Vejledninger i Visma Outsourcing

1. Reports As a rule, the reports will be shown in Excel format. A few reports can however also be shown in PDF format. Only selected cells will be shown in the PDF as the PDF format has a limited amount of space compared to Excel.   Report overview When you select the menu item “Reports” you will enter the “Report Overview”. As standard the reports will be shown as icons, but you can change this to a list view in the top right corner.     Reports with standard setup: Absence list Anniversaries Birthdays Employee list Employment and resignations Salary items Seniority   Reports where the setup can be changed: Salary, pension and benefits Employment Contact information Education You can choose which reports are shown in the overview by using the dropdown-menu in the top of the page.   Below each report you will see one or more small icons.   Please note that everyone who has right and access to reports can delete the company’s own reports.   1.1 Access to "Reports" The access to “Reports” is role determined and depends on the access for departments. To get access you will as a minimum need to have read access for “Employment” and “Employee information” and have access to the departments for which you need to see the data for.   If you need access to the reports “Salary items” and Absence list” you will also need a read access for Absence and Variables. Please contact your customer support center if you need to change one or more roles.   2. Standard or self-defined reports All reports can be found in a standard version. Some reports offer you the opportunity to change how the report should look. These are:   Salary, pension and benefits Employment Contact information Education When you click on a report you will get the opportunity to define what you want to view in the report. This is done by clicking on “Add/remove columns” and then selecting the information you want included in the report.   Apart from Add/remove columns you can also add a filter.   Here below you can find an example form the report “Employment” where you can select which departments the report should apply to. If you do not choose any departments then all departments will be included in the report. When you have finished, you can click on “Download Excel” to view the report. If this is a report that you frequently use, you can give the report a name, in the bottom part of the page under “Save template” and then press “Save”. When you have done this, the report can be seen in the report overview.   Please note that you cannot name multiple reports under the same name. If you choose a name for a report that already exists one of the following things will happen: If the report has the same name as one of the standard reports you will not be able to use it. You will get an error message and be asked to choose another name. If the name is the same as one of your self-defined reports you will get the oppertunity to overwrite. Should you choose to do this, the ole rept will be replaced by the report you are trying to save. If you need to keep both reports you need to give the report another name.  

1. Introduction In the menu item “Import information” you can import common absence. This can ex. be used to import absence recordings from a time recording system or from other recording systems.   With “Absence via Excel” you can import both standard absence codes and the absence codes you have created yourself. If all the absence recordings do not need approval they will get the status “Approved” and they can immediately be transferred to the payroll system. Absence recordings which needs approval will get the status “Pending”.   2. Description of file-format When you import absence in Visma HR the file needs to be in an Excel-format. Below you can see which fields cells you can import to Visma HR. Every cell matches a column heading. It is important that the headings are written in English exactly as shown here below, then the file can be imported without any validation errors.   3. Example of absence-file (Excel) The placement/order of the columns has no influence on the import in Visma HR as long as the columns has the correct Headings.   3.1 Format for the "StartDate" and "EndDate" columns The following date formats are supported: dd-mm-yyyy, 11-mm-yy, ddmmyy, ddmmyyyy. However, you should note that the date columns should be formatted as numbers if you choose ddmmyy or ddmmyyy to avoid deleting prefixed zeros. For absence recordings where the absence type is recorded in hours you can writhe the time together with the dates.   3.2 Format for the "EmployeeNumber" and "AbsenceTypeCode" columns “EmployeeNumber” and “AbsenceTypeCode” are alphanumeric cells in Visma HR. For this reason, these columns need to be formatted as text in the Excel-file if you want to ensure that the prefixed zeros are not deleted. You can format the columns in the following way:   Mark the column Select “Format cells” (By right-clicking the mouse) Select “Text” Click “Ok” to save the formats The number format in the number and amount columns need to be #,##. That means that the decimal separator as a rule should be comma. The system can under some circumstances however handle period as decimal separator. If the program is run with international settings the number format can be #.##. The number format cannot contain thousands separator.   4. Import of the Excel-file Log into Visma HR and select the menu item “Import information”. See section 4.1 if the company has more than one employer.   Click on the Upload icon  Click on “Open absence file   If the file has no errors the data will be imported and you will get a receipt for the import. When you get this receipt, you will be able to edit or delete the absence. The imported absence can also be found on the individual employee or in the menu item “Common reporting absence”.   If there is an error in the file Ex. because of overlapping start dates, absence across years or invalid absence codes you will get an error message telling you what is wrong.   On the right you can mark each line which does not have errors and select “only import marked lines” to import these lines without errors. Unmarked lines will not be transferred to Visma HR.   Absence recordings with errors can be edited in the excel file and then be imported again. Only absence that has not already been imported will be imported again.   4.1 Multiple employers in the same company If the company has more than one employer you will see a dropdown-menu where you should select which employer you want to import absence for. Only absence for the selected employer will be imported. You cannot import absence for employees hired by different employers at the same time. The reason for this is that some employees might have identical employee numbers within the different employers, which is why you need to make an Excel-file for each employer. Otherwise all the recorded absence for employees with identical employee numbers will be imported on the employer that was selected first.      

Hjælpevideoer til Visma HR   Opret medarbejder: https://youtu.be/ZWWZrvKSOmA Sådan logger du på første gang: https://youtu.be/gKYZ9ljPTp4 (åbner i nyt vindue) Sådan godkender du løn- og fravær i leder-/medarbejdermodulet: https://youtu.be/zW4NnWSfQ2A (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du påmindelser: https://www.youtube.com/watch?v=2bfWdrbkmqE (åbner i nyt vindue) Sådan retter du medarbejders stamoplysninger: https://www.youtube.com/watch?v=WtelyB2QQsA (åbner i nyt vindue) Sådan bruger du rapporter: https://www.youtube.com/watch?v=zNEVdiGykIQ(åbner i nyt vindue) Saldi vist i realtid: https://www.youtube.com/watch?v=43gn4qFwfk8&feature=youtu.be(åbner i nyt vindue)  Har du behov for andre hjælpevideoer, så kommentér denne artikel.

1. Introduktion Du bruger ’Påmindelser’ til at sikre, at I husker fødselsdage, jubilæer og andre udvalgte hændelser. Adgangen til ’Påmindelser’ er rollestyret.   Du kan oprette påmindelser for: Fødselsdage Runde fødselsdage Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Påmindelsesværktøjet er på dansk, men du kan selv oprette indhold på engelsk til dine medarbejdere. Når du vælger venstremenupunktet ’Påmindelser’, kan du se de påmindelser, du har oprettet. For at se kommende påmindelser, som bliver sendt i løbet af de næste 3 måneder, skal du klikke på linjen med den ønskede påmindelse.     Hvis du vil oprette en ny påmindelse, klikker du på ’Ny’. Først vælger du et ’Emne’, hvorefter du får de muligheder, der passer til emnet. 2. Opret en påmindelse Når du har valgt hvilken type påmindelse du vil oprette, så tilrettes formularen, så kun relevante felter vises. På påmindelsen til fraværsregistrering, kan du fravælge at den omhandler alle medarbejdere, og sætte prik i ’Alle undtagen’ og derefter fravælge bestemte stillingskategorier.   På påmindelsen ’Runde fødselsdage’ vil der komme punktet ’Alder’, hvor du skal markere hvilke runde fødselsdage I vil have påmindelser til. På påmindelsen ’Jubilæum’ vil der komme punktet ’Jubilæum’, hvor du skal markere hvilke jubilæer, der skal sendes påmindelser om.   Generelt, når du opretter en påmindelse, så skal du igennem disse punkter: Klik på ’Ny’ i oversigtsbilledet. Vælg emne i dropdown-menuen. Udfyld feltet ’Påmindelse’ med et sigende navn. Udfyld evt. feltet ’Beskrivelse’. Fortsæt med at oprette påmindelsen som beskrevet i de forskellige påmindelsestyper nedenfor. Tilpas teksten, der sendes som e-mail, efter behov. Vælg hvornår påmindelsen skal sendes   3. Fødselsdage og Runde fødselsdage Sådan ser formularen ud for Runde fødselsdage. For Fødselsdage er den magen til bortset fra, at der ikke vises punktet ’Alder’ og under ’Modtagere’ vil der være en ekstra valgmulighed i form af ’Fødselarens afdeling’.   3.1. Alder Dette punkt findes under ’Runde fødselsdage’, og du sætter markering i de runde fødselsdage, som I ønsker der skal sendes påmindelser ud ved.   3.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Fødselarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Fødselarens afdeling’, vil fødselaren også selv modtage påmindelsen.   ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   3.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’. 4. Jubilæer Sådan ser formularen ud:     4.1. Jubilæum Sæt markering i de jubilæer, hvor der skal sendes en påmindelse. Du kan markere alle de jubilæer, der er relevante for jer.   4.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Jubilarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man ’Jubilarens afdeling’, vil jubilaren også selv modtage påmindelsen. ’Andre medarbejdere’ vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for ’Andre e-mailadresser’, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere.   4.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5. Fraværsregistrering Sådan ser formularen ud og bruges til at sende ud for at huske medarbejdere eller ledere på at fraværsregistrere. I skærmbilledet ’Organisation’ under ’Indstillinger’ kan du ændre indstillingerne for påmindelsen, hvis du vil undgå at sende påmindelser til de medarbejdere, der har registreret fravær eller ikke har noget fravær at tilføje.   5.1. Om hvem? Dette er den eneste påmindelse, hvor du skal tage stilling til, om påmindelsen skal omhandle alle medarbejdere, eller om der er nogle, du vil undlade, at den skal vedrøre. Hvis der er medarbejdere, denne påmindelse ikke omhandler, kan du fravælge stillingskategorier, når du sætter prik i ’Alle undtagen’.   Så vil du kunne klikke på det blå minus-felt til højre, hvorefter stillingskategorien vil fremgå til højre under ’Udvalgte medarbejdere’. Se eksempel her: 5.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager, men kan godt sende til flere. Sæt markering i ’Medarbejderen’, hvis det er medarbejderen der skal have påmindelsen eller i ’Nærmeste leder’, hvis det er lederne, der skal minde medarbejderne om at fraværsregistrere. Hvis der er andre end nærmeste leder, der har behov for påmindelsen, kan man vælge ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’.   5.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   5.4. Opsætning af fraværsregistrering på ’Organisation’ Du kan selv vælge, om jeres medarbejdere skal bekræfte, at deres fravær er klar til godkendelse. Vælg ’Indstillinger’ og ’Organisation’ i venstremenuen og brug derefter feltet ’Fraværsregistrering’ i højre side af billedet, hvor der er tre valgmuligheder.   Send påmindelser til alle Hvis du vælger indstillingen ’Send påmindelser til alle’, bliver der sendt en e-mail til alle medarbejdere, uanset om de har registreret fravær, sat fravær klar til godkendelse eller slet ikke har været på siden.   Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse’, får medarbejderen en ny knap ’Klar til godkendelse’ på skærmbilledet ’Fravær’. Her kan medarbejderen godkende, at han eller hun ikke har mere fravær at registrere frem til dags dato – og undgå at blive mindet om at registrere fravær de næste 24 timer.   Alle medarbejdere, der ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, vil få mail med påmindelsen. Knappen er synlig for alle roller med adgang til medarbejdere, men det er kun medarbejder selv, der kan klikke på knappen.   Selvom medarbejder ikke har klikket på knappen ’Klar til godkendelse’, kan godkender godt godkende registreret fravær.   Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’ Vælger du ’Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden ’Fravær’’, vil klargøring af fravær til godkendelse blive aktiveret, når medarbejder går ind på skærmbilledet med eget fravær.   Denne automatiske kontrol registrerer, at medarbejder har været inde på skærmbilledet med eget fravær, og systemet antager dermed, at medarbejder har registreret alt sit fravær. Der vises altså ingen knap med ’Klar til godkendelse’.   Dermed vil medarbejderen undgå at blive mindet om at registrere fravær 24 timer efter, han har været inde på siden fravær. Alle medarbejdere, der ikke har været inde på siden med eget fravær, vil modtage en e-mail med påmindelsen. 6. Godkend registreringer Bruges til at sende påmindelser til godkendere af fraværs- eller lønregistreringer.   6.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Hvis nærmeste leder også er godkender, så markeres blot denne.   6.2. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det.   Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på ’backspace’ eller foran trykke ’delete’.   7. Fravær refusion Bruges til påmindelser om at søge refusion for sygdom. Påmindelsen sendes på dag 31 af det uafsluttede fravær (sygdom). For at modtage påmindelsen, er det vigtigt, at du IKKE sætter slutdato på fraværet. Det skal først gøres, når medarbejderen er tilbage på arbejde.   7.1. Modtagere Der kan vælges mellem ’Nærmeste leder’, ’Andre medarbejdere’ eller ’Andre e-mailadresser’. Det er vigtigt, at du markere den eller de personer, som er ansvarlige for at søge sygedagpengerefusion.   7.2. Hvornår? Påmindelsen ’Fravær refusion’ sendes automatisk dag 31 ved fravær uden slutdato. Derfor er det kun klokkeslættet, du selv kan opsætte.   7.3. Fravær uden slutdato Denne påmindelse sendes kun for uafsluttet sygdom, så for at kunne anvende den, skal I tillade at fravær registreres uden slutdato. Det gøres under ’Indstillinger’ og ’Organisation’:   Vær opmærksom på at fravær uden slutdato ikke får vist varighed. For at se en liste over registreret fravær uden slutdato, brug ’Rapporter’, ’Fraværsliste’.   Sygdom med en varighed op til 31 dage eller sygdom uden slutdato vil indtil dag 31 blive vist under kommende påmindelser, hvis du klikke på linjen med påmindelsen om at søge refusion. Herefter kan den ikke længere ses i Visma HR. Selve påmindelsen vil blive sendt på dag 31. Fraværet skal være over en sammenhængende periode.     7.3.1. Mulige fraværskoder Det er muligt at registrere fravær uden slutdato på fravær, der skyldes sygdom. Bemærk at projektnummer kan anvendes på fravær uden slutdato, hvis selve projektnummeret er uden slutdato. Fravær uden slutdato kan benyttes på følgende koder:     Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 13 Barn syg 11 Sygdom 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 12 Barns sygedag §81 stk. 1 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 32 Barns hospitalsindl. §81 stk. 2 18 Sygdom med dagpenge, eg. sats 33 Pasning sygt barn §81 stk. 6 19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     25 Barn syg     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet       Fraværskoder, der vil aktivere påmindelse om refusion   Hvis du bruger Visma Løn (MLE)   Hvis du bruger Visma Løn Finans (MLE-F) 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionær 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 14 Sygdom med dagpenge, timeløn 11 Sygdom 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn, 4 uger gsn. 28 §56-aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats     18 Sygdom med dagpenge, eg. sats     19 Sygdom med sygeløn, kvt. gsn.     20 Sygdom med dagpenge, kvt. gsn.     21 Sygdom med sygeløn beløb     22 Sygdom med dagepenge beløb     23 Sygdom med dagpenge 4 ug. gsn.     24 Sygdom ifm. arbejdsskade     26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel     27 Dagpenge med sats i resultattabel     35 Sygdom ifm. graviditet        

Check of Payment Services delivery receipts 1.      What is a delivery receipt? En delivery receipt is a receipt from MC Payment Services, which shows what payments has been processes and gives information about any mistakes and rejected transfers. 2.      How should I check my delivery receipts? When your payroll and payments have been approved, you should check your delivery receipts. When you use transfer to Nemkonto the receipts can first be checked 4 days prior to the payment date. After each payroll transfers of different payments takes place. There are two types of payments: ‘Fast afregning’ (Fixed payment) ‘Ny afregning’ (New payment)   When they are approved in Visma Løn, you should also check your status on your delivery receipts. Under ‘Rapporter’ and ‘Vis job’ you can see if the above-mentioned jobs have been processed. You should control these receipts in connection to payments to The Bank, SKAT (Tax), ATP, Feriekonto (Holiday account) and any pensions companies. Two types of receipts are formed in Visma Løn: T (Transmission) Comes first V (Validation) Comes afterwards These receipts will be formed a few minutes after the payroll have been approved in Visma Løn, or a ‘Fast afregning’ (Fixed payment) or ‘Ny afregning’ (New payment) has been processed Visma Løn.   Examples of delivery receipts and where do you find them? You should check two types of delivery receipts, which is described below: Transmissionskvittering (Transmission receipt) Means message from MasterCard to you who are Dataleverandør (Data supplier), about MasterCard have received your data from Visma on your behalf. Example of a Transmissionskvittering (Transmission receipt) Valideringskvittering (Validation receipt)/Leverancekvittering (Delivery receipt) Means message from Mastercard to you who are Dataleverandør (Data supplier), about Mastercard is able to validate the sent data. If account number is wrong or the date is to fare in the future, this will be evident from this receipt. Example of Valideringskvittering (Validation receipt) Example of accepted leverancekvittering (Delivery receipt)     Example of rejected leverancekvittering (Delivery receipt)   3.      Where should I log in in order to check the receipts? You need to log in here in order to check and get the receipts https://ft.pbs.dk If you do not remember your user name and password, you can get help by contacting MasterCard Payment Service on the following mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com Please note that it is only the Dataleverandører (Data supplier), who can see the delivery receipts. When you are logged in whit your user name and password, you should do the following: click on Hent to download the receipts In the next picture you can limit the date in Oprettelsesdato (Creation date) and klokkeslæt (Time) or you and keep it empty click hereafter on Dine filer (your files) to download receipts   You will be shown all T (Transmission) and V (Validation) receipts within the oprettelsesdato (Creation date):   Click on each receipt which starts with T or V to control them. Remember to print or save the file, because when the file is closed it will be deleted automatically.   4.      What should I do if there are errors in the leverancekvittering (Delivery receipts)? If you experience errors in the leverancekvittering (Delivery receipts), you should contact MasterCard Payment Service: Mail: it-servicedesk@mastercardpaymentservices.com or by phone: +45 80 81 06 65 Monday-Friday kl. 9:00 - 16:00  

Vedhæftet finder du guide til håndtering af sager i vores nye kundeportal.

Please see attached guide on how to log-on our new Customer Portal

Introduction This guide will be expanded as the functionality for registering working hours in My Visma / Visma HR becomes available.   About the “Working time” features The “Working Hours” function in My Visma/Visma HR can be used to comply with the amendment to the Working Hours Act, which makes it obligatory for employers to register employees' daily working hours as of July 1, 2024.   The concept of working hours in the Working Hours Act is defined as 'The period during which the worker is at work and at the employer's disposal while performing his or her job or tasks'.

Vedhæftet finder du guide til brug af vores nye kunde portal.

This guide will be expanded as the functionality for registering work time in My Visma / Visma HR becomes available.   This guide describes how to set up and record working hours in My Visma / Visma HR.

Please see attached guide on case management in our new Customer Portal.

This checklist serves as a guideline and covers the most relevant aspects that you should consider regarding employees' time tracking.   It is important to tailor an employee policy to your specific circumstances to ensure it reflects how you manage time tracking and provides the right help and guidance to your employees.   Why do we have to track time? Provide a brief introduction that explains the background and purpose of time tracking.   What is working time and what is not working time? Review any collective agreements, local agreements, etc., to understand what applies to you. Define what constitutes working hours and what does not to create transparency for employees.   Who should track their working hours? Assess whether you are subject to any exceptions. For example, do you have self-managed employees? If you have self-managed employees, they should be exempt from the registration requirement and instead have an addendum to their employment contract stating this.   Regarding time tracking: How and when? What system(s) do you use for time tracking? Create a guide that describes how employees should track their time, e.g., only deviations from standard hours, at the project level, or the entire working time. Make it clear to employees how often they are expected to register their working hours. Also, describe how you as an employer will follow up on the time tracking, e.g., whether there will be approval or other processes. Also, describe how you as an employer will follow up on the time tracking, for example, whether there will be approval or other actions.   Make it clear what is expected of the employee The employee is expected to follow the guidelines you have set forth in the employee policy. You can require the employee to inform you as the employer if they are approaching a violation of the 48-hour rule or the 11-hour rule. You should clarify the potential employment-related consequences if the employee does not fulfill their obligations. This clarification should be based on a mutual understanding between you as the employer and the employee, ensuring good communication and loyalty between the parties.  

This guide describes how you create an Absence Calendar and Work plan for Service agency, Employer and Employee.