Visma Net käyttövinkit

Tässä lyhyt koonti vuodenvaihteen toimista. Visma.net ERPissä vuoden päätös tapahtuu automaattisesti, kun viimeinen tilikauden tilijakso suljetaan. Tämän takia tilikauden sulkeminen tulee tehdä vasta, kun yritys on valmis sulkemaan kirjapidon tilikauden. Tilikauden viimeisen jakson sulkeminen pitää tehdä muissa moduuleissa ennen kuin käyttäjä voi sulkea kirjanpidon jakson. Kaikkien moduulien yhtäaikainen sulkeminen on myös mahdollista. Tilijaksojen sulkeminen tehdään toiminnossa Kirjanpito – Prosessit – Tilijaksojen sulkeminen.             Tilikauden sulkeminen saattaa sisältää seuraavia vaiheita - seuraavan vuoden tilijaksojen perustaminen ja ainakin yhden aktivoinnin (https://community.visma.com/t5/Visma-net-keskustelut/Uuden-tilikauden-avaaminen/m-p/191932#M96) - yrityksen oman tilikauden päätös –tehtävälistan mukaiset toimet - viimeisen tilijakson sulkeminen kirjanpidossa Tilikauden sulkeminen siirtää tilin Kuluvan tilikauden voitto/tappio saldon Edellisten tilikausien voitto/tappio tilille. Sen jälkeen Kuluvan tilikauden voitto/tappio tilin saldo nollautuu uudelle tilikaudelle. Tase-tilien saldot siirtyvät uudelle tilikaudelle, kun muiden tilien saldot nollautuvat. Kun tilikausi on päätetty, kannattaa harkita option Salli tiliöinti suljetuille kausille käyttöä.    Jos halutaan, että uuden tilikauden numeroinnit alkavat alusta, niin sen voi muuttaa kohdassa Määritykset – Asetukset – Numerosarjat.

Kaikkiin listanäkymiin on tullut sarakekohtaiset hakukentät. Aiemmin oikeassa yläkulmassa ollut hakukenttä on korvattu näillä hakukentillä. Muutoksella on haluttu nopeuttaa ohjelman toimintaa, koska vanha haku etsi tietoa kaikista kentistä.   Kun hakukenttään kirjoittaa esim. asiakasnumeron alun ja painaa Enter-painiketta, niin ohjelma hakee näkyviin siihen sopivat tulokset. Hakukentässä voi käyttää ns. jokerimerkkinä %-merkkiä.  

Joillakin käyttäjillä on tullut uuden maksatuksen aktivoinnin jälkeen Käyttö estetty -ilmoitus, kun ovat avanneet Käsittele maksut -ikkunan. Tämä johtuu siitä, että selaimessa on estetty kolmannen osapuolen evästeet. Ohjelma vaatii tällä hetkellä niiden olevan sallittuna. Tuotekehitys tulee tekemään tähän myöhemmin muutoksen, että selaimessa voi olla estettynä kolmannen osapuolen evästeet.    Jotta uuden maksatuksen käyttö onnistuisi nyt kaikilta, niin kolmannen osapuolen evästeet (Third party cookies) täytyy sallia käyttöön.    Firefox-selaimessa se tapahtuu helpoiten niin, että klikkaa osoitekentän vieressä oleva "kilpi"-kuvaketta ja ottaa pois päältä Enhanced Tracker Protectionin kyseiseltä sivustolta.     Chrome-selaimen asetuksissa avaa Privacy and Security ja salli kaikki evästeet  Tai määritä sallittuihin sivustoihin osoite finance.visma.net ja anna oikeus myös käyttää kolmannen osapuolen evästeitä. Kirjaudu sen jälkeen takaisin Visma.net ERPiin, jotta asetus on aktiivisena.     

Ohjeessa kerrotaan kuinka toimittajapalautus tehdään ostolaskulle, joka on jo maksettu. Esimerkissä näytetään toimittajapalautus, joka maksettu kokonaisuudessaan.   Ostoreskontra | Ostolaskut Valitse kyseinen ostolasku Klikkaa Viitenumeroa avataksesi laskun     Muodosta hyvityslasku Toiminnot | Tee hyvityslasku toiminnon avulla.     Hyväksy Hyvityslasku, jolloin se kirjautuu kirjanpitoon.     Ostoreskontra | Maksut Avaa uusi maksu ja valitse sille tyypiksi Toimittajapalautus     Valitse toimittaja ja lisää maksulle rivi. Tositetyypiksi valitaan Hyvityslasku. Laskunro-kentässä haetaan aiemmin tehty hyvityslasku.     Syötä summa, joka on maksettu.     Huom! Jos maksutavalla 1. on Muodosta maksuerä asetus päällä, tulee valita jokin toinen maskutapa, esim. 4. Käteinen.   Hyväksymisen jälkeen Toimittajapalautus on Suljettu-tilassa. Tapahtumahistoria-välilehdellä näkyy Saldo-sarakkeessa nolla silloin kun hyvityslasku ja toimittajapalautus ovat olleet yhtä suuret.    

Mikäli yrityksessä on tarvetta päästä muuttamaan jo vahvistettuja toimituksia on tämä mahdollista kun myyntitilausten asetuksissa muutetaan asetusta "Päivitä varasto automaattisesti toimituksen vahvistuksessa".       Kun asetus ei ole päällä, on mahdollista avata toimitus korjattavaksi "Korjaa toimitus"-toiminnolla      Toiminto palauttaa toimituksen avoin tilaan ja tämän jälkeen on mahdollista muokata esim. toimitettua määrää. Korjauksen jälkeen toimitus vahvistetaan uudelleen.    Huom! Asetuksen ollessa pois päältä, tapahtuu saldopäivitykset vasta laskutuksen yhteydessä.

Visma.net ERP:ssä on olemassa kaksi eri ikkunaa myyntilaskuille. Molemmat näistä on aikaisemmin nimetty "Myyntilaskut". Tämä on aiheuttanut sekaannuksia varsinkin uusille käyttäjille ja tukitoiminnoissa. Käyttäjän on ollut vaikea hahmottaa mikä on oikea ikkuna käsitellä myyntilaskuja.    Myyntitilauksista muodostetut myyntilaskut joita ei ole vielä hyväksytty kirjanpitoon, ovat löytyneet ainoastaan Myyntitilausten alla olevasta Myyntilaskut ikkunasta. Nimesimme uudelleen tämän ikkunan ja jatkossa se on "Myyntilaskut MT". Myyntireskontran alla oleva Myyntilaskut ikkuna, josta löytyy kaikki kirjanpitoon hyväksytyt myyntilaskut säilyy saman nimisenä.    

Visma.nettiin on julkaistu uusi tietojen selailua helpottava Sidepanel toiminnallisuus. Sidepanelin avulla pystyt selailemaan listanäkymässä tietoja ilman, että poraudut listalta tositteelle. Lisäksi tämä helpottaa suodatettujen listanäkymien tietojen selailua. Jos haluaa esim katsella vain tietyn asiakkaan laskuilla olleita tuoterivejä.    Alla olevassa kuvassa on esimerkkinä lisätty sidepanel myyntilaskulistaan. Sidepaneliin on määritelty näkyväksi ko myyntilaskulla olevat tuotekoodit, rivin kuvaus, määrä ja kirjanpidon tili.    Esimerkin mukainen näkymä luodaan:  1. Luo geneerinen kysely mikä näytetään Sidepanelissa  2. Liitä luotu kysely myyntilaskulistaan. Tärkeää on, että liittämisessä käytetään oikeita kenttiä. Tässä esimerkissä halutaan, että sidepanelissa näytetään ne myyntilaskurivit, joilta löytyy sama laskunumero kuin mille kursori on listalla kohdistettu

Tässä käyttövinkissä kerrotaan mitä toimenpiteitä Visma.netissä tulee tehdä, mikäli yritystänne koskee arvonlisävero erityisjärjestelmän laajeneminen. Huomioittehan, että mikäli teillä on integraatio verkkokauppaan, saattaa tämä lakisääteinen muutos vaatia toimenpiteitä myös verkkokaupan puolella. Jatkossa kuluttajamyynnille tarvitaan esim. oma veroalue, jotta myynti saadaan eroteltua muusta myynnistä.    Muutokset Visma.netissä:    1. Perusta uusi verotoimisto toimittaja  Merkitse yleiset tiedot välilehdelle, että toimittaja on verotoimisto  Maksujen asetukset välilehdelle määritellään pankkitili sekä maksun oletusviitenro. Arvonlisäveron erityisjärjestelmää koskevat alvit tilitetään eri viitteellä kuin oma-aloitteiset verot  Verotoimisto-asetukset välilehdelle määritellään alv-jakson pituus mikä on 3 kuukautta. Myynnit ilmoitetaan järjestelmään kvartaaleittain. Lisäksi välilehdellä määritellään kirjanpitotilit alveille. Voitte määritellä eri tilit kuin oma-aloitteisille veroille     2. Perusta Raportoinnin asetukset ikkunaan (TX205100) alv-ilmoituksen rivit.   Voitte perustaa kaikille EU-maille rivit tai ainoastaan niille maille, joihin on myyntiä. Jokaista maata varten perustetaan kaksi riviä, toinen rivi liikevaihtoa varten ja toinen alv-summaa varten. Tämän lisäksi perustetaan kaksi riviä yhteissummia varten. Yhteissumma rivit voi numeroida esim 100 ja 101, jotta ne ovat aina alimmaisina.  Valitse Verotoimisto kenttään perustamasi uusi verotoimittaja Liikevaihto riville Päivitä käyttäen kenttään valitaan "Verotettava summa" ja alv-summa riville "Veron summa" Päivityssääntö kaikilla riveillä Maksettava-saatava Alv-summan yhteensä riville ruksataan Nettovaikutus-sarake    3. Siirry Raportointiryhmät-välilehdelle  Valitse Verotoimisto kenttään perustamasi uusi verotoimittaja Perusta jokaiselle maalle joille haluatte raportoida tapahtumia oma rivinsä    4. Linkitä Raportointiryhmät raporttiriveihin Raportointiryhmät ikkunassa (TX205200)  Valitse verotoimisto kenttään perustamasi toimittaja  Linkitä jokaiseen perustamaasi raportointiryhmään siihen liittyvät raporttirivit  Alla esimerkki Alankomaiden kuluttajamyyntiin     5. Perusta uudet veroalueet (TX206000)  Jokaisen EU maan kuluttajamyyntiä varten tarvitaan oma veroalue  Mikäli teillä on asiakasrekisterissä EU kuluttaja-asiakkaita, tulee heille päivittää uudet veroalueet. Tämä onnistuu helpoiten muuta asiakkaan veroaluetta ikkunassa  Mikäli verkkokaupasta tuodaan tilauksia tai myyntilaskuja, tulee siirtyä käyttämään uusia veroalueita EU kuluttajakaupassa     6. Perusta uudet alv-tunnukset Ilmoittamista varten tarvitaan uusia alv-tuunuksia. Yksi yhteinen, jolla myynti nousee oma-aloitteisten verojen ilmoitukselle kohtaan 309 ja yksi jokaiselle maalle jonka tapahtumia raportoidaan. Maakohtaisessa koodissa määritellään maan käytettävä alv-kanta. Tässä ohjeessa on esimerkkinä käytetty yleistä alv-kantaa. Huomioittehan mikäli myytte esim. elintarvikkeiksi luokiteltavia tuotteita, että käytätte oikeaa alv-kantaa laskennassa. Alv-tunnukset perustetaan Arvonlisäveron hallinta ikkunassa (TX205000).    Yhteinen alv-koodi:  Perusta uusi koodi ja anna sille kuvaus. Valitse Veron tyypiksi "Myynti" ja verotoimistoksi oma-aloitteisten verojen verotoimittaja. Yleensä 50000.  Mikäli olet lisäämässä myöhemmin perustettua uutta veroaluetta, älä perusta uutta koodia, lisää veroalue alueet välilehdelle Veroaikatauluun alkupäiväksi 1.7.2021 ja raportointiryhmäksi Myynti Alv 0%  Valikko välilehdelle määritellään tavaramyynnissä käytettävä veroluokka  Alueet välilehdelle määritellään kaikki EU kuluttajamyyntiä varten perustetut veroalueet Mikäli uusia maita perustetaan myöhemmin, muistakaa käydä lisäämässä perustettu veroalue tämän alv-koodin alueisiin      7. Perusta maakohtaiset alv-tunnukset    Jokaiselle maalle johon kuluttaja tavaramyyntiä on, tulee perustaa oma alv-tunnus. Alla esimerkki Ruotsin ja Alankomaiden alv-tunnuksista.  Veron tyyppi "Alv"  Verotoimisto uusi perustettu toimittaja  Veroaikataulun alkupvm 1.7.2021  Huom! Verokanta maakohtainen alv-prosentti  Raportointiryhmään valitaan maata varten perustettu raportointiryhmä  Valikko välilehdelle valitaan tavaramyynnissä käytetyt veroluokat. Huom! Saattaa poiketa ohjeen esimerkeistä 01 ja 04  Alueet välilehdelle valitaan maata varten perustettu veroalue          8. Alv-ilmoituksen muodostaminen    Alv-ilmoitus muodostetaan kvartaaleittain valmistele alv-ilmoitus ikkunassa. Ilmoitusta ei voi tällä hetkellä lähettää suoraan järjestelmästä, vaan ilmoitus kirjataan manuaalisesti OneStop Shop järjestelmään. Ilmoitus tulee kuitenkin hyväksyä järjestelmässä jolloin siitä muodostuu maksua varten ostolasku. Tutkimme, onko mahdollista tehdä geneeristä kyselyä, jonka avulla saisi ladattua csv-tiedoston ilmoitusta varten.   

Versiossa 8.47, joka julkaistaan ​​tiistaina 04.05.2021 on Saapuneet laskut ikkunassa (AP50604S) uusi toimnto. Käyttäjä voi ladata laskuliitteet uudelleen, jos asiakirjojen tallennuspalvelussa on esiintyt virheitä. Tätä työkalua voidaan käyttää vastaaviin tapahtumiin, joita meillä oli maaliskuussa: https://status.visma.com/incidents/g1tqlbt1xzkg   Laskut joissa ongelma esiintyi, löytyvät tavalliseen tapaan Uusi tai Estetty-tilasta ja saat varoituksen, että liitteiden tuonnissa oli ongelma.   Voit käsitellä laskun ja lisätä sitten liitetiedostoja manuaalisesti, mutta voit myös valita Saapuneiden tilan: "Virheitä liitteiden tuonnissa". Siihen tulee listaus kaikista laskuista, joissa liitteiden tuonnissa on ollut ongelmia.   Valitse rivi ja paina "Korjaa liitteet" tai "Korjaa kaikki liitteet" käsitelläksesi kaikki rivit. Järjestelmä hakee tämän myötä liitteet uudelleen laskuille.

Ohjelman näytöissä on pääkäyttäjällä mahdollisuus jakaa sarakeasetuksia kaikille yrityksen käyttäjille. Tämä voi olla hyödyllistä, jos kaikilla käyttäjillä on samat tarpeet ja haluaa säästää heidän aikaa.   Pääkäyttäjällä tulee olla Administrator ja Customizer roolit Käyttäjät ikkunassa.   Tämän jälkeen mennään haluttuun näyttöön ja tehdään tarvittavat muutokset sarakkeihin (esim. lisätään, poistetaan, muutetaan järjestystä).  Oikeassa yläkulmassa valitaan Työkalut - Jaa sarakeasetukset.     Avautuvasta ikkunasta valitaan Results ja seuraavassa ikkunassa mennään oletuksilla tai valitaan mille käyttäjille jako tehdään.     Kun käyttäjät kirjautuvat seuraavan kerran ohjelmaan määritykset ovat käytössä.  

Visma.netin Alv-yhteenvetoilmoituksen muodostamista on kehitetty. Raportin tietojen muokkausta sekä raportin tietosisältöä on parannettu. Uudessa ikkunassa pystyy esim. näkemään mistä tapahtumista ilmoituksen luvut koostuvat.    Raportin muodostaminen uudessa näkymässä:    1. Tarkista, että Verohallinto-toimittajan ilmoitustarkkuus on 2, jotta raportin summia ei pyöristetä.          2. Alv-yhteenvetoilmoitus (EU) ikkuna aukeaa uuteen lista näkymään johon tallentuu eri kuukausilta muodostetut ilmoituksen. Aloita uuden ilmoituksen tekeminen painamalla + -painiketta.    3. Valitse raportoitava vuosi, verotoimittaja sekä raportointijakso ja paina Tallenna. Tämän jälkeen ohjelmaa listaa raportoitavat summat asiakkaittain sekä yhteissummat      4. Tapahtumat välilehdellä pystyy tarkastelemaan raportin tapahtumia sekä mahdollisesti jättämään rivin/rivejä pois raportilta. Kun rivillä ei ole valittu sarakkeessa ruksia, ei kyseinen rivi sisälly raportin lukuihin. Mikäli jakson ilmoitus sisältää laskutietoja, jotka on jätetty ilmoitukselta pois, on ikkunassa tieto "Jaksolla on liittämätön tapahtuma".     5. Raportin lähetys tapahtuu Lähetä -painikkeella, jonka jälkeen lähetys Verottajalle tapahtuu Autoreportin kautta.    Mikäli on tarve jättää yksittäisen asiakkaan tapahtumat pois raportilta, esim toimitusvarastoon siirrot, käy merkitsemässä asiakkaan tietoihin "Ei alv-yhteenvetoilmoitukselle"      

Asiakkaalle voi määrittää Luotonvarmennussäännöt Asiakkaat - Yleiset tiedot välilehdellä. Valittavana on Luottoraja, Päivä yli eräpäivän tai näiden yhdistelmä. Asiakkaan tilan voi myös halutessa asettaa Luottokieltoon.     Kun Luotonvarmennussäännön kriteerit täyttyvät ohjelma varoittaa myyntilausta tai laskua tehdessä. Myyntitilaus menee Luottokiellossa tilaan ja lasku Pidossa tilaan, eikä sitä pysty hyväksyä.  

Iso-Britannian eroaminen EU:sta aiheuttaa joitakin toimenpiteitä Visma.net ERP:ssä. Tapahtumia Iso-Britannian ja Suomen välillä ei ilmoiteta 1.1.2021 alkaen Intrastatissa, Alv-ilmoituksella eikä Alv-yhteenvetoilmoituksella. Jotta tapahtumat eivät nousisi raportointiin, tulee alla kerrotut toimenpiteet. Huomioitavaa on, että osan toimenpiteistä voi tehdä vasta kun joulukuun intrastat ja alv-yhteenvetoilmoitus on annettu.    1. Muuta GB toimittajien veroalue EU - > ei EU    Avaa Ostoreskontran prosesseista ikkuna Muuta toimittajan tietoja. Rajaa riveille GB toimittajat esim. suodattamalla maatiedolla. Valitse muuta veroaluetta ja valitse veroalueeseen 03 ei EU. Tarkista, että riveillä on ainoastaan GB toimittajia, paina Käsittele kaikki. Suosittelemme, lisäksi muuttamaan toimittajien toimittajaluokan mikäli käytössänne on oletusluokat eli toimittajat on jaettu EU ja ei EU toimittajiin. Tämä tulee tehdä manuaalisesti toimittaja kerrallaan.      2. Muuta GB asiakkaiden veroalue EU -> ei EU    Avaa Myyntireskontran prosesseista ikkuna Muuta asiakkaan tietoja. Rajaa riveille GB asiakkaat esim. suodattamalla maatiedolla. Valitse muuta tietoja kohtaan "Veroalue" ja valitse uuteen veroalueeseen 03 ei EU. Tarkista, että riveillä on ainoastaan GB asiakkaita paina Käsittele kaikki.   Suosittelemme lisäksi muuttamaan asiakkaiden asiakasluokan mikäli käytössänne on oletusluokat eli asiakkaat on jaettu EU ja ei EU asiakkaisiin.      3. Kun joulukuun alv yhteenvetoilmoitus on annettu, lisätään GB asiakkaille asetus "Ei alv-yhteenvetoilmoitukselle": Tällöin GB asiakkaiden myynnit eivät nouse tammikuun ilmoitukselle.     4. Poista Iso-Britannialta Intrastat asetus ja lisää maakodille XI kuvaus Pohjois-Irlanti    Avaa Maat/Postinumerot ikkuna. Hae maa GB ja poista Intrastat asetus kun joulukuun intrastat ilmoitus on tehty.      5. Vuonna 2020 syötetyt tilaukset   Järjestelmässä saattaa olla vuonna 2020 syötettyjä tapahtumia GB toimittajille/asiakkaille. Näille on tallentunut virheellinen veroalue mikäli tilaus laskutetaan vuoden 2021 puolella. Nämä tulee tarkistaa ja määrittää tilauksille oikea veroalue.   

Saapuneet laskut ikkunaan voi jäädä laskuja virhe-tilaan, vaikka ne on muodostettu ostoreskontraan. Rivit saa piilotettua Saapuneiden tilasta; 'Virhe' valitsemalla rivin ja käyttämällä painiketta "Piilota virhe-tilaiset".    

Ennen uuden kehitysidean kirjaamista, tarkista Communitystä hakutoiminnolla, onko samaa ideaa ehdotettu jo aiemmin.      Kirjoita luonnos kehitysideastasi. Kirjaathan vain yhden kehitysehdotuksen per idea. Mitä enemmän kerrot tietoa, sitä helpompi meidän on se ymmärtää ja käsitellä. Tarkista, että kuvaat vähintään seuraavat asiat:   Kuvaa ongelma, joka tulisi ratkaista. Kerro miksi kehitystä tarvitaan, mitä hyötyä ja lisäarvoa sillä tavoitellaan?  Kenelle ongelman ratkaisemisella tuotetaan hyötyä? Kuvaa ehdottamasi ratkaisu ja sen perustelut   Voit halutessasi liittää kuvaukseen esim. ruutukuvia tai luonnoksia. Huomioi, etteivät kuvat saa sisältää henkilötietoja (GDPR).   Kehitysideoita voidaan tuoda Visman toimesta äänestettäväksi, voit myös äänestämällä vaikuttaa tuotteen kehittämiseen.

Käsittele tiliotteet ikkunaan on lisätty mahdollisuus piilottaa useampi rivi kerrallaan. Aikaisemmin rivin joutui poistamaan yksitellen mikäli piilotukselle ei ollut mahdollista tehdä automaattista sääntöä.  Piilotusta varten tarvitsee rivinäkymään ottaa uusi sarake "Piilota"-näkyviin.      Piilotettaville riveille laitetaan täppä Piilota sarakkeeseen ja painetaan Piilota valitut-painiketta, jolloin valitut rivit poistuvat näkyvistä. 

Raporteilta halutaan usein suodattaa tietoja, esimerkiksi Ostoreskontran avoimia raportoitaessa ei haluta tulostaa mukaan ennakkomaksuja. Tällöin kannattaa hyödyntää raporteilta löytyviä Lisälajittelu ja suodattimet valikkoa.    Jos haluaa tulostaa esim. Ostoreskontran avoimet simuloiden raportin ilman ennakkomaksuja, tulee tehdä suodattimiin alla olevan kuvan mukainen rajaus.      Tehty suodatus kannattaa tallentaa malliksi, jotta rajausta ei aina tarvitse tehdä erikseen. Mallin saa tallennettua Tallenna malli-painikkeella. Mallille annetaan nimi ja mallin voi halutessaan asettaa oletukseksi ja sen voi jakaa myös toisille käyttäjille.      Ominaisuus on hyödynnettävissä myös myynnin raporteissa. Jos halutaan tulostaa esim. Tilauslista, jossa on vain tietyn myyjän tilaukset tietyltä ajalta, voi tiedon rajata alla olevan kuvan mukaisesti.   

Voit käyttää Kassa- ja pankkitilien hallinta - Rekisterit - Uusi odotettu kassatapahtuma, ikkunaa syöttääksesi tietoja kassatapahtumista, joita odotat lähitulevaisuudessa. Näitä tietoja käytetään vain parantamaan kassavirtaennusteita, jotka muuten perustuisivat järjestelmässä käytettävissä oleviin tositteisiin.