskategorier, fraværskalender og evt. projektnumre.  Løn  Rollen ’Løn’ har adgang til Visma HR med henblik på at kunne administrere løndata. Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og afdelingsledere. Rollen har ikke automatisk adgang til alle firmaer og afdelinger. Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger (læs) Ansættelse (opret, læs, rediger, slet) Løn, pension og goder (opret, læs, rediger, slet) Statistik Pårørende (læs) Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling  Fravær (læs) Uddannelse (læs) Specielle oplysninger (opret, læs, rediger, slet) Dokumenter (læs) Lønregistreringer (opret, læs, rediger, slet) Firmabil Evt. Saldi sidste lønkørsel Arbejdskalender Kurser og uddannelse  Rollen kan se Kursuskatalog og Kursusudbyder.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger begrænset mulighed for at påvirke virksomhedens Visma HR opsætning. Men ’Løn’ kan se fraværskalender, redigere i specielle oplysninger,  oplysningskategorier, projektnumre, opsætning af løn- og fraværskoder.  Specielle oplysninger Rollen ‘Specielle oplysninger’ er beregnet til virksomheder, som ønsker at lægge administrationen af f.eks.udleveret IT udstyr ud til medarbejdere i en IT afdeling. Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.  Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejderne via menupunktet ‘Alle medarbejdere’, og rettighed til medarbejdernes Specielle oplysninger (opret, læs, rediger, slet) Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapport: Rapportoversigt Specielle oplysninger Indstillinger  Rollen har adgang til Mine indstillinger NB: Det er administrator, der giver adgang til de faner på Specielle oplysninger, som rollen skal have adgang til. Fraværsregistrator  Rollen ’Fraværsregistrator’ er primært oprettet til brug for virksomheder, der ikke benytter Leder- og medarbejdermodul.  Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.  Medarbejder  Rollen har rettighed til medarbejdernes:  Stamoplysninger (læs) Fravær (opret, læs, rediger, slet) Arbejdskalender Rollen kan også registrere fravær på medarbejderne via menupunkterne Fælles rapportering  fravær eller indlæse en Excel fil med fravær via menupunktet Indlæs oplysninger. Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Fraværsliste   Gemte rapporter Indstillinger  Rollen har i menupunktet Indstillinger adgang til Mine indstillinger og Fraværskalender.  Kursusadministrator Denne rolle benyttes til administration af kurser og uddannelse. Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.  Medarbejder Rollen har adgang til medarbejderdata i følgende menupunkter:  Stamoplysninger  Specielle oplysninger (opret, læs, rediger, slet) Uddannelse (opret, læs, rediger, slet) Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Specielle oplysninger  Uddannelse  Gemte rapporter Kurser og uddannelse  Rollen kan administrere kurser og uddannelse ved hjælp af menupunkterne Kursuskatalog,  Kursusudbyder samt definere uddannelseskrav.  Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Afdelingsleder, læs  Rollen ’Afdelingsleder, læs’ har læseadgang til alle medarbejderoplysninger. Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen har læseadgang til virksomhedens organisation, herunder firma, afdelinger og  afdelingsledere.    Medarbejder  Rollen har læseadgang til egne medarbejderes:  Medarbejder Stamoplysninger (minus CPR nr. og reg./kontonr.) Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Ansættelsesudvikling Fravær Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter (rollestyret) Lønregistreringer Arbejdskalender Rollen kan eventuelt se: Saldi fra sidste lønkørsel og ramme/trin oplysninger. Kurser og uddannelse  Rollen har læseadgang til Kursuskatalog, Kursusudbyder samt Uddannelseskrav.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger Uddannelse   Gemte rapporter Indstillinger  Rollen har meget begrænset adgang menupunktet Indstillinger, men har adgang til Mine indstillinger og kan se indhold i specielle felter og oplysningskategorier samt fraværskalender.   Leder  Denne rolle benyttes kun af virksomheder, der har Leder-medarbejdermodul.  Leder har adgang til egne oplysninger på samme måde som rollen Medarbejder. Derudover har Leder har adgang til en række oplysninger på egne medarbejdere.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se egen afdeling i virksomhedens organisation. Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejdernes data i følgende menupunkter:  Stamoplysninger (kan redigere adresser, e-mails, telefonnumre og evt. reg./kontonr.)  Ansættelse (læse) Pårørende Fravær (kan ikke redigere lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter (læse) Rollen kan eventuelt se: Saldi fra sidste lønkørsel, arbejdskalender og specielle oplysninger. Godkend fravær og lønregistreringer  Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Jubilæer Kontaktinformation Lønregistreringsrapport Medarbejderliste   Gemte rapporter HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Medarbejder Denne rolle benyttes kun af virksomheder, der har Leder-medarbejdermodul.  Dashboard  Medarbejderadgang til Dashboard. Medarbejder Rollen har adgang til egne data i følgende menupunkter:  Stamoplysninger (kan redigere adresser, e-mailadr., telefonnumre og evt. reg./kontonr.) Pårørende Fravær (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter (rollestyret) Rollen kan eventuelt se: Saldi fra sidste lønkørsel, arbejdskalender og Specielle oplysninger. Rapporter  Medarbejder har ikke adgang til rapporter. Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Roller i My Visma - Self Service Menupunkter i My Visma - Self Service Rollebeskrivelser følger strukturen i menupunkterne:  Dashboard Firma Medarbejdere Godkend fravær og lønregistreringer Rapporter Påmindelser (tilkøb) Indstillinger Self Service Administrator Minimum én person i virksomheden skal have denne rolle. Administrator har som udgangspunkt adgang til alle medarbejdere og til indstillinger på moduler tilknyttet My Visma Self Service.  Dashboard Adgang til Dashboard, hvor rollen kan oprette virksomhedsnyt og nyttige links, som vises på ledere og medarbejderes dashboard. Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere.    Medarbejdere  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling Fravær Specielle oplysninger (Firmabil, Refusion barsel og sygdom, Udleverede effekter) Dokumenter Lønregistreringer Firmabil Arbejdskalender Godkend fravær og lønregistreringer Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.  Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Revisionsspor Fraværssaldi organisation Påmindelser (tilkøb) Rollen kan oprette påmindelser vedr.  Fødselsdage Runde fødselsdag Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Specielle oplysninger Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger mulighed for at tilrette opsætningen i systemet på en række områder, f.eks.: Indhold i opslagstabeller, specielle oplysninger (felter til registrering af Udleverede effekter), fraværskalender, arbejdsplan, fravær via e-mail, opsætning af løn- og fraværskoder, fraværssaldi osv.  Under Indstillinger styrer administrator også brugere og brugeradgange. Self Service Leder Denne rolle benyttes af virksomheder med My Visma med Self Service. Leder har adgang til egne oplysninger på samme måde som rollen Medarbejder. Derudover har Leder har adgang til en række oplysninger på egne medarbejdere.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se egen afdeling i virksomhedens organisation. Medarbejder  Rollen har adgang til medarbejdernes data i følgende menupunkter:  Stamoplysninger (kan redigere e-mailadresser og telefonnumre)  Medarbejder Stamoplysninger (læs) Ansættelse  (læs) Løn, pension og goder (læs) Statistik (læs) Pårørende (opret, læs, rediger, slet) Fravær (kan ikke redigere lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter (læse) Specielle oplysninger (udleverede effekter) Arbejdskalender Godkend fravær og lønregistreringer  Rollen kan godkende eller afvise medarbejdernes fraværs- og lønregistreringer.  Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Dokumenter Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Self Service Medarbejder Dashboard  Medarbejderadgang til Dashboard. Medarbejder Rollen har adgang til egne data i følgende menupunkter:  Medarbejder Stamoplysninger (kan redigere adresser, e-mailadr. og telefonnumre) Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fravær (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet fravær) Lønregistreringer (kan ikke redigere godkendt eller lønbehandlet lønregistrering) Dokumenter Rapporter  Medarbejder har ikke adgang til rapporter. Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Roller i My Visma Menupunkter i My Visma Rollebeskrivelser følger strukturen i menupunkterne:  Dashboard Firma Medarbejdere Rapporter Indstillinger My Visma Administrator Minimum én person i virksomheden skal have denne rolle. Administrator har som udgangspunkt adgang til alle medarbejdere og felter i My Visma.  Dashboard Adgang til Dashboard, hvor rollen kan oprette virksomhedsnyt og nyttige links, som vises på ledere og medarbejderes dashboard. Firma  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til virksomhedens organisation, herunder  firma, afdelinger og afdelingsledere.    Medarbejdere  Rollen har alle rettigheder (opret, læs, rediger, slet) til medarbejdernes:  Medarbejder Stamoplysninger Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fremtidig lønseddel Ansættelsesudvikling Fravær Specielle oplysninger (Firmabil, Refusion barsel og sygdom, Udleverede effekter) Lønregistreringer (læs) Firmabil Arbejdskalender Rapporter Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Lønregistreringsrapport Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Revisionsspor Fraværssaldi organisation Indstillinger Rollen har i menupunktet Indstillinger mulighed for at tilrette opsætningen i systemet på en række områder, f.eks.: Indhold i opslagstabeller, specielle oplysninger (felter til registrering af Udleverede effekter), fraværskalender, arbejdsplan, opsætning af løn- og fraværskoder, fraværssaldi osv.  Under Indstillinger styrer administrator også brugere og brugeradgange. My Visma Leder Denne rolle benyttes af virksomheder med My Visma. Leder har adgang til egne oplysninger på samme måde som rollen Medarbejder. Derudover har Leder har adgang til en række oplysninger på egne medarbejdere.  Dashboard Lederadgang til Dashboard. Firma  Rollen kan se egen afdeling i virksomhedens organisation. Medarbejder  Rollen har læseadgang til medarbejdernes data i følgende menupunkter:  Medarbejder Stamoplysninger (kan redigere e-mailadresser og telefonnumre) Ansættelse Løn, pension og goder Statistik Pårørende Fravær Specielle oplysninger (udleverede effekter) Rapporter  Rollen har adgang til følgende standardrapporter: Rapportoversigt Anciennitet Ansættelse Ansættelse og fratrædelser Fraværsliste Fødselsdage Goder Jubilæer Kontaktinformation Løn, pension og goder Medarbejderliste Specielle oplysninger   HRM Analytics (tilkøb) Fraværssaldi organisation Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  My Visma Medarbejder Denne rolle bruges primært til medarbejdere, der skal have adgang til My Visma appen. Hvis medarbejderen logger på web versionen vises dette meget begrænsede indhold. Dashboard  Medarbejderadgang til Dashboard. Medarbejder Rollen har adgang til egne data i følgende menupunkter:  Medarbejder Stamoplysninger (læs) Fravær Rapporter  Medarbejder har ikke adgang til rapporter. Indstillinger  Adgang til Mine indstillinger.  Fleksible roller (kun til Visma HR) I Visma HR er det muligt at oprette kundetilpassede roller. Dette kan være små  tilpasninger af eksisterende standardroller, f.eks. at Leder må godkende egne fraværs- og  lønregistreringer, men det kan også være opbygning af helt nye roller.   Ændring/oprettelse af roller foretages af en Visma konsulent og ydelsen er fakturerbar.  Adgang til dokumenter og specielle oplysninger Kundens administrator styrer selv hvilke roller, der skal have adgang til  dokument i de specifikke kategorier fanerne i specielle oplysninger En rolle, der har adgang til dokumenter på medarbejderne, har altid adgang til de dokumenter, der ikke er tilknyttet en kategori. Dette gør sig f.eks. gældende for dokumenter, der bliver uploadet via menupunktet Lønregistreringer. Disse dokumenter ligger ikke i en kategori, medmindre dokumenterne flyttes manuelt. Ved oprettelse af nye Specielle oplysningskategorier får rollen ‘Administrator, organisation’ altid adgang til disse faner på medarbejderne. Øvrige roller tildeles manuelt adgang af administrator. Adgang til rapporter Rollernes adgang til rapporter styres af hvilke oplysninger, rollen i øvrigt har adgang til. Man kan f.eks. ikke danne en rapport med lønoplysninger, hvis man ikke har adgang til dette menupunkt. Man får heller ikke vist CPR nr. i en rapport, hvis man ikke har adgang til CPR nr. på medarbejder stamoplysninger.  Rapporter dannes i Excel eller evt. PDF format. Adgang til My Visma app Alle medarbejdere, der har en rolle i Visma HR/My Visma, hvortil de har tilknyttet deres medarbejdernr., har adgang til My Visma app.  

Læs om hvordan du kan indlæse Fravær og Specielle oplysninger i Visma HR.

Denne vejledning beskriver, hvordan registrering af arbejdstid opsættes og foretages i My Visma / Visma HR.    

Se her hvordan du tilføjer nye fraværskoder.

Denne vejledning henvender sig til kunder, der selv skal implementere Visma HR eller Visma HR Basic.   I denne vejledning finder du introduktion og vejledning til brug i implementeringen af din Visma HR eller Visma HR Basic løsning, samt en introduktion til dine 2 timers supportmøde.   

Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter fraværskalender og arbejdsplan på kundeforhold, arbejdsgiver og medarbejder.

Menupunktet ’Medarbejdere’ indeholder en lang række undermenuer, der viser oplysninger om den valgte medarbejder.  Det er ikke sikkert, du har adgang til alle de viste undermenuer. Det afhænger af den løsning, I har valgt i jeres virksomhed. Modulet Firmabil er ikke beskrevet her - det findes i en særskilt vejledning.   Medarbejdere Alle medarbejdere Du kan vælge en medarbejder på følgende tre måder i Medarbejderoversigten: klik på linjen med medarbejderens navn benyt søgefeltet ’Søg medarbejdere’ (skriv navn eller medarbejdernr.) klik på ’Avanceret søgning’ (kan bl.a. benyttes til søgning af fratrådte medarbejdere). Øverst i skærmbilledet ’Medarbejderoversigt’ er der et felt til markering af ’Vis kun aktive’. Fjernes fluebenet indeholder oversigten også øvrige medarbejdere, f.eks. passive og fratrådte. Der er fem forskellige personstatus i Visma HR: Passiv Tiltræder Aktiv Fratræder Fratrådt. Medarbejderoversigt er sorteret i personalenr. orden, men sortering kan ændres ved klik på en kolonneoverskrift. Ny medarbejder oprettes direkte fra denne side ved klik på Ny.   Medarbejder Når du vælger en medarbejder i Medarbejderoversigt (under Alle medarbejdere), kommer du automatisk ind på medarbejderens oplysninger i menupunktet ’Medarbejder’. Her vises oplysninger om medarbejderen i følgende faner:   Fanen Medarbejder  I menupunktet ’Stamoplysninger’ opretter du stamoplysninger på nye medarbejdere eller vedligeholder oplysninger på eksisterende medarbejdere. Sådan opretter du ny medarbejder Klik på Ny og indtast medarbejderens stamoplysninger i dette skærmbillede:     Nedenfor er en beskrivelse af felter, hvor der kan være behov for ekstra forklaring: Virksomhed Udfyldes automatisk med mindre I har flere kundeforhold tilknyttet én Visma HR løsning. Arbejdsgiver nr. Vælg relevant arbejdsgiver hvis I har mere end én arbejdsgiver i Visma Løn. Med lønkørsel Hvis medarbejderen ikke skal lønbehandles i Visma Løn, skal markeringen i feltet fjernes. Medarbejderen vil være synlig i lønsystemet med kommentar om, at personen ikke lønbehandles. Bemærk, hvis personen på et senere tidspunkt skal have løn via Visma Løn, kan markering ikke tilføjes – medarbejderens skal oprettes på ny. Medarbejdernr. Skal være numerisk og højst 15 karakterer. Undgå foranstillet nul. CPR-nr. Der er validering på feltet. Så snart CPR-nr. er tastet og feltet forlades, udfyldes medarbejdernavn og adresse automatisk. Fejlbesked vises ved ugyldigt CPR-nr. Har medarbejderen beskyttet adresse eller lign., vises relevant information. Der foretages ikke validering på udenlandske CPR-numre, CVR-nr. eller på medarbejdere, der ikke er med i lønkørsel. Bemærk, at adresseoplysninger ikke automatisk opdateres, når en medarbejder flytter. Adressen kan hentes ved at overskrive CPR-nr. og klik på Gem. CVR-nr. Hvis medarbejdere er ansat på konsulentbasis med eget CVR-nr., tastes dette i stedet for CPR-nr. Udenlandsk CPR-nr. Når du indtaster udenlandsk CPR-nr., skal der også indtastes dansk CPR-nr. eller CVR-nr. Har medarbejderen ikke et dansk CPR-nr., anvendes konstrueret CPR-nr. Fødselsdato + 9991 (mand) eller 9992 (kvinde). Fødselsdag og Køn Udfyldes automatisk ud fra CPR-nr. Er medarbejderen oprettet via Visma Løn mangler disse oplysninger. Postnr. Udenlandske postnumre skal først oprettes under ’Indstillinger’, ’Opslagstabeller’, ’Tabel 100 – Postnumre’. E-mail Skal udfyldes, når Self Service benyttes, og der skal sendes mødebooking med godkendt fravær til medarbejderens kalender. Feltet skal også være udfyldt, hvis medarbejderen skal modtage påmindelser. E-mail (privat) Skal udfyldes hos personer, der får lønseddel via mitBasic. Kontonummer Der er validering på feltet. Valg af NemKonto/Kontonummer opsættes på arbejdsgiveren i Visma Løn. Lønseddel til mitBasic Vælg mitBasic hvis medarbejderen ikke har adgang til eller mulighed for at bruge mit.dk. Bestil skattekort Der kan bestilles hoved- og bikort. Der kan ikke genrekvireres skattekort, hvis medarbejderens CPR-nr. allerede er kendt i Visma Løn. I disse tilfælde vælges ’Ingen’ og skattekortet genrekvireres via lønsystemet.   Når du har afsluttet oprettelsen med klik på Gem, vises medarbejderen med status ’Passiv’, da ansættelsesoplysninger endnu ikke er tastet. Vi anbefaler, at der altid oprettes ansættelse på medarbejdere - også selvom disse ikke skal lønbehandles.    Fanen Ansættelse Næste step er medarbejderens ansættelsesoplysninger. Øverst i skærmbilledet vises felt til styring af ansættelsesperioder. Fra Udfyldes automatisk med medarbejderens ansættelsesdato. Til Udfyldes automatisk, når en ny ansættelsesperiode oprettes. Oprettelsesårsag Vælges fra dropdown menuen.     Firma Vælg firma. Afdeling Vælg afdeling. VIGTIG - dette styrer bl.a. hvilke medarbejdere, en leder har adgang til at se. Ansattype En anden måde at gruppere medarbejderne på. Godt at udfylde, da oplysningen kan bruges som filter i de fleste rapporter. Ekstern titel = Ansættelsesbetegnelse i Visma Løn. Intern titel Vises i HRM Analytics.  Uddannelseskrav Kan benyttes, hvis der i menupunktet Kurser og Uddannelse er oprette uddannelseskrav til stillingen. Anciennitet Datoerne bør udfyldes, da disse bruges til Påmindelser, Dashboard, rapporter og i HRM Analytics. Arbejdstid Når arbejdstidsordning vælges, udfyldes normtid og arbejdstid automatisk. For deltidsansatte overskrives feltet pct. eller timer. Hvis medarbejderen ændrer arbejdstid, er det vigtigt at oprette en ny ansættelsesperiode for at undgå efterregulering i Visma Løn. Økonomisk placering Indhold i felterne under Økonomisk placering bruges i lønsystemet. Costcenter svarer til afdeling i Visma Løn. Stillingskategori og Løngruppe skal som minimum være udfyldt. Valgfri1-6 Navngives i Visma Løn Afslut oprettelsen med klik på Gem. Fanen Løn, pension og goder   Under ‘Løn, pension og goder’ vælger du den faste løn, pension osv., som medarbejderen skal have hver måned. Skærmbilledet er opdelt i følgende løntyper: Løn, Pension, Fradrag, Personalegode og Kommentarer. I øverste venstre hjørne vises perioder med lønudviklingen.     Opret Uanset type klikkes på plus symbolet for at tilføje en ny lønart. I dropdown menuen vælges lønarten, hvorefter relevante felter åbnes for redigering. Ret Klik på linjen med lønarten. Nu kan felterne redigeres – men husk datostyring, så der ikke sker en efterregulering. Hvis medarbejderen allerede har en månedsløn og skal have en lønregulering, gør du således: klik på Tilføj mere løn  vælg lønarten Månedsløn  indtast beløb vælg den dato den nye løn skal gælde fra klik på Opdater Nu er der automatisk tilføjet en slutdato på forrige periode. Slet En lønart bør kun slettes, hvis det er en fejloprettelse. Lønarter uden beløb Beløb vises ikke, hvis satsen ligger i en resultattabel i Visma Løn. Ramme/trin Anvendes ramme/trin vises dette i Visma HR. Ramme/trin kan kun tilføjes og vedligeholdes via lønsystemet. Kommentarer Feltet er synligt for alle, der har adgang til ’Løn, pension og goder’. Indhold i kommentarer kan ikke trækkes ud i rapporter. Fanen Statistik Her lægges statistikoplysninger ind på medarbejderne, hvis virksomheden indberetter til statistik.   Adgang og rettigheder til statistikoplysninger følger de rettigheder, en rolle har til ansættelsesoplysninger.   Fanen Pårørende I tilfælde af en ulykke på arbejdspladsen kan det være meget nyttigt at have registreret pårørende til de ansatte.      Fanen Fremtidig lønseddel Fremtidige lønsedler kan bestilles via Visma HR. Administrator og ledere har adgang til dette, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Rollen skal have adgang til stamoplysninger inkl. CPR nr. og reg./kontonr., ansættelse, løn, pension og goder. Ledere kan kun se fremtidige lønsedler på egne medarbejdere.    Ansættelsesudvikling Her vises medarbejderens ansættelseshistorik på en overskuelig måde. Ved klik på en linje i oversigten kommer du direkte over på medarbejderens ansættelse i den valgte periode. Fravær og Lønregistrering I tilknytning til fravær og lønregistreringer er der statuskoder, der viser, hvor i processen den enkelte registrering er:  Afventer – registrering venter på ledergodkendelse Godkendt - registrering er godkendt af leder og klar til lønbehandling  Afvist - registrering er afvist af leder  Lønbehandlet – registreringen er lønbehandlet. Generelt gælder følgende for begge typer af registreringer: Efter oprettelse får registreringen automatisk tildelt status ’Afventer’. Medarbejder kan rette eller slette registreringen, så længe den ikke er godkendt. Når leder godkender registreringen, kommer den til lønbehandling. Medarbejder kan ikke selv rette eller slette godkendte registreringer. Dette kan kun gøres af administrator. Hvis leder afviser en registrering, vises dette med status ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejder kan nu rette eller slette den afviste registrering ved hjælp af symbolerne for ret/slet til højre på linjen med registreringen. Virksomheder, der ikke har Self Service, har ikke adgang til Lønregistreringer, og kan heller ikke se status på fraværsregistreringer.   Fravær Skærmbilledet ’Fravær’ viser registreret fravær på medarbejderen samt rest saldi (Til gode). Det er også her nyt fravær registreres.     Øverst i skærmbilledet er et filter til visning af fraværsregistreringerne – enten en bestemt fraværsstype eller periode. Default vises 3 måneder før og 1 år efter dags dato. Nederst i skærmbilledet vises en total med alle registreringer.   Til gode Fraværssaldi vises i form af cirkler i øverste højre hjørne. Her kan du f.eks. se, hvor mange feriedage og feriefridage medarbejderen har til gode. Disse saldi kan medarbejderen også se i My Visma appen. Antal cirkler og indholdet af disse er brugerdefinerede. Se ’Vejledningen – Opsætning af Fraværssaldi’. Ved klik på boblerne med saldi, kan der vises under-bobler indeholdende de lønartstyper, som en saldo består af. Boblen med teksten ‘Ikke lønbehandlet’ viser registreringer, der endnu ikke er lønbehandlet - f.eks. feriedage, der er registreret i en tidligere eller en fremtidig lønperiode. I forbindelse med registreringen er dagene allerede fratrukket feriesaldoen, men systemet vil først i forbindelse med lønkørslen fratrække dagene den korrekte lønartstype. Dvs. på registreringstidspunktet ved systemet ikke, om der er tale om afholdelse af gammel ferie, samtidighedsferie, ferie på forskud eller andet. Når et nyt ferieår starter pr. 1. september afspejles dette i under-boblerne Feriedage tidligere og Feriedage indeværende år.   Simuler fremtidig ferieoptjening Her kan man skrive en dato og få beregnet hvor mange lovpligtige feriedage (2,08) eller timer (15,41), man kan holde på en given dato. Der tages ikke forbehold for planlagt eller afholdt ferie - eller deltidsansættelse. Oversigten med registreret fravær Her vises de fraværsregistreringer medarbejderen har foretaget, eller administrator har oprettet på medarbejderen. Følgende kolonner vises ikke i oversigten, men kan ses ved at klikke på Ret eller Vis: Kalenderdage Projektnummer Sats Afvis kommentar Bruger uden adgang til Ret og Slet kan benytte knappen Vis, hvorved fraværsregistreringer åbnes i et pop-up vindue. Bruger med adgang til Ret og Slet skal benytte Ret for at åbnes fraværsregistreringer, og kan dermed se ønskede detaljer. Vis saldo detaljer Funktionen ‘Vis saldo detaljer’ ses i øverste højre hjørne på siden Fravær. Knappen bruges til at få vist saldo detaljer, bortset fra kategorien ferie. Forudsætning for at få vist detaljerne er, at saldovisning også er opsat under Indstillinger -> Fraværssaldi. Se ’Vejledningen – Opsætning af Fraværssaldi’.   Efter klik på knappen ’Vis saldo detaljer’ skal man klikke på feltet ’Opdater saldi’. Yderligere detaljer vises ved klik på det lille plus i venstre kolonne, og igen ved klik på tal, der vises med blåt. Sådan registrerer du fravær: Klik på knappen Ny Udfyld fra og til dato Vælg fraværstype i dropdown menuen Fraværsantal udfyldes automatisk jf. virksomhedens fraværskalender Kalenderdage udfyldes automatisk Hvis fraværet bliver registreret i timer, er det også muligt at tilføje klokkeslæt Skriv evt. bemærkning (kan ikke udfyldes ved registrering af sygdom) Afslut med Gem    Lønregistrering Her oprettes lønregistreringer (variable lønarter) på medarbejderne.      Sådan registrerer du lønregistrering: Klik på knappen Ny  Vælg lønregistreringstype i dropdown menuen I feltet Navn kan der skrives en tekst, som vil blive vist på lønsedlen Udfyld startdato Tilføj antal eller beløb Skriv evt. bemærkning Afslut med Gem   Der kan uploades dokumenter i forbindelse med lønregistreringer. Disse ses efterfølgende under ’Dokumenter’ i kategorien ’Lønregistrering’. Ved registrering af kørselsgodtgørelse er det obligatorisk og et krav fra SKAT at udfylde feltet ’Bemærkning’ med bilens registreringsnummer, formål samt hvor der er kørt fra og til. På samme måde kan andre relevante felter blive vist, afhængig af hvilke oplysninger den valgte lønart kræver. Der kan også tilknyttes projektnummer til lønregistreringer, hvis dette er opsat i virksomhedens løsning. Øverst i skærmbilledet er der et filter til visning af lønregistreringer – enten en bestemt lønregistreringstype eller periode. Nederst i skærmbilledet vises en total med alle registreringer. Uddannelse Her vises en oversigt over de uddannelser og kvalifikationer, der er registreret på medarbejderen.   For at redigere en registreret uddannelse klikkes på linjen med kurset. Du får størst værdi af jeres kursusregistreringer, hvis du først opretter virksomhedens kurser/uddannelser i menupunktet ’Kurser og uddannelse’, især hvis det er et kursus, som flere medarbejdere har gennemført. Opret Uddannelse på medarbejder: Klik på Ny I fanen ’Kursusdetaljer’ vælges Kursus/Uddannelse i dropdown menuen Feltet ’Tekst’ kan kun udfyldes, hvis du ikke har valgt et Kursus/Uddannelse via dropdown menuen Vælg dato fra Kursuskalender eller udfyld datoen manuelt Udfyld efter behov Status, Varighed, Karakter, Forældelse, Pris og Bemærkning Afslut med Gem Nu kan der i fanen ’Omkostninger’ registreres omkostninger relateret til det pågældende kursus på lige netop denne person. Vedrører omkostningen kurset generelt, skal omkostningen registreres i Kursuskataloget.   Specielle oplysninger Menupunktet ’Specielle oplysninger’ anvendes til at registrere ekstra oplysninger på medarbejderne. Oplysningerne kommer ikke over i Visma Løn. Inden du kan oprette specielle oplysninger på en medarbejder, skal ’Specielle oplysningskategorier’ og ’Specielle felter’ være oprettet under menupunktet ’Indstillinger’. Opret speciel oplysning på medarbejder: Vælg relevant fane Klik på Ny speciel oplysning Udfyld Feltnavn, Værdi, Bemærkning og evt. Startdato og Slutdato Bemærk, slutdato bruges til udsendelse af evt. Påmindelser. Når en speciel oplysning ikke længere er aktuel på en medarbejder, kan du vælge at indsætte en slutdato, hvorved historikken på oplysningerne bevares. Fjernes fluebenet i ’Vis kun aktive specielle informationer’ vil afsluttede specielle oplysninger blive vist.    Adgang til de enkelte faner i Specielle oplysninger kan rollestyres, f.eks. ved at give en IT medarbejder adgang til fanen ’IT/Telefoni’. Opsætning sker under ’Indstillinger’, ’Bruger/adgang’ og ’Specielle opl.adgang’. Dokumenter Her kan du uploade og gemme dokumenter på den enkelte medarbejder.    Adgang til dokumenterne kan rollestyres i forhold til dokumentkategorierne. Opsætning sker under ’Indstillinger’ og ’Kategorier til dokumenter’. Upload dokument: Klik på Ny Vælg dokumentet, der skal uploades  Vælg relevant kategori  Udfyld kommentarfeltet  Klik på Gem Et dokument kan flyttes til en anden kategori ved klik på rediger-pennen.  Dokumenter, der er uploadet i forbindelse med en lønregistrering i Visma HR eller My Visma app, gemmes automatisk under kategorien ‘Lønregistreringer’. Firmabil - se særskilt vejledning Arbejdskalender I ’Arbejdskalender’ kan du se fravær, ekstra fridage, helligdage og arbejdsplan på medarbejderen. Visning justeres ved hjælp af fluebensmarkering øverst i skærmbilledet. Tilsvarende kan du vælge at få vist flere medarbejdere i samme ’Arbejdskalender’ ved at klikke på Vælg afdelinger.     Opsætning af arbejdsplan på kundeforhold, arbejdsgiver eller medarbejderniveau sker under ’Indstilling’ og ’Arbejdsplan’.    Saldi sidste lønkørsel Dette menupunkt udstiller medarbejdersaldi ‘sidste periode’ og ‘år-til-dato’ fra Visma Løn. Hvis saldi ikke er opsat eller andre saldi ønskes vist, kan det ske ved henvendelse til Visma Enterprise kundecenter. Feriedage/timer vises ikke her - de ses på siden ‘Fravær’.

Denne Visma HR vejledning beskriver menupunktet Firma og tilhørende undermenuer. Her opbygges virksomhedens organisationsstruktur ved hjælp af firma, afdelinger og afdelingsledere.   Organisationsoversigt Her ses virksomhedens organisationsstruktur.   Klikker du på et firma [Firma] i organisationsoversigten, ser du i højre side disse detaljer om firmaet: Antal afdelinger Antal underfirmaer Klikker du på en afdeling, ser du i højre side disse detaljer om afdelingen: Afdelingsleder Afdelingsleder med brugeradgang Antal underafdelinger Antal medarbejdere i afdelingen (hvis medarbejderen er oprettet direkte i Visma Løn, vil medarbejderen først blive vist i organisationsoversigten, når medarbejderen er blevet tilknyttet en afdeling i Visma HR). Medarbejderne i afdelingen vises med personalenummer, fornavn og efternavn. Ved klik på medarbejderen kommer du direkte over på medarbejderens stamoplysninger. Opret nyt firma eller ny afdeling Nyt firma eller ny afdeling opretter du ved at klikke på ’Opret firma’ eller ’Opret afdeling’. Det er ikke muligt at indlæse en ny organisation.   Opret firma Udfyld relevante felter og klik på Gem. Felter med ’*’ er obligatoriske og skal udfyldes.   Hvis virksomheden har Visma HR med Leder-medarbejdermodul (My Visma med Self Service), er det i dette skærmbillede, du vælger, om der skal sendes mail med ’mødebooking’ til medarbejderne, når deres fraværsregistreringer bliver godkendt (fraværstype vælges under ’Indstillinger’ og ’Fravær via e-mail’). Det er også i dette skærmbillede, du kan redigere eksisterende firmaer, f.eks. firmanavn. Navnet bliver automatisk ændret på medarbejderens ansættelsesoplysninger.   Opret afdeling Udfyld relevante felter og klik på Gem.     Bemærk, at afdelingens ’Startdato’ skal ligge før eventuelle medarbejdere tilknyttes afdelingen. Du kan altså ikke knytte en medarbejder til en afdeling før afdelingens startdato. Afdelingens startdato kan heller ikke ligge før firmaets startdato. Feltet ’Afd. leder’ er valgfrit at udfylde - se under afsnittet ‘Afdelingsledere’ i hvilke sammenhænge oplysningen bruges. Der er ingen systemmæssig sammenhæng mellem den leder, der vælges her og den leder, der evt. har brugeradgang til systemet.  Husk at opdatere ’Afd. Leder’ hvis lederen har skiftet arbejdsgiver. Feltet ’Afd. leder med brugeradgang’ kommer til anvendelse, hvis virksomheden har givet ledere adgang til systemet.  Feltet udfyldes automatisk, så snart en bruger får adgang til afdelingen.   BEMÆRK: Afdeling i Visma HR er ikke det samme som afdeling i Visma Løn. Afdeling på ansættelsesforholdet i Visma Løn svarer til CostCenter i Visma HR.   Firma og afdelinger Menupunktet ’Firma og afdelinger’ giver et godt overblik over virksomhedens firmaer og afdelinger. Visningen kan ændres ved at klikke på kolonneoverskrifterne. Ved at fjerne fluebenet i feltet ’Vis kun aktive’ vises også afdelinger, der har en slutdato. Nyt firma og ny afdeling kan også oprettes via dette menupunkt. Ved oprettelse af en ny afdeling skal denne tilknyttes et eksisterende firma.     Hvis en afdeling ikke længere er i brug, kan du med fordel sætte slutdato på afdelingen, så den ikke længere vises i forskellige opslag i systemet. Slutdato kan nemt fjernes igen. Du må ikke slette en afdeling, med mindre der er tale om fejloprettelse.    Afdelingsledere Her ses ledere eller andre med tilsvarende roller, der har adgang til afdelinger i Visma HR. Afd. leder med brugeradgang Feltet kommer til anvendelse, hvis virksomheden har Self Service, eller hvis virksomheden har andre roller med brugeradgang, der er sat op til at blive vist her. Lederens brugernavn udfyldes automatisk, når der gives brugeradgang via menupunktet ’Bruger/adgang’ under ‘Indstillinger’, og kan dermed ikke opdateres via nærværende side. Afd. leder Feltet ’Afd. leder’ er valgfrit at udfylde, men kommer i anvendelse følgende steder: Ansættelse Leders navn vises på fanen Ansættelse. Påmindelsesmodul  Her er ’Nærmeste leder’ den samme som ’Afd. leder’, dvs. det er denne person, der f.eks. vil modtage en påmindelse om, at der er registeringer til godkendelse. Rapporter Lederens navn vises ud for medarbejderne i de fleste rapporter. Godkendelse i My Visma app I appen kan lederen vælge at se registreringer fra alle, som lederen har adgang til at se data på eller kun dem, der er i lederens team. Teamet er medarbejdere i den afdeling, hvor lederen vises i kolonnen ’Afd. leder’. Der er ingen systemmæssig sammenhæng mellem den leder, der vælges her og den leder, der evt. har brugeradgang til systemet.    Afdelingsledere tilknyttes en afdeling ved at klikke på redigeringspennen og vælge lederen fra dropdown listen. Vises navnet på lederen to eller flere gange, er det fordi, den pågældende person har flere aktive ansættelsesforhold. Navnene er sorteret alfabetisk og herefter i arbejdsgivernummer orden. 

Vedhæftet finder du vejledning i arbejdstidsregistrering. Vejledningen beskriver hvordan medarbejdere og ledere bekræfter arbejdstid.    

Vejledning til registrering af arbejdstid i My Visma app:  

This guide will be expanded as the functionality for registering work time in My Visma / Visma HR becomes available.   This guide describes how to set up and record working hours in My Visma / Visma HR.    

This guide describes how you create an Absence Calendar and Work plan for Service agency, Employer and Employee.    

Introduction This guide will be expanded as the functionality for registering working hours in My Visma / Visma HR becomes available.   About the “Working time” features The “Working Hours” function in My Visma/Visma HR can be used to comply with the amendment to the Working Hours Act, which makes it obligatory for employers to register employees' daily working hours as of July 1, 2024.   The concept of working hours in the Working Hours Act is defined as 'The period during which the worker is at work and at the employer's disposal while performing his or her job or tasks'.