Vejledninger i Visma Outsourcing

  1. Indledning Det er muligt at give jeres medarbejdere adgang til Visma HR via det såkaldte leder-medarbejdermodul, så de kan registrere eget fravær og variable lønregistreringer, for eksempel KM-godtgørelse, overarbejde og diæter.   Det er også muligt at give medarbejderen adgang til blandt andet egne stamdata, ansættelses- og lønoplysninger samt ferie- og fraværssaldi. Modulet er procesunderstøttet, hvorved ledere automatisk får vist løn- og fraværsregistreringer, der ligger klar til godkendelse. Så snart registreringerne er godkendt, kan de overføres til Visma Løn.   Der vil være adgang til siderne i Visma HR for medarbejder, leder og HR/administrator i organisationen. Denne vejledning er hovedsagligt rettet mod virksomhedens administrator med beskrivelse af de enkelte menupunkter og adgange hertil.   2. Ikoner Ved registrering af lønarter og fravær bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.   3. Bluegardens sikkerhedsløsning – login modul Alle brugere, der skal have adgang til Visma HR, skal først være oprettet som bruger i Vismas login modul, som er den sikkerhedsløsning, der bruges til alle Bluegardens produkter.   Så snart brugeren er oprettet her, modtager han eller hun en mail med teksten: Du er den 21-10-2015 oprettet som bruger af Bluegardens produkter med følgende oplysninger: CVR-nummer: xxxxxxxx Brugernavn: demotest1 Mobilnummer: xxxxxxxx E-mail: xxx@firma.dk   Har du ændringer til dine oplysninger bør du kontakte din brugeradministrator. Før du kan logge ind på et Visma produkt skal du oprette en adgangskode. Klik på nedenstående link. Vær opmærksom på, at nedenstående link er aktivt i 30 dage fra du modtager mailen. Hvis du ikke når at klikke inden for de 30 dage, skal du logge ind via community.visma.com og finde dit produkt under "Links". Når du har valgt dit produkt, klikker du på "Hvad gør jeg hvis jeg har glemt min adgangskode" og følger vejledningen på skærmen. Link til Login Modul Bemærk at denne mail ikke kan besvares. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte teknisk support   Brugeren skal som minimum have mailadresse, han eller hun kan blive oprettet og får tilsendt en engangskode. Brugere, som ikke er oprettet med mobiltelefonnummer, har kun 72 timer til at lave en adgangskode.   4. Log på Visma HR Med ovennævnte oplysninger + adgangskode kan brugeren nu logge på de sider i Visma HR, som han eller hun har fået adgang til. Gå ind på https://community.visma.com/t5/Visma-HR/ct-p/DK_EN_Visma-HR og find links-menuen i højre side af billedet. Klik på "Log på Visma HR"    Her indtastes nu den engangspinkode, som tilsendes pr. sms eller e-mail.   5. Medarbejderadgang til Visma HR Medarbejder har som standard adgang til følgende menupunkter: Medarbejder Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Lønregistrering Rapporter Indstillinger Derudover kan du give medarbejderen adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Dokumenter Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 5.1. Stamoplysninger Alle medarbejdere har adgang til at se - men ikke rette - egne stamoplysninger.   Systemet kan dog sættes op, så du kan give medarbejderen adgang til at redigere visse felter, hvis I ønsker det. Der er følgende muligheder for redigering: Alle felter Adresse Telefonnummer og e-mail Reg./kontonr.   5.2. Fravær og lønregistreringer I tilknytning til fravær og lønregistreringer er der oprettet statuskoder, der viser, hvor i processen den enkelte registrering er: Afventer – registrering venter på ledergodkendelse Godkendt - registrering er godkendt af Leder Afvist - registrering er afvist af Leder Overført – overført til lønbehandling i Visma Løn. Det betyder, at registreringen kun kan slettes eller ændres af administrator. Godkendt fravær kan sendes som mødebooking til medarbejderens elektroniske kalender, hvis dette er valgt på virksomhedsniveau.   5.2.1. Fravær I menupunktet ’Fravær’ opretter medarbejderen sit eget fravær, der automatisk får tildelt status som ’Afventer’.  Medarbejder kan rette eller slette registreret fravær, så længe fraværet ikke er overført til Visma Løn. Hvis leder godkender fraværet, overføres dett til lønbehandling. Registreringen figurerer nu med status som ’Overført’. Hverken medarbejder eller leder kan herefter rette eller slette fraværet.   Hvis leder afviser fraværet, bliver det vist hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejder kan nu rette eller slette det afviste fravær. Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Fravær får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Fravær kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejder kan vælge at oprette nyt fravær. I øverste højre hjørne af fraværsbilledet er der et filter til visning af fravær. Filteret bruges til at vælge en specifik fraværstype og/eller periode. Som standard vises indeværende ferieår i periode og alle fraværstyper.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte fraværsregistrering, kan det kun sker, hvis dette er sat på på virksomhedsniveau.   5.2.2. Lønregistreringer I menupunktet ’Lønregistrering’ opretter medarbejderen egne lønregistreringer (variabel lønoplysninger), der automatisk får tildelt status som ’Afventer’. Medarbejderen kan rette eller slette lønregistreringen, så længe denne ikke er overført til Visma Løn.   Når lederen godkender lønregistreringen, kommer den til lønbehandling. Hverken medarbejder eller leder kan rette eller slette en overført lønregistrering.   Hvis lederen afviser lønregistreringen, vises den hos medarbejderen med status som ’Afvist’ og med en ’Afvis kommentar’. Medarbejderen kan nu rette eller slette den afviste lønregistreringen.   Medarbejder klikker på ’Ret’ og efter rettelsen på ’Opdater’. Lønregistrering får status som ’Afventer’ og ligger igen til godkendelse hos Leder. Medarbejder klikker på ’Slet’. Lønregistrering kommer ikke videre til godkendelse, heller ikke til lønbehandling. Medarbejderen kan vælge at oprette ny registrering. Uanset lønregistreringstype er det muligt for medarbejderen at uploade et dokument eller skrive en kommentar i tilknytning til registreringen. Det kan for eksempel være en hel uges timeregistrering, der er gemt som Excel-fil.   Det totale antal timer tastes på én lønregistrering, og filen uploades som dokumentation. Ved registrering af kørselsgodtgørelse er det obligatorisk at udfylde feltet ’Bemærkning’. Der er ingen validring på, hvordan feltet udfyldes. Også her er det muligt at uploade et dokument, der viser specificerede kørsler i en given måned.   Dermed skal der kun ske én registrering med det samlede antal kilometer. I øverste højre hjørne af skærmbilledet er der et filter til visning af lønregistreringer. Filteret bruges til at vælge en bestemt lønart eller periode, der ønskes vist.   Hvis der skal registreres et projekt på den enkelte lønregistrering, kan det kun ske, hvis dette er sat op på virksomhedsniveau.   5.3. Arbejdskalender Arbejdskalenderen giver et overblik over: fravær (eget fravær) ekstra fridage (ekstra firmafridage) helligdage arbejdsplan (enten vises firmaets arbejdsplan eller medarbejderens personlige arbejdsplan) 5.4. Saldi I menupunktet ’Saldi sidste lønkørsel’ er det muligt at få vist forskellige ferie-/fraværssaldi fra lønsystemet. Her vises kun se de saldi, som HR afdelingen har valgt at gøre tilgængelige.   5.5. Rapporter Medarbejder har adgang til fraværsrapporter og en lønregistreringsrapport.   5.6. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan vælges andet sprog. Dansk er standardsprog, men medarbejderen kan også vælge engelsk som sprog.   Øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   6. Leder Leder har kun adgang til oplysninger om medarbejdere i sin egen afdeling(er). Dette styres i opsætning af bruger/adgange.   6.1. Medarbejder Leder har via menupunktet ’Medarbejder’ adgang til følgende menupunkter: Medarbejderoversigt Stamoplysninger Pårørende Ansættelse Ansættelsesudvikling Fravær Dokumenter Lønregistrering Godkend fravær og lønregistreringer Rapporter Indstillinger Der kan gives yderligere adgang til følgende menupunkter: Løn og pension Lønudvikling Personalegoder Uddannelse Specielle oplysninger Arbejdskalender Ferie-/fraværssaldi 6.1.1. Medarbejderoversigt Under ’Medarbejderoversigt’ kan leder kun se medarbejdere i sin egen afdeling. Når lederen klikker på den ønskede medarbejder, vises dennes stamoplysninger.   6.1.2. Stamoplysninger Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes stamoplysninger. Dette er standardopsætning for lederrollen i Visma HR. Der er muligt at åbne op for, at lederen kan vedligeholde adresse, e-mail og - hvis lederen får adgang til at rette, slette og opdatere - stamoplysninger. Se skærmbillede i afsnit 6.1.   6.1.3. Ansættelse Lederen kan kun se - ikke rette - medarbejdernes ansættelsesoplysninger. 6.1.4. Fravær Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders fravær. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende fravær.   Godkend fravær på en enkelt medarbejder Fravær, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.   Leder kan vælge at: godkende fravær ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte fraværsregistrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fravær afvises. I skærmbilledets øverste del vises totaler på registreret fravær, og der kan søges på en specifik periode og på fraværstypen.   6.1.5. Lønregistrering Her kan lederen se – og godkende eller afvise - den enkelte medarbejders lønregistrering. Det er menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’, der som udgangspunkt bruges til at godkende lønregistreringer.   Godkend lønregistrering på en enkelt medarbejder Lønregistrering, der skal godkendes, har status som ’Afventer’.     Leder kan vælge at:  godkende lønregistrering ved at klikke på ’Ret’ ud for den enkelte registrering og ændre status til ’Godkendt’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistrering afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik periode og på lønart. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler.   6.1.6. Godkend fravær og lønregistreringer Dette skærmbillede består af fanerne fravær lønregistrering. Det er her, leder kan se alle registreringer, der har status som ’Afventer’ og dermed er klar til godkendelse. Registreringerne kan godkendes enkeltvis eller samlet ved at bruge fluebensmarkeringen.   Nedenfor ses godkendelsesmenuen for fravær – tilsvarende findes på lønregistreringer. Leder kan vælge at: godkende fravær ved at sætte flueben ud for den enkelte fraværsregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise fravær ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når fraværet afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, fraværstype og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises fraværstotaler.     Leder kan vælge at godkende fravær ved at: sætte flueben ud for den enkelte lønregistrering eller alle registreringer og klikke på knappen ’Godkend markerede’ afvise lønregistrering ved at klikke på knappen ’Ret’ og derefter vælge status ’Afvist’. ’Afvis kommentar’ skal altid udfyldes, når lønregistreringen afvises. I skærmbilledets øverste del kan lederen søge på en specifik medarbejder, periode, lønart og afdeling. Nederst på skærmbilledet vises lønartstotaler. Ved klik på kolonneoverskrifterne sorteres der på kolonnens indhold.   6.1.7. Leders eget fravær og lønregistrering Leder kan som standard ikke godkende egne fraværs- og lønregistreringer.   6.2. Rapporter Leder har adgang til forskellige standardrapporter for medarbejdernes ansættelse, løn og pension samt fravær.   6.3. Indstillinger I ’Mine indstillinger’ kan der skiftes sprog fra dansk til engelsk. Det er også her, leder vælger, om han eller hun vil have tilsendt en mail, når der ligger en løneller fraværsregistrering til godkendelse. De øvrige felter i ’Mine indstillinger’ skal som udgangspunkt ikke bruges eller ændres.   7. Administrator Virksomheden skal altid have en eller flere personer, der har administratorrettigheder i Orkidé. Typisk er det medarbejdere i HR eller økonomiafdelingen. Administrator har adgang til menupunkterne: Firma Medarbejder Kurser og uddannelse Rapporter Multifunktion Indstillinger Import/Eksport Hvis du som virksomhed allerede bruger Visma HR og tilkøber muligheden for, at medarbejderne selv kan registrere i systemet, får du også adgang til menupunktet ’Godkend fravær og lønregistreringer’.   7.1. Medarbejder Alle menupunkter under menuen ’Medarbejder’ er beskrevet i Afsnit 6 – Leder. I forhold til leder har administrator adgang til at se samtlige medarbejdere og har derudover lidt flere beføjelser. Disse er beskrevet nedenfor.   7.2. Ret godkendt fravær og lønregistrering Der er kun administrator – og medarbejder selv – der kan rette eller slette registreret fravær eller lønregistrering (med status som ’Afventer’ eller ’Godkendt’).   7.2.1. Ret overført fravær En fraværsregistrering, der er overført til Visma Løn, kan stadig rettes af administrator. Følgende felter i fraværsregistreringen kan rettes: Fraværstype Start- og slutdato Antal fraværsenheder Fraværssats Hvis administrator retter efter lønkørsel, skal lønbogholderen huske at starte en efterregulering i MultiLøn Erhverv, når registreringen er overført.   7.2.2. Ret overført lønregistrering Hvis en lønregistrering er overført til Visma Løn, kan den ikke rettes. Registreringen kan kun slettes, hvorefter medarbejderen kan lave en korrekt registrering.   7.3. Rapporter Administrator har adgang til alle standardrapporter for ansættelse, løn og pension samt fravær og uddannelse for alle medarbejdere og afdelinger.     7.4. Indstillinger I menupunktet ’Indstillinger’ har administrator har adgang til følgende: Mine indstillinger (se afsnit 6.3) Organisation Opslagstabeller Opslagskoder Specielle oplysningskategorier Specielle felter Fraværskalender Kategorier til dokumenter Projektnummer Bruger/adgang Løndele/fraværskoder Arbejdsplan Stillingskategori, koder Fravær via e-mail Opsætning af koder Realtidssaldi (Finanskunder) Der kan være virksomheder, der ikke har adgang til alle menupunkter under ’Indstillinger’.   Nedenfor er nogle af emnerne beskrevet. 7.4.1. Opslagstabeller og opslagskoder Her kan opslagstabeller og opslagskoder oprettes og vedligeholdes.   7.4.2. Brug/adgang Her tildeles øvrige brugere adgang til systemet. Detaljeret beskrivelse af bruger/adgang findes i ’Vejledning i brugeradgang til Visma HR.   7.4.3. Løndele/fraværskoder Under ’Løndele/fraværskoder’ kan administrator tilføje nye lønarter. Det er kun lønarter og fraværskoder, der allerede eksisterer i Visma Løn, der bliver overført til Visma Løn.   7.4.4. Stillingskategori, koder Lønarter og fraværstyper kan tildeles til alle eller til nogle stillingskategorier. Det betyder, at for eksempel funktionærer med stillingskategori 1001 eller 1002 kan have adgang til forskellige lønarter og fraværstyper.   7.4.5. Opsætning af koder Under dette menupunkt kan administrator vælge de fravær- og lønregistreringer, der kræver godkendelse, og om disse skal skjules for medarbejder og leder.   7.5. Import/Eksport Her kan administrator starte integration til Visma Løn og se integrationsrapporter. En detaljeret beskrivelse af integrationen findes i vejledning ´Visma HR integration til Visma Løn’. Det er også her, det er muligt at eksportere data fra Visma HR til Excel. Se beskrivelse i vejledningen ’Eksport af data fra Visma HR’.

1. Reports As a rule, the reports will be shown in Excel format. A few reports can however also be shown in PDF format. Only selected cells will be shown in the PDF as the PDF format has a limited amount of space compared to Excel.   Report overview When you select the menu item “Reports” you will enter the “Report Overview”. As standard the reports will be shown as icons, but you can change this to a list view in the top right corner.     Reports with standard setup: Absence list Anniversaries Birthdays Employee list Employment and resignations Salary items Seniority   Reports where the setup can be changed: Salary, pension and benefits Employment Contact information Education You can choose which reports are shown in the overview by using the dropdown-menu in the top of the page.   Below each report you will see one or more small icons.   Please note that everyone who has right and access to reports can delete the company’s own reports.   1.1 Access to "Reports" The access to “Reports” is role determined and depends on the access for departments. To get access you will as a minimum need to have read access for “Employment” and “Employee information” and have access to the departments for which you need to see the data for.   If you need access to the reports “Salary items” and Absence list” you will also need a read access for Absence and Variables. Please contact your customer support center if you need to change one or more roles.   2. Standard or self-defined reports All reports can be found in a standard version. Some reports offer you the opportunity to change how the report should look. These are:   Salary, pension and benefits Employment Contact information Education When you click on a report you will get the opportunity to define what you want to view in the report. This is done by clicking on “Add/remove columns” and then selecting the information you want included in the report.   Apart from Add/remove columns you can also add a filter.   Here below you can find an example form the report “Employment” where you can select which departments the report should apply to. If you do not choose any departments then all departments will be included in the report. When you have finished, you can click on “Download Excel” to view the report. If this is a report that you frequently use, you can give the report a name, in the bottom part of the page under “Save template” and then press “Save”. When you have done this, the report can be seen in the report overview.   Please note that you cannot name multiple reports under the same name. If you choose a name for a report that already exists one of the following things will happen: If the report has the same name as one of the standard reports you will not be able to use it. You will get an error message and be asked to choose another name. If the name is the same as one of your self-defined reports you will get the oppertunity to overwrite. Should you choose to do this, the ole rept will be replaced by the report you are trying to save. If you need to keep both reports you need to give the report another name.  

Hjælpevideoer til Visma HR   Opret medarbejder: https://youtu.be/ZWWZrvKSOmA Sådan logger du på første gang: https://youtu.be/gKYZ9ljPTp4 (åbner i nyt vindue) Sådan godkender du løn- og fravær i leder-/medarbejdermodulet: https://youtu.be/zW4NnWSfQ2A (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du påmindelser: https://www.youtube.com/watch?v=2bfWdrbkmqE (åbner i nyt vindue) Sådan retter du medarbejders stamoplysninger: https://www.youtube.com/watch?v=WtelyB2QQsA (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du rapporter: https://www.youtube.com/watch?v=zNEVdiGykIQ(åbner i nyt vindue) Saldi vist i realtid: https://www.youtube.com/watch?v=43gn4qFwfk8&feature=youtu.be(åbner i nyt vindue)  Har du behov for andre hjælpevideoer, så kommentér denne artikel.

1. Introduktion Du bruger ’Påmindelser’ til at sikre, at I husker fødselsdage, jubilæer og andre udvalgte hændelser. Adgangen til ’Påmindelser’ er rollestyret.   Du kan oprette påmindelser for: Fødselsdage Runde fødselsdage Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Påmindelsesværktøjet er på dansk, men du kan selv oprette indhold på engelsk til dine medarbejdere. Når du vælger venstremenupunktet ’Påmindelser’, kan du se de påmindelser, du har oprettet. For at se kommende påmindelser, som bliver sendt i løbet af de næste 3 måneder, skal du klikke på linjen med den ønskede påmindelse.     Hvis du vil oprette en ny påmindelse, klikker du på ’Ny’. Først vælger du et ’Emne’, hvorefter du får de muligheder, der passer til emnet. 2. Opret en påmindelse Når du har valgt hvilken type påmindelse du vil oprette, så tilrettes formularen, så kun relevante felter vises. På påmindelsen til fraværsregistrering, kan du fravælge at den omhandler alle medarbejdere, og sætte prik i ’Alle undtagen’ og derefter fravælge bestemte stillingskategorier.   På påmindelsen ’Runde fødselsdage’ vil der komme punktet ’Alder’, hvor du skal markere hvilke runde fødselsdage I vil have påmindelser til. På påmindelsen ’Jubilæum’ vil der komme punktet ’Jubilæum’, hvor du skal markere hvilke jubilæer, der skal sendes påmindelser om.   Generelt, når du opretter en påmindelse, så skal du igennem disse punkter: Klik på ’Ny’ i oversigtsbilledet. Vælg emne i dropdown-menuen. Udfyld feltet ’Påmindelse’ med et sigende navn. Udfyld evt. feltet ’Beskrivelse’. Fortsæt med at oprette påmindelsen som beskrevet i de forskellige påmindelsestyper nedenfor. Tilpas teksten, der sendes som e-mail, efter behov. Vælg hvornår påmindelsen skal sendes   3. Fødselsdage og Runde fødselsdage Sådan ser formularen ud for Runde fødselsdage. For Fødselsdage er den magen til bortset fra, at der ikke vises punktet ’Alder’ og under ’Modtagere’ vil der være en ekstra valgmulighed i form af ’Fødselarens afdeling’.   3.1. Alder Dette punkt findes under ’Runde fødselsdage’, og du sætter markering i de runde fødselsdage, som I ønsker der skal sendes påmindelser ud ved.   3.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Fødselarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Fødselarens afdeling’, vil fødselaren også selv modtage påmindelsen.   ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   3.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’. 4. Jubilæer Sådan ser formularen ud:     4.1. Jubilæum Sæt markering i de jubilæer, hvor der skal sendes en påmindelse. Du kan markere alle de jubilæer, der er relevante for jer.   4.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Jubilarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Jubilarens afdeling’, vil jubilaren også selv modtage påmindelsen. ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   4.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5. Fraværsregistrering Sådan ser formularen ud og bruges til at sende ud for at huske medarbejdere eller ledere på at fraværsregistrere. I skærmbilledet ’Organisation’ under ’Indstillinger’ kan du ændre indstillingerne for påmindelsen, hvis du vil undgå at sende påmindelser til de medarbejdere, der har registreret fravær eller ikke har noget fravær at tilføje.   5.1. Om hvem? Dette er den eneste påmindelse, hvor du skal tage stilling til, om påmindelsen skal omhandle alle medarbejdere, eller om der er nogle, du vil undlade, at den skal vedrøre. Hvis der er medarbejdere, denne påmindelse ikke omhandler, kan du fravælge stillingskategorier, når du sætter prik i ’Alle undtagen’.   Så vil du kunne klikke på det blå minus-felt til højre, hvorefter stillingskategorien vil fremgå til højre under ’Udvalgte medarbejdere’. Se eksempel her: 5.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager, men kan godt sende til flere. Sæt markering i ’Medarbejderen’, hvis det er medarbejderen der skal have påmindelsen eller i ’Nærmeste leder’, hvis det er lederne, der skal minde medarbejderne om at fraværsregistrere. Hvis der er andre end nærmeste leder, der har behov for påmindelsen, kan man vælge ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’.   5.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5.4. Opsætning af fraværsregistrering på ’Organisation’ Du kan selv vælge, om jeres medarbejdere skal bekræfte, at deres fravær er klar til godkendelse. Vælg ’Indstillinger’ og ’Organisation’ i venstremenuen og brug derefter feltet ’Fraværsregistrering’ i højre side af billedet, hvor der er tre valgmuligheder.   Send påmindelser til alle Hvis du vælger indstillingen ’Send påmindelser til alle’, bliver der sendt en e-mail til alle medarbejdere, uanset om de har registreret fravær, sat fravær klar til godkendelse eller slet ikke har været på siden.   Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse’, får medarbejderen en ny knap ’Klar til godkendelse’ på skærmbilledet ’Fravær’. Her kan medarbejderen godkende, at han eller hun ikke har mere fravær at registrere frem til dags dato – og undgå at blive mindet om at registrere fravær de næste 24 timer.   Alle medarbejdere, der ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, vil få mail med påmindelsen. Knappen er synlig for alle roller med adgang til medarbejdere, men det er kun medarbejder selv, der kan klikke på knappen.   Selvom medarbejder ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, kan godkender godt godkende registreret fravær.   Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’ Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’’, vil klargøring af fravær til godkendelse blive aktiveret, når medarbejder går ind på skærmbilledet med eget fravær.   Denne automatiske kontrol registrerer, at medarbejder har været inde på skærmbilledet med eget fravær, og systemet antager dermed, at medarbejder har registreret alt sit fravær. Der vises altså ingen knap med ’Klar til godkendelse’.   Dermed vil medarbejderen undgå at blive mindet om at registrere fravær 24 timer efter, han har været inde på siden fravær. Alle medarbejdere, der ikke har været inde på siden med eget fravær, vil modtage en e-mail med påmindelsen. 6. Godkend registreringer Bruges til at sende påmindelser til godkendere af fraværs- eller lønregistreringer.   6.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Hvis nærmeste leder også er godkender, så markeres blot denne.   6.2. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   7. Fravær refusion Bruges til påmindelser om at søge refusion for sygdom. Påmindelsen sendes på dag 31 af det uafsluttede fravær (sygdom). For at modtage påmindelsen, er det vigtigt, at du IKKE sætter slutdato på fraværet. Det skal først gøres, når medarbejderen er tilbage på arbejde.   7.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Det er vigtigt, at du markere den eller de personer, som er ansvarlige for at søge sygedagpengerefusion.   7.2. Hvornår? Påmindelsen ’Fravær refusion’ sendes automatisk dag 31 ved fravær uden slutdato. Derfor er det kun klokkeslættet, du selv kan opsætte.   7.3. Fravær uden slutdato Denne påmindelse sendes kun for uafsluttet sygdom, så for at kunne anvende den, skal I tillade at fravær registreres uden slutdato. Det gøres under ’Indstillinger’ og ’Organisation’:   Vær opmærksom på at fravær uden slutdato ikke får vist varighed. For at se en liste over registreret fravær uden slutdato, brug ’Rapporter’, ’Fraværsliste’.   Sygdom med en varighed op til 31 dage eller sygdom uden slutdato vil indtil dag 31 blive vist under kommende påmindelser, hvis du klikke på linjen med påmindelsen om at søge refusion. Herefter kan den ikke længere ses i Visma HR. Selve påmindelsen vil blive sendt på dag 31. Fraværet skal være over en sammenhængende periode.     7.3.1. Mulige fraværskoder Det er muligt at registrere fravær uden slutdato på fravær, der skyldes sygdom. Bemærk at projektnummer kan anvendes på fravær uden slutdato, hvis selve projektnummeret er uden slutdato. Fravær uden slutdato kan benyttes på følgende koder:     Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 13 Barn syg 11 Sygdom 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 12 Barns sygedag §81 stk. 1 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 32 Barns hospitalsindl. §81 stk. 2 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats 33 Pasning sygt barn §81 stk. 6 19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     25 Barn syg     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet       Fraværskoder, der vil aktivere påmindelse om refusion   Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 11 Sygdom 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats     18 Sygdom med dagpenge, eg. sats     19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet        

Check of Payment Services delivery receipts 1.      What is a delivery receipt? En delivery receipt is a receipt from MC Payment Services, which shows what payments has been processes and gives information about any mistakes and rejected transfers. 2.      How should I check my delivery receipts? When your payroll and payments have been approved, you should check your delivery receipts. When you use transfer to Nemkonto the receipts can first be checked 4 days prior to the payment date. After each payroll transfers of different payments takes place. There are two types of payments: ‘Fast afregning’ (Fixed payment) ‘Ny afregning’ (New payment)   When they are approved in Visma Løn, you should also check your status on your delivery receipts. Under ‘Rapporter’ and ‘Vis job’ you can see if the above-mentioned jobs have been processed. You should control these receipts in connection to payments to The Bank, SKAT (Tax), ATP, Feriekonto (Holiday account) and any pensions companies. Two types of receipts are formed in Visma Løn: T (Transmission) Comes first V (Validation) Comes afterwards These receipts will be formed a few minutes after the payroll have been approved in Visma Løn, or a ‘Fast afregning’ (Fixed payment) or ‘Ny afregning’ (New payment) has been processed Visma Løn.   Examples of delivery receipts and where do you find them? You should check two types of delivery receipts, which is described below: Transmissionskvittering (Transmission receipt) Means message from MasterCard to you who are Dataleverandør (Data supplier), about MasterCard have received your data from Visma on your behalf. Example of a Transmissionskvittering (Transmission receipt) Valideringskvittering (Validation receipt)/Leverancekvittering (Delivery receipt) Means message from Mastercard to you who are Dataleverandør (Data supplier), about Mastercard is able to validate the sent data. If account number is wrong or the date is to fare in the future, this will be evident from this receipt. Example of Valideringskvittering (Validation receipt) Example of accepted leverancekvittering (Delivery receipt)     Example of rejected leverancekvittering (Delivery receipt)   3.      Where should I log in in order to check the receipts? You need to log in here in order to check and get the receipts https://ft.pbs.dk If you do not remember your user name and password, you can get help by contacting MasterCard Payment Service on the following mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com Please note that it is only the Dataleverandører (Data supplier), who can see the delivery receipts. When you are logged in whit your user name and password, you should do the following: click on Hent to download the receipts In the next picture you can limit the date in Oprettelsesdato (Creation date) and klokkeslæt (Time) or you and keep it empty click hereafter on Dine filer (your files) to download receipts   You will be shown all T (Transmission) and V (Validation) receipts within the oprettelsesdato (Creation date):   Click on each receipt which starts with T or V to control them. Remember to print or save the file, because when the file is closed it will be deleted automatically.   4.      What should I do if there are errors in the leverancekvittering (Delivery receipts)? If you experience errors in the leverancekvittering (Delivery receipts), you should contact MasterCard Payment Service: Mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com or by phone: +45 80 81 06 65 Monday-Friday kl. 9:00 - 16:00  

Vedhæftet finder du guide til håndtering af sager i vores nye kundeportal.

Please see attached guide on how to log-on our new Customer Portal

Introduction This guide will be expanded as the functionality for registering working hours in My Visma / Visma HR becomes available.   About the “Working time” features The “Working Hours” function in My Visma/Visma HR can be used to comply with the amendment to the Working Hours Act, which makes it obligatory for employers to register employees' daily working hours as of July 1, 2024.   The concept of working hours in the Working Hours Act is defined as 'The period during which the worker is at work and at the employer's disposal while performing his or her job or tasks'.

This guide will be expanded as the functionality for registering work time in My Visma / Visma HR becomes available.   This guide describes how to set up and record working hours in My Visma / Visma HR.

Vedhæftet finder du guide til brug af vores nye kunde portal.

Please see attached guide on case management in our new Customer Portal.

This checklist serves as a guideline and covers the most relevant aspects that you should consider regarding employees' time tracking.   It is important to tailor an employee policy to your specific circumstances to ensure it reflects how you manage time tracking and provides the right help and guidance to your employees.   Why do we have to track time? Provide a brief introduction that explains the background and purpose of time tracking.   What is working time and what is not working time? Review any collective agreements, local agreements, etc., to understand what applies to you. Define what constitutes working hours and what does not to create transparency for employees.   Who should track their working hours? Assess whether you are subject to any exceptions. For example, do you have self-managed employees? If you have self-managed employees, they should be exempt from the registration requirement and instead have an addendum to their employment contract stating this.   Regarding time tracking: How and when? What system(s) do you use for time tracking? Create a guide that describes how employees should track their time, e.g., only deviations from standard hours, at the project level, or the entire working time. Make it clear to employees how often they are expected to register their working hours. Also, describe how you as an employer will follow up on the time tracking, e.g., whether there will be approval or other processes. Also, describe how you as an employer will follow up on the time tracking, for example, whether there will be approval or other actions.   Make it clear what is expected of the employee The employee is expected to follow the guidelines you have set forth in the employee policy. You can require the employee to inform you as the employer if they are approaching a violation of the 48-hour rule or the 11-hour rule. You should clarify the potential employment-related consequences if the employee does not fulfill their obligations. This clarification should be based on a mutual understanding between you as the employer and the employee, ensuring good communication and loyalty between the parties.  

This guide describes how you create an Absence Calendar and Work plan for Service agency, Employer and Employee.