Čeka unikalitātes kontrole

[#1]

Čeka unikalitātes kontrole nepieciešama, lai nepieļautu dublikātu saglabāšanu. Galvenais ieguvums - sistēmā netiek iesniegti vairāki čeki ar vienu un to pašu numuru un datumu, tādējādi novēršot iespējamās kļūdas vai krāpšanu saistībā ar dubultu izdevumu atlīdzināšanu. Horizon parādīs brīdinājumu, savukārt HoP nebūs iespējams iesniegt čeku, ja tam eksistē dublikāts.

Kā funkcionalitāte darbojas?

• Čeka unikalitātes kontrole tiek veikta visā datubāzē, ņemot vērā čeka datumu. Tas nozīmē, ka, ja Horizon sistēmā jau eksistē čeks ar identisku numuru un datumu, sistēma neļaus saglabāt jaunu čeku ar šādiem pašiem rekvizītiem visā datubāzē (VNM ietvaros). Firmu režīmā šī kontrole darbojas katras firmas ietvaros atsevišķi – t.i., pārbaude tiek veikta konkrētajā firmā, kurā tiek iesniegts čeks.
  
  
• Kontroli var ieslēgt vai izslēgt, izmantojot jaunu uzskaites parametru Horizon. Parametrs atrodas sadaļā "Komandējumi un avansa norēķini" (iepriekš "Komandējumi"). Parametra nosaukums ir "Kontrolēt čeka numura unikalitāti datuma ietvaros". Noklusēti tas ir izslēgts: 
  • Kontrole tiek veikta starp šādiem dokumentu pamatveidiem un laukiem,  izmantojot laukus Čeka numurs un Čeka datums:
  • Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumi, 
  • Komandējumu atskaites Attaisnojamo izdevumu pieteikumi.
    
    Ir izņēmumi:
  • netiek kontrolēti attaisnoto izdevumu pieteikumi, kas ir iekļauti noraidītā komandējumu atskaitē;
  • netiek kontrolēti čeki, kuru avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplekta statuss ir Anulēts vai Noraidīts;
  • netiek kontrolēts arī tad, ja noraidīts tikai viens atsevišķs saimniecisko izdevumu čeks.
    
    
  • Lai kontrole veiksmīgi darbotos, tā neņem vērā atstarpes čeka numura sākumā, beigās un pa vidu.
    
    
  • Kontrole iestrādāta gan HoP, gan Horizon:
    • saglabājot komandējuma atskaiti
      (Dokumenti -> Komandējumi -> Komandējuma atskaite);
    • saglabājot Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplektu (Dokumenti -> Avansa norēķini -> Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplekts);
    • atverot avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplektu labošanai un ģenerējot attaisnoto izdevumu dokumentus no darbībām;
    • pārbaude notiek arī, mainot statusu dokumentiem, ja vien jaunais statuss nav Noraidīts vai Slēgts (komandējumiem). Mainot statusu, tiek pārbaudīts katrs saistošais čeks.
  • HoP: Saglabājot čeku sadaļā "Mani izdevumi" un “Komandējuma atskaitēs”, ja čeks dublējas, tiek parādīts kļūdas paziņojums un tas netiek saglabāts.
  • Horizon: Pārbaude tiek veikta dažādās vietās:
  Ja tiek konstatēts dublikāts, tiek parādīts kļūdas paziņojums: "Dubultnieks! Čeks ar numuru “123” no [15.03.2025] datuma jau iesniegts "Iestādē 222"." 
  • Ja ir vairāki dubultnieki, paziņojumā var tikt uzskaitīta katra čeka rindiņa ar numuru un datumu. 

Arī saskaņošanas procesa laikā tiek veikta datu pārbaude. Grāmatvedis kā saskaņotājs pieteikumā pārbauda čeka datus, un, ja tiek konstatēta neatbilstība, veic labojumus. Mēģinot laboto čeku saglabāt, sistēma veic atkārtotu pārbaudi, kas neļauj saglabāt dublikātu. Čeku var noraidīt, norādot iemeslu.

Horizon pārbaude neaizliedz, bet tikai brīdina. Tā notiek gan saglabājot pieteikumu gan ģenerējot attaisnos izdevumus.

Mainot statusu uz apstiprināts Horizon brīdina, bet ļauj apstiprināt.

[liglap]

Labdien, @sandratimofejeva !
Vai šāda kontrole pastāv arī metarēķinos - par vienādiem ievadītiem / importētiem rēķiniem?

[Diāna Bomiņa]

Labdien, @liglap!

Šis ir darāms Sistēma>Uzstādījumi>Dokumentu tipi>Metarēķini>Lappusē "lauku atribūti">  šeit tiek ieslēgta unikalitāte

[Ilga Andersone]

@liglap Iespējams ir vērts paskatīties arī plašāk uz citiem piegādātāju dokumentiem, ja nu visi no tiem neiet caur metarēķiniem - https://community.visma.com/t5/Zinasanu-baze-Horizon/Piegadataju-rekinu-numuru-unikalitates-kontrole...

[AgneseL]

Labdien @Ilga Andersone 

Jautājums tieši par šo uzlecošo paziņojumu piegādātāju rēķinos. Pēc tā, kāds apraksts ir pieejams, saprotu, ka piegādātāju rēķinos šis paziņojums lec ārā kā kļūda un neļauj tālāk saglabāt ar vienādu numuru. Varbūt kaut ko līdz galam nesaprotu, bet vai ir iespēja uzlikt šo paziņojumu kā Brīdinājumu, bet ne aizliegumu turpināt saglabāšanu? Jo ir situācijas, kad tiek vadīti vieni un tie paši rēķini divas/trīs reizes un šie numuri atkārtosies un būs vienādi. Respektīvi, paziņojums ir vajadzīgs, bet ne aizliegums turpināt.

Paldies jau iepriekš!

[Ilga Andersone]

@AgneseL Šobrīd dokumentu numuru unikalitātes kontrolei ir tikai aizlieguma forma, nav paredzēti brīdinājumi.
Tas ko esam izdarījuši uz jaunāko 665. versiju Horizon esam uzlabojuši lietotāja pieredzi, ka ja tomēr nepieciešams pielabot numuru ir uzlabots dialoga logs, kas atļauj atgriezties arī ievadformā.