Vejledninger i Visma Løn Finans

Bliv klogere på eSkattekort og eIndkomst

Ved brug af Visma Løn, skal der altid oprettes en Dataleverandøraftale (DL01) hos Mastercard Payment Services (tidl. Nets). Bemærk!!! Visma Løn kunder er selv dataleverandører. Primær cvr.nr. er den aftale der er indgået med Visma. Aftale oplysningerne kan ses i Visma Løn under Opsætning, Kundeforhold, Kundeforhold stamopl.   En dataleverandøraftale er den aftale, du indgår med Overførselsservice om udveksling af data. Der oprettes kun én dataleverandøraftale pr. kundeforhold, selv om der findes flere arbejdsgivere på kundeforholdet. Undtagelser kan forekomme, kontakt Visma. Endvidere skal der oprettes en aftale om Overførselsservice.  Overførselsservice bruges til overførsel af løn, ATP, A-skat, pension samt de øvrige udbetalinger i forbindelse med en lønkørsel.   Der skal oprettes en Overførselsservice aftale (OS) for hver arbejdsgiver. Den skal udfyldes med følgende oplysninger: Dataleverandør: Kundens primære CVR nr Data afsender: Den enkelte arbejdsgivers CVR nr   Ændrer du reg./kontonummer på en arbejdsgiver skal der oprettes en ny aftale om Overførselsservice. Det gælder også hvis du ændre CVR nummer eller hvis du ønsker at tage NemKonto i brug.   OBS: Hvis lønkørsel indeholder flere arbejdsgivere på samme kundeforhold og blot een af disse arbejdsgivere ikke har en gyldig OS aftale, så bliver hele lønkørsel afvist af Mastercard Payment Services.  Hvis du opretter en ny arbejdsgiver i et eksisterende kundeforhold, skal det ligeledes oprettes en ny aftale om Overførselsservice. I disse tilfælde skal der IKKE oprettes en ny Dataleverandøraftale, da den eksisterende Dataleverandøraftale anvendes.    Når Overførselsservice har gennemført en leverance dannes en overførselskvittering, der indeholder oplysning om hvordan Overførselsservice har behandlet den indsendte leverance.   Overførselskvitteringen leveres som en elektronisk kvitteringen til dataleverandøren.   Overførselskvittering findes her:  https://ft.pbs.dk HUSK! Du skal bruge en Nøglefil fra DanID.   Se vedhæftede vejledning for oprettelse af dataleverandør og overførselsservice.

Find de lønarter, du skal bruge i vores Excel lønartskatalog.

I Visma Løn er det muligt at indlæse en fil fra et eksternt system. Der findes en række standard formater til indlæsning af filer. PDF vejledninger er vedlagt på dansk og engelsk.

I denne vejledning finder du en samlet oversigt over alle release webinarer, som Visma Enterprise har lavet til Visma Løn Finans. 

I Visma Løn Finans er der mulighed for at få beregnet et lønsumsgrundlag og en lønsumsafgift, som kan bogføres løbende i hver måneds lønkørsel.

I denne vejledning finder du en samlet oversigt over alle webinarer, som Visma Enterprise har lavet til Visma Løn Finans.  

Fratrædelse af forudlønnede medarbejdere i Visma Løn Finans

Flyt medarbejder til anden arbejdsgiver i Visma Løn Finans

Vi har opdelt vores ferievejledning i emner, så det er mere overskueligt.

Denne artikel handler om vores Visma Løn Tools, der er en udvidelse til Microsoft Excel og muliggør videre arbejde med data fra Visma Løn. Det nyeste skud på stammen er “Læs Anmærkningsliste” der sammen med det, for nogle, velkendte “SplitStamkort” udgør Visma Løn Tools. Begge værktøjer kan du læse mere om i artiklen.   Nederst i artiklen finder du en vejledning til installation og brug af “Læs Anmærkningsliste” og “SplitStamkort”. Når værktøjerne er installerede, ligger de fast i menulinjen i Excel.     Sådan fungerer “Læs Anmærkningsliste” Det nyeste af vores Visma Løn Tools er “Læs Anmærkningsliste”. Det åbner den ellers ”låste” HTML-rapport i Microsoft Excel-format, så du lettere kan redigere og filtrere data. Værktøjet giver også mulighed for, at data kan dannes automatisk til Decentral Registrering.   Sådan fungerer “SplitStamkort” “SplitStamkort” er et værktøj, der giver dig et mere overskueligt stamkort i Excel. Du slipper for at splitte data op i kolonner og underark manuelt - filen gør det for dig. Derudover kan “SplitStamkort” også hente den nyeste information på medarbejderne fra CPR-registeret. Via decentral indlæsning bliver oplysningerne opdateret direkte i lønsystemet.    Har du allerede “SplitStamkort” liggende på din computer, skal du blot erstatte den gamle fil med den nye for også at kunne benytte det nye værktøj. Med filen i denne artikel installeres både “SplitStamkort” og “Læs Anmærkningsliste” på én gang.   Installering For at installere værktøjerne skal du downloade denne fil. (Bemærk, at filen downloades automatisk ved klik på linket.) Følg vejledning til instillation og brug i den vedhæftede vejledning, der ligger nedenfor.    Teknisk support Vær opmærksom på, at vi ikke kan ikke tilbyde support i forbindelse med installation og brug af Visma Løn Tools. Vi prioriterer i højere grad, at du kan få fat på os, når det drejer sig om lønbehandling. Tag gerne fat i din egen IT-afdeling, eller en Excel-kyndig kollega, hvis du har problemer med at komme i gang.

Lønramme/Løntrin – automatisk satsændring Funktionaliteten Lønramme/Løntrin er oprettet som et tilvalgsmodul til Visma Løn.  Ønsker du at benytte modulet, skal du bestille det via vores kundecenter.   Funktionaliteten er bl.a. udviklet for at imødekomme forespørgsler fra kunder, der udbetaler løn efter fastlagte lønrammer og løntrin med tilbagevendende og forudsigelige rykninger og reguleringer.    Løsningen omfatter også mulighed for regulering af timelønninger, tillæg og fradrag ud fra f.eks. anciennitet eller alderskriterier. Visma Løn kan anvendes til at finde den rigtige lønsats, samt automatisk opdatere den enkelte medarbejders Ansættelsesforhold i lønkørslen.   Løsningen er tilpasset eksisterende funktionalitet, så det er muligt at rette satser ud fra løngruppe og/eller stillingskategori og evt. anvende de eksisterende resultattabeller, også i en kombination med de ekstra felter Lønramme og Løntrin. Der kan også anvendes forskellige kombinationer af felterne for satssøgning.    Decentral registrering er tilpasset den funktionaliteten, så eksisterende resultattabeller kan trækkes i en rapport.      Lønramme og Løntrin på Ansættelsesforhold Medarbejderens ansættelsesforhold kan opdateres med en aktuel Lønramme og et aktuelt Løntrin. Til brug for dette anvendes følgende felter Lønramme Løntrin   Felterne findes under menuen Medarbejder og Ansættelsesforhold. Felterne kan opdateres med værdier, der er oprettet i tabellerne beskrevet i afsnit 2.1og 2.2. Ændringer på felterne tilbage i tid vil automatisk sætte et efterreguleringsflag på medarbejderen.     Opsætning af Lønramme Til brug for opdatering på medarbejderens ansættelsesforhold oprettes en tabel med de lønrammer, der er behov for. Vælg Opsætning og Lønramme Klik på Ny Angiv en betegnelse og en beskrivelse Klik på OK   Den betegnelse, der skal angives i Lønramme, er valgfri og kan indeholde op til 6 karakterer. Beskrivelsen for den enkelte lønramme er valgfri og kan være på i alt 30 karakterer. OBS! Sorteringen på felterne er alfanumerisk, dvs. at 10 kommer før 2. Det kan derfor være en god ide at foranstille nuller, hvis betegnelsen på den enkelte lønramme er af forskellig længde, så 02 kommer før 10.     Opsætning af Løntrin Til brug for opdatering på medarbejderens ansættelsesforhold oprettes en tabel med de løntrin der er behov for. Vælg Opsætning og Løntrin Klik på Ny Angiv en betegnelse og en beskrivelse Klik på OK   Den betegnelse, der skal angives i Løntrin, er valgfri og kan indeholde op til 6 karakterer. Beskrivelsen på Løntrin er valgfri og kan være på i alt 30 karakterer. OBS! Sorteringen på felterne er alfanumerisk, dvs. at 10 kommer før 2. Det kan derfor være en god ide at foranstille nuller, hvis betegnelsen på det enkelte løntrin er af forskellig længde, så 02 kommer før 10.     Lønsedlen Når felterne Lønramme/Trin er udfyldt på et ansættelsesforhold, vil felterne blive udskrevet på lønsedlen.     Rykningstabel på ansættelsesforhold Når en Rykningstabel (se afsnit 4) er oprettet, skal den indsættes på de ansættelsesforhold, hvor den er gældende. I felterne på ansættelsesforholdet findes tre linjer med tilhørende felter for hhv. Rykningstabel1, Rykningtabel2 og Rykningstabel3.    Første felt ud for Rykningstabel1 udfyldes med Rykningskoden. Rykningskoden kan vælges med opslagsknappen. Herefter udfyldes Næste ryk.dato med dato for, hvornår der første gang skal ske en rykning for den aktuelle medarbejder.    Når Rykningstabel1 er udfyldt med en Rykningskode, ændres Auto.ryk automatisk til Ja. Det er muligt at stoppe den automatiske rykning, ved at markere feltet Auto.ryk med Nej f.eks. hvis en medarbejder afholder orlov, og ikke optjener anciennitet.   Der er mulighed for at tilknytte op til 3 rykningstabeller på hver medarbejder.   OBS! Ved decentral indlæsning af rykningstabel på ansættelsesforholdet skal altid angives Ja. Er intet angivet oprettes automatisk Nej i feltet Auto.ryk.     Rykningstabeller En rykningstabel anvendes til automatisk at ændre en medarbejders opsætning på ansættelsesforholdet. Det er muligt at ændre følgende på ansættelsesforholdet: Lønramme Løntrin Stillingskategori Løngruppe Afdeling Udbetalingssted På rykningstabellen benævnes ovennævnte som Ryktyper.     Opsætning af en rykningstabel På rykningstabellen skal der angives, hvilke ryktyper der skal benyttes.  Ryktype LØNRAM svarer til Lønramme Ryktype LØNTRN svarer til Løntrin Ryktype ST.KAT svarer til Stillingskategori Ryktype LØNGRP svarer til Løngruppe Ryktype AFDELI svarer til Afdeling Ryktype UDBSTD svarer til Udbetalingssted   Når rykningstabellen er oprettet med de ønskede ryktyper, skal rykning udfyldes.    Rykning er delt i FRA og TIL samt antal måneder. Her vil de ryktyper, som er valgt på Rykningstabellen have åbne Fra- og Til-felter.    Når der vælges Rykning i højremenuen, vil der være to åbne felter der kan udfyldes med Fra- værdier og to åbne felter, der kan udfyldes med Til-værdien. Der kan anvendes opslagsknap til alle fire felter.    Feltet Antal mdr., påvirker datoen for den enkelte medarbejders næste rykning. Det angivne antal måneder afgør, hvor ofte der skal rykkes på medarbejderens ansættelsesforhold. Det oftest anvendte vil være 12 mdr.    Alle ryktyper oprettet på Rykningstabellen skal udfyldes i FRA felterne. Der skal minimum oprettes én Ryktype pr. Rykningstabel.   Vælg Opsætning og Rykningstabel Klik på Ny Angiv en Rykningskode samt en beskrivelse Angiv hvilke Ryktyper der skal benyttes (ikke udfyldte skal stå til sidst) Klik på OK I højremenuen vælges ’Rykning’ Angiv hvilke værdier der skal rykkes fra og rykkes til Angiv antal måneder til Næste Ryk.dato. Klik på OK   Rykningskoden kan udgøre op til 6 karakterer og beskrivelsen kan være på 30 karakterer. OBS! Der kan oprettes lige så mange Rykningstabeller, som der er behov for. Rykningstabellerne kan ikke periodiseres, og det anbefales at lave nye frem for at rette i tidligere anvendte rykningstabeller.  Der efterreguleres ikke ved opdatering i rykningstabellerne.     Opsætning af lønsatser Ved tilmelding til Lønramme/-trin – automatisk satsændring bliver det muligt at oprette resultattabeller til månedslønnede.    En månedsløn kan findes ud fra tre af følgende værdier på ansættelsesforholdet: Lønramme Løntrin Stillingskategori Løngruppe Afdeling Udbetalingssted For at der kan findes en månedsløn ud fra værdierne på ansættelsesforholdet, er der oprettet to resultattabeller RTLØN1 RTLØN2   Månedslønnen findes i følgende rækkefølge og første sted, hvor der findes et indhold for den aktuelle medarbejder, anvendes.:  Personlige satser lønart 9900 Resultattabel RTLØN1  Resultattabel RTLØN2   Løn via Resultattabel En resultattabel er standard opsat til at søge pr. løngruppe. Når kundeforholdet er tilmeldt Lønramme/trin – satsændring, bliver det muligt at ændre løngruppe til en kombination af følgende ryktyper.    Ryktype LØNRAM svarer til Lønramme Ryktype LØNTRN svarer til Løntrin Ryktype ST.KAT svarer til Stillingskategori Ryktype LØNGRP svarer til Løngruppe Ryktype AFDELI svarer til Afdeling Ryktype UDBSTD svarer til Udbetalingssted   Der kan oprettes op til 3 forskellige ryktyper på en resultattabel.    Hvis en resultattabel allerede er anvendt med forskellige Løngrupper, og der ønskes tilføjet flere Ryktyper, eller ændret i opsætningen, kan følgende gøres:   Periodiser resultattabellen, klik på Ny periode Slet underliggende resultattrin på den nye periodisering Tilret Ryktyper på resultattabellen og klik på Gem I højremenu vælges ’Resultattrin’ Opret resultattrin med aktuelle ryktyper og sats pr. aflønningsform.   OBS! Gamle resultattabeller kan udlæses: Vælg Opsætning og Opsætningsrapporter  I højremenuen vælges ’Resultattabeller’ Angiv Gyldig pr. og tabel.  Rapporten udlæses i en csv-fil, der hurtigt kan tilpasses den nye opsætning og indlæses decentralt. Ved Decentral indlæsning af Resultattabeller med Lønramme og Løntrin, skal Lønramme og Løntrin være oprettet inden indlæsning af Resultattabel.   Lønkørsel Er der på medarbejderen angivet en rykningstabel hvor Næste ryk.dato indgår i aktuel lønperiode, vil lønkørslen periodisere ansættelsesforholdet på datoen for Næste Ryk og opdatere ansættelsesforholdets felter med Ryktabellens Til-værdier.    Næste Ryk.dato vil i den nye periodisering være tillagt det antal måneder der er angivet i Ryktabellen.    Er der flere Rykningstabeller på ansættelsesforholdet med Næste ryk.dato i samme lønperiode, vil ansættelsesforholdet blive periodiseret flere gange i aktuel rækkefølge. Ligger Næste Ryk.dato med samme dato på samme ansættelsesforhold, vil periodiseringerne blive foretaget i rækkefølge med Rykningstabel1 først.   Er et ansættelsesforhold periodiseret skævt i måneden, vil satsen for månedsløn altid findes i den sidste periodisering i lønperioden.   På anmærkningslisten vil det fremgå, når en medarbejder er rykket i lønkørslen. Hvis fra værdien ikke findes, sker der ikke nogen periodisering af ansættelsesforholdet, og Næste ryk.dato vil ikke blive ændret. På anmærkningslisten fra lønkørslen, vil der komme en besked om at der ikke er foretaget en rykning i lønkørslen. Det kan ske, hvis der ikke er oprettet alle trin i en Ryktabel.   Har en medarbejder en fremtidig periodisering af ansættelsesforholdet, og der sker en automatisk opdatering i lønkørslen, vil den fremtidige periodisering ikke blive rettet. Det vil fremgå af anmærkningslisten, hvis det er tilfældet.     Eksempel på en opsætning I en overenskomst skal der rykkes et løntrin den 1. januar hvert år indtil sluttrin rammes for de berørte medarbejdere. Lønrammer ændres kun ved udnævnelse.   Rykningstabellens trin kunne se sådan ud: Ryk-nings-kode Betegn-else Ryktype1 Ryktype2 Fraryk1   Fraryk2   Tilryk1   Tilryk2   Antal måneder OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 01     216    01     217    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 01     217    01     218    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 01     218    01     219    999 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 02     216    02     217    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 02     217    01     218    12 OK 02  Tabel 2                 LØNRAM LØNTRN 02     218    01     219    999 Når en medarbejder tildeles Rykningskode OK 02, angives aftalt lønramme og løntrin, samt hvornår næste rykning skal ske – f.eks. 01-01-2020, og der skal markeres for Ja til automatisk rykning.   I januar måneds lønkørsel vil en medarbejder der har lønramme 01 trin 217 få ansættelsesforholdet periodiseret pr. 01-01-2020. Løntrin vil ændres til 218 og Næste Ryk.dato ændres til 01-01-2021. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 01 løntrin 218.   I januar måneds lønkørsel vil en medarbejder der har lønramme 01 trin 218 få ansættelsesforholdet periodiseret pr. 01-01-2020. Løntrin vil ændres til 219 og næste Ryk.dato ændres til 31-12-9999. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 01 løntrin 219.   I januar måneds lønkørsel vil en medarbejder der har lønramme 27 trin 218 ikke blive periodiseret, og ansættelsesforholdet ændres ikke. Der kommer i stedet en fejlmeddelelse på Anmærkningslisten, om at medarbejder ikke er rykket. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 27 løntrin 218.   En medarbejder med lønramme 01 trin 218 skal flyttes en lønramme op i december måned.  Ansættelsesforholdet periodiseres 01-12-2020 og lønrammen rettes til 02. I januar måneds lønkørsel vil medarbejderens ansættelsesforhold automatisk blive periodiseret pr. 01-01-2021. Løntrin vil ændres til 219 og næste Ryk.dato ændres til 31-12-9999. I resultattabel RTLØN1 vil lønnen blive slået op med lønramme 02 løntrin 219..   Hvis lønnen tilbageføres, vil alle ansættelsesforhold opdateret i lønkørslen, blive sat tilbage til deres oprindelige udseende.  

I denne vejledning kan du læse om oprettelse, ændring og fratrædelse af medarbejdere i Visma Løn Finans

Introduktion til mit.dk og mitBasic samt logo og afsendernavn i mit.dk

Indberetning af den årlige og kvartalsvise lønstatistik samt fraværsstatistik via Visma Løn Finans

Kort overblik over, hvordan realtidssaldi vises i Visma HR.

Lønberegning i Visma Løn Finans

Dette værktøj er en hjælp til at opdatere medarbejdernes adresser på en nem måde ved at indlæse og opdatere alle medarbejderes adresseoplysninger på én gang.