1. Indledning
Denne vejledning beskriver, hvorledes du i menupunktet ’Indstillinger’ har en række muligheder for at tilpasse dit HR-system, så det passer til arbejdsgangene i din virksomhed.
Orkidé består af moduler, og der kan derfor være beskrivelser af løsninger, som din virksomhed ikke har adgang til. Eksempler herpå er virksomheder, der har adgang til Leder-medarbejdermodulet, eller virksomheder med finansoverenskomst.
1.1. Ikoner
I Orkidé bruges følgende ikoner til ret, slet, opdater og fortryd registrering.
2. Indstillinger
Menupunktet ’Indstillinger’ består af en lang række underpunkter.
Her ser du en komplet liste med underpunkter, der giver dig mulighed for at tilpasse jeres Visma HR-opsætning. Adgangen til de enkelte punkter styres på rolleniveau. Rollen ’Administrator, organisation’ har som hovedregel adgang til alle punkter.
2.1. Mine indstillinger
Dette er det eneste menupunkt under ’Indstillinger’, som alle brugere (roller) med adgang til Visma HR kan se.
Diverse indstilling
Der kan vælges mellem dansk og engelsk sprog.
I Startside kan du vælge det menupunkt, som Orkidé skal åbne op i, når du logger på systemet.
Juster sider til denne højde: 768 pixels anvendes.
Medarbejdersøgning
Er der flere firmaer i virksomheden, kan du vælge kun at søge medarbejdere i ét firma.
I ’Valgt søgefelt’ kan du opsætte, det søgekriterie, du typisk anvender, når du skal søge en medarbejder frem.
Organisationer
Dette felt vises kun, hvis du har adgang til flere organisationer (virksomheder) i Visma HR.
2.2. Organisation
I Visma HR er ’Virksomhed’ mange steder benævnt som ’Organisation’. I menupunktet ’Organisation’ kan du vedligeholde stamdata på jeres virksomhed. Du har adgang til at vedligeholde samtlige felter i skærmbilledet bortset fra felterne ’Kundeforholdsnummer’ og ’Projektnummer overføres til Visma Løn felt’. Se punkt 2.9 vedrørende opsætning af projektnummer.
Du kan se en beskrivelse af feltet ’Fraværsregistrering’ i vejledningen ’Påmindelser’.
2.3. Opslagstabeller
De fleste skærmbilleder i Visma HR har felter, der er forsynet med dropdown-menuer, som for eksempel her ved ’Ansattype’ og ’Intern titel’.
En dropdown-menu svarer til en ’opslagstabel’. Visma HR har en række opslagstabeller, der ikke kan slettes, da de er systemtabeller, og nogle er nødvendige for forbindelsen til Visma Løn.
Du kan selv oprette nye opslagstabeller med tilhørende opslagskoder. Opslagstabellerne 0 til 500 er reserveret til systemtabeller, så dem, du opretter, skal have et nummer, der er højere end 500.
2.3.1. Opret en ny opslagstabel
Klik på ’Ny’
Skriv et nummer, der er over 500
Felterne ’Ekstra felt’, ’Ekstra nummer’ og ’Antal decimaler’ skal ikke bruges
Under ’Tekst’ skriver du navnet på opslagstabellen
Under ’Bemærkning’ skriver du en beskrivelse af opslagstabellen
Vi anbefaler, at du også skriver teksten på engelsk, men det er ikke et krav.
Når opslagstabellen er gemt, skal du oprette de relevante opslagskoder.
2.4. Opslagskoder
Opslagskoder oprettes ved først at vælge den opslagstabel, der skal have koder tilknyttet.
Klik på ’Ny’
Udfyld kode
Udfyld tekst (såvel dansk som engelsk)
Afslut med ’Gem’
Der er lidt forskel på, hvordan opslagstabellerne er oprettet. Hvis du for eksempel skal tilføje et udenlandsk postnummer i opslagstabel ’100 – Postnumre’, gør du således:
Klik på ’Ny’
Ved kode skriver du postnummeret
Vælg land
Under ’Tekst’ skriver du bynavnet (såvel dansk som engelsk)
Afslut med ’Gem’
2.5. Specielle oplysningskategorier
De faner, der vises i skærmbilledet med medarbejderens specielle oplysninger, opretter du i menupunktet ’Specielle oplysningskategorier’. Én speciel oplysningskategori svarer til én fane i specielle oplysninger. Du kan oprette et ubegrænset antal specielle oplysningskategorier.
Eksempler på specielle oplysningskategorier:
Kategorien ’Diverse’ oprettes automatisk i forbindelse med konverteringen, og kategorien kan ikke slettes. Hvis en kategori ikke har tilhørende specielle felter, kan kategorien slettes ved klik på X.
Du opretter en ny speciel oplysningskategori således:
Klik på ‘Ny’
Skriv navnet på kategorien
Afslut med 'flueben'
2.6. Specielle felter
En speciel oplysningskategori skal altid have tilknyttet ét eller flere specielle felter.
Eksempler på specielle oplysningsfelter:
Du opretter et nyt specielt oplysningsfelt således:
Klik på ’Ny’
Vælg en kategori i dropdown-menuen
Udfyld feltnavn (feltnavnet vises på medarbejderens specielle oplysninger – se nedenfor)
Vælg felttype i dropdown-menuen (nye felttyper kan oprettes i en opslagstabel)
Afslut med 'flueben'
Specielle oplysninger på medarbejder:
Du kan kun slette et specielt oplysningsfelt, hvis medarbejderne ikke har registreret noget på feltet.
2.7. Fraværskalender
Formålet med fraværskalenderen er at forenkle registrering af ferie, sygdom og andet fravær, så systemet automatisk udregner antal fraværsdage under hensyntagen til lørdage, søndage, helligdage og eventuelle ekstra fridage.
2.7.1. Opret fraværskalender
Sådan opretter du en fraværskalender:
Klik på ’Ny’
Giv kalenderen et sigende navn
Vælg, om lørdage og søndage er fridage eller ej
Vælg land i ’Benyt helligdage fra’
Klik på ’Tilføj’
Vælg helligdage i det relevante år – klik på dem enkeltvis eller vælg alle på en gang
Højre klik på en dato for at tilføje ekstra fridage, eksempelvis juledag, nytårsdag og Grundlovsdag
Knappen ’Gør til standard’ betyder, at denne kalender bliver firmaets standard-fraværskalender, når der tilføjes fravær på en medarbejder - medmindre medarbejder har valgt en anden kalender som standard-fraværskalender.
I skærmbilledet, hvor der registreres fravær, kan man se den valgte kalender.
Der kan oprettes flere forskellige kalendere, men kun én af dem kan være virksomhedens standard-fraværskalender.
Hvis der er behov for at oprette en kalender med udenlandske helligdage, skal helligdagene først oprettes i opslagstabel ’120 – Helligdage’ under ’Indstillinger’. Herefter kan helligdagene fra dette land vælges via drop Down-listen ’Benyt helligdage fra’.
En fraværskalender kan ikke slettes, hvis den har været brugt i en fraværsregistrering.
Integration til Visma Løn
Når en kalender er gjort til virksomhedens standard-fraværskalender, bliver kalenderen automatisk overført til Visma Løn som helligdagskalender.
Ændringer i en standard-fraværskalender, der allerede er overført, opdateres automatisk i lønsystemet, så snart der klikkes på ’Gem’.
2.8. Kategorier til dokumenter
For at få et bedre overblik over de dokumenter, der er uploadet/gemt på en medarbejder, er det muligt at kategorisere dokumenterne. Denne opsætning sker i menupunktet ’Kategorier til dokumenter’. Her kan du oprette nye dokument-kategorier og styre adgangen til disse.
Ny kategori oprettes således:
Klik på ‘Ny’
Skriv navnet på kategorien
Udfyld Beskrivelse (beskrivelsen vises til brugerne, når de uploader dokumenter i kategorien)
Udfyld tilsvarende navn og beskrivelse på engelsk
Opsæt rettigheder i højre side. Det er kun roller, der er i brug, der vises her
Afslut med ’Gem’
Dokumenter, der er uploadet, inden du opsætter ’Kategorier til dokumenter’, er ikke placeret i nogen kategori. Dokumenterne kan nemt flyttes til relevante kategorier under ’Medarbejder’, ’Dokumenter’.
Uploadede dokumenter via menupunktet ’Lønregistreringer’
Der er fortsat adgang til at uploade dokumenter, når der registreres kørsel, udlæg, rejse osv. i menupunktet ’Lønregistreringer’. Disse vedhæftede dokumenter bliver ikke automatisk placeret i en kategori.
Vær opmærksom på, at hvis en lønregistrering har status ’Lønbehandlet’, så kan det uploadede dokument ikke slettes under ’Dokumenter’ på medarbejderen, med mindre hele lønregisteringen slettes af administrator.
2.9. Projektnummer
Projektnummer bruges i forbindelse med fraværs- og lønregistreringer. Projektnumre, der bruges ved lønregistreringer, kan overføres til Visma Løn.
2.9.1. Opsætning af Projektnummer
Projektnummer opsættes under ’Indstillinger’, ’Projektnummer’.
Klik på ’Ny’
Tildel et projektnummer på højst 10 karakterer
Giv projektet et navn og evt. en beskrivelse
Tilføj start- og slutdato (felterne er ikke obligatoriske)
Marker mindst én fraværskode eller én lønregistreringskode, før du kan gemme projektnummeret
Når fraværskode og/eller lønregistreringskode er knyttet til projektnummer, er projektnummer blevet et obligatorisk felt ved fraværs- og lønregistreringer.
Eksempel på oprettelse af projektnummer:
2.9.2. Opsætning af overførsel til Visma Løn
Det er muligt at overføre projektnummer på lønregistreringer (ikke på fraværsregistreringer) til input kontering i Visma Løn. Opsætning foretages af Visma.
I skærmbilledet ’Indstillinger’ (se afsnit 2.3) vises opsætningen således:
For interesserede er her en kort beskrivelse af opsætningen i lønsystemet:
Kontoplanens sorteringskode skal sættes op i Visma Løn (’Opsætning’, ’Kontoplan’, ’Sorteringskode’), inden integration til feltet ’Valgfri’ kan aktiveres. Du kan vælge integration til:
Ingen integration, lønregistreringer vil blive overført uden projektnummer
Kontoplanfelt 1
Kontoplanfelt 2
Kontoplanfelt 3
Kontoplanfelt 4
Kontoplanfelt 5
Kontoplanfelt 6
Orkidé kan overføre til én sorteringskode i Visma Løn. Virksomheder med flere arbejdsgivere og med forskellige kontoplaner, skal have enssorteringskoder på alle arbejdsgivere. Det samme gælder, hvis virksomheden i Visma HR har integration til flere forskellige kundeforhold i Visma Løn.
Ændrer du i sorteringskoden i Visma Løn, skal du også ændre kontoplanfelt i Visma HR.
Sletter du et kontoplanfelt i sorteringskoden, skal du også ændre i Visma HR.
Har du ’Aflønning’ som en del af sorteringskoden i Visma Løn, skal du huske, at dette kontoplanfelt ikke indlæses i decentral indlæsning. Derfor skal ’Aflønning’ ikke tælle med i rækkefølgen.
2.10. Bruger/adgang
I menupunktet ’Bruger/adgang’ styres adgangsrettighederne til Visma HR. Typisk er det administrator og brugere med lignende rettigheder, der har adgang til dette menupunkt. Menupunkter indeholder fire undermenuer, der alle er beskrevet nedenfor.
Inden en ny bruger (medarbejder) kan få adgang til Visma HR, skal brugeren oprettes i Vismas login-modul. Det er virksomhedens administrator, der har adgang til at oprette nye brugere i login-modulet.
Det er ikke muligt at få adgang til Visma HR uden at være oprettet som bruger og uden at have en brugerrolle.
2.10.1. Brugere
Sådan opretter du en ny bruger:
Klik på ’Ny’
Udfyld brugernavn på højst 40 karakterer (dette behøver ikke at være det samme som i login-modulet)
Udfyld ’Bruger id’ fra medarbejderens oprettelse i login-modulet (et bruger-id er på 13 karakterer og består typisk af CVR-nummer og et femcifret løbenummer). Bruger-id skal være identisk i de to systemer
Vælg personalenummer og navn på brugeren i drop Down-listen
Klik på ’Gem’
Efterfølgende er det muligt at rette brugernavn, bruger-id eller helt at slette brugeren. Sidstnævnte kræver, at brugers adgangsrettigheder også er slettet.
Feltet ’Sidste log on’ er ikke aktiveret i nuværende version af Visma HR.
Bemærk: Medarbejdere, der skal have forskellige adgange til Orkidé – altså forskellige roller – skal oprettes lige mange gange i login-modulet og i dette menupunkt.
2.10.2. Adgang til specielle oplysninger
Dette menupunkt bruges til at styre adgangen til oplysningskategorierne (fanerne) i specielle oplysninger. Du kan for eksempel vælge, at en IT-rolle kun får adgang til fanen ’IT’.
Uanset hvem der opretter en ny ’Speciel oplysningskategori’, får administrator automatisk adgang til den nye kategori.
2.10.2.1. Tildel adgang til ’Speciel oplysningskategori’
Klik på kategorien i kolonnen ’Specielle oplysninger’, eksempelvis IT
Tilføj rollen (vises nederst i skærmbilledet), der skal have adgang til oplysningskategorien
Klik på ’Gem’
Omvendt kan du også klikke på en rolle, så du ser de specielle oplysningskategorier, rollen har adgang til.
Bemærk: Alle brugere, der har adgang til specielle oplysninger, har også adgang til oplysningskategorien ’Diverse’, hvorfor denne kategori ikke bør bruges til at registrere fortrolige oplysninger.
2.10.3. Roller
I menupunktet ’Roller’ vises de standardroller og fleksible roller, som jeres virksomhed har til rådighed.
Orkidé har følgende 11 standardroller:
Administrator, firma
Administrator, organisation
Afdelingsleder, læs
Afdelingsleder, rediger
Fravær registrator
HR
HR (uden Multifunktion)
Kursus administrator
Leder
Løn
Medarbejder
Disse vises i oversigten, hvis jeres virksomhed er sat op til at bruge alle standardroller. Derudover vises jeres eventuelle fleksible roller – roller som er tilpasset specifikt til jer.
Klikker du på en rolle, får du vist rollens opsætning. Du kan give rollen et andet navn – øvrige felter kan du ikke redigere.
Ændring af roller eller oprettelse af nye roller sker ved henvendelse til Visma.
2.10.4. Bruger/adgang
I dette under-menupunkt tildeles brugerrettigheder. Det er altså her, du giver en medarbejder den endelige adgang til Visma HR, efter du har oprettet medarbejderen som beskrevet i punkt 2.10.1.
Når du klikker på en linjen i oversigten med brugere, vises de firmaer/afdelinger, den pågældende medarbejder har adgang til, i nederste del af skærmbilledet.
2.10.4.1. Tildel brugerrettigheder til en bruger
Klik på ’Ny’
Vælg medarbejderen i drop Down-menuen ’Bruger’
Vælg en af rollerne i drop Down-menuen ’Rolle’
Hvis det er en bruger, der med den valgte rolle skal have adgang til medarbejdere i en eller flere afdelinger, skal du yderst til højre sætte markering i de relevante firmaer/afdelinger
Bemærk: Medarbejdere, der kun skal have adgang til egne data, skal IKKE have markering ud for en afdeling!
Klik på ’Gem’
Husk, at du kun kan oprette en rolle pr. bruger (bruger-id).
2.10. Løndele/fraværskoder
I forbindelse med konvertering af data fra Visma Løn til Visma HR oprettes de løndele og fraværskoder, som I anvender i lønsystemet. Disse vises i skærmbilledet ’Opsætning af løndele/fraværskoder’.
Du kan tilføje nye løndele og fraværskoder ved at klikke på ’Nyt felt’ og vælge fra drop Down-listen. Herefter vises den netop tilføjede løndel eller fraværskoder i respektiv opslagstabel.
I opslagstabellerne
320 Personalegoder
322 Fraværstype
324 Variable lønregistrering
kan du oprette egne koder, som ikke overføres til Visma Løn. Koderne skal være forskellige fra dem, der eksisterer i lønsystemet (se lønartskataloget på Visma Community). F.eks. oprettes fraværskoderne som 3-cifrede.
2.12. Stillingskategori, koder
Virksomheder, der har Leder-medarbejdermodulet, har også adgang til menupunktet ’Stillingskategori, koder’. Her styrer du hvilke lønarter og fraværskoder, der skal være tilgængelige på de enkelte stillingskategorier.
Du tilføjer nye koder til en stillingskategori således:
Klik på stillingskategorien, så den bliver blå
Åbn underpunkterne ved at klikke på pilene
Klik i venstre side på fraværskoden, der skal tilføjes den valgte stillingskategori. Koden vises nu i højre side
Afslut med ’Gem’
Klik aldrig på ’Fjern alle’ – så mister du hele opsætningen.
Adgang til at kunne registrere på løndele og fraværskoder kan også opsættes på rolleniveau i menupunktet ’Opsætning af koder’.
2.13. Arbejdsplan
Menupunktet ’Arbejdsplan’ er specifikt udviklet til virksomheder med finanssetup eller virksomheder der har adgang til Saldovisning. Øvrige virksomheder kan også bruge arbejdsplanen, men for disse gælder det, at arbejdsplanen ikke kan overføres til lønsystemet. I Visma HR er der sammenhæng mellem arbejdsplan, arbejdskalender og fraværskalender og dermed også til fraværsregistreringer og eventuelle realtidssaldi/saldovisning.
Eksempel på arbejdsplan på organisationen (virksomheden):
Arbejdsplanen kan oprettes på virksomhedsniveau og på medarbejderniveau. Du kan kun oprette én arbejdsplan i virksomheden – også selvom virksomheden har to eller flere kundeforhold i Visma Løn.
Bemærk: Beregning af den gennemsnitlige arbejdstid pr. uge vises i timer og minutter i modsætning til fraværsregistreringerne.
Eksempel: Hvis virksomhedens arbejdsplan er 36 timer / 5 arbejdsdage, er gennemsnitstid pr. uge beregnet i 7,20. Vi viser gennemsnitstiden i timer = 7:12 (7 timer og 12 minutter).
2.13.1. Opret arbejdsplan på organisation (virksomhed)
Klik på ’Ny’
Tilføj ’Fra dato’ og ’Til dato’ (hvis ’Til dato’ ikke udfyldes, indsætter systemet automatisk datoen 31-12-2049)
Udfyld feltet ’Beskrivelse’ (vises i medarbejderens arbejdskalender)
Udfyld ’Uge 1’ med tidspunkter i de relevante ugedage
Hvis du bruger ’tab’ knappen, udfyldes felterne automatisk med forrige dags klokkeslæt
Klik på ’Tilføj uge’, hvis virksomhedens arbejdsplan ændrer sig fra uge til uge
Klik på Gem
Klik på ’Overfør til lønsystem’
Når knappen ’Overfør til lønsystem’ er inaktiv, betyder det, at integration af arbejdsplan til Visma Løn er gennemført med succes. Hvis du ændrer i arbejdsplanen, efter den er overført til lønsystemet, er det nok blot at klikke på ’Gem’, så bliver den overførte plan automatisk opdateret i lønsystemet.
Bemærk: Hvis der er lønkørsel eller efterregulering i gang, kan arbejdsplanen ikke overføres.
2.13.2. Opret arbejdsplan på medarbejder
Medarbejderen skal altid have en personlig arbejdsplan, hvis medarbejderens arbejdstid er forskellig fra virksomhedens arbejdsplan, og derfor skal der også altid oprettes arbejdsplan på deltidsansatte medarbejdere.
Denne info-bjælke vises, hvis du har valgt en deltidsansat medarbejder:
Klik på fanen ’Medarbejder’. Hvis du ikke har valgt en medarbejder i ’Medarbejderoversigt’, kan du finde medarbejderen ved at klikke på ’Søg’. Opret arbejdsplanen som beskrevet ovenfor.
Hvis en medarbejder med personlig arbejdsplan skal overgå til virksomhedens arbejdsplan, for eksempel i forbindelse med en ændring fra deltidsansættelse til fuldtidsansættelse, udfylder du feltet ’Til dato’ på medarbejderens arbejdsplan. Herefter er medarbejderen automatisk omfattet af virksomhedens arbejdsplan.
2.14. Fravær via e-mail
I dette menupunkt markerer du de fraværstyper, der skal vises i medarbejdernes kalendere, når registreret fravær er godkendt.
Medarbejdere, der skal modtage e-mail med fravær, skal i skærmbilledet ’Medarbejder’ have en e-mailadresse i feltet ’E-mail’. E-mailadresse i feltet ‘E-mail (privat)’ udløser ingen e-mails.
Endvidere er det en forudsætning for at modtage notifikationer via e-mail, at der er en markering i ’Ja’ i feltet ’Send e-mail med godkendt fravær’. Denne markering sættes på firmaniveau.
2.14.1. Regler for e-mail notifikation som ’mødebooking’
Følgende regler gælder for modtagelse af e-mail notifikationer:
Det er kun godkendt fravær, der sendes via e-mail til kalenderen
I det øjeblik, fraværsregistreringen bliver godkendt af leder eller administrator, sendes e-mailen. For virksomheder uden Leder-medarbejdermodul betragtes fravær som godkendt, så snart fraværet er registreret. Når du klikker på ’Gem’, sendes e-mailen.
Notifikationen består af en e-mail med teksten ’Godkendt fravær fra Visma HR’, der sendes til medarbejderen, der har fraværet
Afsender af e-mailen er den person, der har godkendt fraværet
Bemærk: Det kan være uhensigtsmæssigt at være oprettet med egen e-mailadresse som brugernavn i Visma HR (se afsnit 2.10.1). Hvis en bruger er opsat til at kunne godkende eget fravær, er det ikke altid, kalendersystemet vil modtage en ’noreply’ e-mail sendt fra egen mailboks.
Eksempel på en fraværsregistrering, der er sendt fra Visma HR som en mødeindkaldelse i Outlook:
Fraværet vises som en reservation fra 8.00 til 18.00 i kalenderen den pågældende dag. Når registreringen accepteres, vises fraværet som ’Optaget’ i kalenderen. Fraværsregistreringer, der er registreret i timer, og hvor der ved registreringen er anført klokkeslæt, vises i korrekt tidsrum.
Hvis start- eller slutdato på en fraværsregistrering efterfølgende ændres, eller fraværsregistreringen helt slettes, sker der automatisk en opdatering i kalenderen.
2.15. Opsætning af koder
I skærmbilledet ’Opsætning af koder’ er det muligt at angive, om en fraværskode eller en lønkode kræver godkendelse, skal skjules for medarbejderne eller om koden i det hele taget skal vises i Orkidé. Menupunktet ’Opsætning af koder’ er kun relevant for virksomheder med Leder-medarbejdermodul.
Kræver godkendelse
I denne kolonne markerer du, om registreringer på en fraværskode eller en lønkode skal godkendes, inden de bliver overført til lønsystemet.
Skjules for medarbejdere
Her kan du markere, om medarbejdere – i denne sammenhæng er Leder også medarbejder - skal have lov til at registre på alle fraværskoder eller ej. ’Skjules for medarbejdere’ betyder, at medarbejderen ikke kan registrere på fraværskoden. Dette kan f.eks. være en god idé i forhold til Orlov. Medarbejderen kan godt se registreringer, som administrator har foretaget under ’Fravær’, eller for den sags skyld i lønsystemet.
Kode vises i Visma HR
Her kan du opsætte, om en lønregistreringskode skal være synlig i Viosma HR eller ej. Den opsætning, du foretager her, kan overstyres i opsætning af rollerne. Du kan f.eks. give medarbejderrollen adgang til kun at kunne registrere på 1100 – timeløn, mens du selv som administrator har adgang til alle lønkoder.
Vises når lønbehandlet
Denne opsætning skal du primært bruge til lønregistreringer, hvor informationen først må komme til medarbejderens kendskab efter en lønkørsel. Et eksempel kan være en Bonus, som lederen gerne vil informere medarbejderen om. Her skal oplysningen ikke skal være synlig for medarbejderen, blot fordi informationen er lagt ind i lønsystemet.
2.16. Realtidssaldi
Menupunktet ’Realtidssaldi’ har hidtil været forbeholdt virksomheder med finanssetup, der har adgang til realtidssaldi på medarbejderne. Nu er visning af realtid også blevet tilgængelig for øvrige virksomheder. I dette menupunkt markerer du de saldi, der skal vises på medarbejderne i menupunktet ’Fravær’, ved at sætte flueben ud for teksten.
2.16.1. Grænseværdier, validering på minimum og maksimum værdier
Du kan vælge mellem fire grænseværdier på de valgte realtidssaldi. Formålet er, at medarbejdernes registreringer ikke må overskride de foruddefinerede grænseværdier, og at der evt. kommer en advarsel, når en registrering nærmer sig en grænseværdi.
Minimum
Overstiger registreringen grænseværdien ’Minimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om en timebank:
Advarsel, min.
Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, min.’, kan medarbejderen godt opdatere registreringen. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank:
Advarsel, maks.
Overstiger registreringen grænseværdien ’Advarsel, maks.’, kan registreringen godt opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.
Maksimum
Overstiger registreringen grænseværdien ’Maksimum’, kan registreringen ikke opdateres. Medarbejderen vil få følgende besked, hvis det eksempelvis handler om timebank.
Undtagelser
Nedenfor kan du se en række undtagelser for validering på grænseværdier:
Nyansatte medarbejdere
Validering på grænseværdier er ikke mulig for medarbejdere, der endnu ikke er lønbehandlet og derfor ikke har saldi i MultiLøn Erhverv.
Godkendelse af lønkørsel
Der kan ikke valideres under en lønkørsel. Det betyder, at medarbejdernes registrering opdateres, selvom grænseværdierne er overskredet.
Følgende menupunkter har ikke validering på grænseværdier:
Fravær via Excel
Fælles rapportering fravær
Godkend fravær og lønregistreringer
2.17. Costcenter
Her ses alle costcentre på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt costcenter således:
Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver
Klik på ’Ny’
Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer
Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer
Klik på ’Opdater’
Det nye costcenter bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.
2.18. Udbetalingssted
Her ses alle udbetalingssteder på de enkelte arbejdsgivere. Du opretter nyt udbetalingssted således:
Vælg Virksomhed og Arbejdsgiver
Klik på ’Ny’
Udfyld ’Nummer’ på højst 6 karakterer
Udfyld ’Navn’ på højst 6 karakterer
Klik på ’Opdater’
Det nye udbetalingssted bliver automatisk oprettet i Visma Løn, så snart det er taget i brug på en medarbejder.
Vis hele artiklen