Vejledninger i Visma Løn Finans

NemKontobaserede lønudbetalinger I Visma Løn kan du vælge, at lønudbetaling skal ske til medarbejdernes NemKonto.  Udbetalingen via NemKonto sker via Nets. Dog kan udbetalinger via NemKonto kun gennemføres, hvis man har en gyldig aftale om overførselsservice med Nets, der inkluderer overførsler til NemKonto (OSN-aftale). Aftalen kan laves på et CVR-nummer, så benytter I et SE-nummer i stedet i Visma Løn, så kan I ikke benytte NemKonto. Er du i tvivl om I anvender CVR- eller SE-nummer kan det tjekkes på www.cvr.dk. Her vises kun CVR-numre. Denne aftale kan findes hos Nets under Overførselsservice og er en del af tilmelding til Overførselsservice.   Læs mere hos Nets her. Afleveringsfrister ved anvendelse af NemKonto Lønudbetaling til medarbejdernes NemKonto skal godkendes tidligere end udbetalinger til registrerings- og kontonumre, der vedligeholdes i lønsystemet. Afregning af løn til overførsel via NemKonto skal godkendes senest kl. 8.00 på bankdagen før, lønnen er til disposition   Overholdes tidsfristen ikke, kan Visma Enterprise ikke garantere, at alle leverancer når igennem til Nets inden kl. 9.00. Tidsfristen er afgørende for, at Nets kan nå at validere, om medarbejderen har en NemKonto, der kan overføres til.   Tilmelding til NemKonto i Visma Løn For at kunne anvende NemKonto til lønoverførsler via Visma Løn, skal du tilmelde arbejdsgiveren. Vær opmærksom på, at har I flere arbejdsgivere på jeres kundeforhold, så skal hver enkelt arbejdsgiver tilmeldes. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamoplysninger I ’Løn udbetales via’, vælger du ’NemKonto’. Standard står der ’Anden konto’, som betyder, at du overfører via det registrerings- og kontonummer, som I har fået oplyst af medarbejderen. Klik på OK   Når du har tilmeldt arbejdsgiver, kan du på den enkelte medarbejder fravælge overførsel via NemKonto.   Tilmelding af medarbejder   Når arbejdsgiver tilmeldes NemKonto bliver alle medarbejdere automatisk omfattet af denne tilmelding. Undtagelsen er medarbejdere med fiktivt CPR-nummer: Mænd XXXXXX-9991 Kvinder XXXXXX-9992   Medarbejderens NemKonto vises ikke i Visma Løn, da det er Nets og KMD, der er ansvarlige for at fordele udbetalingerne i forhold til CPR-numre. Kontonumre oplyses derfor aldrig, hvilket er en del af den sikkerhed, der ligger bag NemKonto.   Nye medarbejdere Når ’Arbejdsgiver’ er tilmeldt til NemKonto, så vil tilmeldingen udover eksisterende medarbejdere også omfatte medarbejdere, der efterfølgende oprettes. Da medarbejder – bortset fra få undtagelser – har ret til at fravælge lønudbetaling til NemKonto, bør I oplyse det, inden medarbejderen får udbetalt sin første løn.   Overblik Ønsker du at tilmelde eller framelde flere medarbejdere, kan du via dette skærmbillede nemt få et overblik og tilrette medarbejdere. Vælg Arbejdsgiver og Arbejdsgiver stamopl.  Vælg ’Opslagsknappen’ i feltet ’Løn udbetales via’.   Du vil nu se et skærmbillede med samtlige medarbejdere, og hvorvidt de i Visma Løn er tilmeldt NemKonto eller ej.   Vil du ændre i oplysningerne om hvorvidt en medarbejder skal have udbetalinger via NemKonto eller ej, kan du dobbeltklikke på medarbejderen og rette til i formularen nederst på siden:   Ønsker du kun at se en liste over medarbejdere, der ikke er tilmeldt NemKonto i lønsystemet, kan du klikke af i denne boks i toppen af billedet:   Klik nu på ’Find’ for at få en liste over medarbejdere uden NemKonto vist.   Decentral registrering af NemKonto Når du opretter eller ændrer medarbejdere via decentral registrering, kan du også til- eller fravælge NemKonto. Tilvalg forudsætter at arbejdsgiveren er tilmeldt.   Se nærmere i vejledningen til decentral registrering under formatet ’MLE-25-MEDA’.    Medarbejders ret til at sige ’Nej tak’ Jeres medarbejdere har til enhver tid ret til at fravælge, at I som privat virksomhed udbetaler løn eller andet til dem via NemKonto:     Lov om offentlige betalinger m.v. § 5 a, stk. 3. Betalingsmodtageren kan til enhver tid meddele en privat udbetaler, at udbetalinger ikke ønskes indsat på modtagerens NemKonto.   Fravigelse ved kollektiv overenskomst Nogle kollektive overenskomster medfører, at løn og feriepenge mv. skal udbetales til medarbejderens NemKonto. Hør nærmere hos jeres arbejdsgiverorganisation, hvis I har behov for at vide mere.   Mulighed for at begrænse adgang til ændring af NemKonto Der er oprettet en brugeradgang, med fuld afgang til resten af Visma Løn. Denne brugeradgang hedder ’Fuld – NK’ og bestilles under ’Bestil hjælp til opgaver’. Brugeradgangen har ikke adgang til at kunne rette på arbejdsgiveroplysninger samt ændre på medarbejdernes reg./kontonummer eller NemKonto.    Dokumentation   Revisionsrapport Når du foretager ændringer på enten Arbejdsgiver eller Medarbejder, der vedrører brugen af NemKonto, så dokumenteres det i revisionsrapporten.   Lønseddel På lønsedlen vil der i stedet for medarbejderens registrerings- og kontonummer være information om, at der overføres via NemKonto:   Overførselsliste På overførselslisten vil der udfor Nettoløn stå ’NemKonto’ i stedet for medarbejderens registrerings- og kontonummer.   Mere information om NemKonto   Hos Nets: Info om Overførselsservice: Klik her Overførselsservice, vejledninger og regler: Klik her  Vilkår for aftale om tilslutning til behandling af NemKontobaserede udbetalinger: Klik her    Hos NemKonto: Udbetal via NemKonto: Klik her   Hos Borger.dk: Info om NemKonto: Klik her  

Afslutning af ferieafholdelsesperioden 31/12 Når vi kommer til 31. december 2022 slutter afholdelsesperioden for ferie optjent i ferieåret 2021. Det betyder, at det er tid til at håndtere restferien i lønsystemet.   Der er tre varianter, som Visma Løn håndterer.   Restferiedage føres videre Restferiedage skal udbetales og saldi nedskrives  Restferiedage skal nulstilles eller korrigeres I denne vejledning kan du se, hvordan du skal håndtere overførsel, udbetaling og nulstilling af restferie (herunder den 5. ferieuge).

Vejledning til hvordan du læser din lønseddel.

I Visma Løn er der mulighed for genvejstaster og her vil du kunne se, hvilke der er og hvordan de anvendes. Ens for dem alle er at de åbner et menupunkt i Hovedmenuen til venstre – derefter kan du navigere i undermenuerne med ↓ og ↑ - når du står på det menupunkt du gerne vil vælge, så klik på Enter   Beskrivelse Genvej Forklaring Arbejdsgiver Alt + A Åbner menupunktet Arbejdsgiver i hovedmenuen, hvor du finder al information om den eller de arbejdsgivere der er Medarbejder Alt + M Åbner menupunktet Medarbejder i hovedmenuen – her vises undermenuer til registrering af stamdata og løndele mm. Lønadministration Alt + L Åbner menupunktet Lønadministration i hovedmenuen – her vises undermenuer, som omhandler lønkørsler, decentrale indlæsninger, samt visning af f.eks. lønsedler for en periode på én enkelt medarbejder Rapporter Alt + T Åbner menupunktet Rapporter i hovedmenuen – her findes der standardrapporter eller du kan anvende tilkøbt rapportmodul, samt visning af jobs der er kørt i systemet under Vis job Opsætning Alt + S Åbner menupunktet Opsætning i hovedmenuen – her vises undermenuer, hvor du bl.a. kan se Stillingskategorier, resultattabeller, kontoplan mm. Visma Løn Alt + I Åbner menupunktet Visma i hovedmenuen – her finder du Kontakt os og kan se, hvordan du kommer i kontakt med os Højremenu Alt + E Kan anvendes når du står i en undermenu og der er yderligere valgmuligheder i højre side i en dropdown menu. Når du står i højremenuen, vælg med pilene, menupunktet du ønsker at se, tryk herefter på Enter for at vælge Et niveau tilbage Esc Ønsker du at gå et skridt tilbage eller annullere en proces – tryk på Esc og ved flere tryk på Esc kommer du til hovedmenuen Ny Alt + N Anvendes når du er i en undermenu og ønsker at oprette f.eks. en ny medarbejder eller en ny lønart, fraværskode Kopier Ctrl + C Kopierer den tekst eller de tal du har markeret enten i Visma Løn eller andet program, hvorfra du skal bruge data til at sætte ind i Visma Løn Indsæt Ctrl + V Indsætter det du har kopieret sidst med kopi funktionen (Ctrl + C) Fortryd Ctrl + Z Fortryder du din sidste handling – kan gøres flere gange i træk, hvis der er foretaget flere rettelser i træk uden at gemme i processen Ny periode Alt + P Anvendes når du står i menuen Ansættelsesforhold, Resultattabel eller Kontoplan og skal oprette en ny periode Gem Alt + G Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Ok Alt + O Anvendes til at gemme eller starte en funktion/rapport Slet Alt + X Anvendes til sletning af f.eks. lønart, fravær eller resultattrin Søg Alt + Q Anvendes når du i en undermenu ønsker at søge en medarbejder frem, hvor muligheden Søg er tilgængelig Søg i oversigt Ctrl + F Søgning af specifik data – enten i systemet, i en oversigt, i lønsedler eller f.eks. kontoplan/linier Hjælp Alt + J Anvendes til at få hjælp til skærmbillede eller felter, så kommer en beskrivelse op i et pop up vindue Frem Page Down Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Tilbage Page Up Anvendes, hvis du skal bladre frem og tilbage på medarbejderne eller f.eks. under Vis job i datoerne Første forekomst Ctrl + Home Fører dig til f.eks. første medarbejder under Ansættelsesforhold Sidste forekomst Ctrl + End Fører dig til f.eks. sidste medarbejder under Ansættelsesforhold  

Om du er ny eller erfaren bruger af Visma Community, så kan man altid bruge en god vejledning. Derfor har vi samlet en masse vejledninger til brugen af Visma Community.

Kør løn om natten og oplev at få mere tid til andre opgaver

I overenskomsten mellem Finansforbundet og FA gældende pr. 01/04 2020, er det aftalt som en del af overgangsordningen til ny ferielov, at medarbejderne tildeles med 1,7 dag pr. 01/05 2020.   I denne vejledning kan du læse hvordan Visma Løn Finans skal tilrettes, samt hvordan man håndterer til- og fratrædelser i perioden 01/05 2020 til 31/08 2020.