Vejledninger i Visma.net ERP

I denne vejledning ser vi på håndtering af fejl fakturering fra leverandør

Denne beskrivelse viser hvordan én indkøbsordre kan forudbetales til leverandøren.

Du kender det! - Hverdagens bilag såsom huslejeopkrævninger, leasingkontrakter, el-afregninger, mobilabonnementer etc. som hver især, ligner hinanden med leverandører, tekster, kontering, beløb og som kun har minimum af forskellighed i form af forskellige datoer, fakturanumre kan være en tidsrøver og indtaste manuel!   Vi har fundet en måde, hvorpå du  kan gøre det nemt ved at gemme disse bilagstyper som skabeloner, og som efterfølgende kan hentes frem og blot tilpasses med de ting, som gør det enkelte bilag unikt.   Det betyder du sparer tid og samtidig er konsekvent i din registrering. Herunder viser vi dig hvordan du i 3 trin kan benytte dokumentskabeloner i dit daglige indtastningsarbejde

I Visma Financials har du mulighed for at opsætte forskellige e-mail adresser, således den enkelte dokumenttype, afsendes fra en specifik e-mailadresse..

I denne guide vil jeg kort beskrive hvordan man opsætter og bruger tidsplaner. Ved hjælp af tidsplaner kan du automatisere din betalingsproces. I vinduet Kør betalinger er der oprettet en ny planlægger, som følge informationen delt d.07.09.2022. Planlæggeren er en funktion beregnet til at du kan skemalægge hvornår betalinger automatisk skal sendes til banken via Autopay, hvor man slipper for manuelt at hele tiden skulle ind og sende betalinger til banken. Generelt om skemalægning Dine ændringer gemmes automatisk, og du kan til enhver tid slette en tidsplan. Alle fakturaer med uoverensstemmelser er udelukket, når en tidsplan køres. Når en tidsplan er blevet kørt, vises den på fanen Status . Skulle en kørsel mislykkes af en eller anden grund, vises oplysninger om dette også på fanen Status .       Start med at gå ind på tidsplaner i kør betalinger (AP50301S)    Når du gør dette, får du denne side frem :     Opret en ny tidsplan   1. For at tilføje en ny tidsplan skal du klikke på knappen  Tilføj ny tidsplan i øverste venstre hjørne.     2. Indtast et navn til den nye tidsplan i  kolonnen Navn .     3. Vælg  virksomhedsfilialen i kolonnen filial. Som standard er den aktuelle virksomhedsfilial valgt.     4. Vælg Betalingsmetode: Du kan vælge en bestemt betalingsmetode eller dem alle .     5. Beholdningskonto: Du kan vælge en specifik løbende konto eller alle løbende konti. Bemærk, at kun løbende konti knyttet til den valgte betalingsmetode kan vælges.     6. Frekvens: Vælg intervalet altså  Dagligt eller  Ugentligt .     7. Dag I Betalingsbetingelser, som tilgås via menupunktet  Menu > Kreditor > Betalingsbetingelser (CS206500), er der indstillinger for, hvordan betalinger skal håndteres, hvis forfaldsdatoen sker i weekenden. Angiv hvilken ugedag tidsplanen skal køre. 7A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 7B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :  Billede til 7A.   8. Betalingsdato Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato eller Alle åbne dokumenter . Vælg hvilke fakturaer der skal håndteres. Du kan vælge mellem  Alle åbne dokumenter indtil nuværende dato ,  Alle åbne dokumenter indtil næste kørsel  eller  Alle åbne dokumenter . På hver leverandør er der på fanebladet Betalinger i feltet Leveringstids for betaling (dage) indstilling for leveringstiden for betalinger. 8A. Hvis Dagligt er valgt i Interval : 8B. Hvis Ugentlig er valgt i Interval :     9. Tidszone: Vælg hvilken tidszone planlægningen skal bruge. Som standard foreslås browserens tidszone.   10. Tid: Vælg, hvilket tidspunkt betalingerne skal køre. Bemærk, at det er muligt at køre flere tidsplaner på samme tid.     11. Status . Klik på vælgeren til Til , når du vil begynde at bruge tidsplanen. Du kan til enhver tid ændre tidsplanen til Fra .  Bemærk, at hver gang der foretages en ændring af en tidsplan, deaktiveres den. Hvis du vil begynde at bruge det igen, skal du aktivere det.       Tidsplanstatus vises i kolonnen Status  yderst til venstre. Grå er inaktiv og grøn er aktiv.   Er der nogen spørgsmål, så skriv dem i kommentarfeltet 😊

I version 9.13 kom der et nyt betalingsforslags process. Denne guide hjælper til at fikse fejl samt forklare omkring status vinduet.      Bemærk! For at se det nye betalingsforslagsvindue skal dette være aktiveret og at du har en korrekt rolle tildelt i Admin, se opslaget per 07.08.22   Fanen Status viser alle betalinger, der af en eller anden grund ikke blev sendt til betaling.   Det betyder, at når Visma.net Financials forsøger at sende fakturaer til AutoPay og det ikke lykkes, så skal du som bruger tage dig af problemet hurtigst muligt, så fakturaerne kan sendes til betaling. Se, ret og send igen betalingerne igen. Du kan administrere alt dette fra fanen Status. De forskellige statusser       Alle betalingspakker (enten oprettet manuelt eller via skemaer og) sendt til AutoPay vil blive vist på fanen Status med en af ​​følgende statusser: Sendt til AutoPay: Betalingsbatchen er blevet sendt til AutoPay. Mislykket: Nogle linier i betalingen har en fejl, som betyder, at betalingen ikke blev sendt til AutoPay. En betaling, der behandles, har status: I gang En betaling kan også få status: Arkiveret . Dette sker når en tidsplan køres og der ikke er nogen fakturaer at sende til AutoPay, så får den status Arkiveret. Dette sker også i de tilfælde, hvor alle fakturaer fra en betaling vises igen på fanen Kør betalinger,  når pakken af ​​en eller anden grund ikke kunne sendes til AutoPay. Vigtigt at vide På listen bør der ikke være nogen betalinger med status Mislykket. Alle anmodninger med denne status bør behandles hurtigst muligt, og derfor vises alle poster med denne status øverst på listen Alle poster med status Mislykket kan rettes, det er bare et spørgsmål om hvordan. Nogle kan rettes på fanen Status og genindsendes fra denne fane. Andre med status Arkiveret  administreres fra fanen Kør betalinger og genindsendes fra denne fane. Se indholdet af betalingspakken       Klik på pilen yderst til højre i rækken for at se oplysninger om betalingen.       Nu vises listen over alle fakturaer, der er inkluderet i betalingen.         Skulle betalingen indeholde en fejl, vises oplysninger om fejlen i statusfeltet, for eksempel et forkert kontonummer. Du kan direkte fra denne fane åbne leverandøren og fakturaen (i et nyt vindue) for at rette eventuelle fejl. Når fejlen er rettet, skal du blot klikke på knappen Send igen  og lukke for at sende betalingsbatchen igen. Sådan rettes fejl Trin 1     Klik på knappen yderst til højre i rækken med den forkerte betaling.   Trin 2       Læs fejlmeddelelsen og se, om du kan bruge oplysningerne til at forstå, hvad fejlen er.   Trin 3       Hvis det er nødvendigt, kan du bruge søgefeltet til at finde den forkerte faktura. Alle søgbare felter kan søges delvist , undtagen bankkontonummer, som er krypteret. For at søge efter dette skal du indtaste hele bankkontoen fra fejlmeddelelsen.   Trin 4     Klik på fakturaen for at åbne leverandørfakturaen i et nyt popup-vindue, ret fejlen. Gem derefter og luk derefter pop op-vinduet.   Trin 5       Klik på  knappen Send igen og luk . Den nye betaling vises på fanen Status med statussen I gang .   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses?   Hvis fejlmeddelelsen viser, at problemet ikke kan løses, er alle fakturaer i betalingen allerede tilgængelige til betaling igen i fanen Kør betalinger. Når du har åbnet betalingens detaljer på fanen Status, skal du blot klikke på knappen Filer og Luk. Du går derefter til fanen  Kør betalinger og laver en ny betalingsbatch for disse fakturaer.